医院物资采购内部控制的难点与措施

王翀 厦门市海沧医院财务科

引言

在当前国民经济水平不断提高，全民医疗普及面扩大的情况下，医疗行业发展迅速，内部控制覆盖了医院各项经营活动，审计力度的加大，给医院内部控制工作开展提出新的要求。内部控制是医院经营管理中重要组成部分，通过内控体系建设，促使经济活动合规合法，有效降低履职风险，是强化医院管理、提高医院经济效益的关键。通过加强医院物资采购内部控制，规范管理流程，可以帮助医院实现精细化管理，降本增效，促进医院持续健康发展。

一、医院物资采购内部控制的意义

物资采购是医院日常经济工作中重要组成部分。一般情况下，医院采购物资主要有药品、卫生耗材、检验试剂、医疗设备、后勤物资、办公用品等。通过加强物资采购管理，合理设定物资采购方案，完善管理体系，可以将物资采购功能全面发挥，以最少资金投放获得最大经济效益，并在满足医院提升服务能力要求的同时，节约成本，规范采购行为，避免经济风险，实现医院事业的良性发展。

二、医院物资采购内部控制存在的难点问题

（一）物资采购控制流程不规范

因为医院每年都要采购大量物资，并且物资种类繁杂，临时应急物资采购时有发生，但是部分医院没有制定规范、详细的物资采购管理制度，采购流程混乱，常见问题有以下几点：首先，预算编制与执行脱节。财务部门、采购部门和临床科室缺乏沟通，彼此之间对预算经费申请、使用及科室的需求等了解、沟通不全面、不透彻，临床科室每年采购数额超出年初制定的预算计划总额的情况时有发生，导致预算管理“两张皮”，无法起到费用管控作用，预算管理形同虚设。其次，对物资采购的前期评估和后期质量验收与绩效评价环节不够重视。对于医院采购管理，目前许多医院主要集中在采购环节，而对物资该不该买，买的物资对不对货，物资投入使用后是否实现应有效益，缺乏有效的事前评估和事后追踪，没有有效发挥监管功能。最后，医院采购全流程中各相关部门职责缺乏明确认定，不同的采购阶段的工作“谁来做”“做什么”“怎么做”不甚明了，导致采购行为效率低下、采购风险暗流涌动。

（二）内部控制体系不完善

一方面，缺少专业采购机制。从目前情况来说，并不是每个医院成立了专门的采购部门，并且缺少精准的物资采购管理机制，抑或即便建立了相关工作体系，但是整个管理流程比较粗放，没有采取有效的管理对策，分工不具体，经办人和审批人职责划分不明确，无法对医院物资采购各个环节进行有效监管。并且采购部门询价、招投标和供应商确定、合同签署、资金结算等环节，信息披露不及时，透明性不高，影响医院物资采购管理工作开展，容易产生采购风险。另一方面，采购体系中决策权分配不合理。部分医院对物资采购业务决策权分配不清晰，或是大包大揽集中在医院最高领导者手中，采购行为无论金额巨细、重要性大小均需医院领导层决策，导致决策效率低下，决策成本畸高；或是过度放权，采购科室或需求科室权力过大而缺乏上级监管导致廉政风险。此外，有些医院因为采购部门与临床科室人员并非专业的财务、审计人员，而专业的财务、审计人员没有或较少参与到物资采购的决策、执行、监督过程中，导致“三权分立”不彻底，内部牵制与不兼容岗位分离目标不能有效实现，影响了内部控制职能的发挥。

（三）采购部门设置比较分散

在没有成立专门采购部门的医院，物资采购权常常分散在设备部门、总务部门、基建部门、信息部门、药学部门等。医院在物资采购内部控制时，采购部门设置分散，缺乏统一管理，容易出现多头采购现象。此外，医院物资采购机制一般由运营管理或财务部门牵头负责，各采购部门主要负责本部门采购流程和机制，容易面临采购标准不统一、采购链条不闭环、采购信息不通畅，出了问题互相推诿，影响采购效率，无法控制采购成本等情况。

（四）物资采购监管不严

因为当前医院缺少充足的专业人员，运管、财务和审计部门无法按照全过程监管要求对医院物资采购过程进行追踪和监管。大部分医院只是在采购过程中核查采购数额、采购合同和签字手续，工作流程流于形式，对于供应商的遴选和招标活动合理性要求监管不严。并且，医院成立的审计部门独立性不强，存在职能科室内部控制活动在本部门中自行实现，审计部门只是在最后环节中审核签字，缺少规范化监管流程和操作标准，没有做到全过程审计监管，大大削弱了内部控制功能的发挥。

（五）信息化水平有待提高

随着信息时代来临，给医院物资采购管理提出新的要求。当前，许多医院仍没有建立专业化的供应商管理系统，没有积极引进信息化管理系统，缺少供应商评估系统，不能对供应商进行专业评估。在招标评标环节中，因为缺少供应商评估报告，部分情况下只能凭借采购人员或者使用科室主观判断进行，缺少客观性和专业性，发生评标不科学、不严谨的状况，甚至面临舞弊风险。部分医院缺少电子化合同，没有做到合同数据的动态管理。即便当前各个行业已经引进 HRP系统，但是没有将其覆盖到合同数据管理中，比较依赖供应商对合同期限的提醒，特别是医疗耗材种类繁多，无法做到合同到期预提醒，导致合同逾期没能及时启动招标程序，影响临床应用，或者合同重复签订，产生法律、经济风险。

三、加强医院物资采购内部控制的相关措施

（一）规范物资采购内部控制流程

首先，完善物资采购预算管理模式。为了提高医院物资采购预算管理水平，需要强化各级领导思想意识，建立专业的预算管理体系，实现物资采购预算全过程管理。医院应按照规范化、专业化、标准化原则进行预算管理，对采购预算细节进行思考，在满足职能部门工作要求的同时，防止超出预算金额，保证采购预算管理工作的顺利完成。根据医院采购需求，分析采购成本与规模，结合实际需求，严格制定采购计划，调整绩效考核指标，适当删减医院在招标采购环节中的资金数量，以保证招标采购质量。其次，规范采购流程，加强内部控制。采购制度要从采购业务的事前评估环节、事中采购执行环节、事后验收付款环节的全过程进行科学管控。在优化物资采购流程过程中，应有专业部门如运营管理部或财务部负责牵头工作，帮助采购部门和其他部门建立联系，让与采购相关的各项工作融入纪检、审计监管范畴内。最后，采购流程的内部控制要体现决策、执行、监督“三权分立”的原则。医院在对重大决策问题处理过程中，需要遵从“三重一大”的相关规定，保证医院物资采购决策过程的公开性和透明性。进入到采购环节后，采购部门遵照国家相关法律法规，严格按照医院决策要求，完成物资采购工作，防止在物资采购管理环节中出现差漏，保证物资采购目标管理效果。运管、财务、审计部门要全程参与采购行为的监管，确保采购评估的合理，采购预算的准确和采购行为的合法合规。

（二）完善物资采购管理内部控制体系

医院在物资采购管理时，应按照内部控制要求，在对市场发展情况综合思考的环境下，制定完善的物资采购内部控制体系。医院归口管理职能部门要根据采购特点制定相应的采购管理制度，对物资采购业务进行监督管理，细化采购部门人员岗位职责和分工，确定工作权限，保证申购与审批、询价和确定供应商、合同签署和审核、物资采购和验收等工作做到充分分离，杜绝发生不兼容岗位没有充分分离的现象。把工作重心放在重大风险防范上，保证医院资产的安全性和稳定性。医院需要加强运管部门、财务部门、纪检审计部门在决策中建议作用，保证采购管理体系的完整性。物资采购管理内部控制体系建设应做到与时俱进，根据时代发展要求进行调整，通过采购业务评估机制，及时综合需求部门与相关职能部门工作意见，调整物资采购流程要求，删除冗余环节，提高采购工作效率，保证管理体系满足市场发展要求。除此之外，医院还要明确计划编制、审批、监管、验收等工作的内容、标准及奖惩措施，设置相关凭证，完善请购手续，整理采购合同、采购发票等凭证，实施凭证核对，保证全过程管控工作的质量。

（三）建立专业的物资采购管理部门

建议医院成立独立的物资采购管理部门，并配有专业的工作人员，合理分工，其中包含财务人员、审计人员、信息技术人员、设备工程师、工程技术人员甚至临床医护人员等。并且，从采购负责人入手，向其贯彻内部控制理念。医院应定期组织安排各种培训活动，通过自我学习或者邀请专业人士进行知识讲解，帮助物资采购人员掌握专业技能，提高人员专业水平。医院在职责分工过程中，需要重新分配部门职责，如采购部门和监管部门重构。打破当前医院物资采购管理部门条块分割的格局，建立由医院主要领导直接管理的物资采购管理部门，负责医院医疗器械、医疗药品、后勤保障等采购工作。同时成立物资监管部门，把原纪检监察部门的采购流程监管职责和审计部门采购资金审计管理职责进行整合，主要负责对医院物资采购过程进行追踪和考察。在重构物资采购部门和物资采购监管部门的同时，对相关人员进行业务培训，把原有物资采购人员进行重新调配，一分为二，一部分分配到物资采购部门，另一部分分配到物资监管部门，让各类物资采购和监管工作人员进行定期轮岗、交流学习。通过全链条培训，根据近几年医院各类物资采购情况，按照工程物资、医疗耗材、检验物资等对采购部门人员和采购监管部门人员进行专业培训，让物资采购部门人员对医院每个采购清单内容有深入了解，打破之前部门之间信息壁垒，并做到监管部门至少由两名以上的人员对某一类物资进行管理，实施动态监管。

（四）加大物资采购监管力度

对于医院物资采购监管不严问题，具体展现在忽略内部审计价值发挥。内部审计能够对医院各项风险综合评估，有效提高医院管理水平，降低经济风险。内部审计是医院物资采购内部控制的重要部分，应全过程参与到物资采购管理活动中，从严要求相关人员严格落实国家、省市及行业的相关规定，确保采购行为合法合规。为了转变当前内部审计在医院物资采购管理中过于形式化的状况，需要提高物资采购管理中内部审计的独立性和威严性，医院应将纪检监察部门与内部审计部门的重要性提高到更高的位置，由单位一把手直接负责；严禁多岗位兼职，防止内部审计人员利用工作职责粗放工作，引发道德风险。医院需要加强内部审计人才引进与储备，通过外部招聘和内部学习等方式，提高内部审计人员职业素养，通过绩效考核和奖罚措施，保证内部审计工作效率与质量，有效提高医院内部审计工作水平。除此之外，医院需要做好内部资源整合工作，加强内部审计监管体系建设，及时收集相关信息，实施内部控制信息化管理。通过完善内部审计监管机制，及时找出潜在风险，节约管理成本，增加物资采购业务信息披露公开性和透明性，最大限度发挥内部审计监管效果。

（五）建立物资采购信息化平台

在信息化背景下，为了提高医院物资采购管理水平，应加强物资采购信息化管理系统建设，利用信息一体化管理技术，保证医院物资流动和信息传递的有效性和便捷性，确保医院物资正常供应，节约医院物资流动成本，提高医院内部资源使用效率。在建立物资采购信息化平台过程中，医院管理者应该树立正确的思想意识，大力支持，并要求实施部门在工作之前进行充分调查，相关人员接受专业培训，掌握充足专业知识与技能，有效提高医院物资采购信息化管理水平，实现对医院物资流动过程的动态监管，减少问题出现。

结语

总而言之，物资采购作为医院运营管理中重要组成部分，通过做好物资采购内部控制工作，完善物资采购管理体系，控制物资采购成本，对减少医院运营费用，实现医院稳定发展有着重要意义。所以，医院领导应树立正确的内部控制意识，结合物资采购管理要求，加强内部控制体系建设，定期对相关人员进行专业培训，规范物资采购管理流程，加强信息化健身，从各个环节入手，对物资采购过程进行追踪和监管，保证医院内部控制工作有效性，减少物资采购环节中舞弊、腐败行为的出现，给医院稳定经营与健康发展提供制度保障。