浅谈水利工程档案管理的重要性

张晓芳

（水利部海河水利委员会引滦工程管理局，河北 唐山 064300）

前言

在水利工程建设过程中，有许多文件可以直接记录工程建设的全过程，形成工程档案。它是项目建设的直接记录和可追溯的法律证明。目前，一些建设单位、监理单位和施工单位都认为档案是工程建设的终点，他们只是在项目完成后对数据进行整理和绑定，这对于档案工作来说是非常琐碎和敷衍的。因此，在工程建设过程中，工程档案的管理被忽视。然而，实际的工程文件管理并不是独立的数据形成、收集和整理的，而是与工程质量管理、安全管理和进度管理密不可分的一项重要的工程建设管理内容。

一、水利工程档案管理的重要性分析

（一）它是水利工程建设过程的真实记录

完整详细的工程档案可以反映从项目立项到验收、从材料特性到成型、从决策到最终实体形成的全过程。它们是最原始、最真实的材料，可以了解和研究一个项目的文脉，是施工过程的综合反映。档案数据管理是工程技术的经验总结，可以为今后的工程项目提供很好的参考，促进工程技术的发展和进步，水利工程可以为水利研究提供丰富的历史资料，便于研究成果的获取。

（二）它是工程竣工以后，运行、检修、维护和管理的重要依据

详细的档案资料是核对和调整水利工程运行指标的重要依据，是决定水利工程等级、使用寿命、防灾能力等因素，保证水利工程正常运行的重要依据。数据归档是工程检修和维护的重要依据，只有通过档案，才能分析问题的症结，有效地维护和消除问题。档案也是我们管理的重要基础，在人员编制、组织设置和管理点规划方面，应以档案为标准。当一个组织面临风险时，水利项目为原因分析、责任追究和工程措施提供了详细的数据支持和良好的参考。

（三）它是水利工程管理建设质量终身责任制的重要凭证

国家规定，水利工程建设质量实行终身责任制，档案是建设过程的真实记录，是事后问责的重要依据。真实完整的档案可以为相关建设责任的审核提供依据，并督促参与单位和相关责任人进一步强化“责任、质量、安全”意识，努力建设优质工程。

（四）档案合格是水利工程竣工验收的必备前提

水利工程必须办理备案、验收手续，档案的内容和质量不符合标准的，不予受理，未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程竣工验收。要把工程档案管理作为水利工程建设的重要组成部分，严格同步管理，为工程档案验收做好准备。

二、水利工程档案管理中存在的问题

（一）工程档案的质量问题

从目前的水利工程档案上看，建设单位的管理制度上有着诸多问题，对水利工程档案质量要求不严格，其中掺杂着各种大小问题。

（二）档案管理人员缺乏管理意识

档案管理作为水利工程整体管理机制的重要组成部分，缺乏对档案管理工作的总结，对材料配置、档案配置和管理人员的重视，导致管理体制不完善。由于单位领导过于注重建设工作，没有意识到档案管理与建设项目管理之间的联系和影响，缺乏完善的档案管理制度。

（三）档案管理各部门关系不明确

水利工程单位档案管理部门设置不明确，致使主管单位和建设单位设置的临时事业单位档案管理职责不明确。而且，部门之间的关系越是混乱，协调起来就越困难，导致文件数据和要求不一致，无法实现健全、规范的文件管理要求。

三、加强水利工程档案管理工作的对策

（一）完善水利工程档案管理制度措施

为适应国际贸易组织和国际惯例的要求，我国逐步开展了水利建设项目审批政府职能的转变与创新。针对水利工程的规格不符合当前改革进程和新形势下,中国已经完全废除和更新档案管理规范,重新制定了新的档案资料管理规范，促进工程档案在内容、形式或规章体制、乃至档案资料的载体上都产生了非常显著的改变，然而，相应的档案管理制度和法律法规在一开始并没有完全恢复。因此，水利工程档案并不是新管理体制的真正组成部分。因此，建立完善的档案管理法律法规迫在眉睫。

（二）创建档案管理网络促使档案管理更为规范化标准化

1.成立文件管理领导小组，对工程档案管理工作进行统一领导、文件管理专职人员下发任务，并指定各部门负责人为专职档案管理人员;

2.对档案管理信息管理软件进行设计，把输入的数字档案信息进行分门别类的编排，逐步实现数字化档案，同时对档案信息进行有序化的科学管理；

3.建立和完善档案管理体系，归档时应仔细、全面地检查所有文件的内容和数据是否完整。无论是在水利工程建设过程中，还是在施工企业中，都需要保证施工档案中所有数据的完整性，从而实现档案的系统化、完整的规范化管理。

（三）改变传统理念进行档案科学化管理

1.追踪搜集

档案的跟踪收集更适合水利工程的建设时期，对档案的整理也会非常方便。档案人员必须对施工现场的实际情况有一定的了解，在第一时间掌握工程施工的实际情况，同时收集相关资料。采用跟踪收集的方法可以及时掌握项目情况，可是所需的人物力投入也是比较大的。

2.分阶段收集

在较长的水利工程中，档案的收集更适合分期进行。对于跨度一年的大型水利工程，档案工作人员需要随时与有关部门保持密切联系，实时掌握工程进展情况，加强收集，努力最大限度地防止档案资料流失。在可能的情况下，促进有效保护档案的持续完整性。

3.强制性收集

对于施工人员分散、临时事业单位较多的施工企业，适用强制征收。在正常情况下,通常可以选择适用收集档案资料押金的方式对档案资料进行管理及收集,这就要求施工企业支付一部分数据的押金,待资料无用之后再转交档案管理部门,押金会退还在同一时间。这在一定程度上限制了档案的有效管理。

（四）加强档案管理人员业务培训，促使档案管理水平进一步提升。

档案管理人员必须严格按照项目档案管理的要求进行日常管理，作为水利工程档案员，必须具备高水平的专业技能、丰富的管理知识和先进的管理理念。

为能够促使管理工作人员满足水利工程档案管理具体规范及相关要求，要对档案管理人员进行系统、定期的培训，本文详细阐述了水利工程建设中档案和珍贵档案的归档工作，严格按照档案管理的要求，对档案进行认真仔细的编写，只有做好水利工程管理工作，推进档案工作的规范化、统一性，才能为水利工程建设提供强大的后备力量。

（五）对档案信息进行进一步开发

为了提高档案管理水平，有必要进一步推行档案信息化开发，在日常管理工作中，要做好各类档案的收集、归档和保存工作，使档案得到充分利用和有效的开发。

四、档案管理为工程安全管理提供依据

水利工程的安全管理，不仅仅是指人的安全管理，还有工程的安全管理。目前，安全生产越来越受到重视，安全管理已不再是简单按照一般思路和固定模板进行管理。每个项目的安全风险和隐患是不同的，安全管理人员需要根据自己项目的具体情况，制定适合本项目的各种制度、方案和预案。特别是规划方案和预案的时候，需要从档案资料中查询相关的信息和数据。

对于一些条件特殊或施工困难的工程，如新疆输水隧道，对开挖段进行安全监测，并对不可预见的地质条件进行提前预测。通过安全监测数据，可以判断围岩是否稳定，变形是否满足设计要求，支护是否需要加强。先进的地质预报资料可以提前准确判断工程地质条件，从而指导设计和施工，避免或减少突水、岩爆等地质灾害，保障人员和工程安全。动态设计对于大型复杂项目和具有更多不可预测性的项目非常重要。相关档案资料为动态设计提供了依据。

同时，可以通过借鉴其他工程的安全档案资料，学习好的经验和做法，提高自身安全管理水平。

五、档案管理为水利工程进度管理提供借鉴

水利工程的经济效益直接关系到水利工程的建设进度，水利工程只有合理、安全的施工进度，才能有效提高企业的经济效益。根据档案内容，确定水利工程建设各个阶段的进度，工程档案的查询可以有效地分析施工环节，科学合理地安排施工工期，提高施工效率，有效地缩短施工工期。

六、档案管理是工程成本管理的考察凭证

水利工程造价控制对于建设单位来说是非常重要的，项目的审计依据也是工程档案。水利工程成本分析与评估、总成本目标申报与实施、成本任务分解与控制、内部成本管理措施制定与实施、内部成本管理措施奖惩、分析、成本管理数据汇总与报告等。这一系列的成本审核、审批、评价和数据汇总都是档案管理的内容，是审计工作的重要依据。

七、档案可以查询工程建设过程中各方的履责情况

水利工程建设，各方主要依据相关法律法规、招标投标文件及合同文件履责，而现实中经常存在未按规定或约定履责的情况，索赔也屡见不鲜。

而界定各方是否失责、索赔是否成立，就要通过查询档案寻求证据，所以档案的作用至关重要。

八、档案管理是工程资料管理的参考标准

数据和工程建设同时产生，目前，一些建设单位、监理单位和施工单位只是在项目结束时才开始整理项目竣工数据，而只是对前期形成的数据进行简单的整理和绑定，没有严格的规范控制数据形成的过程。按照档案管理的要求，数据必须完整、准确、真实、有效、分类合理。因此，工程开工后，建设单位应尽快制定工程档案管理标准。在日常数据形成过程中，各参与单位应按照档案管理标准的要求工作，将工程数据与工程建设同步核对，及时纠正问题，确保工程文件资料在转化为工程档案时符合归档质量要求。

九、档案管理人员对工程建设的重要作用

水利工程档案的重要性是不可否认的，档案管理是一项综合性的管理工作。档案人员的综合水平和专业技术能力决定了档案管理能否发挥其作用。在实际工作中，由于档案管理经常被忽视，档案管理从业人员的水平也参差不齐，特别是在水利工程建设和管理中，档案涉及到很多专业技术知识，而从事档案管理工作的人一般不了解专业技术知识，档案管理只是简单的数据。在接收、发送和整理时，不能保证文件管理的质量，不能发挥文件的作用。因此，档案管理人员必须加强学习和培养，成为既懂工程建设技术又懂工程档案管理的复合型人才。

总结

总之，在水利工程建设全过程中，工程档案不仅能把任何一个环节都真实地记录保存下来，还能为水利工程项目质量、安全、进度、成本控制等提供重要依据，是水利工程建设中至关重要的组成部分。因此，必须要加强对水利工程档案管理的重要性认识，通过先进的技术手段充分发挥其作用，为我国水利工程建设高效发展做出应有的贡献。