大数据背景下机关事业单位档案管理效率提升策略探析

陈浩

摘 要：随着科学技术的不断进步，大数据技术如雨后春笋般出现在人们的生活并改变了原有的生活方式。当前，大数据管理模式已逐渐成为各行各业的主流发展趋势。我国机关事业单位主要履行管理服务职能，体现了作为政府职能部门为社会服务的价值，在新的发展背景下，借助大数据优势提升档案管理效率，能够有效促进机关事业单位服务职能发挥，进而提高人民群众的服务满意度。本文对大数据的基本概念及技术特点进行分析，并在此基础上探讨了大数据在档案管理中应用的重要作用，立足机关事业单位档案管理效率不高的原因，探索性的提出大数据背景下机关事业单位档案效率提升的具体策略方法。

关键词：大数据技术;机关事业单位;档案管理

机关事业单位主要承担政府职能并提供公益服务，每天都会产生大量的文字、数据和表格信息，这些既是机关事业单位的工作记录，也是机关事业单位的履职依据，具有重要的借鉴和指导价值。档案管理工作中信息收集、整理、储存都需要耗费大量的财力、精力，传统的档案管理方式严重阻碍了管理效率的提升。近年来，国家高度重视机关事业单位的档案管理工作，陆续出台了若干政策，支持、引导、鼓励机关事业单位利用新的技术手段解决档案管理效率低下的问题，为加快其档案事业发展提供了有力条件。各机关事业单位借助大数据背景开展档案管理工作，能有效压缩管理时间，减少人、财、物的浪费，使档案管理工作更加精细化、效率化。

一、大数据的基本概念及技术特点

1.大数据的基本概念

大数据是建立在网络信息基础上的时代产物，标志着一个新时代的到来。大数据技术是利用计算机设备将信息资讯虚拟化存储使用，它充分发挥了信息技術的特点，实现了信息资源的共享。近年来，科技发展迅速，大数据的分布式数据挖掘和分布式处理都取得了突破性进展。通过分析以往数据，能够预测未来各项工作的可行性，这些科学、真实的数据信息能帮助机关事业单位正确制定工作规划、弥补当前漏洞、满足社会发展需要。此外，大数据还能够帮助机关事业单位合理规避履职风险，提前预判社会发展走向。

2.大数据技术的特点

大数据技术主要有两方面的特点：一是载体虚拟化特点。当前，各种类型的多媒体设备和计算机技术发展日新月异，促使大数据技术广泛应用于各个领域并取得了可喜的成果，显著提升了社会生产力、减少资源浪费。大数据载体虚拟化的功能将数据信息转变为虚拟信号，大幅提升加工传输速度。大容量计算机可同时处理这些虚拟化信号并存储到服务器光盘和磁盘上，这种方式处理后的信息更加真实、全面。区别于纸质化管理，我们无法直接接触大数据处理后的信息，需要借助多媒体设备或计算机载体才能完成，这种使用方式决定了大数据技术的虚拟化特性。二是效率化特点。快是信息技术的主要优势，大数据具备在计算机内部快速处理的能力，远远优越于人工纸质处理方式。科技进步使得计算机处理信息数据的精准度不断提升，信息检索能力和整合能力不断增强，有效地将具有同一特征的信息归纳出来，便于使用者随时查找。大数据还能让沉睡的档案信息活起来，使其在互联网上有效传输。当前，人们对信息的需求不断提升，为满足社会进步需要，档案信息在数据平台上的传输不断向多元化方向发展。档案资源使用效率的提升加速了机关事业单位管理工作的开展，起到了能让机关事业单位管理事半功倍的作用。

二、大数据技术在档案管理中应用的重要作用

1.促进机关事业单位改革转型

科技进步带动社会发展，机关事业单位的改革转型也离不开大数据技术的助力。机关事业单位档案为其发展决策、业务开展提供了重要依据，然而，传统的档案收集、保管、分析、利用方式，在工作效率和信息利用的准确性上并不具备优势，无法更好满足机关事业单位档案信息利用的需要。特别是对于一些内容繁多、信息量大、时间跨度大的档案信息，依靠传统的档案利用分析模式，是无法实现信息分析目标的，给机关事业单位运行造成困扰。通过利用大数据手段，海量信息可以轻松转化为所需要的专项分析结果，使机关事业单位及时获得有效的信息参考，进而促进了机关事业单位不断改革发展。

2.进一步发挥了档案管理信息化的作用

在以往的档案管理中，机关事业单位采用的是传统的纸质档案管理方式，这种管理方式对存储空间的温度、湿度都有较高要求，容易造成资料损毁、纸张变质，档案管理工作量大、档案安全性低、档案的利用率低。在这样的背景下，电子档案走进了人们的视野，逐渐替代了传统的纸质档案，而基于电子档案而形成的“智慧档案”理念，又加速了档案数据仓库在大数据风暴中的作用，为机关事业单位工作的开展提供了更多数据基础和实践经验。

3.满足档案存储信息化要求

随着经济的快速发展，机关事业单位的工作量与日俱增，档案数量增幅巨大。不仅如此，档案的类型和信息化程度也愈发复杂化，增加了档案管理工作的难度。此时引入大数据技术，能使电子档案数据库的建设更加完善，增强信息数据分类，更好掌控隐藏信息，帮助档案数据实现价值最大化，为社会发展提供服务。

三、基于大数据应用的档案管理效率问题分析

现阶段，我国明确提出大数据发展的战略，期望借助于大数据技术，来有效转变信息数据的利用方式。在机关事业单位的档案管理领域也是如此，通过打破档案信息的孤岛，建立起完备、高效、流程的公共服务机制。然而，机关事业单位在大数据技术的应用方面还存在一定问题，致使档案管理的效率问题并没有彻底解决，而导致这一情况的原因主要为：

1.专业人才不足，档案信息意识薄弱

大数据技术的应用需要有专业的技术人员以及档案管理部门，通过发挥组织及人员的作用来实现档案信息化的建设，并将大数据技术融入到档案信息管理中，发挥出其应用的作用。信息时代对于档案专业人才的要求已不仅仅是具备档案专业素质，还要能够熟练的运用计算机技术，确保档案信息化建设工作顺利开展。当前，机关事业单位还普遍存在着档案管理人员信息技术能力薄弱的情况，缺乏兼具档案业务能力和信息化操作能力的专业人才，这一问题导致档案信息化技术的应用程度不高，严重阻碍了档案管理工作效率的提升。机关事业单位档案专业化人才不足的问题与其档案信息意识不强有很大的关系，一些机关事业单位认为，当前的档案管理人才能够满足档案管理业务需要，没有必要再进行专业人才的引进，而在岗的档案管理人员信息技术水平的提升并非短时间内就能完成，需要一定的培养提升周期，因此这一期间所产生的人力资源不匹配问题比较明显。

2.设备及技术投入不足，信息安全性有待提高

信息化设备和信息化技术是信息化建设的两个要素，缺一不可。在机关事业单位设备及技术投入方面，也存在着制约档案管理效率提升的问题。一方面作为政府职能部门，机关事业单位档案信息化设备的购置、使用、更新以及技术的引进都需要严格遵守相关规定执行，周期相对较长，面对技术发展速度快的时代背景，容易产生信息技术设备滞后的情况;另一方面机关事业单位在总体投入上还不足以满足信息化建设的需要，而信息化建设水平不足，势必影响大数据技术在档案信息管理中的应用。

机关事业单位的档案信息具有高度保密性特点，在网络技术高速发展的今天，信息的安全性问题成为了大数据技术应用的焦点，保护机关事业单位档案数据信息安全是其管理效率提升的基础和前提。因此，在大数据的背景下，各机关事业单位在专研提升档案管理效率的同时也要格外关注涉密档案内容的保密措施，借助先进设备、技术提升档案信息的安全性，避免因档案信息外泄而产生损失。随着大数据技术的应用，原有的安全管理模式还需要进一步调整，以推动档案管理效率的提升。

3.数据资源开发力度不足，数据基础不够广泛

传统的档案管理工作，是对收集的资料进行鉴定、判断进而确定其是否作为档案进行管理，从信息管理的角度来看，数据资源的范围被缩小了。在信息化时代，先进的技术手段已经提高了档案收集、整理、保存、利用的效率，因此，可以从档案管理单位的实际出发，基于大数据资源利用的视角，对档案的基础资料范围进行扩充，这也正是当前机关事业单位在档案资料范围方面没有去实践创新的内容。回归到满足大数据应用的信息化建设层面，与传统档案管理工作相比，在大数据背景下信息资源的整合和使用更加合理化，能在提升工作效率的同时进一步解放劳动力，让档案管理工作变得更加简单，改变了档案工作的固有模式，因此在信息化建设充分基础上的大数据应用才真正体现了档案管理效率的提升。现阶段，我国的大数据资源尚在发展中，很多机关事业单位的档案管理系统都未能及时更新，大数据技术应用的基础还不够扎实，需要进一步提升。

四、大数据背景下提高机关事业单位档案管理效率的策略分析

在大数据背景下，机关事业单位档案管理工作面临着新的目标，工作人员需要将繁琐的档案信息引入到信息化领域，将这种先进技术综合运用于档案管理中，相互配合、相互合作。为确保机关事业单位档案管理信息化的实施，国家陆续出台了一些政策法规，借此提升机关事业单位对档案管理工作的重视程度，有效解决以往工作中存在的效率低、耗时长、损耗大的问题。作为时代发展的产物，机关事业单位通过借助大数据技术提升档案管理效率的做法，不仅能建立起良好的运行模式，还能创建更广阔的发展空间。

1.建立完善大数据档案管理系统

机关事业单位档案管理中大数据技术的应用，应找准着手点，从建立完善数据档案管理系统入手，有序推动档案管理方式的变革。机关事业单位的档案管理系统设计必须立足自身实际，设计符合本单位管理需要的数据信息系统，并充分考虑系统内档案一体化的需要，打破信息壁垒，促进档案资源的信息共享。一方面要形成真正完整的技术应用模式，对于机关事业单位部门之间或区域之间的档案信息实行统一标准化管理，建立共享制度，开放共享端口，避免信息交互缓慢造成信息孤岛，影响档案的利用开发效率。另一方面要做好对于档案信息大数据平台运行效果的测评，对于建设和使用过程中存在的问题，要及时反馈和分析，把握出现问题的成因，促进大数据档案管理系统不断优化。

2.加重数据分析服务占比

在信息化时代，数据信息的汇总、分析、存储与传统的数据信息体系有着较大的差异，呈现出多维度、多渠道、多元化的态势，无形之中，增加了档案管理的难度以及成本。通过利用数据分析技术，能够降低档案管理的成本，提高档案对机关事业单位管理工作的服务效率。数据分析能力是应用大数据技术的关键，只有不断加大信息数据分析能力才能完全掌握数据的隐藏价值。机关事业单位产生的档案信息往往涉及众多类型数据，不断提升的数据分析服务能满足各种类型的档案需求。大数据技术的开发使用离不开优秀的人才队伍，各单位应将人才的引进和培养列为档案工作的重要内容之一，重点抓好高层次骨干人才的培养，探索新形势下加速档案信息化人才骨干队伍的新思路，只有高素质的团队才能配合实现大数据管理的价值，实现档案价值的挖潜。

3.设计规范的档案管理体系

机关事业单位的档案管理工作与社会事务联系密切，因此，机关事业单位的档案管理规范并不局限于其内部管理层面。从国家层面来看，要加强信息系统的立法，对于网络运行环节出现的问题，要明确的遵照依据，不断提升科学化水平，健全规范管理体系。从机关事业单位内部管理层面来看，应从档案实际需求入手，用政策法规和制度体系来保障档案管理工作的顺利开展，并做好档案管理体系的设计。在档案管理体系的设计方面，要把握“涵盖内容的全面性”“内容流程的规范性”以及“管理权责的明晰性”三个要点，确保体系科学、可操作性。

4.提升数据检索能力

大数据技术与档案管理的结合，很大程度上促进了档案信息使用方式的转变，大数据平台的搭建，使得原本分离的数据架构得到有效整合，数据的归属发生了变化，使封闭的数据转化为开放的数据。在档案管理中应用大数据技术带给使用者最直观的体验就是智能化和信息化的检索方式，大幅提升了原来纸质查询的效率。以往档案管理采用的检索方式过于复杂，大数据技术的应用使目录检索化繁为简、更加明晰，能帮助使用者合理节约查找时间，提高档案检索效率。机关事业单位应在原有档案的基础上，研究建设符合本单位档案数据分析的数据检索方式，推动档案大数据分析的结果输出。

五、结语

机关事业单位是中国特色社会主义建设发展的中坚力量，是社会服务的基础，大数据时代的到来为机关事业单位的档案管理提供了新的方向。机关事业单位要建立、完善大数据档案管理系统，加重数据分析服務占比并提升数据的检索能力，通过设计规范的档案管理体系，加强大数据技术在机关事业单位档案管理中的应用，推动档案管理效率不断提高。

参考文献：

[1]耿静静，刘成利.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].发明与创新（职业教育），2020

[2]丁姗姗.大数据背景下事业单位档案管理服务水平提升研究[J].产业与科技论坛，2020

[3]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外，2020

[4]车 兴.张 驰.许楠楠.大数据背景下科研事业单位档案管理现状[J].办公室业务，2020

[5]李新媛.浅析大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式[J].兰台内外，2019

[6]刘福华.高 斌.大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式探讨[J].当代旅游（高尔夫旅行），2019

[7]申 波，闵彦娟.大数据背景下事业单位档案管理工作的创新[J].黑龙江档案，2018

[8]邓 强，马玉妍.做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓--在发挥大数据优势的背景下[J].边疆经济与文化，2016

（作者单位：单县人力资源和社会保障局）