新时期如何完善流动人员人事档案管理工作

文/向安琴（湘西自治州人力资源服务中心）

我国流动人口数量众多，且来源复杂，导致人力资源管理压力较大。伴随新冠疫情的影响，流动人员受到国家高度关注。目前我国流动人员主要分为高校毕业生、组织机构人员及农村剩余劳动力向城市流动。受市场环境影响，企业用人制度一直处于不断变化状态，流动人员增加使得人事档案也随之增加。流动人员档案显示个人信息、职业及工作变动等。多元化的流动人员满足市场用人需求，在网络多媒体时代，档案管理模式要向科学、精准方面持续发展，以下对流动人员人事档案管理现状及其优化进行思考分析，旨在为进一步完善人力资源管理提供一定参考。

一、新时期流动人员人事档案管理现状

流动人员人事档案排查管理坚持“不落一企一户、不漏一人”的理念，对企业、个体工商、社区人员等排查，发现大多流动人员其档案信息并不完整。尤其在疫情影响下，一些流动人员隐瞒信息、不配合上报等，导致人事档案管理遇到诸多问题：

（1）流动人员档案信息不全。对毕业生及社会组织机构流动人员而言，国家对其档案制度有明确规定，档案信息较为齐全。但部分农村流向城市人口档案管理工作缺乏明确规定，导致此类流动人员档案信息不齐全，而此类人员基数较大、流动频繁，是国家流动人员档案管理较为突出的难题。

（2）档案存放分散。国家人事档案规定“档随人走”，一些就业人员及创业人员缺乏足够的档案管理意识，自身工作变动之后，自身档案却没有及时变动，导致档案保存区域和自己就业区域并不符合，单位也缺乏统一规范化的人事档案管理制度，跨区域查档较困难。

（3）流动人员档案管理混乱。按规定，流动人员档案须由县级以上公共就业及人力资源保障部门管理，但各级流动人员档案管理机构未全面落实此规定，导致流动人员档案管理归属不清，一些非国家编制人员档案没有保存在人才市场，而是由单位主管部门负责，导致流动人员档案管理混乱。

二、流动人员档案管理工作不理想的原因

（一）流动人员基数大

截至2020年，我国城镇化人口达到总人口60.60%，人户分离人口达2.80亿人，流动人囗达2.36亿人。且各地流动人员区域化差异明显，例如四川、贵州等西部省流动人员大多向省会城市集中，而浙江、江苏等东部省流动人员流动相对均匀。大量人员流动对人事档案管理工作造成巨大负担，而流动人员的聚集方式展现出不固定性，档案数量庞大，跨越多辖区、地域，导致流动人员档案管理难度较大。

（二）档案载体多样化

纸质档案是流动人员档案的主要形式，传递中纸质档案一般较为固定稳定的伴随人员流动转移。由于国家电子政务的发展，使得人事档案载体中的电子文件，如技能培训、缴费记录、就业经历等文件增加。传统流动人员档案传递须由当地政府有关部门出具介绍信，而现在有的较烦琐的纸质手续取消，而代之以电子档案、文件构成人事档案[1]。但此类文件流传中面临档案机构数字资源跟不上的制约，导致部分管理机构只有电子文件，无法将纸质档案及时录入管理系统。

（三）流动人员对自身档案管理不重视

流动人员方面，部分流动人员不重视自身档案的管理，缺乏有效的档案意识，不关心档案对自身升学、就业的重要帮助，在工作变动、毕业时未及时传递档案，导致其档案成为“死档”。部分流动人员档案管理机构缺乏规范化管理制度，人员被动接收转移档案，不对档案进行审查和整理，直接放入档案室，没有及时对流动人员的档案信息更新完善，导致人事档案缺乏真实性及有效性。

（四）流动人员人事档案管理机制运行不理想

新时期国家成教以及职业技能培训等行业得到更广泛发展，国家大量的低端劳动力逐渐向高端技术人员融合，这就导致保存两种人才档案的职业介绍部门及人才服务和机构出现交叉，导致国家未实现对流动人员的全面统一管理。同时，流动人员人事档案管理工作责任落实不到位，人才中心缺乏行政执法权，多方管理的局面也导致流动人员档案没有强制接收权力。在高校方面，部分高校过于重视就业率，强迫学生及时转出档案，导致档案挂靠现象严重。此外，各个区域的流动人员档案管理工作基本都是“各自为政”，缺乏统一化的档案管理运行机制，阻碍国家流动人员档案管理机制合理科学发展。

三、流动人员档案管理政策导向

2014年12月，中组部、人社部等五部门发文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，强调取消人才服务机构人事档案保管费，确定了流动人员人事档案管理服务的公益属性[2]。2016年，人社部出台了《关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》和《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，要求简化人事档案管理手续、服务流程，探索了人事档案公共服务的新方式。

由此可见，随着我国流动人员规模的不断扩大，政府从顶层设计层面转变了流动人员人事档案管理服务模式，主要体现在三个方面：一是突出体现了人事档案管理工作的“服务性”，在符合国家相关法律法规的基础上，简化了档案管理服务手续；二是体现了人才服务机构的“普惠性”，即由财政兜底，将流动人员人事档案管理纳入公共服务体系；三是流动人员人事档案管理“信息化”“数字化”提升。随着智慧政府建设不断深化，“最多跑一次”“四张清单一张网”等政府改革持续推进，人力资源社会保障系统信息共享刻不容缓，通过建立健全全国流动人员人事档案数据库，推动流动人员人事档案网上预审、更新、查阅等服务，网上受理、网上办理是人才服务机构服务发展的方向和趋势。

四、新时期完善流动人员人事档案管理工作的一些建议

（一）积极对接，扩大流动人员人事档案覆盖范围

针对我国流动人员规模不断扩大的现状，为提升人才市场服务效能，切实解决人才市场封闭管理的不利局面。人才市场应建立健全流动人员人事档案接收制度，加强对高校毕业生重点群体的政策解读与宣传，充分宣传人才市场人事档案管理的服务特点，提高流动人员存档意识，将被动存档转变为主动存档。同时，人才市场应与高校、企事业单位建立档案联系机制，积极向高校、企事业单位提供档案托管服务，密切人事档案管理协同性，提高流动人员人事档案接管率，确保流动人员档案在人才市场范围内有序流动，从根本上解决流动人员“弃档”的问题；

（二）对流动人员档案管理运行机制优化

（1）对人事档案管理机制不断完善。流动人员人事档案管理要坚持集中、统一的管理原则，由地区人力资源和社会保障部门在国家指导下，实施分级责任制度，流动人员档案由国家人力资源社会保障部门负责管理[3]。县级以上设置专门负责流动人员档案的管理机构，人力资源社会保障部门授权单位管理流动人员人事档案。高校学生毕业之后，其档案由高校负责部门或就业指导部门传递。毕业生在事业单位就业的，则可以由高校直接将档案传递给事业单位的人事管理或人力资源管理部门，毕业生就业无人事档案管理权限的企业，则传递到毕业生就业所在地流动人员档案管理服务机构。未就业的学生则将其档案传递到学生户籍所在地人员档案管理机构。

单位离职人员，已经离职再就业的，档案结合新工作性质传递到单位人员档案管理机构。对于已经离职人员但是还没有找到工作的，则将其档案暂时由户籍所在地的管理部门负责保管档案。一些到城市找工作、打工的人员，其档案由当地档案行政管理部门联合公安、人力资源社会保障部门，构建专门的农村户籍流动人员档案管理系统，设置流出地、流入地建档。对进入务工单位的人员，则将其档案保存在务工单位档案管理机构，无务工单位或单位没有对档案保存的权限的，则此类务工人员的档案由当地的人才交流中心保管。人才交流中心借助信息化技术，构建针对流动人员的电子信息数据库，和当地的劳务市场对接起来，不断完善城市流动人口的档案管理机制，发挥流动人员档案最大价值。

（2）流动人员档案管理各部门强化合作。流动人员档案管理工作需要多方部门相互配合，且档案管理工作是否到位，也会影响教育、人力资源以及社会管理等部门工作的开展，但跨区域流动人员档案管理，需要各地对接的档案管理部门加强合作，和当地部门做好配合。要求相关部门构建流动人员的档案管理服务体系。例如，面对2020年疫情，教育部门延长学生毕业时间，学生档案可以延长在校保存时间，工作之后再办理档案转移手续。国家人力资源及社会保障机构应积极开展线上的档案办理业务，将互联网信息技术融入档案管理工作中，注重发挥档案管理工作的服务性职能，为跨区域流动的人员提供更具有针对性的档案办理服务，构建跨省、联网的公共服务体系，设置“一网通办”，为流动人员档案管理联网打下基础。

（3）实施流动人员档案管理社区网格管理。针对流动人员档案管理，可采取社区网格的方式管理，打破传统的以基层党组织为主、街道办事处负责的工作模式，要发挥社区治理和公共服务在疫情防控阶段流动人员档案管理的真正价值，针对流动人员落实网格化的管理，将流动人口编入到社区的常住人口中，各个区域指派专门的管理人员采集人口档案信息，进一步提高档案管理综合效率，对流动人员的档案实时跟踪，复核档案信息真实性，促进国家流动人员档案管理工作可持续发展。

（三）重视流动人员人事档案管理工作

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》对当下档案管理工作提出明确要求，应以档案服务改革畅通职业转换，国家人力资源及社会保障部门需重视对流动人员的档案管理工作，提高流动人员档案的管理现代化水平。

档案行政管理部门也要重视对流动人员档案管理的监督及问责，依法采取有效措施督促人力资源及社会保障部门对流动人员档案规章制度进行完善。

（四）进一步加快信息系统建设进度

在大数据的环境下，信息技术的更新速度更快，对流动人员的档案进行信息化管理，相应的系统软硬件要求也会逐渐提高。加强流动人员的档案信息化建设，就需要有完善的信息系统支持，这样才会提高信息化管理的成效。因此，人力资源公共服务中心需要根据信息化建设总体目标要求，对信息化建设中的各种软硬件设备进行快速建设，基础硬件设备需要进行更新完善[4]。从软件方面来讲，其兼容性特点非常关键，需要大力开发档案管理软件系统，通过多种途径对软件开发进行优化，建设出一套能够满足流动人员人事档案管理信息化要求、能够和有关组织进行良好对接的软件，进而使管理信息系统更具实用性。特别是在大数据环境下，关于流动人员人事档案管理信息化的建设，更需要加大对相关系统软件的开发。例如福建省人力资源和社会保障厅办公室转发了人社部办公厅关于推进流动人员人事档案信息化建设有关事项的通知，要求要加快系统建设进度，根据全国统一软件，开发建设省级集中的档案管理服务系统，并抓紧编制《福建省流动人员人事档案信息系统技术方案》，在经过专家论证后实施建设。其中流动人员人事档案业务经办功能模块已经上线运行。

（五）加强信息化人才的培养

强化对人才的培养，从整体上提高人事档案管理队伍的信息化水平。首先，对目前的管理组织结构以及人员的综合能力进行全面分析，制定出科学的教育培训体系，通过专家讲座、集中培训等多样化的培训活动，提高档案管理人员的信息化水平。举办流动人员人事档案管理人员系统操作培训班，主要培训档案管理人员学习流动人员人事档案业务经办流程、数据采集、系统实操等内容。通过学习档案信息化管理的专业知识，更好地开展实践工作。同时，为了有效提高管理团队教育培训的能动性，对相关的考核机制进行完善建立，通过奖惩激励机制，使档案管理团队的整体综合能力得到提升。

五、结束语

综上所述，新时期背景下，人力资源管理服务工作应以我国政府政策为导向，突出体现流动人员人事档案管理工作的“公益性”“普惠性”“数字化”发展趋势，围绕服务效能提升，加强人才市场体系建设，加强制度完善和修订，借助信息化技术手段提高流动人员人事档案管理工作的针对性、有效性，为非公有制企业托管、利用流动人员人事档案提供精准化服务，为乡村振兴、经济社会提供对接服务，切实提高人力资源和流动人员人事档案管理服务效能。