集团企业招投标采购平台业财一体化问题研究

2021-11-30徐晨

大众投资指南 2021年25期

徐晨

（浙江海港大宗商品交易中心有限公司，浙江舟山 316000）

根据浙江省发布的相关文件，省属集团企业陆续启动电子招投标采购平台的构建，以实现招投标采购管理的线上化、标准化和高效化。集团企业集中招投标采购平台建设有利于推动集团治理体系和治理能力现代化，有利于规范和管控集团各层级招投标采购活动全过程，实现高效管理、公开透明、增收节支的总体目标。

一、集团企业招投标采购平台财业一体化具体内容

（一）平台业务模式概述

集团企业电子招投标采购平台业务模式主要有以下几方面：一是搭建基于信息化架构的综合性电子招投标采购平台。以正常招标业务和询价竞价采购为主，主要涉及合同管理、供应商管理、审批监管、CA数字认证等模块。二是构建集采平台，上线与集团财务系统相连接的网上超市，满足固定资产、办公用品、低值易耗品等多元化采购以及废旧物资处置、设备租赁的需求。三是推出互联网+供应链金融服务，发挥平台大数据优势，挖掘客户需求，提供融资租赁、保险等金融服务。

在招投标管理模式下，招标方、平台方、评标专家、投标方在平台完成招投标全流程，在线上实现招标公告发布、投标方购买标书、抽选评标专家、网上投标、网上开标、专家网上评标、中标公示、定标的全流程信息化招投标管控，招标全过程留痕，通过移动CA解决方案、移动APP等模块，实现招标过程阳光、便捷。

在询价竞价采购模式下，采购单位根据项目分类和制度要求，在平台发起采购商品询价操作，采用定向或不定向询价方式，发布询价要约，组织潜在供应商进行报价，由采购单位进行线上评审，形成电子化评审报告，实现询价的流程化管理。相对简单且竞争性强的采购项目可直接采用竞价方式，以最低价快速选定供应商。

在网上超市模式下，平台可对接京东、苏宁等第三方平台接口，支持供应商上架商品并发布，用于采购办公用品、福利用品、配材耗件等日常商品。采购单位选择商品并提交生成订单，双方通过网超平台完成货物买卖交易。集团可利用规模化采购优势与大型电商公司谈判获取商品价格优惠，采购单位在网超采购第三方平台商品时实现价格优惠和订单实时传递。极大地减少集团内对于日常物资采购的人力、精力投入。

在废旧物资拍卖以及设备租赁模式下，供应商可根据物资品种发布场次信息或是上架设备信息，由平台审核后对外发布。采购单位则按需入场参与竞拍或是在对比设备价格、型号等信息后通过平台选择租赁商家。

在供应链金融模式下，平台基于真实的业务成交数据，对接金融机构，引入低成本资金，以应收账款保理或反向保理的方式，帮助上游中小供应商快速方便地申请融资，解决其资金周转问题，延长集团下属各采购企业的付款期限，使资金运用效率最大化，同时可对采购企业的应付账款进行有效管理，降低财务成本。

（二）平台财务管理内容概述

目前，平台业务模块中融入的主要财务管理模式有：一是针对保证金的收退，电子招投标采购平台系统通过与银行的协作，引入银行虚拟账户。虚拟账户可用于开标前投标人保证金的缴纳，开标时业务人员对保证金到账情况的获知，开标后中标人服务费的抵扣以及未中标者的保证金退回。二是平台支持基于不同银行的网银支付、快捷支付以及主流的第三方支付等。系统通过与银行系统以及第三方支付平台的接口进行对接，于付款方在经平台确认订单时，自动跳转出网银支付界面或是第三方支付界面完成资金的划转。三是集成对接国家金税发票管理系统和财务系统。平台在完成订单收款时和银行的实际收款情况自动对账，审核通过后，将明细传入金税发票管理系统，生成发票结算清单，提交至财务系统，继而生成凭证，从而取代手工制作凭证的传统方式。四是设立全流程在线财务审核。财务人员在交易平台设有登录窗口，用于审核平台中与资金相关的业务活动，从而促进财务在业务全流程中的监督管控能力。五是可追溯全程记录。以平台大数据为支撑，财务人员可通过平台系统模块以及银行交易记录对项目进度、费用收支等详情进行准确查询、跟踪和追索。

相较于传统招投标业务模式，集团企业招投标采购平台业财一体化优化了原本财务处理流程繁杂，审核不够规范，手工操作量大且错误率高等问题。对信息技术的合理应用，有效地理顺了企业相关工作流程，使企业内部控制更加合理规范，提高了整体工作效率。

二、电子招投标采购平台业财一体化财务管理缺陷

构建集团统一的招投标采购平台，有利于规范和管控集团各层级招投标采购活动全过程，实现高效管理、公开透明、增收节支的总体目标。但在平台业财一体化实现过程中还存在以下问题需要解决。

（一）平台建设数字化问题

平台业财一体化建设中的数字化问题主要包括对平台系统安全性、可靠性、易用性以及可维护性的要求。其一，平台财务管理子系统涉及整个招投标采购流程的所有财务往来，其数据的重要性可想而知。如过程中由于安全性能薄弱以致系统被非法攻击或是系统的稳定可靠性得不到保障造成数据泄露、丢失或者差错，将会给企业带来不可估量的经济损失。其二，平台业财一体化系统被学习、理解及使用的要求较高，设计难度较大。即需使企业相关人员只经过短暂培训即可掌握该系统的使用，无须强大的计算机操作水平。其三，平台系统要求在发生任何需求变化或者系统升级时，改动操作简单且维护成本低。

（二）企业内部结构不科学，内部管理体系不完善

从内部机构设置层面来说，主要为不科学的机构设计和不合理的权责分配可能导致机构功能重叠、工作人员推诿扯皮，严重影响平台运行效率。从内部管理体系层面来说，主要有相关制度仍按照原有的传统模式制定，对于现行平台业务的管理缺乏完善性和具体可行性，实际工作中较易被忽视。在平台设立初期，经营模式尚在逐步探索阶段，有些制度制定比较宽泛，过程中执行力度差，规范性不足，没有起到良好的约束管理作用。有些制度在责任认定上不明确，导致各部门在业务处理中易产生分歧，影响部门间的沟通和协调，增加了沟通成本，降低了工作效率。

（三）人才队伍短缺，财务人力资源结构性不足

财务人员由于岗位相对封闭，对新技术和业务的理解存在局限性。传统财务经验认知的局限以及财务人员与业务人员、技术人员沟通协作的缺乏导致信息不对称从而使企业的财务信息化管理出现问题，严重影响了企业的经营环境，阻碍企业稳定发展。集团企业招投标平台信息化的建设，需要财务人员从财务转型的角度考虑业财活动。目前，对于招投标采购平台的有效运作而言，综合性技术人才仍较为缺失，人才队伍建设尚未满足平台业财一体化发展的需求，对处于高速信息化建设中的平台运作产生了不利影响。

三、集团企业招投标采购平台业财一体化的改善建议

（一）建立健全平台系统维护管理体系

健全平台系统维护管理体系，明确责任中心。一是建立网络“病毒”的防范机制，构建防火墙与防毒墙，设置访问控制与身份验证等；二是完善系统运维制度体系，确定如系统开发商、平台技术部门以及硬件供应商等运维责任人，切实确保好软件、硬件的有效运行；三是采取容灾备份制度，规范备份管理工作，合理储存历史数据保证数据的安全性；四是全面加强用户及平台工作人员的沟通和培训，提升用户体验的同时进一步促进相关人员的系统操作能力和保密管理能力。

（二）完善组织结构，加强内部控制

根据平台业务模式的不断创新发展，需要企业在不同发展阶段及时调整、更新组织结构及内控体系。首先，要合理设置机构。根据平台的运营模式，设置相关配套部门，避免治理结构在设计与运行方面存在缺陷。其次，严格职能分解，明确职责分工。企业设置配套机构后，应根据平台内容合理地分解各机构职能，对相关岗位进行具体分工。在明确职权和岗位分工过程中，应当体现不相容岗位相分离原则。分离决策审批与执行，执行与监督检查等内容。明确财务监管职能，保证财务信息与业务信息之间的真实性及时效性。最后，完善内控制度。把预算管理作为企业发展的出发点，根据公司战略发展规划，研究制定互联网平台的预算管理制度。通过预算管理对发展计划进行统筹安排，合理分配资源，确保资金的充分有效利用。

（三）提升财务人员综合素质

面对时代发展和科技手段的不断进步，财务体系将不可避免的卷入转型升级的趋势中。要服务好集团招投标采购平台，必然要经历系统升级、财务人员技能提升再造等过程。财务培训要更面向基层大众化，教育的形式也应更多地跳出本职业技能提升的局限，要让财务人员和业务人员、技术人员加强互动交流，丰富职业内涵，突破岗位认知的局限性。同时，要鼓励传统财务人员通过参加培训、进修等方式融入平台业务工作，实现职能转型。财务人员在平台建设过程中可以深入各业务环节，利用专业知识推动业务模式设计的科学化，加快财务与业务的融合。