提高办公室公文处理水平的探索与实践

丁超

（国网宁夏电力有限公司中卫供电公司，宁夏 中卫 755000）

引言

公文是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务的工作人员，都要通过公文来传达政令政策、处理公务，以协调各种关系、决定各项事务，使工作正确、高效地进行。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）（以下简称《条例》）就是党和国家高度重视公文处理工作的结晶，对提高各单位公文处理工作的规范化、制度化、科学化水平，以及公文处理工作的质量和效率具有里程碑式的意义。

一、党政机关及企业公文处理的规范标准

公文是一种特殊的文体形式，经过多年来的发展与完善，已经形成了约定俗成、大家都必须共同遵守的体态样式。2012 年4 月16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅出台了中办发〔2012〕14 号文件，主送单位非常广，包括各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体。这个《条例》就是党政军等单位在进行公文处理时，要遵照执行的统一标准。《条例》的第三条指出：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书……可见，严格来说，公文是专门用于党政机关的工作文书。那么，企事业单位的公文处理是否也有相应的规范标准呢？实际上，企事业单位的公文处理，长期以来都是参照《条例》以及与之配套的《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）来操作执行的，久而久之，逐步地走向了规范化和制度化。所以，企事业单位的公文处理也是有章可依、有据可循的。当然，根据企事业单位的实际情况和约定俗成的惯例，公文处理可以在参照执行《条例》和《格式》的基础上对个别细节略做调整和变动，但基本的原则和框架不会改变。因此，只要是涉及公文处理，不仅仅是党政机关、军队和人民团体，企事业单位同样要把《条例》和《格式》当作衡量规范的标准。

二、存在的问题

在单位行政工作中，部分管理人员缺乏公文素养，不注重公文行文逻辑与规范，在工作中仅仅将起草公文看成是一种被动的应付式的文字工作，在公文拟稿时也没有按照党和国家公文标准以及单位行文要求，出现乱用文种、不注重格式、正文与附件不符等现象，当公文形成档案时，严重影响了档案本身的质量。《条例》中关于公文的种类有15 种，就单位来说，对上级单位主要使用“请示”和“报告”两个文种。即使这样，往往会出现“请示报告”合体、“报告”中夹带请示事项、“请示”中含多个请示事项的不规范公文。同时，收文登记混乱、公文格式不准确、行文程序不规范、文种使用不当等问题都是办公室文秘人员业务水平不高的直接表现。部分文秘人员在公文写作的过程中，盲目追求公文格式的规范性，忽略了行文规则和内容的准确性，造成看似规范但“文不对题”“本末倒置”的不规范公文。正确掌握公文的格式固然重要，但格式只是程式化的规定，是公文写作中的基本能力，如过分注重必然会导致对公文写作中其他方面的放松。还有，在企业中由于人员轮岗流动性大，新进职工缺乏系统、规范、专业的培训，对行政事务的工作流程、行为准则、公文写作和处理等方面缺乏经验，往往按照惯例模仿、加工以往公文。虽然能快速上手应急一时，但单纯依赖惯例开展写作，不深刻理解各类公文的特征和写作要点，不对公文的种类、格式、行文规则有明确的辨别，极易出现让人啼笑皆非的公文。

三、提高办公室公文处理水平的策略

（一）规范公文格式

公文签发是公文生效必备的条件，公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”。在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保公文质量；同时让上级单位的领导人了解下级机关谁对上报事项负责，也是企业负责制的需要。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。成文日期是公文的生效时间，是公文生效的重要标志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作用却很大。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。

（二）加强文件归档工作

在OA 系统应用的办公背景下，文秘将重要的文件上传之后，不能对文件的下一步走向不管不问，认为自己的工作已经完成。文秘在日常工作中对自己上传的文件需给予时刻关注，并将文件的动态进行记录，通过电话和其他方式通知相关的工作人员，及时对文件进行查看与办理。在OA 系统应用条件下，文件的传输效率虽然进一步提升，文件不需要以纸质的形式在各部门来回流转，但传统的文件归档工作不能够适应现代的文件传输模式，为应对现代复杂的行政办公环境，文秘对信息化文件的归档工作需进行深入研究，对数字化文件的归档在实际工作中需要采用更加灵活的方式，主要是通过OA 系统将文件数字化处理，然后进行分类和储存，如果遇到紧急情况时，针对重要的文件，需要通过纸质储存的方式对涉密文件进行妥善保管。文件归档数字系统的建立，极大提升了企业对文件处理和归档的效率和质量，通过计算机对文件进行归档和分类，对于之后文件调取和应用有着重要的意义，有效避免人工归档工作过程中出现的纰漏，方便之后对文件的调取。

（三）建立错情通报制度

对起草单位报送的文件稿，办公室文秘人员在审核环节如发现政治表述不规范、擅自突破上报文件政策规定、人名地名单位名文件名引用错误、标题序号不衔接、错字别字漏字、文字表述明显不通，以及代拟的上报文件稿层层转报不把关、请示报告混用、重要数据不准确、有关情况失实等严重问题的，要逐一记录错情，适时以办公室名义向起草单位进行告知，必要时在单位内部进行通报，责令其对错情作出说明，提出整改要求，督促认真履行职责、改进起草工作。

（四）加强文秘人才队伍建设

人才是第一资源，公文处理工作要严格规范公文质量，要达到最优，人才队伍建设是关键。要提升文秘人员公文写作和公文处理的能力，企业要重点做好以下三个方面：一是加强《条例》的深入学习，以具体的案例应用为切入点，分析不同类型公文的特点以及运用范围，达到融会贯通的目的。二是要通过“走出去”和“请进来”相结合的方式，鼓励文秘人员参加公文处理的专题培训，到上级单位或兄弟单位取经，学习别人的先进经验和理念；定期邀请行业专家做专题讲座，为文秘人员提供树立学习理念、拓宽知识视野、更新知识结构的机会。三是充分发挥办公室经验丰富的老同志“传帮带”作用，对年轻同志在业务上进行指导，答疑解惑，传道授业，提升年轻人工作的积极性和主动性。

（五）强化文档全过程管理机制

不断健全文档管理工作机制，提倡文档全过程管理是实现公文处理与档案管理工作衔接密切的有效途径之一。多措并举建立文档全过程管理机制，实施步骤如下：一是需要构建合理的文档工作衔接制度。理顺文档管理机制，制定行之有效的文档管理制度和规范工作程序，积极探索文档管理的相关规律，以制度为纲，模范执行，加强精细化管理。二是建立一支过硬的且相对稳定的文档衔接管理队伍。组织文档管理人员学习相关制度，熟练掌握文档管理工作各项流程，为文档全过程管理提供专业技术强、素质高、意识强的人员保障，从而实现文书工作与档案管理工作的有效衔接。三是完善工作奖惩机制。对文档管理提出工作关联性和衔接性指标要求，对工作业绩进行有效的绩效考核和评价，有依据性地给予相关奖励或惩罚，提升人员工作的积极性。

结束语

综上所述，公文写作和公文处理能力在企业治理中发挥着举足轻重的作用。公文因其内容简洁、主题突出、表述准确、文字精练的特点，决定了公文写作更高质量的要求。公文处理因具有过程相互关联、衔接有序的特点，决定了公文处理的严谨性和严肃性的要求。提升公文写作和处理能力并非一朝一夕之功，需要企业和办公室工作人员共同努力，才能更好地适应新时期现代企业治理的新要求。