如何做好电子信息档案管理的保密工作

杨晓英

摘 要：伴随着当今科学技术的不断创新与发展，档案的管理也逐渐朝着数字化发展，形成了档案信息的信息化管理。信息化的档案，既可以方便对资料的收集、数据的统计、以及信息的传递等，又可以由传统的纸质档案转变为利用电子信息技术为主的电子信息档案管理系统，这也就意味着管理档案的保密工作会面临着新的挑战。做好电子信息档案管理的保密工作，也就成了首要的工作任务。基于此，本文主要探讨了电子信息档案的特点以及电子信息档案管理保密工作的重要性，并重点提出了做好电子信息档案管理保密工作的对策，从而提高电子信息档案管理保密工作的水平。

关键词：电子信息;档案管理;保密工作;对策

电子信息档案的保密就是指，国家机构或者企事业单位的信息资源档案，不会受到各种因素的威胁以及侵害。伴随着当今信息化时代的发展，计算机技术也正在不断进步，对于电子信息档案的保密工作也就成为了对档案进行安全管理的一种形式。在这种信息化时代下，一定要做好电子信息档案的保密工作，防止误操以及其他因素致使档案中的信息出现泄露。在这信息发展的时代背景下，会为电子信息档案管理的保密工作带来更高的挑战，也对其保密工作带来更加严格的要求。因此，只有做好电子信息档案管理的保密工作，才是推进档案健康发展的一大保障，从而促进企业的健康、稳定发展。

一、电子信息档案的特点

首先，电子信息档案是具有很多的优点的，它的管理方式会更加便捷，在经过计算机技术进行处理之后，它的信息内容所占据的空间是比较小的，特别容易对其进行存储;其次，电子信息档案在对数据信息进行传输的过程中，耗时比较短，更利于相关的人员对其进行查找以及使用。

除此之外，在电子信息档案拥有着这些优点的同时，它也存在着一定的缺陷。首先，在极为复杂的网络环境下，如果对电子信息档案进行快速的传输，就很容易会导致信息泄露，如果资料信息泄露，就会对企业造成特别严重的损失;其次，由于受到当今科学技术发展的制约，对电子信息档案加密程度的限制就会增加电子信息档案的泄露风险。

二、电子信息档案管理保密工作的重要性

1.提高对档案的管理效率

在档案的管理工作中，保密工作是最为重要的一项内容。早期的档案管理工作是需要大量的人员参与，从而导致管理的成本会相对较高，最终加强工作人员的工作难度，影响对档案的管理效率。加强对电子档案管理的保密工作，就可以有效防止档案中的信息出现泄露，从而确保档案中信息的安全。利用当今的先进科学技术来对档案进行安全管理，不仅可以提高对档案的管理效率，还可以依靠电子信息的方式代替传统的纸质档案，从而节省了成本。

2.增加电子信息档案管理的安全性

对档案进行管理的工作是一件特别严肃以及要求严格的工作，长时间以来，大量纸质的档案资料都会存在于限定的空间中，可能会出现发霉、引发火灾等情况，就会造成不必要的损失。而且，由于档案管理的工作量是非常大的，因此，就需要更多的人员来对其进行管理。对于这种非专业人员对档案进行管理的模式，并不利于形成有效的管理机制，甚至还会出现资料泄露的现象，严重危害整个企业以及社会的稳定发展。而通过对档案进行信息化管理，就可以有效减少管理人员的数量，进一步提高电子信息档案的管理质量以及管理效率，从而大大降低资料出现泄露情况的风险几率。

3.提高电子信息档案的资源利用效率

对档案进行管理的工作内容是相对比较多的，而利用计算机技术来建立数据库，对信息以及资料进行统一的管理，就可以实现对信息资源的分类处理。相关部门也就可以在管理人员的授权下，对信息资源进行网络式的访问，从而大大提高信息资源共享的利用率。而且，这种共享的模式，安全性是比较好的，不仅可以发挥出信息资源的最大作用，还可以推动信息资源的进一步发展。

三、电子信息档案泄露的途径

伴随着当今时代计算机技术的不断进步与发展，大多数企业都会选择利用电子信息技术来对档案进行储存管理，这种方法虽然可以提高工作的效率。但在极为复杂的网络环境下，也会存在着信息泄露的情况，这也是当前电子信息档案管理有待解决的一个重要问题。在当今的网络环境下，不管是对信息进行传输、利用还是管理的过程中，电子信息档案都会出现被盗窃的風险，而最常见的泄露途径主要有三种。一是通过网络的传输，将资料信息进行复制;二是利用计算机的各种接口来进行复制，如U盘;三是遭受到黑客以及病毒的入侵，从而对电子信息档案进行复制或者损坏。一旦电子信息档案出现泄露，就会严重影响企业的长远发展。由此我们可以得知，做好电子信息档案管理的保密工作是十分有必要的。

四、电子信息档案管理的保密工作所面临的挑战

在当今互联网时代的大背景下，大部分办公室都已经实现了自动化办公，这也使得档案管理工作发展到了新的阶段。对于电子信息档案的管理虽然会对于企业的办公和存储提供便利，但是在其保密的工作中也可能会导致企业出现很多的安全隐患，也就给电子信息档案的管理提供了更高的要求和挑战。在企业进行电子信息档案保密工作中，所需要包含的数据和信息安全不但可以直接影响到企业的经济效益，还会直接危害整个社会和国家的安全。一旦不能够做好对于电子资料和档案的保密工作，就可能会为企业甚至是国家造成巨大损失。在实际的工作中，电子信息档案管理的保密工作所面临的挑战主要有以下几点因素。

1.关于保密工作的法律法规不健全

虽然我国的保密法已经实施了很多年，也为我们国家的每一项事业提供了保障，可有关保密工作的法律法规并没有很健全，从而导致电子信息档案管理中的保密工作并没有有效的法律法规进行参考。而且，我国计算机管理的制度也不健全，不能顺应当今时代发展的趋势，从而为各个企业的档案管理部门的保密工作带来了限制。档案的管理人员也就不能依照规定来进行管理，最终影响电子信息档案管理中保密工作的顺利开展。

2.档案管理人员的保密意识薄弱

由于受到早期管理意识的影响，档案管理人员在对档案进行管理的过程中都会遵循着不动手、不动口的理念，这就导致在做电子信息档案保密的工作上，没有足够重视档案的安全性。在很多企业中都出现，档案管理人员用存储电子信息档案的电脑上网、不设置密码或者将公司存储重要的文件电脑交给外部人员进行维修等现象。这些现象就会导致公司的机密文件出现泄漏，由于档案管理人员的保密意识比较薄弱，就致使电子信息档案的泄露。

3.网络时代背景下的保密技术比较落后

当今开放性以及自由性的网络时代背景，会为电子信息档案管理的保密工作带来一定的困难。在当今的社会中，网络技术在盗取机密的领域中进行应用，就会大大增加企业中电子信息档案的泄露风险。与此同时，由于我国的保密技术发展比较落后，就会导致保密的对策顺应不了当今网络技术发展的趋势，最终致使网络时代背景下，对电子信息档案管理的安全防范能力落后。

五、现阶段电子信息档案的管理模式

在当今信息时代的发展下，不管是电子信息档案的纸质化，还是纸质档案的电子化，这两套档案都会同时进行存在，并发挥着自己的特点。

现如今，电子信息档案会实行双套制的归档管理。电子信息档案可以在一定程度上促进档案的自动化管理，从而使相关的流程进行了简化，提高了电子信息档案管理工作的效率。为了更好解决早期档案信息保存困难、查找速度慢等一系列问题，实行归档管理就可以对电子的文件以及纸质的文件进行统一的存储。在对电子信息档案归档的过程中，可以依照我国的保密法中，对纸质文件进行归档的要求来进行，其中包括相应的背景信息以及元数据。相应的背景信息，主要就是指描述生成电子信息档案的作用、过程、结果、以及对其产生影响的因素等信息;元数据，主要就是指描述电子信息档案数据中，有关于文件处理软件、编排结构等数据。对纸质档案的有效管理就可以更好完善电子信息档案的管理。在对档案信息化进行建设的过程中，要想保证电子信息档案的安全运行，就可以依据相关的管理要求来建立一套统一的档案管理制度，并进一步完善信息资源库，从而保证档案管理能够更加规范以及合理。

实行双套制的归档管理，可以将电子信息档案与纸质档案的优点进行融合。在对档案进行管理的过程中，不能因为纸质档案的价值，就忽略电子信息档案的发展。虽然电子信息档案可以便于查找，但一旦电子信息档案被损坏，或者想保证所查找文件的真实性，也是会对纸质档案进行利用的。因此，建立双套制的档案管理制度是十分有必要的，它们也会在一定时期内，相辅相成，共同发展。

六、做好电子信息档案管理保密工作的对策

1.对档案的资料进行规划管理

信息化的档案管理工作已经成为了当今时代发展的趋势，这也就要求电子信息档案管理人员一定要充分认识到档案信息化的重要性。这也就意味着，在短时间内会大幅度增加电子信息档案的数量，因此一定要对档案管理的优势进行合理的利用，通过互联网来对资料进行处理，从而提高管理的工作效率。由于传统的档案管理方法可能会出现资料丢失的现象，因此在对档案进行管理的过程中，一定要建立数字化的平台，并形成数据库，利用专业的设备对资料进行处理，以提高工作的效率。

2.提高对档案进行整理的效率

要对电子信息档案进行管理，就一定要做好相应的工作。首先，一定要加强对硬件的建设。由于早期的管理模式在效率上比较落后，因此，一定要做好网络的安装以及内网保密的工作;其次，一定要对当前的档案进行转化，并利用电脑对数据进行存储;最后，一定要与相关部门进行配合，保证档案管理系统的完整。只有这样才能完善制度的建设，为电子信息档案提供更标准的流程。

由于在对档案进行管理的过程中，电子存储的信息会比较多，因此就一定要加强其系统性的管理。相关部门也一定要构建一个比较稳定的系统，做好档案的共享以及传递，并由专人负责，对档案进行归档。而且，一定要营造一个安全的环境。由于信息化的建设为档案提供了很多便利的条件，但依旧会遭到黑客以及病毒的攻击。因此，要想保证档案的安全，就一定要建立防火墙，设置访问的权限，定期进行杀毒以及清理垃圾的工作。除此之外也一定要对电子设备进行维护，保证档案信息的安全。

3.加强档案信息的协同管理

利用信息化的建设来对电子信息档案进行管理，就一定要发挥出信息处理时效的优势，并让相关的部门对档案信息進行操作。要想提高工作的效率，就一定要加强员工之间的交流，并对相关人员进行培训，让员工意识到对档案进行保密管理的重要性。

在进行档案信息管理的保密工作时，一定要加强对信息技术以及网络技术的合理运用，确保档案的完整，关注档案信息的录入，确保档案信息的录入能更加准确以及快速。在推进档案信息化管理的过程中，不仅仅要构建先进的档案管理体系，还要推广一系列的软件，从而为后续进行档案信息交流以及资源的共享奠定良好的基础。而且，一定要具有先进的管理体系将档案中的信息进行归档以及分类，并由专门的部门进行管理。除此之外，由于电子信息档案的数量比较多，因此，可以依据重要的程度来对档案资料划分为不同的层次，每一层次都要设置访问权限。只有进行全方位的保护，才可以减少档案资料泄露的风险几率，在最大的程度上对电子信息档案的信息进行安全管理，进一步促进电子信息档案管理工作的发展，提高档案管理的质量以及工作效率。

4.加强团队的建设

要想做好电子信息档案管理的保密工作，就一定要引进专业的人才，充分发挥档案管理中信息化技术的价值，对电子信息档案管理的保密制度进行完善，提高管理人员的管理意识，并将这种意识落实到工作中的每一层面。若想对当前的电子设备进行改进，就一定要对技术人员进行有效的培训，以便于利用先进的信息技术，提高管理的效率。与此同时，由于当今时代的发展，档案管理的数字化应用也会发生着一定的变化。因此，一定要做到推陈出新，对工作人员进行定期的培训，做好档案的所有管理工作，并对档案的信息进行备份处理，从而提高档案管理的水平。

在开展电子信息档案管理的保密工作时，会在一定程度上受到管理人员观念以及素质的影响。通过对档案进行数字化的管理，就可以满足当今大数据时代的发展趋势。而这也就需要利用有效的措施来对档案管理人员的素质以及能力进行培养。一旦引进人才，一定要更注重于他们的计算机操作能力、掌握大数据技术的情况、以及对档案管理知识的理解，从而保证能够引进高素质，有专业能力的人才。除此之外，伴随着当今社会的不断进步与发展，管理人员一定要做到与时俱进，不断学习。对数字化的资源一定要做好存储的工作，也一定要做好档案分类、录入等工作。做好电子信息档案管理的保密工作，最重要的就是对计算机的设备进行及时更新，关注网络的安全管理，对计算机的硬件以及软件进行更新，以确保计算机设备的高效运行，以便电子信息档案管理保密工作的顺利开展。

七、结束语

总而言之，当今时代电子信息档案管理正在不断趋于数字化发展，档案的管理工作也在面临着严峻的挑战。因此，管理人员一定要运用有效的对策来对档案进行保密的工作，从而推动企业以及社会的长远发展。

参考文献：

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[6]崔萌萌. 如何做好电子信息档案管理的保密工作[J]. 科技风，2015

（作者单位：陕西延长石油钻井工程有限公司）