基于SWOT分析法的远程办公管理研究及展望

贾 思，韩佳莹，李 凌

(1.内蒙古财经大学 资源与环境经济学院，内蒙古 呼和浩特 010070；2.呼和浩特市第二中学，内蒙古 呼和浩特 010021)

一、引言

随着社会的进步，科学技术的不断发展，互联网行业逐渐进入蓬勃发展时期。由于互联网行业自身的特殊性，相应的管理、组织模式必然与传统企业产生一定的差异。同时，通讯技术的进步为远距离信息传递及线上沟通提供了可能。远程办公作为一种更加适应企业发展变革，提升企业竞争力的新型管理方式应运而生。2020年新型冠状病毒肺炎疫情爆发后，全国各地企业组织工作受到阻碍，为了有效控制疫情，避免人员流动、交叉感染，更多的企业开始安排员工在家进行远程办公以保证企业工作正常运转。公众对远程办公的关注迎来了高潮。

(一)远程办公的定义

远程办公可分为“远程”和“办公”两部分，主要是指在互联网、物联网、云计算等背景下，通过第三方软件、网站等工具，实现非传统办公地办公，主要包括在家办公、异地办公、移动办公等模式。远程办公是一种工作形式，它可以使员工拥有灵活的工作时间和工作地点，也就是用通讯工具取代到工作地点通勤。许多人会选择在家工作，也有人喜欢在咖啡厅或其他地点工作，这些人就被称为游牧工作者或网络通勤者。从广义上看，远程办公是指企业在公用网络建立一个临时的、安全的链接，从而保障远程客户、公司下级组织、合作伙伴及供应商等同公司内部网络系统进行安全的数据传输，同时可以保证公司全方位的日常办公需要，包括访问内部数据库、文件服务器、获取内部邮件等。

(二)远程办公的内涵演变

远程办公的概念于1975年首次被Nilles提出，他认为，远程办公就是在传统工作地点外进行工作[1]。Grayetal在此基础上又给远程办公赋予多种灵活的工作模式，认为所有远离雇主的工作方式都为远程办公[2]。Bailey 和 Kurland将远程办公定义为员工在传统的办公场所之外借助电脑或其他信息技术设备与企业进行信息传递和沟通[3]。随着电子信息技术的发展，Gajendran和Harrison又进一步丰富了通讯互动的对象，将远程办公定义为员工在传统办公场所之外，使用电子媒体与企业内外的人进行互动并完成其他相关工作安排[4]。此外，Verbeke，Schultz，Greidanus 和 Hambley又从地点和频率的角度丰富了远程办公的内涵，认为远程办公应该是在家、在远程办公中心或在办公室以外的其他地点进行工作，且每周至少工作一天[5]。崔旭认为，由于早期通讯与信息技术仍处于不成熟阶段，因此远程办公仍停留于理论层面。而20世纪90年代随着科技和互联网的兴盛和普及，信息和通讯技术的应用又加入远程办公之中[6]。远程办公正式进入我国企业管理应用中是在2003年“非典”时期，马云带领的阿里团队在全体员工隔离期间开始尝试线上远程办公，而2020年新型冠状病毒进一步让线上远程办公成为企业工作管理的重要方式。

二、基于SWOT分析法的远程办公管理分析

SWOT是一种策略性分析方法，通过对被分析对象的优势、劣势、机会和威胁等加以全面综合性评估与进一步分析得到最终结果，通过企业内部资源、市场外部环境的有机结合来更深一步地确定被分析对象的资源优势和劣势，了解其所面临的机遇和威胁，从而在战略与战术两个方面进行调整以保证被分析对象的实施以达到所要实现的目标。SWOT分析法又称为态势分析法，是一种能够较为准确和客观地分析和探索一个企业现实情况的方法。SWOT分别代表：strengths(优势)、weaknesses(劣势)、opportunities(机遇)、threats(威胁)。

(一)优势

1.降低办公成本

远程办公最大最突出的优势就是减少了办公成本。建立一个较为合理的远程办公模式，不仅可以降低运营成本，而且可以大幅度提高工作效率[7]。在互联网背景下，远程办公可以建立网络环境，超越时空、地域等限制，节省大量的资本[8]。租赁办公场地或办公设备在企业成本支出中占很大比例，为了使企业内部沟通更加便利，公司管理者不得不将所有部门都安排在同一管辖区域内，无法根据业务需求不同来分来选择更适宜的、性价比更高的办公场所。远程办公给企业内部沟通交流困难的问题提供了一个较为方便可行的方案，只需使用手机、电脑、视频终端等移动设备，就能在移动远程办公条件下建立高清视频连接，给企业对办公场所的选择提供了更大的空间，让企业向布局多元化、低投入化、去中心化时代迈进[9]。更不需要公司支付其相应的设备维修和日常开销。实验统计，用邮件、远程办公等方式进行公司间内部交流代替传统的纸质信息统计工作，信息搜集管理的费用支出几乎为零，充分体现了远程办公可以降低办公成本。

2.提高工作效率，提高员工工作灵活性

远程办公是人们生活工作的一种较为理想化状态，工作人员可以在任何时间、任何地点进行工作。有研究对48个不同职业工作人员进行调查发现，当员工使用远程办公完成工作任务时，员工所感受到的自身的工作自主性和灵活性将得以提升[10]。面对我国人口不断增加的压力，新时代的年轻人在远程办公的基础下，可以资源共享、灵活快捷的支配时间，从而实现办公自主化[9]。除此之外，在线远程办公对工作效率的提升也被有效证实。远程办公可以使办公时间无限延长，减少了早晚高峰通勤时间所导致的时间消耗，员工可以有更多的时间和经历用来合理的安排工作任务，从而更好地完成工作任务，提高工作效率[11]。远程办公还减少了工作对家庭的干扰,从而成为解决工作-家庭平衡问题的办法之一[12]。

3.便捷程度高，保护环境

员工上下班使用的交通工具将产生巨大的能源消耗。据统计推测，到2050年，每个家庭将会至少有一辆车，地球上100亿人口将配备至少30亿车辆，若员工均采用私家车出行，那么交通压力可想而知，对环境的污染也会日益严重[13]。而随着远程办公的大规模使用，不仅可以缓解交通的压力，还能减少交通事故的发生频率，给我们的家园还以更美丽的环境，是未来城市发展的重要趋势。

(二)劣势

1.信息安全风险大

随着信息时代的到来，互联网技术的不断发展，在方便信息传输和沟通的同时，网络系统的信息漏洞威胁也不断增加，信息泄露问题逐渐成为企业管理的重点问题之一。如果没有较好的信息保密和管理体系，则可能出现信息传输失败、遗漏、错误的问题，甚至可能给企业其他竞争对手窃取商业机密以可乘之机，严重危害员工工作效率和企业发展。

2.生活与工作边界模糊

由于远程办公不限工作时间和工作地点，这无疑使员工工作时间无限延长，同时也削弱了工作日和休息日的区别。员工生活和工作的边界逐渐模糊。一些员工甚至面对着随时回复信息，时刻准备工作的巨大压力，可能导致较大的家庭矛盾冲突[14]。有研究认为，在线远程办公本质上属于一种变相的工作要求，这种工作渗透到了员工的非工作领域，从而可能会对员工家庭生活造成一定的干扰，一定程度上降低了员工的幸福感[15]。

3.管理难度大，员工参与感低

远程办公不利于企业对员工进行管理和控制。由于办公地点不一致，企业管理者无法有效地了解到员工工作情况和工作效率，无法对远程工作者做出较为公平、全面的绩效考核。同时，沟通的限制可能或多或少地使信息传输效果下降，导致我们与信息接收者之间的理解和接受程度无法统一。此外，一些对社交需求加强的人可能因此失去一些参与感和归属感，员工缺少与公司同事、管理者之间共同处事的机会，可能导致双方默契度和凝聚力下降，对企业文化的理解和认同也会有所缺失。

(三)机遇

1.增加网络连接，维系员工情感

长时间远程办公所导致的沟通限制，导致员工间感情逐渐疏远，互动减少，参与感降低。因此利用互联网技术，采取较为合理的网络沟通策略，使员工拥有较为安全的信息传递、意见表述、情感表达的通道，更加自由地表达自己的情感变化和价值需求。在互联网背景下，通过便利的远程办公系统来克服地域差异的阻碍，使其成为员工间建立良好连接，提供更多相互交流、维系情感的方式。

2.数据化管理，科学管理员工

在信息时代互联网背景下，大数据分析成为当今时代特征。大数据应用能够发掘员工的工作潜力，及时收集整理员工信息，优化企业人才组织构建，实现企业人力资源管理的网络化，从而提升绩效管理的工作效率[16]。改善传统人力资源管理模式，利用大数据分析体系，创立新型远程办公管理模式，从而使各员工能力与其岗位更匹配，增强企业与员工的远程办公效率和积极性。同时，科学管理远程办公还有助于吸收优秀人才，为一些不在相同城市、地域的人才进行异地办公管理提供了渠道，也为特殊人群提供了很好的工作途径。

3.及时反馈，提升管理感知度

企业管理者很难了解到员工的工作效率及其对公司的满意程度。基于互联网技术背景下的远程办公方式给予了一个较好的平台，员工可以通过远程办公管理系统来进行反馈，及时地进行工作汇报、问题反馈等信息的传输。从而提高企业管理者的管理感知度，进一步优化远程办公系统和制度，提升员工归属感和工作体验感。员工幸福感的进一步提高也会提升工作效率，更好地开发和培养自身潜能[17]。

4.自主化管理，组织管理便利

在远程办公中，每个员工既是工作者，也是领导者，具有高度的自治权利。独立的工作任务、工作时间可能增加了一定的工作难度，但是对于个人自身组织管理能力的提升也有着极大的帮助。传统办公模式使员工过于依赖企业管理者监督管理，员工工作积极性差，无法实现企业组织结构立体化。而远程办公所带来的自主管理权力，可使员工在一定的规章制度基础上进行自主安排时间、合理安排工作，从而缓解不断僵化的官僚主义形式，增强企业管理的灵活度。同时，这种新型组织管理模式因为层次简单，信息传递直接方便，从而使企业管理者能尽快地了解信息所反映的问题并及时解决[15]。

(四)威胁

1.受条件限制较大，缺乏沟通

部分工种、工作，例如建筑工地、医疗护士、铁路交警等等依靠远程办公完成比较困难，所以地域调节的限制是否可以通过远程办公来缓解还需要根据不同的情况进行具体分析。同时，由于在线远程办公时间较为松散，员工具有沟通不稳定性，人际关系不再像传统办公模式下的亲密、默契，关系逐渐淡化。如果团队中有一部分人在家远程办公，那么在办公室办公的人可能会渐渐忘记与远程办公人员进行分享信息，远程办公人员也会因此逐渐失去参与感。因此，定期的办公室交流是十分有必要的。

2.不利于公司创新发展

远程办公在某些方面的确可以提高工作效率，但是从团队任务来说，远程办公的过程中忽视了团队协作，也有降低工作效率可能。同时，公司的创新发展需要一个面对面的非正式的交流场合，人们在面对面交流沟通中才能产生思维的碰撞，在生活中探索创新。如果脱离公司进行远程交流，长时间地进行互联网办公，那么企业员工间的交流习惯及氛围感都将逐渐淡化。远程办公员工无法像传统办公室工作者那样进一步连接，难以发挥企业间团队协作能力，也缺少了员工间相互学习共同进步的机会。

3.干扰性较强

由于远程办公的工作地点不固定，受外界因素影响的几率较大，可能不能够全身心投入工作之中，会影响工作进程，不能按时完成工作要求，从而产生一定的厌烦情绪，造成管理失调，组织涣散，也会造成一定的团队凝聚力消散。远程办公者最初都认为远程办公可以带来便利，可以因此兼顾事业与家庭，但事实却不是这样。家庭成员的突然召唤或者朋友的突然到访都会成为让他们注意力分散的可能[18]。

三、互联网背景下远程办公管理建议策略

综合来看，远程办公是一把“双刃剑”，既会带来很多积极和影响，也可能带来很多威胁和挑战。在疫情常态化之下，大部分企业都将体会到远程办公利弊共存的特点。因此，今后企业在利用远程办公模式进行工作时，必须趋利避害，尽可能地把其优势发挥到最大化。

(一)设置专门管理部门，创新绩效管理制度

管理部门、政策制度等应随着时代发展的变化而更新升级。为有效应对远程办公管理的统筹、及时解决远程办公过程中出现的问题，企业可以设置一个专门的管理部门，可以及时解决远程通讯故障问题，提出相应应急预案，尽快恢复工作，保证工作任务的顺利完成。除此之外，由于远程办公的自主管理特点，企业管理人员无法及时了解员工的工作完成情况、工作过程、工作效率等等，只能直接通过最终工作成果进行业绩考核。这可能会造成临时完成任务导致工作完成度低的现象，甚至可能会出现成果抄袭等问题。

管理者也应该转变管理思维，利用互联网有效地管理远程办公员工，鼓励员工自己制定一些具体、详细、切实可行的目标，并依靠目标完成度来进行产出管理，利用大数据分析整理的数据来了解远程办公员工的工作进度和工作状态。可采用“云打卡”、每日工作情况汇报等方式增强远程办公的仪式感和纪律性。绩效考核以其中统计数据为基础，以最终结果产出为导向，进一步强化远程办公的积极作用，提高员工效率。

(二)创新员工培训方式，给予适度补贴和关怀

远程办公员工即使不在传统办公场所办公，也仍需要定期的培训和提高。由于远程办公的特殊性，传统的员工教育培训方式已不再适用。企业应合理利用互联网技术，适当改变学习培训内容及考核方式等，运用线上教育及线上考核等方式代替线下面对面的教学模式。学员可通过互联网线上系统进行学习资料的分享、学习心得交流等活动。远程教学培训方式既可以提高员工学习效率，又可以促进员工间的交流合作，有利于营造良好的企业文化，在提升员工工作能力的基础上，增强远程办公员工对公司领导关怀的感知。

此外，企业也应更重视远程办公的工作情绪和状态，加强企业人文关怀。适当补贴远程办公员工的个人成本，比如电脑配备、维护及在家办公消耗的水电费、网络费等等，防止部分员工因设备问题或减少支出等原因影响工作。企业领导者应与员工保持一定的沟通和联系并及时进行疏导和援助[19]，从而缓解远程办公员工工作时间过长或难度过大所导致的情绪失落、压力过大等问题。

(三)开展多种活动，培养团队集体感

远程办公员工除了日常的工作沟通外，还应该有更多的线下交流活动，例如团建、年会等等。工作之外的交流活动是企业员工间社交需要的重要方式。在传统办公模式中，大部分公司通常选择设置下午茶时间来给员工一定的休息、沟通的机会。但随着远程办公人员的增加，企业员工之间进行共同交流沟通的时间逐渐减少，从而可能导致团队成员感情疏远、信任度减少，造成归属感丢失。因此，企业管理者若想更好地管理远程工作人员，除一定的职务权力外，还应该注重以品德、能力服人，加大情感联系，增强人性化管理。应多开展一些线下聚会活动，让员工之间更加了解更加熟悉，从而增强团队默契度，形成强大的凝聚力和信任感，促进工作效率进一步提升。

(四)加强网络安全的防范

远程办公管理最重要的就是对网络系统的管理。远程办公就是建立在互联网背景之下的，如果企业远程办公系统出现故障，将会对整个办公流程产生阻碍，降低办公效率，甚至会造成信息泄露等问题，对公司的发展造成严重的影响。因此，企业若想保障远程办公的健康发展，就应该建立一个安全、快速、可靠的工作系统，信息技术部门时刻监管防护，确保系统的安全、网络的畅通。不断升级改进系统防火墙，保证重要信息的安全传输。

四、结语

随着人工成本的逐渐增加，员工权益日益高涨，未来，远程办公将成为一种新的办公模式，作为传统集中办公的有利补充，企业应提高对远程办公的重视，促进远程办公在我国长期发展。2020年新型冠状病毒疫情期间，远程办公成为许多企业不得已而为之的选择，而这也足够使人们感受到远程办公的便利和优势，开始习惯于这种工作模式。长期来看，远程办公不只是这次疫情的选择，也是未来办公模式的必然趋势。未来的远程办公模式也不应再局限于云视频会议、文档协作等方式，还需要全方位的企业管理系统，使业务流程实现电子化、数字化、智能化。

在互联网和高新技术不断发展的今天，地理因素将不会再成为企业管理工作的阻碍。疫情期间可能导致大部分企业和员工被动选择远程办公，但是相信随着对远程办公研究的深入，更多公司将会主动选择在线远程办公，利用这一工具更好地完成企业管理，促进公司发展。相信在不远的将来，远程办公管理将会焕发出更强大的生命力。