关于加强水务档案管理的实践与思考

2021-11-28张涛

魅力中国 2021年33期

张涛

（山东省单县水务局，山东菏泽 274300）

在水务系统中，水务档案管理至关重要，很大程度上直接决定了当地供水服务质量，从而影响到整体水务建设发展成效。但就现阶段来说，水务档案管理中还存在着较多的问题，若这些问题得不到及时解决，必然难以提升水务档案管理实效，从而影响地区供水服务质量。因此，探究如何加强水务档案管理的实施路径是至今都值得我们思考的重要课题。

一、水务工程是城市建设的基础保障

城市是一定范围内兼具经济、文化以及信息等为一体的交流中心，是社会经济建设发展中的重要组成部分。统一管理的水网、电网与信息网等是衡量城市发展的基础设施，同时也是展示城市现代化建设的重要标志。而城市水务是城市地区为水资源开发、利用与治理等工作开展的防洪、供水、排水及回收。因此，只有做好城市水务管理工作，才能为城市高质量发展提供重要的基础设施支撑，这是传统水务向现代化水务转变的必然要求，对实现城市现代化发展具有举足轻重的现实意义[1]。

二、水务档案管理原则与目的

（一）水务档案管理的基本原则

根据《中华人民共和国档案法》规定，档案工作要坚持统一领导、分级管理的原则，维护档案文书资料的完整与安全，便于社会各方面对于档案资料的利用[2]。在水务档案管理发展之中，各单位机构要对档案管理工作引起足够的重视，逐步完善档案管理制度，从而确保档案文书的内容完整与资料安全。从数量角度来说，水务档案管理要确保水务工程建设档案内容齐全；从质量角度来说，水务档案管理要确保档案资料的完整性；从范围角度来说，水务档案管理要涵盖全部工作活动产生的各种门类与形式的必要资料；从安全角度来说，水务档案管理要采取科学保护措施与加密管理工作，严防档案文书损坏与丢失，从而保护企业知识产权，维护企业合法权益[3]。

（二）水务档案管理的目的

能够方便社会各界对于档案资料的利用是档案管理工作的出发点，也是档案管理工作的最终落脚点。档案资料的利用率是检验档案管理各个环节质量的重要标准[4]。做好档案管理工作，有利于进一步提高档案资料的开发范围与利用效率，更好地发挥档案管理应有的积极作用。一方面，保存水务档案原始资料，以便企业随时核对与查证资料准确性；另一方面，做好档案管理工作，有利于建立人事或者项目履历，有效促进企业高质量稳健发展。

三、水务档案管理工作中存在的问题

水务一体化促生了水务工程建设，并由多个市政部门专项负责。但是原有企业、人员由于行业之间的差距对于水务档案管理没有统一要求，导致水务档案管理至今没有形成规模化、系统化的管理模式。与此同时，随着城市化进程不断加快，城市水务基础设施建设与日俱增，进一步加大了水务档案管理的难度，导致水务档案管理中存在以下几个方面的问题：

（一）忽视水务档案管理工作

水务工程建设项目法人一般是由水务行政主管部门构成，并按照工程要求、金额预算等因素组织水务工程建设，主要负责工程项目计划、质量与工期等方面，从而一定程度上忽视了水务档案管理工作。另外，水务系统缺乏足够的专职档案管理工作人员，导致大量的档案资料整理工作难以顺利进行。

（二）水务档案管理制度不健全

水务工程建设中涉及到档案资料的收集、整理、立卷、归档等工作贯穿于工程实施的各个环节，形成了各参建单位。档案管理工作人员的主要责任就是及时收集和整理水务建设工作中的档案资料，以便为后续水务建设工作提供精准的数据支持。就目前情况而言，水务档案管理工作主要涉及到施工、设计等多个不同的参建单位，但由于水务档案管理制度不健全、权责不明确等多种因素导致水务档案资料收集不及时、规定无着落，从而出现档案资料遗失现象。

（三）水务档案管理模式落后

就目前的水务档案管理模式来说，并没有较好利用新时代的信息技术，构建完善的信息化管理模式，导致众多档案资料不能在各个参建单位中实现实时共享，使水务档案资料准确性不足。另外，水务档案管理资金的缺乏，也是影响水务档案管理实现信息化的重要因素，进而影响水务系统建设。

四、加强水务档案管理实践策略

（一）加大对水务档案管理的重视程度

要想高质量、高效率地完成水务档案管理工作，就必须意识到水务档案管理的重要性。只有从思想上重视水务档案管理，才能以理论知识指导实践工作。因此，一方面，部门领导需要加大对于档案管理工作的支持力度，以各种激励措施激发员工的工作积极性；另一方面，贯彻和落实档案管理制度，规避一切敷衍档案管理的行为发生，并要求员工落实一切档案管理工作，切实监督档案资料收集与归档等管理流程，从而确保水务档案管理工作有序、高效开展。

（二）构建完善的水务档案管理制度

完善的水务档案管理制度是保障水务系统稳健可持续发展，并最大限度发挥自身对于社会建设积极作用的基础条件。只有在健全、规范、科学的制度支持下，才能有效提升水务项目管理规范性。基于此，我们必须重视水务档案管理制度建设。一方面，落实水务档案管理职责划分工作。依照档案分类管辖范围等因素将职责落实到个人身上，规避因职责不清而出现的互相推诿责任的现象[5]。一旦在水务档案管理中出现一些问题，就可第一时间找到相关档案负责人，快速解决此类问题，并追究其应当担负的责任，从而提高每一名水务档案管理者对于保护档案安全与完整的责任意识；另一方面，落实水务档案管理监督机制。定期审查水务档案管理各个环节，及时检查各类档案资料归档成效。一旦发现档案管理问题，要及时上报相关负责人，确保档案资料的有效管理，降低档案信息流失概率。与此同时，我们要监督好每一名档案管理者落实好档案资料归档、存档、保护等工作，远离易燃、潮湿等地区，规避档案信息损毁现象出现；最后，对于优异表现的档案管理者给予一定的物质奖励或者精神奖励，发挥模范带头作用，引领广大档案管理人员共同进步，共同发展[6]。而对于在工作期间具有不作为、不担当等行为的档案管理者也要及时给予一定的惩罚处理，让广大档案管理者明确自身的使命与担当，意识到自身工作内容的重要性，从而进一步调动水务档案管理人员的主观能动性与工作创新性。

（三）组建专业水务档案管理团队

从现实角度来说，工作人员是水务档案管理中最直接的影响因素，任何水务档案管理工作都需要专业人才带领才能实现高效率、高质量的管理。如果工作人员专业素养无法满足水务档案管理工作需求，则难以保证其管理质量。同样，如果一个管理队伍的工作人员专业水平和综合素养参差不齐，更是会直接影响整个水务系统的建设发展。因此，我们必须组建专业水务档案管理团队，从而促进水务系统可持续发展。首先，我们需要意识到专业管理团队对于水务档案管理工作的积极作用，同时提升工作人员的薪资、福利与待遇等条件，营造良好的工作氛围，从而降低专业人才流失率[7]；其次，综合考虑工作人员的工作经验以及管理能力等专业水平，优选专业较好的管理人员担任水务档案管理成员，以此保障整个档案管理团队的综合素养；最后，针对工作人员实际发展情况设计培训方案，鼓励每一名管理人员积极参与到档案管理专业知识与技能培训之中，将水务档案管理要点、方法、原则、责任以及创新管理意识等作为主要培训内容，全面提升水务档案管理人员的综合素养，以此满足新时代水务档案管理工作需求。

（四）革新水务档案管理技术

随着社会经济的不断发展，众多以信息技术为基础的管理方式逐渐出现在人们的日常生活之中。同样，水务部门领导也逐渐意识到信息技术对于档案管理的积极作用，并得到广泛应用。在水务档案管理中，科学应用信息技术可以轻松实现水务档案管理的高质量与高效率，还能简化工作流程提升员工工作效率。随着社会的不断变革，信息化管理技术在水务档案管理中的应用已经成为时代发展的必然趋势，诸多地区都在积极努力地进行智慧水务构建。因此，为了在水务档案管理中有效应用信息技术，我们可以采取以下措施：首先，工作人员可以在实际工作期间扩大信息化水务档案管理技术的宣传力度，潜移默化将信息元素融入到企业文化之中，从而引发管理人员对信息技术的应用探究[8]；其次，提升管理人员的信息素养，为其提供专业的信息技术培训机会，锻炼员工对信息管理技术的应用能力，使其符合信息化水务档案管理工作要求；最后，构建完善的水务档案信息库，成立档案管理信息交流平台，鼓励员工参与到平台信息讨论之中，并借助信息交流平台传递各项信息，从而打破水务档案管理中的时间、空间的限制。

（五）依法治档落实水务档案管理

在水务工程建设之初，应专项设置档案管理资料科，主要负责工程资料档案收集、整理与存档等工作，深入贯彻学习《档案法》等规章制度，自觉遵守相关法律法规，重视各参建单位的资料归档、指导与监督工作，积极宣传档案管理在社会经济建设发展中的重要作用。我们应将水务档案管理工作纳入合同管理范畴，并将其作为工程款支付的前提，从而提高各参建单位对档案管理工作的重视程度与支持力度，不断推进水务档案规范化管理的开展，逐渐形成依法治档、依法管档、依法用档的良好氛围，有效促进水务系统高质量稳健运行。