信息化视域下高校档案服务的升级

李 媛

（山西农业大学信息学院，山西 太谷 030800）

当前，高校的档案管理工作内容随着高校扩招逐渐增多，而高校的档案管理工作涉及的内容较多，如何在信息化时代对于高校的档案服务进行升级已经成为目前高校需要解决的最重要的一项任务。所以，对于信息化视域下高校档案服务的升级方式进行探讨有很大的现实意义。

一、建设信息化的档案服务的重要性

建设信息化的档案服务是指档案管理机构通过现代的信息技术对于已有档案的信息化加工，包括对于信息的搜集、整合和使用。所以，我们可以看出档案信息化主要有两个内容，一方面是狭义的信息化，指的是将纸质档案中的内容进行信息化录入管理，即对于档案信息自身的信息化建设；另一方面是广义的信息化，档案上主要记录着个体在社会生活当中的经历，与社会实践息息相关。广义的信息化指的就是将档案内容和社会中的经济、政治和文化内容相结合后，对于结合后的综合信息进行信息化处理。所以，打造信息化档案服务在个体的社会实践活动当中有着十分重要的意义［1］。在当前大数据时代的影响之下，档案信息在社会交流当中起到重要的作用，发挥了很大的社会效益。同时，档案信息还可以与社会上其他的信息记载方式，比如图书等方式结合使用，为人们提供更好的服务，这一过程可以看作是狭义信息化转变为广义的一个经过。所以，狭义信息化和广义信息化之间也是相互连接的，唯一的不同就表现在其表现形式之上，其中的内容还是一样的。

二、当前高校档案服务工作中存在的问题

当前，我国的科学技术有了较大的发展，被运用到社会的各个行业当中。人才是我国发展的重要驱动力，而高校作为人才培养和人才聚集的主要根据地。所以，进行高校档案服务的改革具有很强的现实意义。但由于当前科技在档案服务管理方面运用时间较短，导致这其中存在诸多的不足之处，主要表现在以下几点：

（一）缺少进行信息化档案服务工作的意识

当前，高校的档案管理和服务人员的工作意识还没有得到有效提升，还停留在传统的管理和服务理念当中，并没有随着信息化时代的到来而发生改变，还只是重视纸质档案的管理，信息化档案管理服务建设还未得到他们的重视。这就导致高校的信息化的档案管理和服务工作创新和发展较慢，甚至出现没有改善的现象［2］。同时还存在着高校的档案管理室中存在着缺少档案，档案收藏较少，无法完全满足师生对于档案的需求。在较长的一段时间之中高校都没有对于自身的档案服务建设给予高度的重视，还是保持将政治建设作为学校建设的主要工作，对于服务意识和方式没有及时更新，这在很大的程度上就严重地阻碍了高校档案服务现代化的进程。所以，在当前的高校档案服务当中即使已经开展了信息化建设，也就会出现很多的问题。档案管理和服务的工作人员没有与时俱进的服务理念和意识，也会对建设信息化档案服务的进行造成阻碍，并且很容易出现重视档案的管理搜集、忽视档案服务的现象。

（二）当前的档案服务工作的方式和管理形式较为单一

我国目前的高校档案服务管理工作建立较早，形式较为古老，受到很多的因素限制，导致当前的高校档案服务管理工作无法与时俱进。当前的服务工作方式较少，相应的管理方式还没有从传统管理方式当中突破出来。传统的档案工作管理方式主要是根据纸质档案创建的，无法达到信息化档案管理工作的要求。在进入到21世纪之后，网络信息技术发展较快，不断的更新换代，但是由于高校档案服务工作没有及时更新，还处于面对面的服务方式，没有建设处现代信息化网络平台。当前传统的档案服务形式已经无法满足高校师生的需求，建立一个高度现代化的档案服务方式是当前高校面临的一个重要问题［3］。

（三）当前档案服务工作的信息化程度较低

伴随着当前信息化社会的到来，越来越多的信息化档案馆逐渐出现，我国对于数字化的档案服务的运用和管理也逐渐重视起来，并且这已经成为信息化社会中档案服务工作的发展趋势。我国高校中涉及的信息内容庞大复杂，对于信息化管理需求较大，但是由于当前高校展现的职能有所不同，对于档案服务信息化建设程度较低，忽视了信息化档案服务的作用和建设。虽然当前很多高校也进行了档案服务的信息化建设，但是其主要形式还是对于计算机技术中的计算和对于数据的统计功能的运用，没能够让计算机技术得到充分的发挥。信息化网络平台建设的不全面，忽视档案服务软件的建设和利用，这种种原因都造成了高校的档案服务信息化建设工作进行得较慢。

（四）缺少档案服务信息化设备，相关管理制度不完善

从当前形势来看，高校想要建设先进的信息化档案服务工作就要不断地完善高校当前的信息化档案服务管理设备以及相关的管理制度。但根据对于当前高校的调查显示，现阶段我国高校的信息化档案管理服务工作还是没有完善的设备和管理制度，这就使我国的档案信息服务管理工作发展受到了很大的限制。第一，当前一些高校的档案服务设施无论是基础的计算机设备还是与之匹配的软件设施，都有着很明显的落后现象和设备不足现象的存在，这些问题严重地阻碍了高校档案服务工作信息化建设进程；第二，当前很多的高校都没有一个统一的档案信息搜集和管理制度，学院和学员之间的标准有着较大的不同，对于高校档案服务管理造成了不便。

三、信息化视域下高校档案服务的升级的方式

信息化的档案服务工作应该将网络信息技术作为发展的基础，让档案服务实现其社会价值，将档案信息化资源构建和对档案文化的推广等方面进行融合，通过不断增强档案信息化资源打造，创建出一个新的资源信息共享模式，通过这样的方式实现档案服务信息化建设。

（一）重视信息资源平台构建，创建出新型档案资源交流模式

档案信息资源的构建是高校进行信息化档案服务工作的重中之重。第一，高校要不断增强本校的档案载体数字化变革，要不断地完善电子档案的接收程序，保证档案的搜集和整合工作顺利进行；第二，要构建一个效率和准确率高电子档案检索信息库，让档案信息利用效率得到提升，突破传统档案服务的时间和空间的限制，实现各高校之间的信息共享，建立一个全面的信息服务平台，实现档案信息网络化储存、使用数字化［4］。

（二）利用社会媒体，发展档案文化产品

我国国家档案局局长杨冬曾经说过：“档案服务的工作人员在当前的新形势之下，应该主动做出改变，不断地增加档案服务的宽度和深度。与此同时，还要对于当前的文化环境进行合理利用，让档案文化产品逐渐成为精品，并且还要不断利用各式各样的文化传播方式和形式，让档案服务的服务面积不断扩大。”在这样的时代环境影响之下，高校档案管理工作机构所进行的创造的档案文化产品的社会和经济价值就变得异常重要。经典的档案产品的内容有很多种，例如说档案编纂研读读物、档案展览、画集、影像等等，随着网络信息技术的发展，档案产品的种类也不断得到丰富，例如说档案电视节目和电影等。由北京电视台录制的《档案》就是由讲述者在节目现场进行描述，使用节目组提供的道具等对于历史事件进行还原，让观众了解档案当中所发生的事情原委，尽最大的努力为观众还原一个真实的历史档案；而信阳电视台和城建档案馆共同拍摄了《信阳故事》等电视节目，根据城建档案馆为电视台提供节目所需要的文化档案资料，不但将档案通过电视节目进行宣传，还在最大的程度上让档案的文化价值得到发挥，让电视观众对于信阳的历史有了一个更加深刻的了解。在当前的信息化网络社会当中，将网络媒体等形式作为载体，进行档案文化产品的开发，是当前高校档案部门发挥学校档案社会价值和经济效益的重要方式之一，同时也是扩大学校宣传和吸引人才的主要方式之一。档案文化产品的开发利用，不但能够让档案中的所蕴含的历史文化资源得到开发，还能够让这些文化实现实体化展示［5］。

（三）使用新媒体技术，不断创新档案服务形式

在网络高度发达的现代社会，高校档案服务机构可以利用新兴的网络社交软件进行服务形式的创新，比如说构建档案服务网络平台、档案服务微信公众号以及专门的微博等，通过这样的线上方式为校内的广大师生群体提供线上档案服务，这样的线上服务趋势已经成为当前档案服务工作发展的必然趋势。档案管理部门要及时地在相关的网络平台之上完善档案信息，随时完善和更新档案部门中最新收录的档案内容。还为网络平台用户提供自助服务，比如说“自助查询”“信息检索”等等，让广大师生实现线上档案查询。与此同时，还应该建设完善的用户对于平台使用和平台服务的评价，以此来不断完善平台建设。以微博为例，微博实名制用户每人都只能有一个账号，高校档案服务也应该建设一个独一无二的平台为本平台用户进行个性化服务，通过互联网等形式为用户提供多种形式的档案信息形式，如图片、视频等充分满足用户需求，提高高校档案服务质量。

综上所述，我国目前正处于完善和创新人事档案管理发展的重要阶段，人事档案管理的信息化转变是一项系统工程，想要让高校的人事档案管理信息化、网络化，就需要高校针对档案管理中的不足进行整改，以此来提升档案管理工作的工作效率和质量。