跨境电商新业态背景下国际货运代理操作员初入行时的常见问题及对策

李德正 李荣耀 李雪华

【摘 要】本文分析国际货运代理操作员岗位的要求，指出国际货运代理操作员在初入行时常犯的错误及其原因，论述应对国际货运代理操作员入职初期常见问题的策略，提出要清楚了解工作职责及流程、厘清常用贸易术语下出口商（托运人）和进口商（收货人）之间的责任、巧用贸易术语归类“预付货”和“指定货”、明确各主要船公司对SI和电放的要求、提升整合资源和渠道的能力、加强英语听说读写方面的能力。

【关键词】跨境电商 国际货运代理 操作员岗位

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2021）31-0161-04

从事国际货运代理操作员岗位的一般是国际经济与贸易、国际商务、市场营销、电子商务、物流管理、商务英语等专业的本科或高职院校的高校毕业生。随着我国外贸跨境电商的强势发展，各类进出口货物的运输量不断增加，外贸跨境电商企业对国际货运代理人才的需求越来越大、要求越來越高，对高校培养“外贸跨境电商+国际货运代理”应用型人才提出了更高的要求。国际货运代理从业人员既要掌握国际贸易操作流程及相关跨境电商业务知识，又要具备与货主、海关、船公司、保险公司、商检部门等进行有效沟通、协作及联系的能力，并具备一定的英语沟通技能，才能顺利地完成货运代理工作。这对刚刚从大学毕业新入职国际货运代理行业的人员既是机遇又是挑战。本文就国际货运代理操作员初入行时常见问题进行原因分析并提出相应的对策。

一、国际货运代理操作员初入行时常见的问题

（一）入职容易入行难，陷入欲速则不达、欲求则不得的困境

近年来，我国国际货运代理企业如雨后春笋不断出现，企业对人才的需求呈刚性需求一直居高不下，导致有些企业对从业人员准入的门槛相对较低，所招聘的很多货代从业人员专业能力及素质普遍不高。此外，很多企业对高校毕业新入职的从业人员没有进行系统的岗位操作技能培训，新员工个人基本上入职后在工作中是摸着石头过河，通过边学边做边总结经验教训的方式慢慢入行，运气好的则有可能得到一些工作经验丰富的老员工以“传、帮、带”方式带入行。在实务中，很多初进货代企业工作的从业人员，尤其操作员在初入职时都普遍急于证实自己有能力胜任工作，工作中怀着什么都想看、什么都想学想做的心理。但是，由于初入职，对公司情况不熟悉，不知业务对接部门中谁是领导、谁负责什么，贸然开口问同事又怕被别人笑话，就自己暗自蛮干，由于急功近利，工作上非常忙碌，结果还是不知如何开展，在制作相关单证遇到问题时更不知所措，以致经受入职容易入行难、欲速则不达和欲求而不得之苦。

（二）把不准工作方向，理不清与哪些外部单位对接

跨境电商的快速发展，推动了传统外贸企业“触网上线”，加速打造了外贸新格局，而国际货运代理企业不同于其他企业，其业务岗位主要有：业务员、商务专员、货代操作员、客服、单证员和财务专员等。国际货运代理企业业务员日常工作主要是按照公司的营销计划及结合自身的营销方案，维护现有的客户，开发潜在的客户群体，简而言之，就是给客户报价，为公司揽货，从而获得相对应的业务提成。该岗位是公司的重中之重，公司能否良好地发展，绝大部分取决于业务员的业务量完成情况。商务专员日常工作主要是根据公司现有的资源及每月出货的货量跟船东洽谈及拿取特别费率，同时有意识并积极结合公司销售员的业务方向开发新的合作船东。货代操作员，相对其他的岗位而言，其在国际货运代理企业中的要求是比较专业的，能独立完成接单、安排订舱、拖车、报关、提单确认、结算等整票单子的操作，这类人员要具备单证、货代、报关、报检、口岸操作、海运集装箱运输等一定的进出口贸易知识。一名优秀的货代操作员，务必有丰富的操作经验及专业知识，能快速地回复客人的问题及处理突发事情，同时安排好与各船公司、同行、报关行、车队和仓库等多方面的协作事宜，能进行有效、良好的沟通与交流。客服主要工作是负责跟客户进行日常货物的确认和沟通、跟踪货物情况并及时与海外/客户进行协调和沟通。单证员的工作主要是制作核对SI/HBL/MBL（提单补料、分单、主单）等单证、跟国外客户/工厂核对单证、协助操作人员完成整个海运操作流程以及跟船公司核对单证等。财务专员主要负责对所代理的货物进行收付款及开发票，负责每月的对账及报税事宜。这些工作岗位职责分明，每个人员各司其职，发挥自己的潜能，但是很多操作员入职前常有一个错误的“认知”，即普遍认为货代企业的主要岗位就是到现场指挥工人装卸货物的理货员，根本没想到岗位的分工如此细化，以至于初入行从事货代操作员岗位的新手不清楚在哪个环节该与哪些外联单位打交道，更有甚者对与公司经常有业务往来的船公司、航空公司不了解，对工作流程不熟悉，对相关的运输路线也没有了解清楚，导致工作效率低，严重影响公司代理工作的效率。

（三）对贸易术语不熟悉，不清楚货运代理费及各当事人责任划分归属

很多国际货运代理操作员初入行最大的困惑是代理不同贸易术语的货物，对相关费用、各方当事人的责任该如何划分的问题。例如常见的贸易术语如EXW工厂交货、FOB装运港船上交货、CFR成本加运费、CIF成本保险加运输、FCA货交承运人、DDU目的地未完税交货、DDP目的地完税交货等，对这些贸易术语的理解只停留在字面上，搞不清楚托运人在什么地方让货代把货提走或者把货装集装箱;在哪些环节应该由托运人先行与收货人进行沟通协商之后才能把工作交给货代操作员来负责;货到码头后，报检报关所需的单证、流程及相关的费用收取等工作不懂得去处理，又碍于面子，不想跟同行请教，闭门造车，导致工作不断出错误，严重影响了公司代理货物的流通速度。

（四）对主要航线及国外船公司操作要求不清楚

大部分货运代理从业人员在大学所读的专业是物流、国际贸易和货运代理，学校也大都开设有相关的实训课，让学生模仿货代及贸易间的各种角色进行相关货物的操作演练。然而，有一部分从业人员在学校专业知识学习上出现学而不精，有一部分从业人员是应用水平低，由此在入职初无法学以致用，理论不能联系实际，对常见的一些国际海上航线、各航线的港口习惯以及不同国外船公司的操作要求不了解且不主动去了解，从而陷入入职容易但入行非常难的困境。

（五）外語能力差影响工作效率

与国内的公路、铁路等货运代理相比较，国际性是国际货运代理业务的鲜明特色，这就要求从事国际货运代理的操作员至少掌握一门外语，如英语。在工作中尽管不要求从业人员在英语听、说、读、写、译等方面样样精通，但最起码也要具备基本的日常英语会话能力。随着近年来跨界电子商务的发展，外贸企业对货代企业的期望值越来越高，希望货代企业能为其货物的进出口提供一揽子服务，这使货代企业跨国业务代理日益增加，对货代从业人员提出了更高的工作要求，即既要有全面的国际贸易和国际运输方面的专业知识，又要在工作中熟练地用英语处理各类单证、外贸函电、邮件、涉外谈判和签订对外贸易合同等。然而，实际情况却是这样的，初入职的国际货运代理操作员英语应用能力普遍较差，例如词汇量过少、难以进行基本日常会话、接到国外进口商或代理的电话时答非所问等，这给工作带来了很大的障碍。

二、应对国际货运代理操作员入职初期常见问题的策略

万事开头难，好的开端是成功的一半。任何一名优秀的国际货代操作人员入职初期都会经历不同程度的困惑，针对原因寻找解决问题的策略很重要。以下根据上述情况提出一些对策。

（一）以开放的心态，清楚了解工作职责及流程

货运代理操作员刚入职时，心态要放开，首先要对公司的业务范围、岗位和部门设置情况、各岗位具体的工作职责范围、岗位之间和各部门之间的业务节点联系进行详细的了解;其次弄清楚自己所任货运代理操作员岗位的具体工作职责、业务流程、内外联的关系，必要时要书面记录下来。例如，货运代理操作员日常的具体工作内容：1.审核客户委托内容和确认客户服务要求;2.根据托运委托书进行出口运费报价核算;3.选择可靠、效率高的承运人，并负责缔结运输合同;4.安排货物进港进站，等待装货;5.提醒客户报检报关;6.安排或监督承运人装货;7.核对货主补料信息并确认相关运输单据;8.跟踪货物运输情况，处理国际货物运输中出现的各种突发状况。刚入职，要完成这些工作，压力是不可避免的，但如果坚持制订每天的日工作计划、每个星期的周工作计划、每个月的月工作计划，并且每天都有一个工作小结、每个星期有一个周总结、每个月有一个月的总结和分析，就会很快入行。另外，在工作中，既要勤于行动，也要多观察、多思考，遇到不会的问题，多虚心向老员工请教及学习。

（二）厘清常用贸易术语下出口商（托运人）和进口商（收货人）之间的责任

常用的贸易术语有EXW（工厂交货）、FOB（装运港船上交货）、CFR（成本加运费）、CIF（成本保险加运费）、FCA（货交承运人）、CPT（运费付至）和CIP（运费、保险费付至），这些贸易术语书面规定进出口商之间的交货责任、费用划分与实际操作的划分有差别，这给新入职的货代操作员的工作带来一定的难度，因此货代操作员入职之初不能照搬贸易术语的字面解释来工作，而是认真弄清楚实际操作中进出口商的具体责任及费用划分情况，这样才能更好地开展工作。例如，贸易术语EXW工厂交货，托运人（shipper）交货义务是在工厂把货交给收货人（consignee）或者收货人指定的货代操作员帮助提货或装货，货物从离开工厂后到目的港（地）的费用全部由收货人支付给货代公司，这些费用包括出口国国内费用、货物从国内到国外的运费和到目的地国内费用;贸易术语FOB船上交货，书面的解释是出口商只要把货物交到船上就完成了交货的责任和义务，但是在实际工作中，由于托运人是无法靠近码头、靠近船的，因此托运人交货地点有两种情况：一是如果货物是拼箱货（LCL shipment），就把货交到收货人或货代人员指定的仓库;二是如果货物是整箱货（FCL shipment），就要按照船期，自行安排拖车到工厂装柜，到码头后开始安排报关;FCA贸易术语下是指托运人要把货交到指定的仓库或者码头堆场并承担送货的相关费用，其他后续的报关包括拼箱、目的港清关所需的相关单证及海运等产生的费用都是由收货人承担;CFR、CIF、CPT和CIP贸易术语下的货物，托运人需要按照跟收货人协定好的交货期，委托自己指定的货代帮租船或者订舱安排装运，并支付包括从工厂到目的港的相关出口国国内费用和国际海上货物运输的费用，CFR和CPT术语下还必须在开船前发装船通知提醒收货人安排购买相关的货物运输保险，CIF和CIP下托运人需要办理货物运输保险。

（三）巧用贸易术语归类“预付货”和“指定货”，理顺货代工作职责

不论是跨境电商进出口还是传统外贸进出口，在实际工作中，国际货运代理企业把所代理的货物分为“预付货”和“指定货”两类，并按照这两个类别的货物向委托人收取不同的货运代理费，因此国际货运代理从业人员初入职时首先要弄明白“指定货”与“预付货”的区别才能顺利地完成代理工作。货代企业所谓的“指定货”是指到付货即海运费/空运费到付的货物;“预付货”是指海运费、空运费预付的货物。为了更好地记住“预付货”和“指定货”的区别，国际货运代理人可以通过贸易术语中运费支付方来记忆，即货物所采用的贸易术语中的运费是出口商支付的如CFR、CIF、CPT和CIP就属于“预付货”;进口商支付运费的如EXW、FCA和FOB则是“指定货”。弄清楚“指定货”和“预付货”的区别后，在给委托人或国外代理报价时，就不会漏报一些实际存在的费用，才能为进口商或出口商提供更好的代理服务。“指定货”的船期及相关的运费是由进口商（收货人）委托的海外代理或他自己来确认及支付，出口商不需要帮进口商确认船期。因此，货运代理操作员在接受某一位出口商的委托时，首先要问清楚是用哪一个贸易术语以便明确各当事人的责任和费用划分。例如，EXW、FOB、FCA贸易术语下属于“指定货”，货代需要做的工作有：一是要问清楚货物量的大小以便确定货物是拼箱装还是整箱装，如果是拼箱装则给托运人签发分运单，如果是整箱装则给托运人签发主运单;二是要问清楚货物是普货或是危险品类的敏感货，如果是后者就需要出口商提供物料安全数据表;三是收到出口商（托运人）的委托后，为了保护自己的利益，安排货物的出口装运之前，再次把船期及费用与进口商（收货人）或进口商海外代理确认，防止日后出现纠纷，有理说不清;四是处理出口商（托运人）电放货物却又不提供盖章的电放保函原则是要求进口商（收货人）提供盖章的电放保函，并且要求出口商（托运人）不管货物是否已装船都有义务把订单（合同）的详细资料提供给货运代理，否则货运代理或者船公司都有权利拒绝签电放保函给收货人即不得把货交给收货人;五是货代在收到代理的拼箱指定货物后，分运单上的托运人和收货人这一栏填写的是真实的发货人和收货人，主运单上的托运人这一栏填写的是货代公司，收货人这一栏则填写国外货运代理公司。

（四）明确各主要船公司对SI和电放的要求

国际货代操作员入职初想尽快入行还必须明确如APL（美国总统）、OOCL（东方海外）、MSC（地中海）、MSK（马斯基）、EMC（长荣）、HMM（现代商船）、STX（韩国泛洋）、ANL（澳大利亚国航）、YML（明阳）等一些知名国外船公司的操作要求。对船公司操作的了解最关键的是掌握船公司对SI（提单补料）和电放的要求。SI提单补料是指托运人（或货代）向船公司提供货物的详细资料（Shipping Information简称SI补料），SI其实就是提单（Bill of Lading）上的各项内容，包括托运人和收货人的资料、柜号、封号、毛重、总立方数、唛头、货描等内容，货代需要这些资料来制作提单。在实务中，补料要按照L/C（信用证）或收货人的要求来做，并给出正确的货物数量以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。电放是船公司根据发货人要求出具的无货权凭证的提单，一般为复印件。电放（Telex release/Surrendered B/L）是指出口货物比外贸单据提前到达进口方，进口方为了不用支付货物在港口停留而产生滞港费用而想先行提走货，从而要求卖方至电船公司，然后凭卖方出具的准予买方先凭副本提单提货的电文（传真或电传）先行提货的行为。电放保函则是船公司为了避免承担电放而造成的货物丢失的责任（主要怕冒名收货人提货）会要求发货人出具的一份书面保证，证明货到目的港后，收货人不持正本提单只有复印件也可以提走货物，并且收货人提走货物后，不管托运人后来是否能收到货款，船公司都不用负责任。在实务中，不同的船公司对SI和电放的要求不同。APL（美国总统）的要求：1.货代公司提供一次性SI（提单补料）;2.电放需回寄盖shipper（托运人）章的正本保函;3.做SWB BL（海运单）需回传盖shipper章保函的扫描件;4.可以目的港出单，回传盖shipper章保函扫描件即可。OOCL（东方海外）的要求：1.托运人务必提供一次性SI，务必用OOCL的格式来补料，否则拒收SI;2.托运人提供SI后，如果海关要查柜，则需更改B/L（提单）上面的SEAL（封号），凭海关出具的查验通知单，可以免Amd charge（修改费）;3.务必提供HS CODE（海关编码），可以不显示在提单上（由客人决定）;4.一些港口是可以做SWB的，但是在补料时需提供付款保函（OOCL提供格式）给到上家，补料后，一出SWB BL COPY（海运提单复印件），只要货到目的港，Consignee（收货人）可以随时提货，即SWB（海运单）的风险是托运人或船公司无权扣货，对于没收到货款的出口商（托运人）不建议使用，如做电放的话，可以hold（扣）货;5.目的港国外货运代理的资料是否需要显示在B/L（提单）上必须注明，否则默认显示;6.电放要求，凭货代公司回传电放保函的扫描件即可电放。MSC（地中海）的要求：1.一次性补料;2.2013年1月1日起改单费为RMB300+USD40;3.电放需回寄电放保函正本以及shipper背书的正本BL才能安排电放;4.SI上的shipper務必与订舱提供的shipper一致，否则影响出单，shipper不能是同行，如是同行务必是具有NVOCC资质的方可;SI的要求务必提供托运人、收货人、通知方的姓名、地址、电话传真号，如果有多个HS CODE（海关编码），需提供每个HS CODE对应的件数、毛重、体积，这些信息MSC必须显示在提单上。MSK（马斯基）的要求：1.一次性补料;2.可以目的港出单，回传盖shipper章保函扫描件即可;3.电放需回传盖shipper章的正本保函才能电放;4.改单费为480元人民币。总之，每个船公司都有不同的要求，但只要在工作中勤于总结，一切都迎刃而解。

（五）加强业务学习，增加自信心，提升整合资源和渠道的能力

由于车、船、飞机等运输工具对国际货运代理企业的日常经营非常重要，因此国际货运代理企业要想立于不败之地，取决于公司货代员能否对公司的功能、内外部资源等进行有效的整合及创新。作为国际货运代理操作员，入职后要从以下方面提高工作能力：一是在跨境电商进出口实务操作中，必须熟悉跨境电商平台操作技巧，工作中要理论联系实际，在操作中多观察、多总结，尽快熟悉本职工作流程及所需的技能;二是本着双赢的原则，学会在强势的承运人（船公司）和托运人（出口商）这两者之间取得平衡;三是学会最大限度地整合内外部的车队、仓库、海关商检、海外代理等方面的资源渠道，例如受广西横州某出口商委托代理CIF术语下一批水泥到阿联酋的迪拜，装运港是防城港，在国内运输这一程，如果能找到装货到横县准备空车返回装运港（地）的车队来把这一批水泥运到装运港（地），那么国内运费就少很多，货代企业就能最大限度地赚取自己的那一份利益，这也是货运代理操作员代表货代公司在整合资源方面所展示的魅力和生命力。一个国际货运代理企业，它的货代人员越善于整合资源，它的渠道就越广，所拥有的竞争优势就越多，处理问题的能力就越强，为托运人提供的服务就越经济、高效及优质。此外，作为货代操作员，无论何时何地都要做到诚实守信，恪守职业操守，持开放的心态，培养商业洞察力，这些不仅是作为货代操作员事业成功的隐性因素，而且对任何一家国际货运代理企业的经营发展同样十分重要。

（六）切实加强英语听说读写方面的学习，提高沟通能力

在跨境电商进出口实务操作中，国际货代操作员属于中间人位置，许多工作是通过平台系统操作完成，工作中除了与国内港口操作代理、海关商检、卡车公司、港务局等部门进行广泛的联系，很多时候还必须与国外的进口商（收货人）或者国外的货运代理用英语进行口头和书面的联系，日常工作还必须接触一些外贸单证。货运代理从业人员工作中用到的英语涉及面广、专业性极强，包括国际贸易与国际货代专业术语、付款方式、运输方式、外贸单证制作、运输保险、报关报检、多式联运和物流与供应链等方面在内的专业英语。为了切实提高英语应用能力，可以从以下方面入手：一是归纳并熟记工作中常见的一些缩写意思及常用表达，增加专业词汇量及熟悉专业表达方式，例如：ETA（estimated time of arrival预计船舶到港时间）、ETD（estimated time of departure预计船舶离港时间）、SI（shipping information补料）、D/P（document against payment付款交单）、FPA（free from particular average平安险）、QTY（quantity数量）、more or less（增减）等;二是多看有中英文字幕的影片、名人演讲、反复听哈佛大学每年向全球发布共享的公开课;三是要弄清楚外贸合同、信用证文件、提单等主要单据的作用以及这些单的中英文意思;四是坚持每天听英语和背适量的单词。提高英语听说读写能力、扫除外语沟通障碍不可能一朝一夕就能达到，需要每一名国际货代从业人员长期坚持。

由于新冠病毒肺炎疫情在全球的影响，国际市场需求萎缩，我国外贸企业原有出口订单短期内被大量取消，外贸出口从线下转向线上交易已成趋势。阿里巴巴倡导的e-WTP将有助于大幅降低国际贸易壁垒、交易成本、物流成本等，让全球的采购商与供应商、买家与卖家足不出户就可以自由畅通地实现“全球买、全球卖”，许多国际货运代理业务已经从过去的线下转向线上跨境电商平台、或线上线下混合型操作。因此，刚从高校毕业走上国际货运代理工作岗位的从业人员一定要在工作中不断地学习和总结，不断地提升业务能力，才能为委托人提供优质的代理服务。

【参考文献】

[1]屠立昆.国际货运代理行业新业态背景下人才供给侧改革的探究[J].纳税，2018（8）.

[2]黄冰婷.国际货运代理实务课程改革及设计研究[J].中国管理信息化，2021（2）.

[3]金鑫.探析提高国际货运代理人才竞争力的途径[J].中国商贸，2011（9）.

注：2020年度广西高等教育本科教学改革工程重点项目“基于e-WTP视角下校企合作共育外贸跨境电商应用型人才的研究与实践”（2020JGZ175）

【作者简介】李德正（1966— ），男，广西钦州人，南宁师范大学师园学院副教授，研究方向为国际贸易、跨境电商等;李荣耀（1994— ），男，广西钦州人，跨境电子商务师，全国跨境电商岗位培训师，南宁师范大学师园学院学工处干事，研究方向为跨境电商、国际市场营销等;李雪华（1996— ），女，广西钦州人，全国跨境电商岗位培训师，新媒体运营师，华东政法大学在读硕士研究生，研究方向为社会企业、基层治理、电子商务等。

（责编 罗汝君）