关于智慧校园背景下的高校档案管理探索

严唤唤

（山西农业大学信息学院，山西 太谷 030800）

目前，在信息时代的迅速发展下，陈旧的高校档案管理方法已经无法满足学校全面掌控各项信息的需求。为此教育部将智慧校园写进全国教育信息化工作要点，可见智慧校园已经成为新时代的标志，且被众多高校所采纳。建立智慧校园既不能缺少高校档案馆的智力支持，也可以使档案馆的馆藏更加多样化。因此，为了更好地管理海量信息，所以，对关于智慧校园背景下的高校档案管理的探索是非常有意义的。

一、高校档案管理工作的价值

在20世纪末国内的各大高校扩大招募后，高校面临了新生猛增的情况，为此档案资源的数量也随之增长，进而导致高校档案管理的工作压力倍增。档案资源的主要功能是社会、组织及个人的记录，其主要通过影像、图片、文字等资源进行记载，同时，这些文档记录是为各大高校的未来发展以及策略所提供的数据。因此，促进高校档案管理的主动性有利于帮助学生找到有价值的资料，并在一定程度上增加了高校档案管理的价值［1］。

二、高校档案管理中存在的问题

（一）对档案的重视程度不够

长期以来，各级管理层对档案管理工作的认识存在误区且不够重视，许多底层教育单位并未制定归档文件的明细及执行档案，并且档案管理人员的工作态度不够负责，只是做一些管理、类别整理、接收等分内工作，忽视了档案管理工作。同时，还有大部分在搬迁过程中没有处理好文件材料，导致大量珍贵的材料丢失，严重影响了档案的完整性。同时，高校教育在内容更加丰富的形势下，使档案资源的信息量显著提升且多样复杂，但是许多高校在档案管理的工作中目标不明确，处理档案方式不科学。因此导致档案的编目编号、分类组卷、收集、生成、归档等规范程度低的现象，难以全面反映学习的教学质量及教学管理水平。

（二）对档案管理的水平不高

在高校档案管理中的工作人员大多是没有经过专业知识培训的，并对档案的管档要求、材料收集、归档、整理等业务尚不熟练。而且大多的档案管理人员身兼数职，没有足够的时间去做档案管理工作，从而降低了归档材料的准确度和归档材料未能及时进行补充的问题，导致归档材料不能完全真实地反映本人的现实情况，进而影响了归档管理工作的质量［2］。

（三）对档案管理工作经费不足且参与度不高

物质基础是档案管理工作不可或缺的，必须要安排一部分经费投入其中，一方面是用来将库房里面放置档案的设备进行填充，确保有足够的经济条件保管档案，另一方面是用于从事档案的研究工作，提高档案的管理水平。然而不仅有些高校只注重科研建设却对档案事业的经费投入不足，还有些高校并没有将档案工作列入经费规划中，即使列入的高校，所占比例也完全满足不了档案管理工作所需。另外，由于对档案管理工作的宣扬程度小，在社会上知名度不高，所以很多人并不了解档案工作的性质及内容，档案利用产生的经济及社会效益还没有被大众所认识。

三、健全高校档案管理的三个方面

（一）健全高校档案管理组织体系是前提

1.建立高校档案工作领导机制

根据2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》第三条规定高校档案管理工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强档案管理，并成为学校整体发展的一部分。以及第五条明确指出高校档案工作由高等学校校长领导，其职责分别是：第一，对于该校档案需按照国家的法律法规进行管理，并按照国家的制定政策进行工作。第二，学校的前景发展包含档案管理工作，并与学校的其他工作站在同一位置。第三，构建全面的与学校的规模相应的档案管理机构。第四，在高校档案管理中的奖罚机制与另外重要的问题。这些规定的建立为更好地做好高校档案管理的重要基础保障。在建设智慧校园的过程中，从事档案管理工作需要耗费大量的人力、物力、管理工作的展开以及管理人员的配合等等，档案作为高校的基础工作必须要在领导的支持以及和各部门的合作中才能得以发展。

2.设置合理的高校档案管理机构

档案管理机构的合理性直接影响了档案管理工作各项是否有效落实。目前大多数的档案室是被作为业务和教辅部门，是属于学校办公范畴内的，但是在目前的信息时代下很难做到全方位管理以及数据的控制，并且难以确保数据的准确率、完善度以及实用性，档案系统结构较低从而限制了档案机构的管理人员数量。同时，这些专职的档案员不仅要展开档案在每条条例和每个部门的工作指导，还要做好档案的整理、收集等一系列的事务性工作。然而在采集档案信息资源及探究档案管理方式方面明显不足，进而导致档案的价值及档案机构影响力的削弱。根据《高等学校档案管理方法》精神，具备条件的高校应建设独立的档案馆，实现管理人员、管理费用及归档工作的独立性［3］。同时，为了强化管理职能及提高归档人员的行动力，建议学校明确对档案馆职位的要求，增强对学校各部门在档案工作进行指导和监督的工作力度。

3.建立档案管理人员队伍

高等学校档案管理工作的基本制度是部门建立归纳档案制度，通过其制度提高归档人员的行动力和主动性，进而实现合理有效管理，提升归档工作的质量。因此，需要构建全校内的归档工作人员的工作要求体制，以此确保每个院系、职能部门都具有专业素质强的归档人员。除此之外，要加强对归档工作人员的专业技能训练，提高归档工作人员的整体素养，从而更高效地配合全职档案员做好档案归纳、整理等工作，从根源控制好档案工作的质量。通过构建由各单位归档工作人员、归档馆及归档工作委员会组成的三层互联网管理机构，能够将归档管理策略、条例渗透到高校的每项工作，高效管理数据的构成的每个环节，使归档管理工作实现全方位的管理格局，以保障馆藏的资源多样化。

（二）健全高校档案工作制度体系是保障

1.健全档案工作管理制度

《中华人民共和国档案法》第十三条明确规定各级各类档案馆，机关、团体、教育事业单位和其他构建的归档机构，需要构建合理的管理条例，以便于对归档数据的使用；配备应有的设备，保证归档记录的安全性；引进前沿的科技，促进归档管理的前瞻性。根据其规章制度结合本校实际的规定纲领，需要制定能够起到一定引导性和限制，且鞭策作用的制度。制定程序要合法合规，清晰简洁，便于开展档案管理工作［4］。

2.健全档案工作业务规范

根据《高校档案管理方法》所包含的11大类结合本校实际定制的档案管理规范，有利于归档馆对学校集体档案的控制。同时结合各院系、相关部门规定每个部门数据资源的管理范围时限，从根源控制归档文件资源的质量及数量，有利于各单位归档管理员的整理工作。

3.健全档案工作队伍管理制度

高校建立档案的各单位兼职档案员、归档馆及归档工作委员会组成的三层互联网管理机构可以充分体现其价值和作用，每一部门都应制定有针对性的工作要求。并且，通过构建和三层互联网工作职责，将归档工作渗透到学校的每个角落。同时，根据《高等学校档案管理办法》的严格要求，应将其责任明细到归档馆的各个部门及其具体的归档人员上，建立归档管理员的考试机制，进而提高兼职档案员的自主性。

（三）建设高校档案信息服务体系是目标

1.把高校档案馆建设成学校信息资源中心

智慧校园从最初的基础建设到现在的综合运用过程中，产生了各种类型的信息内容，怎样利用、管理并使其发挥真正的作用，成了各高校档案管理的难题。基于此，归档馆要在参与智慧校园的建设中，树立档案观，设计好顶端，进而建设智慧化的档案管理消息平台，使档案管理系统可以和学校的各项系统做好无缝连接，实时掌握学校各系统的数据。将档案采集范围扩大到学校系统中学生基本成绩表，并将智慧校园中学校和各单位部门的互联网系统和数据记录库纳入，全面的掌握数据内容资源。建立档案安全系统不仅可以确保档案的真实性及完整性，还可以将归档馆建立学校的数据资源中心。

2.拓展高校档案信息服务方式

在智慧校园的环境下将传统的被动服务模式变为主动，进行具有准确性和特点的数据信息服务。首先，应当主动地转变相关人员的服务观念，让专兼职档案管理员摆脱对传统方式的依赖，避免信息化建设工作形式化。其次，要将可以依据信息所提供技术的优势，实现对归档数据资源的有效使用的正确理念输入到工作人员的思想中。

3.建立信息服务的评价体系

档案管理工作对高校而言有着极其重要的意义。例如，学生档案中包含学生的在校成绩、表现、所获奖项等内容，而高校前景的发展过程档案包含了学校的建校经历、各个时期所出台的规章制度等。因此，为提高高校归档数据的有效利用，确保校内师生能够有效利用，所以可以将部分未涉及隐私的归档数据进行公开，以此满足大众对归档数据的使用需求。同时，归档管理部门应设立归档数据的评价体系，并让在校师生参与且评价，其可以针对当下的档案管理机制提出意见或建议，有利于高校归档管理部门知道自己的不足，从而进行创新并提升归档数据的准确度。

综上所述，目前在高校管理档案上仍然存在对档案管理工作不重视、经费不足等问题。因此要提高高校档案管理应从建立健全的组织体系、制度体系及服务体系三个方面入手。同时，也要做好归档管理的安保工作，并积极地提升专兼职管理员的素质和自身工作效率，以此更好地提升高校档案管理制度，为以后构建更完善的智慧校园奠定基础。