在数字化时代如何做好企业档案管理工作

赵梦娟

【摘  要】在我国信息技术的支持下，数字化时代逐渐进入了人们的生活中，改变了人们的生活方式以及社会生产方式。企业档案管理工作也发生了重大的变化。基于此，论文从数字化时代档案信息化建设的价值出发，分析档案信息化建设的方向，对数字化时代下企业档案管理工作的现状进行分析，并提出相关的解决对策，以期能够提高企业档案管理工作质量。

【Abstract】With the support of China's information technology， the digital age has gradually entered people's lives， changing people's lifestyles and social production methods. Great changes have taken place in enterprise archives management work. Based on this， this paper starts from the value of archives informatization construction in the digital age， analyzes the direction of archives informatization construction， analyzes the current situation of enterprise archives management work in the digital age， and puts forward relevant countermeasures， with a view to improving the quality of enterprise archives management work.

【关键词】档案;数字化时代;互联网;企业管理

【Keywords】archives; digital age; internet; enterprise management

【中图分类号】F272;G275.9                                             【文献标志码】A                                                 【文章編号】1673-1069（2021）12-0046-03

1 引言

目前，信息网络技术的广泛普及对各行各业都带来了一定的影响，并直接推动了行业的发展。档案行业在其快速发展的整个过程中，也充分认识到信息管理技术的重要性，并且主动开始进行数字化档案建设，引用各种现代化信息技术可以实现档案信息的实时数字化采集处理，提高档案信息采集、检索以及处理效率，为企业提供更加高质量的档案服务。在移动互联网的支持下，档案发展过程中，通过互联网构建一个综合档案业务信息平台，使档案服务质量水平得到极大提高。基于此，本文就数据化时代下，如何做好企业档案管理工作进行探究，仅供参考。

2 数字化时代档案信息化建设的价值

第一，使信息库的管理更加便捷。档案信息数字化系统建设，对于档案行业信息化建设管理而言，是非常重要的一个内容，其中主要有两点基础工作：一方面用于构建不同行业类型档案的信息数据库，其中主要包括一些比较重要的档案记录信息、图片、音频等;另一方面，针对一些文件以及档案版对档案文件进行实时归档保存管理。如此一来，需要专门进行档案资料信息管理查询时，查询者可以快速在数据库内查询并获得档案资料，极大地提高了信息档案工作的便捷性。

第二，对相关档案资料及其原件本身进行加密保护。以往此类档案都主要是以一种纸质文件的方式进行保存，这种纸质文件保存极为不便，如果档案保存不当，便可能会导致损坏。进行档案加密数字化网络建设，可以将整个档案中的原件以各种信息的多种形式上载或传到国际网络中，对整个档案中的原件信息进行加密保护。此外，档案压缩还可以对它进行一个副本级的异地压缩储存，将原本的档案信息以缩微档案胶片的某种形式保存起来，即便微缩档案的所有源代码文件被严重损坏，这种方式微缩后的胶片也不会因此受到任何毁灭性的严重损坏。

第三，是深化企业档案改革的需要。做好企业档案管理工作，是企业改革创新的重要途径，只有建立完善的企业档案管理信息体系，才能高效率地开展企业的日常管理和运营。企业档案中对应的资料信息有完善的管理记录，若将原始档案资料丢失，要想补回就十分困难，以致于无法真正继续有效进行企业档案管理工作。因而，加强企业档案管理工作是一项非常严格的管理工作，传统企业档案管理的应用范围仅仅局限于大量纸质化的档案资料，没有真正充分运用到档案信息化管理技术。不断改进发展档案管理信息技术，促使企业档案工作进行改革创新，就需要完善的档案管理制度以及管理流程作为保障[1]。

3 档案信息化建设根本方向

档案数字化体系建设，主要任务是将所有档案中的文字、图片、音频等资料全部通过互联网进行储存，并通过构建档案信息平台，为所有用户及时检索数字档案信息、下载档案资源提供信息服务，使用户能够及时获得所有需要的档案信息。其实大型档案数字化工程建设本身具有信息动态性强的特点，其中的核心意义在于利用信息管理技术，对整个档案信息资源进行实时采集、处理、传输与综合应用，使整个档案者的工作效率不断优化提升，从而真正实现档案资源共享这一发展目标。这样一来，便可以充分明确档案数字化系统建设的业务方向，即针对不同业务类型的档案文件进行档案数字化采集处理，将档案文件的相关实体信息进行数字储存，将档案工作的业务重点主要放在档案信息库的数字化以及存储管理方面，以此方式来不断提高档案的信息集成化、规范化水平[2]。

4 大数据时代企业档案管理工作现状

4.1 数字化建设的标准有待统一

档案数字化平台建设主要目标之一是为广大档案用户及时提供档案服务，使其能够方便快捷地获取到各类档案的相关信息。然而目前通过对实际应用情况的了解，发现我国档案的数字化建设依然存在质量标准、管理方面的诸多问题。由于组织建设档案业务范围有限，与相关社会管理机构没有及时取得联系，档案相关部门对于档案数字化组织建设的认知不同，所以组织建设档案标准也就往往存在较大差异，导致组织档案信息资源共享建设面临诸多问题，对社会档案信息安全建设带来不利影响。

4.2 档案数字化建设进度缓慢

以往管理档案都是以使用纸质材料存档为主，一方面档案工作效率不高，另一方面档案工作量繁重。当前，信息网络技术日益普及，档案工作提出了诸多的新要求，从以前的传统纸质档案方式过渡到现代信息化档案，将目前档案中普遍存在的一些问题及时给予有效解决。因为中国档案数字化系统进入建设期间，对于这一管理工作的认知不统一，在进行档案数字化建设的整个过程中，最终达到效果也就会有所不同。很多档案行业为了确保能够最大程度地节省资金，还是在大量沿用传统纸质档案模式，导致数字化档案建设工作进度缓慢，这对于档案行业的健康可持续发展也十分不利。

4.3 管理意识不到位

在我国企业中，对档案管理不够重视的问题仍然普遍存在，许多高层管理者还没有完全树立起“档案效益”的意识，即好的档案管理工作不是简单地将档案作为陈设摆在那里，而是有其独特的价值。但是在部分企业中，档案管理人员的专业性参差不齐，这样的企业档案管理不可避免地会存在着较多的安全隐患，无法为企业的发展带来应有的价值。不准确、不规范的企业档案给企业的管理带来了较多的问题。

4.4 档案收集重文字、轻声像

由于受到传统定式管理思维和传统技术的双重影响，在对有关国家工程技术项目的相关资料进行收集和分析整理时，工作人员一般多以文字形式收集项目资料，但往往忽视音像形式数据的及时收集。除了这些主观因素外，还有一些客观因素，如硬件基础设施不完善，相关录像机、摄像机使用不合理，甚至电脑软件更新速度滞后等，导致档案信息内容并不是十分全面。总之，没有大量视听记录材料的档案是不完整的。因为声像档案资料能够较好地弥补传统文字档案资料本身存在的不足，使声像档案资料变得生动形象，具有强的纪实性。

4.5 信息化程度不高

随着现代自动化电子办公档案技术的不断提高，电子办公档案的管理生成和归档管理已经被提上了日程。但事实上，我国企业档案的质量和信息化管理仍需不断提高。纸质档案仍占档案的很大比例，如大量的专项规划图、设计图、地形图等。但是，如果在企业管理档案中的信息系统的应用不够完善，相关档案技术培训相对深入落后，现代企业档案管理人才的培养和引进不到位，这些都可能导致我国企业档案管理数字化、现代化应用程度较低[3]。

5 数字化时代做好企业信息化档案工作的相关策略

5.1 搭建档案信息管理服务平台

档案数字化体系建设对于档案工作、档案信息安全性的不断提升都具有重要的推动作用，同时希望能够真正实现档案资源共享这一发展目标。在这一技术优势的充分引导下，档案服务部门仍然需要积极探索应用现代网络档案信息服务技术，构建针对全国档案信息服务管理的档案服务信息中心，在这一信息平台中设置业务交流沟通的版块，可以和其他社会组织中的各类档案服务机构进行相互联系，形成对参与档案数字化项目建设的统一知识认知，以此方式来帮助制定统一的檔案数字化信息建设管理标准，为推进档案信息安全管理工作开展提供重要参考。除此之外，在搭建档案服务信息中心的建设过程中，需要充分赋予其丰富、多样的服务功能，结合档案数字化服务建设实际应用情况，设置出了档案信息检索、反馈信息交流、档案信息分类等多个主要功能模块，以此能够实现当前我国档案查询工作的安全可靠和持续发展，保证档案用户随时能够通过这一服务平台及时获得所需要的档案信息查询资源，及时解决我国传统档案信息查询服务中可能存在的一些问题，将传统档案信息检索处理流程及时简化，提高档案信息资源搜索处理效率，在短短的时间内使用户获取大量的档案信息。

5.2 优化现有数字化档案建设机制

为有效推动我国数字化档案建设的顺利进行，需要以具有功能齐全的管理档案系统软件作为主要支持，具体到在构建档案软件系统的整个过程中，期间需要包括诸多工作，具体内容包括档案系统软件架构设计、档案系统资源综合整理、档案系统资源备份扫描、数字化档案资源备份等，要想保质保量地顺利完成这些工作，需要充分使用一套兼容性较好的档案管理软件，从而有效推动我国数字化档案建设工作的顺利进行。此外，针对国家档案数字化体系建设重点工作，有关档案职能部门一定要继续加强对这一项工作的高度重视，增加投入资金，积极探索引进国际先进设备，快速完成全国档案资源信息数据库的优化建设，使所有人的档案资源信息都同时能够快速得以存储与管理维护。

5.3 培养档案数字化业务管理相关专业人才

进入档案信息化管理时代之后，档案信息的发布数量也随之不断增加，传统的各种档案工作模式依然无法得以创新进而继续满足广大档案者的需求，有关档案部门必须首先深刻认清这一发展形势，将其与纸质型档案模式结合进行优化创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，为各种档案相关工作人员赋予各种自动化管理特点，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对档案数字化的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员进行联合培训，一方面档案工作者要时时刻刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，突破传统管理观念的局限，通过档案数字化管理为我国档案发展作出更大的贡献。

5.4 注重档案收集工作的强化

要想进一步不断提升项目档案资料收集信息管理服务效果与工作有效性，需依据企业的具体发展情况，在企业的运行阶段以及各个项目的组织、筹划阶段，对项目进行全面的分析和资料收集。项目档案管理工作部门还需严格要求项目档案管理工作人员及时加强与不同管理单位的沟通联系，并按照国家规定，开展项目档案资料收集管理工作。因此需要特别注意，不同企业发展阶段所组织开展的项目档案资料收集管理工作的标准不同，所以必须按照国家规定验收标准制度开展主要符合不同阶段的项目档案资料收集管理工作，确保企业的经营与发展过程中相关档案信息的完整性与全面性。此外，档案管理工作部门还需积极参与投入企业各个项目的最终审核中，对项目竣工验收第一阶段项目档案资料的再次提交进行细致审核，及时发现项目档案资料中可能存在的一些问题、漏洞，需要再与管理单位重新组织进行项目档案资料的再次搜集和继续提交，确保項目档案资料收集达到规定标准验收要求后方可进行继续开工参与项目决算。

5.5 注重档案管理机制的完善

要进一步加强规范项目档案管理验收工作，进行档案管理制度运行机制的逐步完善对其健全至关重要。在具体项目档案管理期间，首先需要提高对企业档案管理工作的重视度，做到在推进项目工程立项验收阶段需要为推进项目配备专职档案管理工作人员，将项目档案管理验收工作与推进项目的成本控制管理、质量控制管理、进度控制管理、安全隐患管理工作放在同等重要地位。其次，依据建设项目具体情况，合理安排制定与完善落实各项规章制度，依据建设实际需求对各项岗位职责进行修订，结合对项目相应档案管理制度措施的调整制定，做到对各级企业项目档案管理职责的层层落实与调整完善，实现在档案管理期间，档案管理的有关部门能够将各项档案管理制度层层落实。与此同时，要求项目档案管理工作人员充分明确自身岗位职责，做到项目档案管理工作过程中岗位职责分明。最后，严控项目工程档案管理验收，要求档案管理人员对验收归档的项目档案文件进行细致审查，做到归档文件完整、有序，进一步着力提升项目档案管理的工作规范化、系统性以及管理标准化。此外，还应不断提高档案管理人员的综合素养，加强培训工作，积极引入信息化的管理系统，从而提高档案管理工作的质量。

5.6 完善信息化档案管理的制度

单位加强内部风险控制不仅能够不断完善社保工作者在任务上的完成率和质量，除此之外，还需要管理服务部门制定统一的档案制度管理体系，发现违规操作现象须及时地进行治理，避免类似违规问题再次发生，使档案真正能够发挥作用，并解决实际中的问题。档案管理人员应当积极深入基层单位开展管理工作，善于主动发现并及时解决类似问题，这样才能够有效促进上级基层社保档案管理部门工作人员逐渐向规范的工作流程方向发展[4]。

6 结语

企业档案管理具备工作周期长、档案资料种类繁多、内容广泛三大特点，要想完全避免与有效消除现阶段我国企业档案管理普遍存在的这些问题，必须充分依据对建设者的具体情况与实际需求的综合分析，以采取科学合理的应对措施等作为政策依据，并为企业档案管理的强化发展提供政策指导，充分发挥出工程档案管理者的作用与社会价值。

【参考文献】

【1】孙晓宁.在数字化时代如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2011（12）：48.

【2】郭永丽.新形势下如何做好档案信息保密工作[J].办公室业务，2014（17）：52-53.

【3】韦素芹.企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2013（07）：105.

【4】刘小红.如何做好数字化时代的企业档案管理工作[J].卷宗，2018（17）：86.