医院档案管理存在的问题与对策分析

马凯

(山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)

医院的档案包括各种医院文件、基建图纸、会计凭证、科研课题等资料，是记载医院诊疗情况和发展过程的权威凭证，也是宝贵的历史资料，存储价值非常大，一旦管理不善、发生毁坏或丢失，其损失是难以估量的。因此，一定要加强医院的档案管理，特别是近些年随着医疗改革的逐步深入，很多医院的规模也在不断发展壮大，档案工作也会面临更多的问题。

1 公立医院档案工作的重要性

档案是无形的宝贵资产，是日常工作中的重点，对于任何单位来说都十分重要。如果想要高效率地完成各类档案的日常工作，就一定要增强档案意识，重视档案管理[1]。工作中所产生的各类文件、会计凭证、荣誉证书、版匾、声像等资料需要进行系统、专业的分类管理，确保档案资料的完整性、安全性和有效性，并有效利用档案资料，服务好广大群众。因此，必须重点加强档案管理工作，及时发现问题，及时解决问题，使各项工作向高质量、高效率的方向发展，更好地完成归档工作[1]。

2 公立医院档案工作存在的问题

2.1 档案管理工作的意识不强

首先，医务人员对档案管理意识比较薄弱。长久以来，都有重医疗服务、轻档案管理的思想，认为档案管理的好坏和医院的整体发展直接关系不太大，也不能为医院带来很多经济效益，因此把档案管理的工作遗忘在“角落”，并不会将档案管理列入医院的工作重点中，档案工作在医院中地位低。其次，对档案工作不太重视。一些医务人员认为，只有档案部门的工作人员才应该负责医院的档案管理，自己主要是为患者服务，档案管理的好坏与自己无关，导致收集档案资料困难，缺乏系统性、完整性和真实性。

2.2 档案管理力量比较薄弱

大多数医院档案管理人员都是半路出家的非档案专业的工作人员，没有经过系统的专业技能培训，业务水平普遍偏低，都是在“干中学、学中干”，对于档案管理没有规范、系统的概念，导致档案管理工作无法科学、有效地进行[2]。医院在不断发展，所形成的档案资料也在不断增加，这就要求档案管理工作人员不断进步，及时吸纳外界新的管理模式与管理理念。

2.3 医院档案管理硬件设备投入不足

在档案管理工作中，信息化建设非常重要，陈旧的档案管理软件已不能满足全面的日常工作，使工作流程更加繁琐，给档案工作人员带来不便，工作效率低。现阶段，大多数医院档案管理机构仍停留在计算机的日常管理上，使用单机版的档案管理软件，而且网络环境下的数据得不到共享和传递，无法实现大幅度提升档案电子信息化管理水平。

3 改进策略

3.1 提高医院各级人员对档案工作的重视程度

首先，医务人员必须改变传统的理念，正确理解医院档案管理的意义，认识到其必要性和重要性，明确加强档案管理不仅可以为医院的科研发展提供科学依据，也可以总结医院各方面的管理经验，提高医院的整体管理水平[3]。档案管理工作的本质其实是一种服务，所以要在工作中加强服务精神，强化服务理念，拓展服务范围，从而发挥档案的价值。其次，还要加强档案部门工作人员对工作的主动性和重视程度。档案部门的工作人员应改变以往传统的档案管理方式和工作理念，从过去的“要”“等”“靠”的被动式、封闭式管理变为主动式、开放化管理，做到主动服务、跟踪管理，最大化利用档案[4]。与此同时，档案工作人员也要树立现代化的档案传播意识，加强各科室、各层级医务人员对各类档案的收集意识，这样档案工作才能真正做到为医院管理和科研、教学服务。

3.2 进一步完善医院档案管理制度

医院的档案管理工作特点是专业性高、机密度高、保管性强，且档案的管理工作所涉及的内容也比较繁杂，所以必须制订一套完善的科学的档案管理体系，要根据现今档案管理的现状和主要问题，严格按照《档案法》和《医药卫生档案管理暂行办法》等相关的管理条款和制度，建立起一套适合医院的可行性较高的档案管理办法，统一管理不同部门的各类档案材料，还要制订适合的考核制度[5]。同时也要加强规范档案资料的登记、传达制度，达到档案资料动态考核管理，从而在发生资料遗失和泄漏时方便追踪和查找，保障医院档案的完整性和保密性。

3.3 加大对医院档案硬件设施的投入

传统的档案管理模式已经不能适应现代社会的发展和需求，不仅人力资源投入大，而且效率低，给每年档案统计工作带来很大困难，费时费力，准确率不高。档案工作人员一定要打破旧的管理思维，采用适合档案管理的新型办公软件，真正实现档案资料共享，做到足不出户就可以在互联网上查到自己想要的资料，方便快捷，准确率高。这就需要我们在档案管理过程中加大软硬件投入，提升电子信息化水平。建设系统化、信息化的档案管理流程，对实物档案和信息类档案的保存都会大有益处。对于档案资料的使用和借阅，也要有信息化的管理平台，做到借出和归还有电子记录，从而减少档案资源的流转时间和统计过程，并且能够及时准确地保存档案资料，大幅度地提升档案的使用效率[5]。

3.4 提高档案管理工作人员的专业水平和政治素质

档案工作人员应该熟悉档案管理的各种业务规定，熟练掌握档案理论基础知识和档案整理操作技能，定期进行业务培训，增强自身专业水平。档案管理人员还要加强自身政治理论素养和职业道德。档案管理工作是一项机密性、政治性很高的工作，档案工作人员不仅业务精，还要立场硬，遵守各项规章制度，时刻保持高度的组织纪律性，坚决不能发生泄密现象。定期进行思想政治理论培训，提升自身的政治素质和敬业精神，这样才能培养出专业性强、政治素质高的档案管理工作人员，大大提升档案工作的效率和水准。

总而言之，档案工作是日常工作的基础，是平时工作的重要资源和凭证。时代在发展，档案管理工作也要紧紧跟上时代的步伐，进而推动社会经济、政治文化建设的全面发展。