浅析区级卫生健康委员会行政审批类档案管理

谭笑怡

（南京市玄武区孝陵卫社区卫生服务中心，江苏 南京 210014）

一、引言

审批类档案是行政审批过程中自受理到决定中形成的具有保存价值的文字、图片及其他各种形式的原始档案记录。它既是行政机关及相关执法人员总结和研究行政许可案例的主要依据，也是复议机关和审判机关判断行政许可决定是否合法规范，是否成立的重要依据。卫生健康委员会行政审批类总的来说分为行政许可、奖励、确认、给付、处罚、强制及其他六大类，基本涵盖了审批职能业务的方方面面。由于审批职能的特性又与大、中、小型公共场所及医疗执业机构，各个发展时期事项的安全审查紧密联系，因此档案的管理显得尤为重要。它是制定及决策工作标准等方面的科学依据，是指导医疗实践并协调各项工作正常运行的参考资料。科学规范地管理档案，可再现管理服务医疗机构的工作业绩和管理水平，同时也对基层医疗机构建设及发展，监督大、中、小型公共场所具有重要参考价值。

近年来，各级政府对各种类型档案的整理、保存工作愈加重视。区级卫生健康委员服务的对象大致可以分为两类：一是，多而小的诊所或门诊部；二是，数量庞大的大、中、小型公共场所；三是医疗卫生从业人员，通俗来说就是“医生、护士”，整体涵盖了从业的机构及从业的人员从注册到执业再到注销的过程，并实时为卫生监督执法提供证据，对界定具有法律意义上的合法执业有现实重大的证据意义！在疑似发生医疗纠纷或事故之后，对于求证机构或个人是否具备医疗行为资质，此类档案的管理将更加受到重视。现如今，在国家医疗改革的过程中，各级卫生行政管理部门都对基层医疗的发展鼓励“放开”，为医疗发展创造宽松的营商服务环境，建立更生态的发展体系，为前来申请办理行政审批事项的公民或企业法人提供规范、便捷、高效的服务。

与此同时，在互联网及计算机应用的影响下，国家卫生健康委员会办公厅、国家总医药管理局办公室全面推进医疗机构、医师、护士行政审批类事项的电子注册以及电子证照申领。本文通过介绍区级卫生健康委员会行政审批类档案管理现状，阐述加强此类档案管理的重要性与必要性，结合现状发现存在的问题并提出解决的方法。区级卫生健康委员会行政审批类档案管理关系到区级医疗机构及大、中、小型公共场所的监督、管理特有的特征。

二、区级卫生健康委员会行政审批类档案管理工作的基本要求

（一）行政审批类档案完整性及延续性

完整性是档案管理最重要的基本原则。行政审批类档案对于法人，记录着审批对象自申请（备案），到每年校验，直至注销，尤其是各种对于法定代表人、医疗机构执业地点、主要负责人、诊疗科目等关键信息的变更；对于个人，记录着审批对象自首次注册，到每一次主要执业机构、执业范围等事项的变更，以及每一次的资质或技术备案。

因此，我们要将保证审批对象的档案数据齐全作为起点，分类明确，将更名的对象集中存放，不致分散和遗漏，维护卷宗的完整；其次，要尽量保持审批对象发展的历史沿革，不能人为地割裂，使档案工作具有“空间上”的完整性以及“时间上”的完整性。以备任何阶段，甚至机构注销后，医师、护士离职后，就诊患者的“溯源”，各级行政、法律机关的查阅。

为促进依法行政，增强行政管理活动的透明度，提高行政效能，玄武区卫健委结合实际，讲求实效，不断推进行政审批改革的力度，2019年1月，按照“三集中、三到位”的原则以及市卫健委行政审批要求，所有行政审批事项由一个科室（法监科）负责，全面履行审批职能。目前7大类行政审批项目，全部集中到行政服务大厅统一受理，实行一站式服务。做好行政工作的终点和溯源就是档案工作的规范。

进一步加大简政放权，让老百姓在家门口就能办成事。4月21日，区委编办、区司法局、区行政审批局联合下发了《关于对赋权清单征求意见的通知》，通知涉及玄武区卫健委许可服务类权限下放街道5项、行政处罚类权限下放街道41项，征求各个区委是否适合下放意见。我委收到通知后，进行了认真研究，提出5项许可服务类和29项行政处罚类权限事项下放街道建议，区委区政府已进行研究，拟于近期实施。

（二）行政审批类档案安全性、规范性

安全性是档案管理的“生命线”。行政审批类档案在上文中已经阐述了它是记录审批对象自申请（备案），到每年校验，直至注销的完整过程记录，是判断法律主体责任是否依法执业的依据；对于个人，档案记录着审批对象自首次注册，到每一次主要执业机构、执业范围等事项的变更，以及每一次的资质备案。因此它的存在以及保存的期限，是查对其历史沿革的唯一参照。尤其是这些档案涉及申请单位及公民的机密或隐私，通常只有一份孤本，况且这些档案是永久留存，其价值往往越大。若是由于社会和自然的原因，档案材料遭到损毁不可避免，人为遗失便是较大的失误了［1］。

推进档案信息标准化、安全化建设。全面梳理委内相关业务信息系统和档案评价信息数据源，按规定要求及时报送档案信息和“双公示”信息，加快与市档案办联合奖惩系统的对接和应用，逐步扩充法人、自然人档案信息报送范围。将档案信息安全保障纳入委信息安全体系整体建设，严格执行信息安全管理规范与制度有关要求，强化相关工作人员安全意识［2］。

档案管理从来不是孤立的工作，各个档案管理系统之间有其关联的网络性。将档案文件统一规划、统一管理、统一协调，实行档案管理工作的规范化，使得档案信息资源可以随时随地得以共享，更好地反馈监管单位及行政主管单位，甚至应用于法律案卷及法律经典案例的研究，也更好地保障着人民人身及财产的安全［3］。

随着卫生健康委员会行政审批类档案管理现代化进程的不断发展，目前卫计委全面推进电子化注册以及电子证照（包含医疗机构、执业（助理）以适、护士），并且已广泛应用，南京市卫健委行政审批与政务服务信息系统的积极推进将现代化技术应用于行政审批档案管理中，大大提高工作的效率，提升现代化管理水平。

三、区级卫生健康委员会行政审批类档案管理工作的特点

（一）审批对象处于不同阶段，区级卫生健康委员会行政审批类档案所起作用不同，具有不同的价值。由于审批对象不同，管理方式也有不少差异，但是不用于一般的档案管理过程，只要是档案审核中的材料要件，具有凭证价值，均需收藏。为其本人、行政主管部门及法律监管机构控制和使用，也为记录审批对象的历史沿革留下痕迹。

（二）卫生健康委员会行政审批类档案是在审批对象形成着的活动过程中产生的，反映其全部的历史及其是否合法开展诊疗活动的事实和数据。随着近年来国家和省“放管服”改革部署和要求，协调推进社会办医疗机构跨部门审批、诊所备案制改革试点等政策措施的贯彻落实。贯彻国家和省在自贸试验区开展“证照分离”改革全覆盖试点的实施方案，牵头细化卫生健康领域23个事项工作举措。持续开展“减证便民”，消除审批服务中的模糊材料，减少烦琐环节和手续，严把合法性审核关口，不得以备案、年检、认证等形式变相设置实施行政许可或增加证明材料，进一步消除制约卫生健康改革发展的政策壁垒。因此，在档案整理中保持档案的来源联系的做法至关重要。

（三）行政审批档案管理对加强“互联网+监管”，归集行政许可、行政处罚等涉企信息有重大意义，推进政务服务事项标准化。严格落实清单制度，做好卫生健康政务服务事项清单行政权力事项清单、公共服务事项清单、“不见面审批服务”清单、市场准入负面清单等清单管理，实行动态调整并及时向社会公开。推进卫生健康政务服务事项实施清单标准化，遵循最小颗粒度原则，推动全省同一事项业务办理项、受理条件办理流程、申请材料等要素标准化，推动实施清单“四级N同”，为“一网通办”奠定基础。

四、管理实务

（一）档案资料的收集

对审批对象申请的行政许可、行政奖励、行政给付、行政处罚、行政强制及行政其他几类工作产生的资料进行全面的接收进库工作，并按照法人、申请人进行设置独立档案盒便于查阅。

（二）档案资料的整理

在接收入库前，档案管理人员应当对档案进行案卷质量检查，对档案进行查漏补缺，对不贴合要求的材料进行指导和帮忙整理。按照档案管理制度，建立健全资料接收、整理与管理体系，切实做好档案资料的整理。

（三）档案资料保管保护

档案管理员应定期对档案的数量及保管桩孔进行检查，填写记录；对档案资料库的温湿度进行调控，及时除尘、消毒，并进行安全检查，避免出现事故。

（四）档案资料的统计

建章立制，做好日常统计工作，按照上级要求及时报送数据。

五、结论

区级卫生健康委员会行政审批类档案管理工作对于申请对象既是服务也是监管。对于法人，记录着审批对象自申请（备案），到每年校验，直至注销的完整过程，尤其是各种对于法定代表人、主要负责人、诊疗科目等关键信息的更改；对于个人，记录着审批对象自首次注册，到每一次主要执业机构、执业范围等事项的变更，以及每一次的资质备案。保护好申请对象的档案是对社会诊疗行为监管的重要手段，便于法律监督机关及时查对是否合法执业。反之，在面对患者不合理或非法诉求时，档案中合法合规的资料也是保护审批对象的法律武器。

档案工作是为领导决策服务、为基层工作提供服务的，最重要的是服务质量的要求。如今，档案已经不仅仅是纸质载体更加载了电子载体，方方面面都面临着机遇和挑战。针对区级卫生健康委员会行政审批类档案管理工作的特点和要求，本文提出具体的、针对性的措施，对于提高管理水平，强化档案管理，丰富管理理论内容，促进现代化建设，具有一定的应用价值。