RPA在企业财务数字化转型中的应用研究

段建平 杭州中恒电气股份有限公司

引言

在企业财务数字化转型中使用RPA技术，可以发挥RPA技术的价值、优势，转变传统的工作模式，不断优化各项工作方式，增强会计核算、财务管理的数字化水平。

一、RPA分析

RPA属于自动化的软件系统程序，在正常运作的状况下能够全天候、不间歇性的工作，有助于减少人力资源的工作成本。并且该技术属于先进的代码程序，只需按照规则进行编码处理之后就能够精确、高效运行，大幅度提升运行效率，不会出现差错、误差，和人工操作相比效率提升明显。与此同时，RPA技术还具有开发周期时间短的特点，设计简单，可以独立运行应用，不需要改变原有的架构模式，也不需要重新开发系统接口，可任意部署在任何正常运行的计算机系统、服务器系统与虚拟机设备中。另外RPA系统在运行操作的整个过程可以动态记录所有步骤，实时进行系统监控，保证所有流程的安全、合法、合规，并且和分析工具之间、ERP系统之间相互互动，共同进行数据信息的读取、计算、输出处理等。

二、RPA在企业财务数字化转型中的价值

（一）提升财务工作效率和安全性

从RPA技术的原理层面而言，可以应用在具有可标准化、重复性的工作中，简而言之就是可以应用在具有既定规则的操作内。而企业的财务会计工作就属于强规则操作，业务流程中有大量重复性的工作内容，此类特点和RPA技术的适用条件之间具有较高的匹配度，这也证明在企业财务数字化转型中可以应用RPA技术提升工作效率。引入财务机器人，按照企业财务工作的内容、特点、流程情况等，模拟人工操作对具有明确规则、重复耗时的财务、业务进行处理，降低人工操作的误差和错误问题发生概率。从目前许多财务机器人应用案例、场景而言，财务机器人能够可以从企业的采购支付审核付款、订单发货、收款核对核销、总账到报表、资金管理等各个流程环节，都可以根据各个业务环节的要求自动完成操作，这样不仅能够提升财务机器人应用的场景，还可以节省人力资源、技术资源和时间资源，为财务数字化转型升级、为业财融合、财务职能转型提供了基础性的保障。

（二）有助于减轻人员工作压力，实现财务人员职能转型

企业在财务数字化转型过程中使用RPA技术，可通过财务机器人系统督促传统的财务管理业务流程向自动化、智能化的方向演进。通过引入财务机器人节省成本和资源的同时，还能预防人为出错，减小财务工作人员的日常工作压力和工作量。RPA技术应用的目的在于简化财务工作流程，替代传统的手工操作，以成本效益为基础最大程度发挥企业财务职能的作用，使得财务工作人员得到转型发展。例如：企业应用RPA技术之后可以转变传统的财务费用报销工作、采购付款审核支付工作、订单收款核销工作、资金管理工作，使得财务人员从之前简单重复性操作、低附加值的工作中解脱出来。尤其是拥有综合技能的财务人才还能在RPA技术的帮助下有更多时间参与到企业的业务分析活动、决策支持活动、未来发展趋势预测活动中，体现财务人才的职能效用和价值，使得传统财务管理人员从核算类型向管理类型、价值类型的工作模式转变[1]。

（三）能够增强财务职能作用

企业在财务数字化转型升级期间使用现代化的RPA技术不仅可以降低工作人员日常工作压力，还能提高财务工作的安全水平，保证数据信息的真实性、及时性、财务数据的准确性，提高财务工作质量和效果，使得企业的财务管理工作有效性快速提高。通过数字化技术，可以实现对业务的端到端的信息收集、比对，自动生成各类管理报表，通过报表自动分析异常数据和指标背后的业务动因，寻找风险点和问题点，从而为财务分析、业务提升提供数据支持。尤其是应用RPA技术属于财务数字化的软件平台，可以实现跨多系统抓取数据，根据需求生成报表，进行财务报表智能分析，实现财务通过数字分析促进企业发展的效果，提升了财务的工作效果。企业的财务数字化转型升级过程中采用RPA技术可以通过虚拟化劳动力提升各类财务管理工作的质量、业务处理的效果，从而保证整体业务的信息化发展水平。在一定程度上还能增强财务管理工作的规范化，使得各类财务业务数据信息的处理更加可靠、更加安全，改进传统的财务业务流程，完善其中的业务模式体系。在实际工作中应用RPA技术还能增强各类业务系统的集成化程度，使得企业可以优化性配置各类资源，准确掌控财务管理风险问题、隐患问题，提高各项工作的信息调控性能，创造更多的财务管理数字化转型升级价值。另外，企业在使用RPA技术期间还能转变传统的工作模式，无须人员重复、反复进行某些工作的作业，准确的进行决策分析，为企业的日常管理工作、决策工作等提供助力。

三、RPA在企业财务数字化转型中的应用措施

（一）完善财务数字化组织结构

当前我国已经开始重点关注财务数字化人才队伍建设。企业要想从真正意义上实现财务数字化转型的目的，合理运用RPA技术提升财务管理工作水平，应重点关注数字化人才团队的建设、完善，打造具有数字化技术能力、RPA技术能力的优秀财务人才队伍。首先，以财务机器人为基础的财务共享服务中心系统在企业中的运用，可以借助RPA技术提升不同业务流程的数字化水平，使得财务工作人员不再局限于传统的工作模式，而是将工作重心转移到经营管理层面、服务业务层面、决策支持层面等，在此情况下，要做好各项培训工作，引导相关的财务工作人员积极学习RPA技术的应用知识与技能。可以将日常的财务工作业务和决策支持方面、IT技术方面深度整合，参与企业的决策和战略制定工作，使得业务和财务能够相互融合。有了人才的支持，企业财务工作才能更好地向数字化方向转型。其次，建设人才队伍的过程中要求财务人员要具有财务专业技能、IT技能和管理技能，把财务团队建设成财务共享类型、业务财务融合类型、管理会计类型等综合人才队伍[2]。

（二）强化岗位职能升级

企业采用RPA技术进行财务数字化转型升级的过程中应重点关注岗位职能的升级，保证岗位职能作用的发挥。其一，要求在使用RPA技术期间强调财务参与决策，凸显财务工作在企业中的核心部门作用。要求财务工作人员在RPA系统中重点记录企业交易数据信息、现金流数据信息与其他的数据信息，各种信息全面汇总之后形成数据库系统。与此同时，要求在使用RPA软件系统的过程中从原本的财务数据向着业务大数据方向转变，使用先进的大数据技术，重点挖掘利用有价值的信息内容，为企业提供相应的决策支持。在此过程中可以使用财务机器人系统进行数据信息的记录处理、加工处理、分析处理等，实现大数据技术的辅助决策作用。其二，按照财务循环、业务循环和管理循环特点，使用RPA技术在财务工作过程中高质量采集分析数据信息、做好加工和报告工作，提升效率的同时使得财务能够和业务循环之间、管理循环之间有效融合，提供业务经营与决策管理方面的支持[3]。其三，利用RPA技术进行企业财务数字化转型，还需重点增强风险的预防与控制能力。使用RPA技术可在财务数字化转型期间分析各类数据信息与财务业务结果之间的相互关系，判断财务风险与非财务风险，事前觉察企业在财务管理工作或是其他工作中存在的风险，提出相应的应对和解决措施。

（三）RPA技术在不同财务工作中的应用

1.资金管理业务

在资金管理的工作领域中使用RPA技术，主要涉及银行对账业务、现金管理业务、收付款业务、银行回单业务等管理工作。RPA系统可以自动获取银行流水的数据信息、会计数据信息等，自动核对银行账目内容与会计账目内容，自动出具银行余额调节表等。并且系统还能自动登录到企业的网银账户，按照预先所设定的资金划转规则自动完成现金调拨、现金归集工作。对资金收入情况与支出情况动态监控。同时还可以运用RPA系统汇总银行资金支付状况，发出相应的指令，快速登录到网银系统中获得相关的银行回单，与此同时还可以在影像系统中登录，利用关键字查找相互匹配的信息，将所获得的结果利用邮件的方式发送给财务工作人员[4]。

2.总账到报表的业务

在总账到报表的业务环节中，使用RPA技术，主要流程是关账、账务处理、对账处理、报表出具等。在每个期末系统都可以自动完成每项关账任务、准确盘点现金进行银行的对账处理、完成销售收入的确认、执行应收账款的对账、核销等，一旦发现存在差异就发送预警报告。如果没有发现问题和误差就可以自动进入到账务处理环节。每天都能自动打印对账与调节表格，自主执行数据汇总、合并操作、抵消操作与数据导出操作等，所出具的报表具备模块化的特点[5]。

3.费用报销业务

企业在费用报销的过程中使用RPA技术，需要创建智能化的单据识别录入、审核工作、付款工作、账务处理与费用分析的工作模式。使用OCR技术识别发票与单据信息，分类作出汇总与传递，同时还能结合预先设置的审核逻辑、控制规则、标准自动核对报销单据内容、匹配费控规则，做好报销异常提醒的工作。完成报销单的审核工作之后系统还可以自动传递到银企直联或财资平台进行付款。付款之后按照记账规则自动生成相应的凭证，智能化完成账务处理。还可以利用系统对报销费用数据信息做出动态分析，提出异常情况的预警[6]。

4.采购到付款的业务

该工作流程中使用RPA技术可以提升发票认证查验工作、采购付款工作、账务处理工作、供应商对账工作。系统利用OCR技术方式进行请款单的扫描处理或系统自动接收来自OA等审核系统的付款审批信息，录入到ERP系统内部，按照所设定的规则运作，自动完成发票、订单和验收入库单的匹配。查验供应商所开具的发票内容，完成发票的认证工作之后就可以自动审核处理、录入信息并且付款。付款以后信息导入总账开展相应的账务处理。按照提前所规定的对账时间操作系统查询供应商范围，导出之后发出对账提醒邮件[7]。

5.订单到收款的业务

该业务环节中使用RPA技术应重点提升销售单录入、变更等环节的智能化，增强发票开具、返利管理、收款到账管理、订单发货、收款核销等工作。根据预先设定的规则自动完成收款确认、核销工作。订单到收款的相关业务环节使用RPA技术还可以通过数字化系统自动收集各类订单数据信息和订单内容，以便于财务管理人员结合订单的实际情况编制收款方案、完善收款报表，提升财务管理的数字化水平。

除了上述几点，RPA技术在企业财务数字化转型中的应用建议之外，还需要注意RPA机器人应用期间可能出现的问题，例如：可能会发生难以处理和应对的异常事件，主要是因为RPA财务机器人在运行操作期间都是以预先所设定的规则作为基础，一旦业务场景和规则之间出现不符的现象，机器人就很难做出准确的判断与分析出现的异常事件，在此情况下，财务部门和相关监管部门就应重点结合异常事件做出人工干预，对机器人使用的局限性问题做出应对。同时还需设置配套的跟踪管控机制模式，不再依赖于固定的财务数据处理流程，而是设定非常明确、明晰的规则，结合业务流程变化重新进行RPA机器人的部署和设定，提升系统运行的稳定性与可靠度。

结语

综上所述，企业在财务数字化转型过程中使用RPA技术不仅能够提升工作效率、降低人工成本，还能提升企业的财务分析水平、输出更有利价值的建议，提升业务管理水平、防范风险。因此，企业应重点关注RPA技术在财务数字化转型中的运用，打造专业的人才队伍、改善财务工作组织架构，标准化财务处理流程，利用先进的RPA技术提升财务业务工作的数字化水平、智能化程度。