高校薪酬管理中存在的问题及对策

傅汉东， 朱锦珍

(合肥工业大学 财务处，合肥 230009)

一、目前高校薪酬管理工作的特点

近年来，随着高校招生规模的不断扩大，教职员工的人数也在不断增长，而每一位教职员工的具体情况不尽相同，复杂的人事资料中包含着大量与薪酬管理有关的信息数据。但是，目前高校的薪酬管理缺乏有效的手段来解决薪酬管理过程中存在的效率低下和容易出错的问题，这极大地影响了相关业务部门的工作效率。因此，必须充分认识到高校薪酬管理工作的特点，才能找到解决问题的方法。

1.薪酬管理是一项复杂的工作

近年来，随着高校招生规模的不断扩大，教职员工的人数也在不断增长，高校所涉及的人事资料也越来越多，在高校的人事数据中包含了大量与薪酬管理直接相关的信息，例如工龄信息、职称信息、职员职级信息等；也还包含了大量与薪酬管理间接相关的信息，例如科研任务、综合课时任务、评价考核指标等[1]。无论是直接还是间接，这些信息数据都在迅速增长，导致薪酬的计算方法越来越复杂，薪酬管理任务也就变得越来越艰巨。每一张薪酬单的背后，都是一张复杂的教职员工综合实时状态“数据表”，这其中不仅仅包含了教职员工每个月货币形式的报酬数据，还反映了出勤率、职称信息、课时情况、科研情况、税收情况、五险一金情况；等等。这些薪资情况是通过手工计算的，一旦高校教职员工的人数增加到一个很大的数字，则手工计算就要花费很长时间，而且在计算过程中很容易出错。

2.薪酬管理是一项琐碎的工作

高校薪酬管理工作相对琐碎，工作量较大。高校教职工队伍是一个不断变化的群体：有调出单位的，有调入单位的，也有教职员工在本单位内部各部门之间调动等情况；高校的教职员工的各个薪酬项的数字是在不断地变化的，有职务晋升的影响，有职级调级的影响，也有教职员工各种评价考核成绩的影响，因此每月都需要对相关数据进行大量的更新维护。更新和维护数据库仍然是一个“手动密集型”过程，该过程一直依赖手工输入到计算机中，消耗了薪酬管理人员大量的时间和精力。手动输入计算机的方式逐渐地暴露出它的缺点——效率低下。由于传统管理方式的存在，薪酬管理的低效率和琐碎性并没有得到改变。

3.薪酬管理是一项精细的工作

薪酬管理对于工作的准确性和细致性要求都比较高，对工作人员的要求也非常严格，一般不允许出现错误。尽管当今高校通常已经使用电脑来管理与薪酬有关的日常事务，但在人员数据的信息传递上仍有许多高校在使用通知单、表格等纸质媒介进行传递。这种经由纸质媒介传递和手动输入计算机的处理方式工作量巨大，且容易产生错误。薪酬管理工作要严格防止差错的产生就需要工作人员一遍又一遍地仔细检查。

4.薪酬管理是一项具有较高信息安全性要求的工作

随着时间的推移，高校薪酬管理相关业务部门将会积累大量的文档和数据，这给薪酬信息的存储、检索、更新和维护工作带来了巨大的挑战，维护薪酬信息工作不达标很容易导致信息的丢失，还需要占用较大的空间来对制作完成的档案进行保存；另一方面，反复取用档案材料也是非常不安全的。

5.薪酬管理是一项具有较强时间限制的工作

高校薪酬管理相关业务部门必须在规定的时间内完成薪酬管理、核算和发放工作。而在实践中，往往只有少数相关业务部门能够积极主动地提供薪酬管理所需的材料，大部分业务部门经常需要三番五次进行提醒和催报。这些被催报的部门也有自己的苦衷，比如涉及的材料多、任务重、压力大；等等。除催报工作外，还要进行大量比对工作，需分薪酬发放批次、发放部门逐个比对各薪酬发放项目的数据异动情况，因此工作任务十分繁重，时间限制十分严格。

6.薪酬管理是一项需要较强统计分析技能的工作

薪酬管理所涉及的相关数据在统计分析方面的工作量也很大。学校的领导层和决策层需要实时掌握学校的人事情况、工资和酬金发放情况，以便根据当前的实际情况及时做出合理的决定，充分发挥学校的人才优势，挖掘学校的内在潜力，以及进一步地针对学校实际情况进行前瞻性的改革。

二、目前高校薪酬管理存在的问题

高校薪酬管理工作主要是以信息和数据管理为基础的，高校薪酬管理人员每天都要录入各种数据，处理各种表格，目前高校薪酬管理工作中主要存在以下问题：

1.信息不共享

目前，高校的薪酬管理分为人事部门的薪酬管理和财务部门的薪酬管理，两个部门信息不共享，人事部门没有完整的薪酬信息，财务部门没有人事部门的文件政策[2]。在现行的高校薪酬管理制度里，人事部门的薪酬管理工作和财务部门的薪酬管理工作是相互独立的，没有成熟方案把它们联系在一起，这在实际工作中不仅会影响人事部门和财务部门的工作效率，而且影响到全校的管理智能化。

2.工作过程重复

目前，高校的薪酬管理存在重复的工作过程：人事部门将薪酬发放数据变动情况以薪酬变动通知单的方式通知财务部门，财务部门将薪酬变动通知单的内容在理解之后由人工输入计算机，然后再对人工输入计算机环节进行复核，这在本质上是一种重复性的操作。此外，由于交流不畅，两个部门在信息传递过程中也容易出错。

3.依赖人工处理方式，没有实现自动化操作

因为高校教职员工人数众多，数据信息量非常大，所以薪酬管理工作具有高度的专业性。此外，薪酬管理工作人员还需要制作各种复杂的统计分析报表，且基本上依赖人工处理方式。由于没有实现自动化操作，薪酬管理人员的劳动量大，难以确保数据没有疏漏，难以快速方便地完成薪酬管理工作。

4.缺少相互监督

高校薪酬管理相互监督是指人事部门监督薪酬是否按正确数额发放，财务部门监督各薪酬项目数字是否根据有关文件要求调节了标准。多年来，人事部门与财务部门的薪酬管理人员之间缺少互相监督的问题一直没有得到很好的解决。财务部门由于缺少政策指引，无法监督各薪酬项目数字是否根据有关文件要求调节了标准。

5.不能确保相关薪酬管理业务数据的安全

在高校的薪酬管理业务中，主要使用纸张打印进行数据信息的传递和档案保存。纸质数据保存模式存在很多缺点，归档资料的查找和存取非常麻烦，经常存取会导致归档资料的丢失或损坏，无法保证有关资料数据的安全。

6.系统不能做到实时生成记账凭证和实时制作薪酬发放文件给银行

现行的高校薪酬管理信息系统无法对薪酬数据进行快速、准确的核算，构成薪酬的项目代码和科目代码比较复杂，现行的高校薪酬管理信息系统无法做到实时自动生成薪酬记账凭证，也不能够做到实时制作薪酬发放文件给银行。

7.系统不能根据薪酬数据进行深度分析，辅助决策功能尚未实现

现行的高校薪酬管理信息系统无法对薪酬信息数据进行快速统计与深度分析，无法生成美观的、可视化的信息，以便于高校管理人员及时掌握全校薪酬发放情况。薪酬管理人员每做一项统计分析工作通常会花费大量的时间和精力，无法实现全面、复杂的分析，也无法对未来薪酬数据的变化做出科学的预测，因此对于高校决策的支持能力有限。

三、高校薪酬管理存在问题的解决方案

高校薪酬管理人员必须找到解决办法来实现工作目标，在最大限度地提高工作效率的同时最大程度地降低差错率。高校薪酬管理领域是一个追求技术创新的领域，从薪酬网上申报到薪酬智能凭证，高校薪酬管理人员已经一次又一次地展现出他们对新技术的高度关注和对创新的热切追求。

流程自动化是一种智能技术，是当前世界范围内最具影响力的工具之一，可以确保高校薪酬管理的质量和高效率，因而可以解决目前高校薪酬管理存在的问题。下文就流程自动化对高校薪酬管理业务的影响以及利用流程自动化提升高校薪酬管理水平的措施进行分析。

1.RPA技术简介

RPA是机器人过程自动化(Robotic Process Automation)的缩写，该技术通过运行基于规则和重复实施的程序实现人的手动工作的自动化，来模拟人类在计算机上的操作，例如单击或双击鼠标、操作键盘，打开应用程序，将信息从一个系统复制并粘贴到另一个系统，发送和接收电子邮件等任务，以实现计算机自动完成重复性的、“手动密集型”工作。用户可以很轻松地依赖RPA技术来编写程序，自动做完批量化的、重复的、基于规则的工作。RPA技术是一种目前未被充分利用的方法，它可以提高生产力，最大限度地减少重复性的、“手动密集型”的业务流程。研究表明，RPA技术具有以下几个重要特征：

第一，能处理重复性强的工作。通过编写程序实现自动操作，模拟重复单击或双击鼠标，剪切、粘贴、复制等类似的计算机操作。

第二，操作规则明确。过程必须具有明确的信息输入触发指令，不得有无法定义的情况。

第三，以外挂程序的方式在使用者的系统里运行。按照预先定义的规则在使用者的系统里执行自动控制处理，不改变使用者的系统的基础架构。

而用RPA代替的工作必须具有以下特点：

第一，通过计算机执行的重复性的、手动密集型的操作；

第二，具有明确触发指令的工作；

第三，需要同时在不同系统实施的工作；

第四，数据库搜索、查询、更新操作；

第五，其他基于规则的流程。

从定义上理解，RPA是规则的自动执行，RPA专注于具有以下特征的业务流程：逻辑性、可重复性、标准化。而在高校实际工作过程中，许多人事、财务管理过程实际上都具有以上特征。另外，就RPA的使用特征来讲，它是为现有信息管理系统提供的外挂式自动化软件，它不会改变或影响现有的系统、应用和流程，仅仅是将“手动密集型”的工作交由机器操作。因此，RPA可以广泛应用于高校薪酬管理领域。

2.RPA技术对高校薪酬管理业务的影响

第一，数据的准确性显著提高。RPA技术在高校薪酬管理领域的应用，实现了薪酬网上申报流程、自动生成薪酬智能记账凭证、实时制作薪酬发放文件并发送给银行以及自动完成薪酬管理所涉及的相关数据统计、分析方面的工作。RPA应用程序在执行过程中全程无人操作，避免了手工录入错误的可能性，确保了数据信息的真实性和准确性。

第二，工作效率显著提高。由于个人能力、业务技能和外界条件等多种因素的影响，薪酬管理信息数据的滞后和出错难以避免，而RPA技术是将薪酬管理模式和方法逻辑化，它既能够减少人为错误又极大地提高了工作效率，使得工作人员可以将工作重点放在数据挖掘、数据分析等领域中。同时，薪酬变动通知单由纸质版改进成为电子版，更便于归档后的保存和查阅，有效地提升了薪酬管理人员的工作效率。

第三，管理水平显著提高。薪酬管理工作始于数据，止于数据。然而，薪酬管理人员不仅仅是数据的搬运工，更是数据的深度分析者。薪酬管理人员主要是依靠自己的经验和手工编写的SQL语句对数据进行分析和处理，进而形成有用的信息。在RPA技术条件下，数据统计分析方面的工作将不受工作时间限制。专业的RPA数据处理技术能够进行快速灵活的统计分析，对于高校决策的支持具有无限潜力。

第四，薪酬管理人员的素质显著提高。一方面，随着科技的快速发展，大量的“手动密集型”工作将被RPA机器人替代。英国广播公司(BBC)在剑桥大学学者 Michael Osborne 和 Carl Frey 的研究基础上，调查研究了 300多个职业被机器人替代的概率，结果显示人力资源和会计职业被机器人替代的概率都在90%以上。另一方面，因为提高了工作效率，薪酬管理从“手动密集型”向管理型转变，其职责也相应地从“手动核算型”向事前预测型或事中控制型转变，需要在第一时间学会使用快速发展进步的科学技术，所以对薪酬管理人员的个人能力和业务技能等都提出了严格的要求[3]。

3.RPA技术提升薪酬管理水平的措施

从自动接收人事处的电子邮件到实时生成薪酬记账凭证，都可以使用RPA技术来完成，并能有效缩短传统薪酬管理流程的时间。RPA技术可以自动完成财务部门薪酬管理的大部分工作流程，无须手动将数据输入到薪酬管理系统中，这意味着财务部门薪酬管理人员可更高效、更快速地完成薪酬管理工作。RPA技术对于薪酬管理流程的改进是明显的：RPA技术可以帮助财务部门的薪酬管理人员从烦琐的重复性的工作中摆脱出来，将精力更多地投入到更有创意的工作上，这种改变能够提高工作效率，产出更多价值。

第一，RPA技术可实现薪酬网上申报流程。目前，高校的薪酬管理分为人事处的薪酬管理和财务处的薪酬管理，两个部门之间的信息是不共享的，每到薪酬发放日的前3天至前5天，人事处的薪酬管理人员将纸质的《新员工入职薪酬通知单》《员工薪酬调整通知单》《员工部门调动通知单》《员工退休通知单》和《员工离职通知单》等表格送到财务处，财务处薪酬管理人员依据纸质通知单变更薪酬发放数据库中的数据，完成薪酬发放数据库维护工作后，再生成当月的薪酬发放数据。这种薪酬管理模式存在以下问题：

一是人事处和财务处各自开发或购买自己的薪酬管理信息系统软件，两个薪酬管理信息系统存在“互相独立”“重复劳动”“二次录入”等问题，不利于提高工作效率；

二是财务处薪酬管理人员必须等到人事处等相关业务部门工作人员将送纸质版薪酬变动通知单送达，才能进行下一步工作；

三是很多情况下人事处等相关业务部门工作人员送来的纸质版薪酬变动通知单是存在各种瑕疵或错误的，只有及时发现并反馈瑕疵或错误，才能进行下一步工作；

四是更新维护数据库的工作还停留在依靠人工录入电脑的“手动密集型”方式，消耗了管理人员大量的时间和精力；

五是财务处薪酬管理人员非常担心会因为手工录入错误而发错薪酬。

薪酬变动通知单的手工录入是一个“手动密集型”工作过程，难以避免录入错误的情况出现。高校薪酬管理业务部门如何摆脱低效的手工录入，实现高校薪酬管理业务的智能化转变？实现薪酬管理网上申报流程将会是当前高校薪酬管理的一个必然选择。

薪酬管理网上申报流程的基本思想是：在当前的高校薪酬管理中的两大主要流程，即人事处的薪酬管理和财务处的薪酬管理之间架起一座沟通的桥梁，使两部门之间的薪酬管理数据实现“无缝对接”：财务处薪酬管理信息化系统软件与人事处的薪酬变动通知单的电子邮件实现实时对接，自动更新。

RPA应用程序是一款基于桌面操作的自动化程序软件，可以模仿桌面环境下的人机交互行为，教它学会如何识别并处理薪酬变动通知单的电子邮件数据以后就再也无须人工操作，它可以将薪酬变动通知单的电子邮件数据模拟手工输入方式输入薪酬管理系统，不会有错误情况的发生。薪资、福利、奖金等都可以由RPA应用程序自动输入，实现“薪酬自动化”，以提升正确率和节约工时。我们可以先分析一下RPA应用程序在接到人事处的薪酬变动通知单电子邮件时分不同情况的处理步骤：

第一步：RPA应用程序使用时间任务触发器接收特定电子邮件。

为减少薪酬管理人员的手动操作步骤，提高工作效率，我们编写了内置时间任务触发器的RPA应用程序。RPA应用程序将按照时间任务触发器预定义的电子邮件工作流程，每半小时检查一次特定办公账户收件箱中的电子邮件。

第二步：RPA应用程序使用解码程序处理电子邮件。

电子邮件基本上采用以下编码技术——Quoted-printable和Base64，将字符转换成ASCII码，转换编码的用途是为了安全迅捷地发送电子邮件。RPA应用程序将启动解码程序处理电子邮件，将获取到的编码信息提取出来并解析。

第三步：RPA应用程序根据数据提取条件提取特定数据。

当编码信息解析完毕后，RPA应用程序根据设置的数据提取条件，启动数据接口程序根据已知条件从该电子邮件中完成数据提取。预先设置的数据提取条件规定：如果电子邮件的主题是“薪酬通知单”，则读取该电子邮件的附件。

第四步：RPA应用程序使用数据持久化技术处理特定数据。

当成功读取该电子邮件的附件后，该附件信息便存储于当前计算机的内存之中。RPA应用程序启动数据持久化任务将其转换为磁盘存储信息，可以防止数据信息丢失。

第五步：RPA应用程序审核该附件的内容是否有瑕疵或错误。

这里所说的瑕疵或错误主要包括以下情况：附件中“姓名”列为空；附件中“工号” 列为空；附件中“姓名”“工号”与系统中的“姓名”“工号”不相符；附件中某“扣款”项数字过大导致系统中“实发” 项数字小于零；附件中某薪酬项的数字高于或低于警戒值……。

如果附件有瑕疵或错误，本次RPA应用程序执行步骤到此为止，RPA应用程序给电子邮件发送方回复电子邮件，告知对方“您的电子邮件附件存在瑕疵，瑕疵是什么，请您修正后再重新发送”。

如果附件无瑕疵，RPA应用程序给财务处薪酬管理人员发送电子邮件询问下一步的处理决定：是选择薪酬管理人员手动录入，还是选择RPA应用程序自动录入？在得到财务处薪酬管理人员的答复后，RPA应用程序将按照财务处薪酬管理人员的命令行动。

第六步：RPA应用程序根据附件的内容自动更新薪酬管理信息系统。

当财务处薪酬管理人员回复电子邮件命令RPA应用程序自动录入时，RPA应用程序启动数据对接应用程序，程序将按照预定义的工作流程，将计算机屏幕上的鼠标光标的位置，移动到按钮处，单击该按钮，打开界面，将计算机屏幕上的鼠标光标的位置，移动到录入位置处，模拟用户的键盘操作，应用程序将从电子邮件附件中读取到的值，依次填入该填的位置，全程无人操作。

RPA应用程序是“数码员工”，它可以是“外挂”程序的形式在不妨碍高校原有薪酬管理软件系统工作的前提下，实现24小时无等候跨系统“搬运”数据，帮助薪酬管理人员从重复性的、“手动密集型”的工作中脱离出来，提升工作效率，降低错误率。这一切的实现都只需计算机保持开机连网状态。

第二，RPA应用程序帮助实现实时生成薪酬记账凭证。当前,薪酬管理信息化系统软件已经具备了根据系统中的已经维护好的薪酬数据经过系统自动计算后生成当月薪酬发放数据，再根据当月薪酬发放数据自动编制当月薪酬发放报表的功能，基本上确保了从薪酬数据到薪酬报表这个过程的迅速、准确。然而，薪酬记账凭证仍然是会计依靠手工录入财务管理信息系统的。这种手工录入模式存在以下问题：

一是手工录入模式是导致薪酬管理流程耗费大量工时的关键因素之一。

二是在使用手工录入模式制作薪酬管理凭证时，仍然存在录入错误的情况。手工录入模式是制约薪酬管理流程准确率的关键因素之一。

三是手工录入模式不能满足迅速、准确核算的需要。

四是智能辅助决策的应用实现，需要精细化的数据作为支撑。手工录入模式无法满足精细化财务分析和实时决策的管理需要。

五是人工录入使得人为干预变得非常容易，将会影响后续制作的各类薪酬分析报表的可靠性。

现有的高校财务管理系统帮助高校会计人员解决上述问题的能力有限，实现实时生成薪酬记账凭证流程将会是当前高校薪酬管理的一个必然选择。实时生成薪酬记账凭证流程的基本思想是：将薪酬管理信息系统中的相关信息,自动同步到财务管理信息系统中,使两个管理信息系统之间的薪酬管理数据实时对接。真正意义上实时自动生成的薪酬记账凭证，应当是能够由财务管理信息系统软件直接根据薪酬管理信息化系统软件中的已经维护好的数据，智能实时推断其应记的项目、借贷科目和金额，并在此过程中，尽可能地避免人为干预。

RPA应用程序自动分析薪酬管理信息化系统中的已经维护好的数据，根据设置好的凭证模板生成智能凭证，而无须人工录入，有效地提高了工作效率，使薪酬账务核算变得简单智能，保证了薪酬记账凭证的准确和及时。下面主要分析RPA应用程序在薪酬自动化智能记账领域的处理步骤：

第一步：初始化设置RPA应用程序。

根据复式记账的原则，最简会计凭证包含一笔借方分录和一笔贷方分录，经常会存在包含了多笔借方分录和多笔贷方分录的情况，薪酬记账凭证则更加复杂。首次使用RPA应用程序前要设置项目编码表、会计科目编码表、业务事项摘要表、应借应贷方向生成指令表、收支类型和资金来源代码表等，每张表包含检索参数、关联代码、编码名称等内容。

第二步：定义自动生成薪酬记账凭证的规则。

所述定义规则指的是编写SQL语句，其功能是将会计科目编码表、项目编码表、收支类型表、资金来源代码表、业务事项摘要表和应借方应贷方生成指令表，与筛出的数据匹配、关联。

第三步：从薪酬管理信息化系统存储的数据中筛选出财务数据项。

第四步：执行薪酬数据关联操作。

分别执行筛选财务数据项与会计科目编码表、项目编码表、收支类型表、资金来源代码表、业务事项摘要表、应借方应贷方生成指令表之间的数据关联操作。

第五步：将各财务数据项以及关联到各财务数据项后面的对应编码信息赋值到薪酬发放凭证模板上相应的财务数据位置，自动生成智能薪酬记账凭证。

可见，智能薪酬记账凭证的“智能”主要是扎根于事先定义好的凭证模板、对应关系和相关规则。在定义好凭证模板、对应关系和相关规则后，RPA应用程序能够确保在财务管理系统里自动生成对应薪酬记账凭证，可以完美地取代手工记账。同时，RPA应用程序方案不会改变或影响现有的系统、应用和流程，不会妨碍高校原有财务管理软件系统工作，不仅方便了财务人员的工作，也为高校的智能化管理提供了一种思路。

第三，实时制作薪酬发放文件并发送给银行。RPA应用程序可以自动登录薪酬管理信息系统、自动从系统下载数据文件(可以是Excel 文件)，自动对每个数据文件进行数据处理，极大地提高了薪酬管理人员的工作效率。

第四，实时对薪酬信息数据进行深度分析。因为RPA技术可以实现薪酬管理信息系统与其他系统的对接，构造了薪酬综合性统计分析平台，故可以使高校获得多维度、立体化的薪酬数据信息，形成对高校决策过程的智能化支撑。

四、结束语

随着信息技术的不断发展，流程自动化技术必将具有更广阔的发展前景。财务处作为高校最主要的服务窗口部门之一，在高校薪酬管理的过程中，与全校师生员工的互动频繁，因此，使用最新的流程自动化技术和手段，完善高校薪酬管理方式，提高高校薪酬管理质量，让全校师生员工获得满意的服务质量，是高校财务部门义不容辞的责任。

高校薪酬管理业务利用流程自动化技术解决实际工作中存在的问题，提高工作准确性和工作效率，把高校薪酬管理人员从繁重的、重复性的工作中解放出来，使高校薪酬管理人员有更多的精力从事更具有创新性的工作，从而实现提高高校薪酬管理工作效率的目标，同时也提高了广大师生员工对高校薪酬管理工作的满意程度，这将更有利于高校整合资源、挖掘潜力，进而有效提升自身的核心竞争力，对高校的发展无疑会起到一定的推动作用。