浅谈档案数字化建设的重要作用和意义

关松

摘要：随着我国进入中国特色社会主义新时代，计算机技术和现代通信技术得到了快速发展和广泛应用，档案数字化的发展也成为了一种必然趋势，其所展现出的愈发明显的市场性和影响力也不容人们所忽视。我们要充分认识档案管理数字化建设的重要意义，还要在此基础上将其付诸实践，更好地发挥其作用使它能够实现功能利用的最大化。

关键词：档案管理、数字化建设

中图分类号：A 文献标识码：A 文章编号：（2021）-47-413

随着大数据时代的来临，档案数量的逐年递增，在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。而在科学与新技术更替日新月异的今天，档案数字化的建设也亟待需要得到推广。传统档案包含有纸质、声像、实物等各种介质的档案，而数字化档案则通过利用新技术：例如计算机、扫描技术和多媒体等技术手段，把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、数字化、电子化的档案信息。再通过为其详细地编排目录、摘要、索引等方法管理电子档案，从而为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作流程主要在计算机网络上进行，最终可储备形成一个系统的档案信息库，以便能为人们及时提供信息，实现资源共享。

一、为何需要进行档案数字化建设

档案是在人们社会生活中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，它在人们的日常工作生活中也有着极为重要的作用，档案管理的重要性毋庸置疑。传统的档案信息一般还是以纸质文档为主，放置在档案室里面，查找调用起来非常费时还易于损坏。而数字档案在对原档案文件进行扫描以后，可以迅速方便地把信息录入到计算机数据库中，用网络存储档案信息，检索快捷方便，实时同步备份，存储空間小，维护方便安全，还能借助计算机的网络化特点从而更为便利地为全单位、区域、全国甚至全世界所利用。处在网络信息化社会的档案事业，也将朝着多元化、先进化、开放化、数字化的方向发展，档案数字化建设乃是大势所趋。

二、档案数字化建设的作用

（一）更好的保存历史资料。历史越悠久的档案价值越高，但鉴于以前的保存手段和保管技术有限，一些历史档案可能会出现了不同程度的破坏，这是极为可惜的。现在有了数字化存储手段就避免了类似情况的发生，我们可以通过扫描、摄影等技术对其提供更好的保护。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长。

（二）提高工作效率，方便了档案的管理。档案作为一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。档案管理工作的最终目的就是为了更好的利用档案，数字化档案后我们可以足不出户，在电脑前就可以完成档案的查找和借阅，省时省力，并且再也不会受到时间的限制，随时都可以上网查询需要的档案资料。网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

（三）为档案的编研工作提供了数据支持。档案人员可利用已数字化的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。档案信息资源开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高档案编研的现代化水平。如何更好的利用计算机技术在档案工作中充分发挥它应有的作用和价值是以后档案数字化中的重要课题。

三、档案数字化的重要意义

（一）提高了经济效益。数字化管理档案通过新形式，将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，极大地减少了保管存储费用，还在一定程度上节省了占地空间，查阅起来也节约了大量时间，从而也避免了因反复印刷复印资料而造成的紙张消耗和人员利用。

（二）提高办公效率。档案数字化能够提供详细、即时的数据信息，使查询资料变得非常方便快捷，也大大减少了办公人员的工作量，减轻其负担。档案库也从原本的文件实体保管扩展成了提供信息的信息保存调用中心。

（三）提供全面的服务工作。档案数字化通过互联网、局域网、政务网进行高效检索、储存阅读电子档案、提高管理水平、提高档案业务部门的服务水平，为档案面向社会服务大众及其自身内部管理提供了更为全面的服务工作。

（四）实现更高的社会价值。档案自身的重要性决定了其所具有的社会价值，它也绝对是社会历史发展进程中一个不可或缺的方面，它承载着过去，为现在所利用，更能够使我们更好地规划未来。数字档案的建设，涉及不同的领域和行业，传承着人类文明，为社会主义政治经济建设服务，有力地推动了我国各项事业的建设发展。

总的来说，档案数字化既是档案的革新也是档案工作将来面临的巨大挑战，除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，只有更好的将实体档案和数字化档案相结合才能更好的为档案工作服务。