大型公立医院合同管理模式探讨

2021-12-04翟辉辉ZHAIHuihui刘斌LIUBin周瑞ZHOURui

医院管理论坛 2021年10期

□ 翟辉辉 ZHAI Hui-hui 刘斌 LIU Bin 周瑞 ZHOU Rui

随着医改的不断推进，大型公立医院各项业务发展迅速，对外签订的合同数量也大幅增长。国家层面对合同管理提出了具体的要求，《卫生部关于进一步加强经济合同管理工作的通知》(卫规财发〔2010〕89 号)从建立健全经济合同管理制度，建立经济合同事前控制制度，审核经济合同的重点内容，加强经济合同执行过程的监管，完善经济合同的归口管理，建立责任追究制度6大方面提出了合同管理的要求。《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(财会〔2015〕24 号)和国家卫健委《关于印发公立医院内部控制管理办法的通知》(国卫财务发〔2020〕31 号)也从内控的角度提出了实现合同归口管理，建立并执行合同签订的审核机制，明确签订合同的经济活动范围和条件，有效监控合同履行情况，建立合同纠纷协调机制等具体的要求。大型公立医院为了满足管理部门的监管要求，也为了管理好自身数量庞大的合同，必须要建立全生命周期的合同管理模式，管理过程覆盖合同立项、合同会签、合同签署、合同履行、合同终止以及归档的全生命周期，同时管理责任务必落实到科室和个人，这样才能满足医院内控的要求，兼顾合同流转效率和合同风险规避。

合同管理存在的主要问题

1.合同管理制度不完善。大型公立医院在《卫生部关于进一步加强经济合同管理工作的通知》(卫规财发〔2010〕89 号)文件的要求下，结合自身发展需要，已经逐步建立合同管理制度，但由于合同管理涵盖内容广泛，且数量庞大，医院内部合同管理现状各不相同，部分医院缺少覆盖合同全周期的管理制度[1-2]。

2.合同操作层面存在问题。部分医院合同管理没有统一的归口部门，分散在医院的各个职能部门，由于各职能部门本身管理水平不一致，造成了合同管理的标准不统一。例如签署合同数量多的科室，合同管理相对规范，而签署合同数量少的部门，合同管理水平与其他部门存在差距[2-3]。

3.合同预算管理不到位。预算管理是现代医院管理制度中的重要环节，部分医院合同事项的预算并未直接纳入合同管理制度中，这就容易产生个别合同超预算执行的问题，致使管理部门不能及时发现合同执行中的问题和风险[4]。

4.合同收支统计不全面。大型公立医院的合同管理系统功能并没有统一的要求，因此部分医院的合同管理系统是孤立的系统，未与财务系统等其他业务系统互联，合同收付款的会计记录不能在合同管理系统里统计，造成医院对按量结算合同的最终付款金额统计不全面，甚至可能打乱财务部门资金使用计划，对医院正常运营产生影响[4]。

合同管理的关键环节

1.合同分级管理，责任到人。管理责任不清晰是工作中最容易产生问题的环节，因此合同管理的关键是要分清责任，结合医院自身的管理架构，根据合同分级管理的职责划分，将管理责任既落实到具体的科室，更要落实到具体的经办人，从而保证每一份合同都有专人负责，出现合同管理问题时，能够追溯到具体的责任人。以我院为例，我院每一份合同均指定一个具体的负责部门，同时负责部门会指定一个合同经办人。负责部门是合同主要业务内容的履行部门，可以是医院职能处室或临床科室，对合同的日常履行负责。合同经办人负责合同起草、会签、日常履行及异常上报、归档等，是合同管理的第一责任人，具体负责合同的全周期管理工作。合同负责部门的正职负责人和二级归口部门负责人负有监管义务，出现管理问题时，合同经办人、合同负责部门正职负责人和二级归口部门负责人根据各自职责共同对合同承担责任。

2.借助合同管理系统，提升合同管理效率。为了保证合同管理制度的实际执行效果，提高合同会签效率，保证合同全周期管理，大型公立医院应采用合同管理系统，系统功能应涵盖合同的全周期管理，包括合同签署前的会签管理，签署后的履行管理，终止后的归档管理等方面。合同管理系统能够固化管理流程，对合同管理事项全程留痕，便于厘清责任，提高管理效率。

以我院为例，在合同管理系统启用前，我院采用线下纸质会签的方式，一份合同经过会签流程后，会签意见会出现在合同会签表和合同草稿中，整理保存难度很大，一年累积的含有会签意见的纸质合同草稿有一人多高，非常不便于保存。在启用了合同管理系统后，所有会签意见均以电子版的形式保存，大大提高了存储效率，还能大幅提高合同会签流程的效率。我院以往纸质合同会签表只能由经办人按顺序送至各会签部门审核，会签流程是单线程进行，整个会签流程平均需要2 周时间，而启用合同管理系统后，合同会签流程采用线上方式进行，部分环节可以多部门并行审核，会签流程变为多线程同时进行，大大提高了会签效率。经过不断地优化流程，我院的合同会签流程平均3 个工作日完成。

3.业财融合，全面预算管理。通过合同管理系统和财务系统的对接，使医院合同管理做到全面预算管理，完善医院内控制度，真正实现业财融合。根据《关于印发公立医院全面预算管理制度实施办法的通知》(国卫财务发〔2020〕30 号)的要求，实现预算数据直接从信息系统汇总提取，减少人为干预。同时合同管理系统应涵盖收付款计划管理、收付款信息采集、合同执行情况汇总分析等功能。在合同会签阶段，合同事项的整体预算额度，合同的收付款计划均已录入合同管理系统中，并经过财务部门的审核，一旦合同签署生效，相关的信息与合同电子版一起同步至财务系统，财务部门根据预算和收付款计划审核每笔收付款业务，并将实际收付款记录回传给合同管理系统，以保证合同管理系统能够掌握合同运行情况，满足各类统计需求，为医院后续决策提供支持。

合同管理模式设计

1.完善合同管理制度。大型公立医院应根据《中华人民共和国民法典》并结合自身运营的实际情况，制定合同管理制度，制度应涵盖合同管理的全周期，包括合同的立项、合同的会签、合同的签章、合同的履行监督、合同的归档管理等。在完善管理制度的同时，还应指定负责医院合同统一管理的部门，明确合同统一管理部门和各个管理部门各自的管理责任，例如我院制定了合同的三级归口管理模式，即医院层级合同管理部门、二级归口管理部门和合同负责部门三者相结合的管理方式。医院层级合同管理部门为经营管理办公室，负责医院全部合同的统一管理，管理内容包括合同的法务审核、合同签署流程管理、合同电子归档、编号管理、重大合同纠纷处理等；二级归口管理部门主要负责合同的业务审核、会签、履行监管、纠纷处理、合同归档等；合同负责部门是合同的具体执行部门，负责合同的起草、日常履行及异常上报等。通过三级归口管理的模式，既满足了医院合同统一管理的需求，又保证了合同业务内容管理的专业性。

2.设立合同专员。为了配合大型公立医院合同统一管理模式，提高合同管理水平，医院各部门应根据业务需要，设置专职或兼职合同管理人员，专门负责合同管理工作。医院可以定期组织合同专员进行业务学习和培训，以提高医院合同管理水平。例如我院规定二级归口管理部门配合医院层级合同管理部门的工作，设置专职或兼职岗位负责与医院层级合同管理部门进行业务对接。通过合同专员的形式，快速有效的落实医院合同管理方面的规章制度。

3.加强合同签署前管理。合同关系到签约各方的共同利益，一经签订即具有法律效力，不能随意变更，因此合同管理的重点应放在合同正式签署前，避免由于合同内容审核不细、把关不严给医院造成损失。为了做好签署前管理，应从合同立项、合作方资质审核、合同采购管理、合同分级管理、合同会签流程、合同文本修订、合同签章等环节进行规范。

3.1 合同立项。大型公立医院应加强合同立项管理，针对合同事项进行充分讨论，对合同事项预算进行审核，具备条件的还应进行可行性论证。

3.2 合作方资质审核。合同管理部门需审核合同对方的主体资格、经营范围、履约能力和代理权限等，涉及专项资质的，还应邀请对口部门协助审核资质。对不符合法定条件或不具有履约能力的，医院不能与对方签订合同。

3.3 合同采购管理。大型公立医院应根据采购相关法律法规，完善采购相关规定，确保在合同签署前已经履行了适当的采购流程，避免出现违规采购问题。

3.4 合同分级管理。大型公立医院应对合同进行分级，根据合同金额、合同性质、合同年限等划分出重大合同和普通合同，普通合同根据合同涉及的业务内容进行合同会签，对于重大合同在会签的基础上，还应提交院长办公会决策，涉及“三重一大”的事项，还应同时提交医院党委会决策。

3.5 合同会签流程。大型公立医院合同签署前需经过会签，根据合同业务内容决定参与会签的部门，各部门主要依据自身职能对合同的相关内容进行审核。例如所有涉及收付款的合同均应经过财务部门、内部审计部门的审核，科研项目涉及的所有合同均应经过科研管理部门审核，等等。

3.6 合同文本修订。合同会签过程中，参与会签的部门会提出不同的修改意见，这些修改意见由合同的具体负责部门进行汇总，并与合作方商谈修改事宜。如果合作方同意修改，则按修改后的文本定稿；如果合作方不同意修改，则需要由合同的具体负责部门汇报给主管院领导，由主管院领导组织相关部门召开讨论会，决定最终的修改方案。

3.7 合同签章。合同经过会签并定稿后，还需要在合同盖章环节严格把关。首先需要明确合同的负责部门的审核责任，由相应部门的合同专员负责核对合同文本；同时还应要求合同必须经过院级领导签署后才能签盖，通过上述方式确保最终盖章生效的合同与会签定稿的合同文本保持一致。

4.合同履行管理。合同的履行管理是合同能顺利完成的基础，因此公立医院必须加强合同履行管理，明确管理责任，每份合同均应明确具体的负责部门和负责人，完成合同规定的义务，及时办理收付款，为合同业务的顺利完成打下基础。合同履行中的重点是收付款管理，尤其是非固定结算金额的合同，合同实际履行中的财务收支记录应在合同管理系统中进行汇总统计，以便医院根据合同金额进行后续决策。

5.合同纠纷解决。对于合同执行中产生的纠纷，发现后应立即上报医院合同管理部门，由医院合同管理部门统筹协调处理进程，涉及重大合同的纠纷还应经过医院聘请的律师事务所审核。医院层面统筹纠纷处理过程能够有效规避医院内部各部门信息共享不及时的问题，保证医院内部协调一致。例如我院实际发生过一个案例：某公司为我院多个科室提供科研方面的技术服务，在为A 科室提供科研技术服务时发生了意外，按协议约定公司应承担赔偿责任，虽然该技术服务项目标的仅十几万元，但A 科室与该公司协商处理时，公司仅承认违约事实，但不愿按约定赔偿损失，几次协商未果后，科室才将纠纷上报医院。医院经过梳理，发现该公司与我院多个科室有合作，并且还有两个科室准备与该公司签约，合同正在会签流程中。鉴于该公司出现消极履约的情况，我院及时暂停了会签流程中的合同签署，并通知已经签约的科室关于该公司的风险提示，通过院内各科室的共同进退，让该公司意识到了问题的严重性，最终自愿依据协议承担违约责任。