高校仪器设备共享平台建设的有效途径探析

陆 威

(闽南师范大学,漳州 363000)

近年,国务院发布了《关于强化实施创新驱动发展战略进一步推进大众创业万众创新深入发展的意见》(以下简称《意见》),其中在加快科技成果转化方面有特别之处,要促进仪器设备开放共享,探索仪器设备所有权和经营权分立机制,对于财政资金购置的仪器设备,探索引入专业服务机构进行社会化服务等多种方式。 在国家大力推进大型仪器设备开放共享理念的背景下,高校、科研机构、企业等都开始摸索互惠、互利的仪器设备共享之路。

随着社会经济和科学技术的不断发展,国家对高校教育经费和科研经费投入比重日益增加。 可以说,专业的科研仪器设备及大型贵重精密仪器设备的购置已逐渐成为高校和研究机构资产购置的重点。 但是,就目前此类仪器设备的使用及运行情况而言,存在利用率不高,研究方向、使用人员单一等现象。 如何才能高效地利用、管理、开放好这些仪器设备,合理地配置资源,让它们在教学、科研和社会服务中充分发挥作用,实现共享,是一个亟需解决的现实课题。

一、高校大型仪器设备运行存在的共性问题

(一)仪器设备购置前期的论证不充分,存在着重复采购的现象

随着国家对科研的重视,高校逐渐加大对科研项目的投入,大型仪器设备和科研仪器设备的购置比例不断提高,以确保学校教学、科研领域的顺利发展。 无论是资金上的扶助,还是政策上的放宽,都让大型科研仪器设备在采购权限上较之以往有很大程度的“放松”。 但同样,采购权限的放宽及这种采购自主性的增大,往往会提高采购的随意性及不严谨性,从而造成设备的重复购置及闲置浪费等现象。 高校的仪器设备通常是按照不同学科、不同研究方向、不同科研团队的需求来进行采购、使用与管理。 在缺乏行之有效的购置论证及信息沟通的情况下,高校内各单位对拟采购的设备从某种程度上来讲,只要经费充足,经费主管单位许可,符合政府采购管理规定即可进入常规采购环节。 因高校经费来源不同,下拨时间、使用时限不同,加之审批职能部门不同,各单位在采购仪器设备时,大多从自身实际情况考虑提出购买需求,这在一定程度上会存在购置重复的现象。 在缺乏学校总体的仪器设备采购的综合性的全局性的考虑,高校的设备采购往往出现了同类型仪器设备的重复购置现象[1]。 同时,高校仪器设备购置过程中,因主管单位不明晰、经费下拨及回收时限等客观原因,也会让采购设备单位无法做好充分的前期调研、论证准备,造成因时间限制出现突击采购或是盲目采购的情况,从而导致了设备和经费的双重浪费。

(二)采购信息平台功能单一,缺乏有效的整合机制和良好的资源共享观念

虽然国家在大背景下提倡资源共享,并大力推动其发展,但因资源共享观念起步慢,且相对的开放信息平台单一,缺乏新兴传播媒介的帮助,无法实现快速、便捷的信息交流与相关信息查询。 目前的设备采购,依然依托的是传统的、人工的、纸质化的手段,采购前期的论证及采购需求离开了网络化、动态化和信息化的管理及推行模式,很大程度上影响了仪器设备实现共享的进程。 此外,在高校内,大部分的科研课题或是研究项目,是个人或团队申请而来的,因此,通过科研项目资金采购而来的仪器设备,相对注重个人使用的便利性和资产独享的局限性,从而使仪器设备对外开放程度和与他人共享度都很低。 加之,校内缺乏职能部门对仪器进行利用率监管和及时、有效的跟踪、调配的管理制度,不能通过宏观调控合理统筹校内设备使用,也在很大程度上影响了仪器设备的共享。

(三)资产产权与使用权的混淆,使单位占有变成所有,无法开通共享路径

大型仪器设备和科研设备较多情况下是因科研、教学实验等定向需求而购置,在课题申报、设备申购、财务核算都相对独立的前提下,由各院系及科研团队或个人根据实际情况进行采购、使用和管理的,大多实行的是分散采购和管理。 受局限观念影响,从某种程度上来说,为了自身便于使用仪器设备,很多单位对此类仪器设备的使用和管理是较为封闭的,仅限制在局部范围内,并且将自身课题组申购的设备视为团队或是个人所有,实际使用上限于仪器采购者或所在院系教学团队使用,对外开放力度和范围很小。 即使是课题研究的闲置时间,管理的安全责任问题、借用程序、使用权限等问题,也导致了设备使用单位为避免不必要的麻烦而不愿意将仪器设备对外开放使用。

(四)在考核方面,对科研及大型仪器设备缺乏行之有效的考核机制

要实现仪器设备共享的前提首先应该是要有可共享的设备基本信息。 其中,最为重要的是设备使用者或是拥有者愿意“分享”。 然而,这种“分享”仅仅靠口头鼓励和提倡显然不够。 一方面,对现有大型仪器设备缺乏行之有效的责任激励机制,造成了部分科研团队不愿共享仪器设备的现状。高校大型仪器设备的日常使用、维护与管理是不计入管理者的工作量和考核评定中的,与工资、绩效发放不挂钩,使得管理者与使用者存在做多做少都一样的思路。 加之仪器设备价值高,存在操作风险等原因,在既无奖励,又需承担设备损坏风险的情况下,很多院系自动回避了仪器设备共享的可能;另一方面,学校对大型仪器设备的利用率检查没有落实到实处。 高利用率的仪器设备和低利用率的仪器设备在后续考核评定上,没有一个最终奖惩机制,形成了“干多干少都一样”的局面,以致出现了好的设备频繁使用,不好用的设备无人问津的现象。

针对以上设备使用局限性,无法有效实现共享的现状,本文从借鉴国内外已实行且取得成效的大型仪器设备共享模式入手,遵循“统一规划、分块建设、集中管理、开放共享”的原则,在优化整合学校教学资源的前提下,提出几点推进仪器设备共享,解决仪器设备重复购置、利用率不高问题的建议与意见。

二、推进大型仪器设备共享的有效途径探析

(一)科学规划,创建共享模式,培育共享理念

实现大型仪器设备的共享是件好事也是件难事,需要在一个全局性角度,从学校层面入手去统筹、去规划,合理将各环节工作分工好,尽可能从源头开始避免重复购置或是购置低利用率设备的可能性。 首先,学校在总体规划上,应由职能部门,如教务部门、科研部门、校办、资产管理部门等联合成立一个校级大型仪器设备管理机构——校级大型仪器设备管理中心(简称中心)。 其主要工作职能是围绕学校学科、科研建设,整合各学院、各科研平台的优质资源,了解学校教学、科研未来的主要研究方向;在使用单位提出购置专业的科研仪器设备和大型仪器设备需求时,中心应组织专家研讨、论证,从全局的角度提出一个相对严谨、科学的设备购置方案。 在此方案中,需求单位可根据各自需要提出科研设备和大型仪器设备的申购需求,其中可涵盖设备功能、用途、技术指标、技术参数等。 由中心汇总收集后,组织专业教师、技术人员对设备购置的必要性、重要性,以及购置后设备使用达到的效果进行合理论证和探讨,保证购置后的设备使用能完成教学、科研的需求以及实现共享后能获取社会效益和经济效益。 此外,确定能购置的设备,在购置后应继续跟踪、统计设备实现开放共享的程度、投入使用及产出的经济效益、社会效益。 一经论证审核通过的项目,由中心做好顶层设计和设备购置规划,并制定出相应的具体使用、管理、共享方案。 这样,从购置的源头上整合好各方的实际需求,利用好来源不一的经费,从根源上杜绝同类科研仪器设备和大型仪器设备重复购置、实际利用率不高的现象。 成立的校级仪器设备管理中心,将原先由学院分散采购、分散管理的传统模式改变成“以资源整合为主线,仪器共享为核心”的学校集中统筹、合理规划的新模式,为实现仪器设备的共享提供基本保障。

(二)全方位构建多格局的大型仪器设备共享方式

首先,建立一个服务模式多样化、功能信息完善的仪器设备共享平台,前提是对符合共享条件的大型仪器做好基础信息收集和登记工作,这是实现共享的基本前提。 依托现代网络方式、媒体宣传等传播方式,将大型仪器的基本信息,如规格型号、基本功能、技术指标、操作方式、存放地点、开放时间、使用条件、费用等多方面信息公开,加大校内各单位、地方其他高校、科研机构,甚至校外地方企业的联系,分层次、多形式地实现全方位仪器设备的开放、共享使用[2]。

其次,在可实现仪器设备共享的前提下,依据不同需求可尝试多格局的开放渠道与方式。 其一,小型科研项目和实验。 用户向中心提出常规申请后,根据预约程序进行直接使用。 根据仪器设备的共享信息,遵循仪器设备使用情况的具体安排和自身预约排队情况,在特定的时间里使用仪器设备;其二,非预约情况下的快速使用。 对于突发或较为紧急的科研项目和实验等,可以申请加急使用,避开常规情况下的预约申请程序,灵活调整仪器设备使用,保证项目的顺利完成;其三,重大教学科研项目的长期使用。 应该根据实际情况,合理安排好仪器设备的常规使用;其四,提供纯服务的模式。 这一种方式针对的是实验简单但用时较长的项目,用户不具体使用仪器设备,只需要最终某个数据或是数值。 这种情况下,设备所在单位具备完成该项目的条件及能力,用户可直接申请仪器设备所在单位提供服务。 换句话说就是,仪器设备的使用、操作由设备所在单位的专业技术人员进行,在用户规定时间内完成该项目,并将申请者所需的数据、结果提交,即完成该项目。 以上四种模式,是根据用户不同需求使用仪器设备,既合理充分利用了学校的科研仪器设备,又可通过有偿使用设备进行创收,在调动管理者积极性的同时,又达到了设备最大程度共享开放使用的目的。

当然,对于每种仪器设备开放渠道与方式的申请,仪器管理中心无论受理与否,都应给予及时的回复。 在不明确每个申请占用的时间长度后,各项应设施的负责人根据实际情况来计划安排仪器设备的具体使用时间。 一个合理有序的规划,是实现仪器设备共享的良好保障。

(三)建立合理的设备有偿使用评估考核体系

仪器设备实现了共享,意味着该设备的利用率得到了极大的提高,那么随之而来的则是,仪器设备的高频使用后带来的仪器设备的运行维护、配件更新换代,以及开放共享相应增加了管理人员的工作量。 因此,想要持续地开放使用仪器设备,必须建立合理的有偿使用机制及对仪器设备、申请用户等综合考核评估体系。 这样,一方面,有利于规范仪器设备的使用管理工作;另一方面,有助于调动管理人员与使用人员的积极性,从而极大地激发仪器设备共享的程度。

首先,考核体系里的核心是设备,对设备的评估直接决定了仪器设备开放共享的长度和深度。从日常角度来看,在对仪器设备的使用年限与使用频率上可以将设备进行分级,即分为先进的、常规的和落伍的[3]。

其次,考核体系里人的因素。 建立一支高素质、高水平、人员相对稳定的设备管理队伍,是大型仪器设备共享工作顺利、持续开展的基本保障。 在搭建仪器设备共享平台时,应鼓励高职称、高学历的专业技术水平强硬的教师参与其中,吸收热爱开发项目的人才建设管理队伍。 一方面,有利于前期重大科研项目的论证。 他们能明确规划仪器设备的采购、配置、分配使用、开放共享的可实现性;另一方面,专业性强的教师及人才更了解设备性能,加上专业教师定期组织对管理人员和使用人员的业务培训,通过学习新技术新知识,帮助他们提高业务水平,从而减少设备损坏,对提高设备使用率上有很大的益处。 只有学校重视设备管理队伍的建设,多方面创建、打造结构合理、高水平的管理队伍,才能从根源上保证大型仪器设备更好的开放共享。

最后,用户的体验是测量仪器设备是否较好完成仪器设备共享的依据。 良好的用户反映是我们用来衡量仪器设备是否能实现共享的重要依据,是保证仪器设备共享进入良性循环的重要组成部分;效果不佳的用户体验则可作为改善和提高仪器设备共享的重要依据。 因此,作为仪器设备共享的最初申请者和最终体验者,建立用户感受登记评分制度,通过具体量化服务指标,如申请便利性、反馈时效性、使用细节、服务环节、最终效果等系列参数,来对单项仪器设备共享完成的满意度测评打分,是非常必要的工作。 此外,在项目进行时,通过仪器设备实际使用时间与计划安排的可用总时间来计算,来评估设备的使用率,以此作为下一轮设备购置的判断数据。

大型仪器设备共享平台的建设是一项庞大而繁杂的工程,需要学校从上而下的支持,以及各方的配合。 在实际运行中,应以政策制度为根本,良好的激励机制为保障,用户需求为目标,并结合多格局的运行模式,从而最终实现大型仪器设备的共享。