建筑施工企业合同业务内部控制问题及对策

[摘要]企业加强内部控制建设，重点在合同、采购、销售、财务等几个重点领域，而合同是经济业务的直接反映，企业的合同业务的内部控制能够提升企业的经营管理效率，规避风险。本文通过对W公司合同业务内部控制出现的典型案例进行阐述，从内部控制五要素进行原因剖析后，提出相应的解决对策，丰富公司案例资源，减少W公司潜在风险，为其他建筑施工企业公司合同业务内控建设和完善提供案例参考。

[关键词]合同业务;内部控制;建筑施工企业

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32

任何建筑工程项目的实施都是以签订合同为前提，合同业务内部控制效果直接决定企业的经营效率、效果、效益，对实现建设目标至关重要。同时，合同业务内部控制对明确建设主体责任与义务，规范我国建筑市场行为起到积极作用。

1   W公司基本情况及其合同业务控制现状

1.1   W公司的基本情况

W公司作为首家航天民用建筑企业于2002年成立，秉承“诚信第一，客户第一，质量第一，品味第一”的经营宗旨，依托航天高科技优势和人才优势，W公司不断发展壮大。从早期100万元的生产规模增长到现在的每年新签合同额10亿元，从销售额年产值从300万跃升至今天的8亿元。

1.2   W公司合同业务现状

第一，W公司合同的主要类型。根据统计，W公司2019年经营过程中共签订合同892份，合同总额为149849.14万元。其中，买卖合同共签订637份，合同总额为92906.47万元，买卖合同的数量占全部合同的71.41%，金额占62%，说明在W公司的全部合同中，买卖合同是合同业务内部控制的重点，按收支类型买卖合同可分为收款合同和付款合同。

第二，合同业务管理机构设置。W公司是典型的职能式的组织结构。近些年公司规模迅速扩张，然而公司组织形式仍然保留较为简单的职能式。该组织形式比较适应于发展初期规模较小，施工规模百万级以下工程项目时的W公司。随后W公司在国内不断扩张，承揽多个省份的工程项目，施工规模也从几百万元增加至上亿元，该组织结构逐渐受到冲击。

2   W公司合同业务内部控制存在的问题

2.1   合同主体资格审查不到位

2014年5月，W公司与某汽车租赁公司签订2份《汽车租赁合同》。合同第一条“委托事项”约定“甲方委托乙方进行客运服务”。合同第三条约定了“具体运输计划（含车型、运输路线、站点安排、运输时间计划等）”。同年8月W公司进行外部审计，审计发现，此合同的出租人是一家自然人投资或控股的汽车租赁公司，其《企业法人营业执照》显示工商登记的经营范围只有汽车租赁（不含九座以上客车）而没有客运，其未能提供道路运输管理机构颁发的含有客运内容的《道路运输经营许可证》。拟出租车辆的《机动车行驶证》显示其产权人即车主是该租赁公司的法定代表人个人和另一自然人，而非租赁公司所有，属私家车，该车辆使用性质为非运营车辆。合同有效期限的起始时间早于公司成立时间和车辆行驶证注册时间。双方签订的合同因违反国家法律法规而无效。

2.2   未实地勘察合同对象

2004年6月22日W公司与中邮创制公司签订《合同书》，约定由W公司承擔中邮创制公司某项目的厂房建设，W公司需向中邮创制公司交纳合同标的额10%即405万的履约保证金，并开具合同金额20%的增值税发票，中邮创制公司在收到履约保证金和增值税发票后7日内，向W公司支付合同总金额20%的预付款。

合同签订后，W公司按照上述约定履行了义务。但是，中邮创制公司在收到履约保证金，增值税发票后，未向W公司支付预付款，双方合同亦未开始履行。2005年3月15日，W公司向法院起诉，法院判决W公司胜诉，但在强制执行中，法院发现该公司账户上的存款已所剩无几，之后得知，已有多个债权人将其告上法庭，该公司已无实际履约能力。

2.3   合同印章管理松懈

2012年7月，W公司以项目部的名义与某电器厂签订合同额为66万的采购合同，合同用章为W公司下属XX项目部章，并陆续与该电器厂发生了经济业务，但在公司业务部门和财务部门均无合同管理和成本支出记录，后双方因合同尾款的纠纷诉讼于法律，最终W公司胜诉。在业务开展过程中，项目部印鉴管理属于真空状态，管理松懈，弱化了对项目部的监督控制。险些造成因项目部印鉴管控的漏洞而给公司带来的重大损失。

2.4   合同履行不到位

2013年1月3日至2014年1月4日期间，W公司与某保洁公司按照自然年度签订了保洁服务合同。合同约定保洁公司提供24人进行保洁服务，保洁费每人每月2200元，全年共计633600元;如提前解除合同，应提前一个月通知对方，否则解约方应支付一个月的保洁费作为违约金。

2014年1月4日至2014年7月底，双方未签订保洁服务合同，期间保洁公司仍为W公司提供保洁服务。2014年7月，W公司向保洁公司提出停止保洁服务的要求。2015年1月，保洁公司提出诉讼。经法院审理，该案为事实合同法律关系，判决W公司按照实际情况支付保洁公司保洁费。

3  W公司合同业务内部控制问题成因

3.1   内部环境要素分析

第一，专业人才紧缺。企业在快速发展的过程中，需要匹配适量的合同业务的管理人员和法律专业人员来对企业合同业务进行风险管控，W公司目前合同管理人员为兼职状态，合同业务管理人员非专业人员，缺乏法律专业知识和企业经营管理的知识，这种专业人才紧缺导致W公司出现随意变更合同内容、合同文本拟定想当然的情况发生，不能有效避免潜在的法律风险。

第二，管理层风险意识淡薄。合同业务内部控制存在的问题主要来源于三个方面：意识、制度、人员。[7]管理层对合同业务管理的忽视，使得业务在开展过程中遇到问题时，会出现工作搁置、无人过问，特别是遇到重大问题也不能得到及时、妥善的处理，最终诱发法律风险和经济损失。

3.2   风险评估要素分析

关于合同管理缺乏动态跟踪。在W公司与保洁公司发生的合同业务案例中，W公司合同到期前正在对保洁服务公司进行调研，考虑是否更换保洁服务公司。因未有适合的保洁服务公司，合同到期时W公司业务部门未继续签订或终止原合同，保洁服务公司也未提出异议继续履行原合同义务，造成了事实合同关系的产生。正是因为W公司合同信息化管理水平落后，以及存在事后补签合同的问题，对合同有效期不能实现信息化管理，对即将到期的合同不能动态跟踪，导致法律风险的出现。

3.3   控制活动要素分析

第一，法律顾问未前置，资信调查不严格。对于合同对方的履约能力事前应进行一定的调查，尤其是新的合作伙伴，更应作详细的调查，防止风险的发生。W公司为了能承揽合同任务，在对中邮创制公司的资信能力不太清楚的情况下，先行支付了履约保证金，属于风险操作。如果前期能够将法律顾问前置，利用工商、税务以及大众媒体等多渠道或者委托第三方专业服务机构对另一方的资历、资质、信用等方面展开资信调查，就很可能避免此类事件的发生。

第二，合同范本未确定，签订时间不明确。合同的合法性乃是审核工作的第一步。只有在不违反强制性规定的前提下，合同审核才能继续下去。W公司与甲方签订厂房改造合同时，为节约双方精力及谈判成本，双方根据中标价拟定了固定总价合同，最终因甲方审计部门提出的合同价格应以最后国家决算审计价格确定而变更为固定单价合同。合同签订日期是直接判断合同成立的依据。除法律法规或合同另有约定的情况外，通常情况下合同签订日期即生效日期。因此，W公司签订合同时，明确合同签订日期，特别是在合同中约定“自合同签订之日起X日内支付货款”之类的条款。

3.4  信息沟通要素分析

关于全体员工沟通不畅，业务衔接不紧密。早在2014年8月A电器厂就向W公司发送了律师函，催促与W公司进行结算，同年9月再次向W公司发送律师函，一直未能引起W公司的重视。直到2016年3月，W公司收到诉讼书时，公司管理层才发现项目部在未经授权审批的情况下，以項目部名义签署了合同。公司员工沟通不畅，业务衔接不紧密，如果W公司的管理层能及时收到日常经营活动中的各类信息，并对异常现象及时采取应对措施，就可以提早应对诉讼风险的发生，虽然本案最终以W公司胜诉告终，但是也给W公司敲响了警钟。

3.5  内部监督要素分析

关于监督检查不到位，合同履行记录不统一。W公司已经建立了内部控制制度，但在实施过程中往往逐级衰减，基层部门对制度执行的自觉性越低，制度实施的灵活性就越大，甚至不执行制度的情况时有发生，损害了公司的利益，严重影响了公司的持续健康发展。W公司内部监督检查中重要一环是向公司各项目派驻相关管理人员，监督工程施工的整个过程，但是W公司的项目管理人员并没有能尽到监督的责任，致使项目部印鉴处于失控状态。同时，合同履行由财务部门进行记录，没有相关的部门进行监督检查，如果出现合同履行记录有误的情况时，也无人知晓。

4  W公司合同业务内部控制问题解决对策

4.1   增强合同管理员工专业技能水平并完善培训体制

风险无处不在、无时不有。这就需要合同业务的相关人员主动学习与实践，不断提高风险意识和提升风险管理能力。W公司应当设定一套合同业务管理的专业技能培训体制。对法律人员而言，重点培训审核及审查能力，更好地指导和监督合同承办部门。对合同签订有关人员而言，重点增强学法、用法和守法的观念，不断提高法律意识和依法经营的能力。

4.2   增强管理层风险意识，培养合同管理工作思维

由于公司运营还不规范，导致企业法律风险意识淡薄，留下合同失效等隐患。W公司需要业务人员深入了解业务，培养法律头脑和全局观，营造合同管理工作氛围，在潜移默化中，清晰简明地找到风险，积极寻求解决方案。

4.3  加强资信审查力度，避免资产流失

企业资信调查对于风险预防非常重要，这就要求在签订合同前对交易对方的资质、财产状况进行相应的调查。在合同签订前，要重视法律顾问在合同业务中的作用，前期开展专业的资信调查工作，特别是在订立大额合同时，最好聘请专业机构对合同的对方当事人进行资信调查工作。

4.4   实地勘察合同对象，建立合格供应商

W公司应组织对供应商进行实地勘察，了解供应商经营场所、财务状况、企业经营状况以及履约能力，对供应商有个全方位的了解。同时，将收集的资料归类，由调查小组撰写供应商基本信息评审表，如实填写供应单位有关资料，并报招标采购部留存备案。

4.5   建立合同印章登记备案管理机制

W公司印鉴管理存在的最大问题是项目部章使用失控，使公司各组织之间未能发挥应有的制衡作用。W公司应设立印章登记备案管理机制，用印时，需主管工作的副总或总经理签字后，方可施印。使用印章登记备案本，规范了W公司印章的使用，保证了风险发生时可追溯查询，避潜在的法律风险。

参考文献：

[1]张昱乾，祁焕露.内部控制制度与人性之恶[J].会计之友，2020（4）.

[2]肖鑫.基于内部控制视角的高校经济合同管理研究[J].商业会计，2019（24）.

[作者简介]苏靓（1988-），女，汉族，河北人，本科，财务总监、会计师，研究方向：内部控制、财务管理。