仪器设备档案管理的思考

文/宁夏大学教务处 王金花

一、仪器设备档案管理的任务

仪器设备档案管理工作的主要任务是在仪器设备的计划、购置、验收、保管、使用、维护、改造直至报废等全过程，实施有效管理，优化配置，保障安全和完整，提高仪器设备综合效益，保障教学。科研工作的正常进行。包括计算机主机、显示器、音响、投影仪、幕布、多媒体柜等设备。

仪器设备档案主要是仪器检测和各种设备做好仪器设备档案管理工作，促使仪器设备有效、及时、合理使用。

二、仪器设备档案管理中存在的问题

（一）仪器设备档案管理没有健全。在现行的仪器设备档案管理制度中，虽然对仪器设备保管范围和使用年限做了规定，但有些制度条款没有细化，如仪器设备具体归哪些部门管理、哪些部门出具验收报告和报废范围没有具体规定，致使仪器设备管理人员收集材料概念模糊，属于报废的仪器设备仍然留存；仪器设备档案日常管理中未办理交接登记手续，只是口头通知，出现问题相互推诿，极大影响了仪器设备的使用价值和经济价值。

（二）仪器设备档案使用不高。直接影响了仪器设备的管理，从而降低了设备和使用效率。由于疏于管理，有些仪器设备长年被私人拿回家，有些仪器设备发生丢失或被盗，使用单位不用验收新进仪器设备。调拨时好很多随机文件材料丟失，无法形成一整套的设备档案资料，影响了这部分设备的正常使用。仪器设备在使用维修中的记录不全，导致无法有效掌握仪器设备的现状，从而无法合理使用。

（三）传统的管理思维在仪器设备档案管理工作中仍然起主导作用。仪器设备档案材料均由仪器设备管理人员手工整理。未能建立信息化管理系统，无法实现信息共享。现有落后的管理模式无法对各种仪器设备的型号、价格、功能等信息进行及时、全面、系统的整理和分析，无法实现对仪器设备的动态管理。影响了设备的使用效率。

（四）仪器设备档案管理人员参加相关培训极少，业务知识相对缺乏，仪器设备档案人员的业务素质直接影响到仪器设备的管理水平。仪器设备档案管理人员的专业知识缺乏，现有的管理方式和经验较为落后，往往是在借鉴其他人员工作经验的基础上。结合个人观念，解决工作中出现的问题。仪器设备管理人员的管理经验与理论知识双重匮乏，加之对仪器设备档案管理重要性认识不够，基本无法适应现代信息化、标准化、制度化的管理要求。

三、仪器设备档案管理问题的对策

（一）要配备政治思想好，工作负责，廉洁奉公，并具有一定业务能力人员担任仪器设备管理工作。要充分考虑此项工作的重要性，保证管理人员相对稳定，不要频繁更换。要经常对其进行职业道德教育和业务培训，使他们热爱本职工作，不断提高管理水平，为教学、科研做好服务工作。

（二）建立健全仪器设备的各项规章制度。建立仪器设备档案验收记录。如：无论使用何种经费采购的仪器设备，到货一个月内，必须进行严格的技术验收。在验收合格后，办理入库手续。精密、贵重仪器和大批量仪器设备由设备处和使用单位一同验收。验收要做好以下环节：严格按合同要求及技术文件规定，逐项检验测试功能，技术性能是否达标，全机运行是否正常。做出结论后，确定验收，并填写统一规格的验收报告。验收过程中，如发现破损、质量不合格、技术指标不符合要求等情况，由采购单位负责和供货商交涉处理退、换、补及赔偿手续。仪器设备维修记录，仪器设备使用记录，要严格按规程进行操作，并做好运行记录，建立档案。仪器设备要建立完整的技术档案。提供资料查询工作。技术资料包括：维修使用说明书、技术、图纸、线路图、操作规程、安装说明、检修履历单、产品出厂的装箱单，技术资料、验收单、合同复印件等。从可行性论证、购置、验收、调试、运行使用、维修维护直到报废整个寿命周期的记录和原始文件资料。

总之，仪器设备档案管理是一项非常重要的日常工作，做好档案工作需要大家共同努力，要从根本上解决档案管理工作中的问题，档案管理人员要积极探索现代档案管理的新模式，努力提升档案管理手段，不断促进档案管理工作的发展，全面提高档案管理水平。