档案信息化建设与档案管理的几点思考

杜广明

（沂南县疾病预防控制中心，山东 沂南 276300）

前言

我国在档案信息化建设和档案管理工作方面，与之前传统的档案管理工作相比较，发生了巨大的改变，有效提高了档案信息存储的速度、容量、完整性和安全性。所以，在当今的信息化时代，相关单位在开展档案管理工作的同时要积极引进档案管理信息化技术，提高单位领导对档案信息化建设的重视程度，不断完善档案管理信息化建设系统，以此改进传统档案管理工作的不足，充分发挥档案信息化建设的优势，进而推动档案管理工作的顺利进行，促进我国档案信息化建设和方案管理工作的快速发展。

一、档案信息化建设的重要意义

在新形势下随着现代科技的不断发展，经济水平的提高，为了满足我国档案管理的需求，我国应该积极推进档案信息化建设，将信息化安全性高、效率高、可备份等特点应用于档案管理工作中，可以大大提高档案管理工作人员的工作效率，在短时间内将海量的信息进行分类整理并保存，方便在需要的时候进行方便快捷的查询，为人们提供高质量的信息化服务，充分发挥档案管理信息化建设的价值[1]。

可见，在我国做好档案信息化建设，可以有效减少过去传统档案管理工作上的漏洞，在保障档案资源完整性的前提下，提高档案资源的利用率和档案信息化建设的效率，不仅有利于促进单位的长久发展，还有利于推动档案管理工作地顺利发展，促使在我国未来实现更加自动化的档案管理信息化建设。

二、档案信息化建设的优势

（一）存储方便快捷且存储容量大

在对档案管理进行信息化建设后，使档案管理的存储模式发生了很大的变动，改变了以往以手写为主存储在档案盒的存储模式，而是采用硬盘、光盘、云空间为载体存储大量的档案信息，逐渐对档案信息实现数字化存储，相较之前的档案盒不仅可以存储大量的档案资料，还更方便进行携带，最关键的是它占用的存储空间非常小，仅仅一张小内存卡就可以将一个地区的信息全部存储在其中，比纸质版档案资料更节省资源和存储空间[2]。

（二）保证存储内容安全完整不易丢失

在目前的档案管理工作中，为了保证对档案信息进行有效的信息化建设，需要工作人员对每份档案分类后需按照编号进行存储，并设置专门的电子锁确保档案信息的安全完整，防止遭受网络病毒的攻击。不仅可以对存储的信息做好及时归档，还便于今后在网上对档案信息进行在线存储、查找、提取和调用，例如可以通过网络传输将档案信息传送给相关部门办理相关的业务，相较于传统的纸质档案更方便，还可以有效避免档案的丢失，提高了档案信息的完整性。

（三）可以对存储内容进行备份

对档案进行信息化管理的同时，为了避免不可抗力的因素导致档案的损坏和丢失，还可以借助信息技术对档案进行随时多次备份，例如云端存储、脱机存储就很好地解决了这一问题，有效降低了档案信息管理工作中信息丢失造成不良后果的可能性[3]。

三、档案管理工作中存在的问题

（一）档案信息化建设意识不足导致工作人员的积极性低

由于部分档案管理工作者对档案管理信息化建设没有全面正确的认识，简单地认为档案管理工作是一项不重要且枯燥的工作，甚至部分人会认为档案管理就是整理一些资料，并将资料进行保存的简单工作，进而导致领导对档案管理工作的不重视。同时也有部分档案管理工作者一直保持传统的思想观念，不愿意接受档案信息化建设，极大地降低了工作人员的积极性，导致无法顺利推进档案信息化建设，最终影响档案管理工作的质量和效率[4]。

（二）档案管理技术受限和经费不足

在目前的档案管理信息化的过程中，主要是运用电子文件的方式进行存储，由于电子文件本身性质的不同，导致在存储的过程中会遇到一些存储限制，比如在存储时间方面，普通的电子文件可能会达不到档案信息化时间的存储要求。所以需要对档案信息管理系统进行技术升级，保证存储系统的稳定和安全。

除此之外，在将纸质档案转化为电子信息进行存储的时候，如果采用人工录入的方式会耗费大量的时间和人力，并且工作量是非常巨大的，甚至很难完成精准的转化，所以需要采用先进的扫描仪对纸质档案进行转化，在保证精度和准确度的前提下，目前市场上的扫描仪不仅价格昂贵，而且在进行全部的扫描后会造成资源闲置，为单位造成一定的资源浪费，并且档案信息管理部门缺乏足够的经费，没有专项拨款去承担这项开支[5]。

（三）档案存储的安全性

在目前的计算机网络系统中，对档案信息管理进行存储时还存在一定的安全隐患，因为计算机硬件会受到不可抗力和人为毁坏等因素造成一定的风险，例如有人恶意通过网络对电脑进行病毒的攻击，进而导致档案数据信息被破坏，造成档案信息的不完整，影响档案信息的真实性。

除了受计算机硬件的影响之外，目前对档案信息管理还缺乏相关法律的保护，以及有关政策规定文件的支持，导致档案管理信息化体系建设还不完整，没有专门的存储法律对信息存储进行具体规定，所以档案信息化还没有完全受到法律的认可[6]。

（四）档案管理思想和方式较为落后

现阶段，由于部分档案管理者本身缺乏先进的档案管理思想，导致不少档案管理部门还未档案管理工作和信息技术结合起来，仍然采用的是传统的纸质档案管理模式，这种管理方式还比较落后，无法保障档案资料的安全性和完整性，进而阻碍了档案信息化建设的进程。同时，由于档案管理者本身的专业水平不高，所以在进行档案信息化建设的过程中，没有熟练掌握相关的信息技术，难以熟练操作信息设备，在一定程度上降低了档案管理水平。还有部分档案管理者对档案资料的管理存在一定的认知误区，只重视档案资料的整理和保存，不重视对档案资料进行利用，导致档案资料无法实现自身使用价值，这种错误思想不能满足现代信息化发展的要求，已经严重影响了档案信息化建设工作的顺利开展。

四、提高档案信息化建设和档案管理的有效措施

在实际的档案管理工作中，为了快速实现档案管理信息化建设，应该建立完整的档案管理信息系统，加强主要管理者对档案信息化建设的重视，不断引进先进的档案管理人才，有效提升档案管理人员的专业水平，并借助信息化网络平台对档案信息进行资源共享，使档案管理工作更加科学便捷，有效促进档案信息化建设和档案管理工作的不断发展。

（一）建立完整的档案管理信息系统

为了保证档案信息的真实完整，就必须建立完整的档案信息管理系统，对档案建立、数据存储、信息审批、资料查询、数据分析等功能进行不断地完善，只有这样才能确保档案信息管理系统的完整性，进而对档案信息进行安全存储，保障档案信息的真实性和可靠性。

在实际的档案管理工作中，要想提高档案管理工作的效率，充分发挥档案信息化建设的作用，就要加大资金投入，采购信息化建设相关的硬件和软件设施，为档案信息化建设提供充足的物质基础。不仅如此，还要建立健全档案管理网站，分别对内部和公众建立两种网络平台，为广大的用户提供便利，增强档案管理的服务功能，使档案信息在网络上实现资源共享，对其进行充分利用，不断推进档案信息化的建设。

（二）加强对档案信息化建设的重视

要想有效推进档案信息化的建设工作，首先要转变传统的思想，对档案信息化建设进行全面正确的认识，明确信息化建设的优势，树立先进的档案信息化建设的思想，提高主要领导和相关工作人员对档案管理信息化建设工作的重视。

除此之外，还需要对之前传统的档案信息管理工作的制度进一步的完善，制定科学合理的档案信息化管理制度，便于在信息化管理工作中对档案管理工作者进行科学的引导和帮助，提高档案管理信息化建设的规范性。

针对目前的档案管理工作的实际情况，还应该制定相应档案管理工作者的管理制度，在规范信息化建设工作流程的基础上，制定管理人员的规范条例，促使档案管理工作者承担相应的岗位职责，提高档案资料的规范性和准确性，从而不断提升对档案管理信息化建设的程度[7]。

（三）提高档案管理工作人员的专业能力和综合素质

由于档案管理工作人员作为档案信息化建设的主要推动者，对档案管理信息化建设有着直接的影响，所以需要培养大量的高素质档案信息化管理人才，不断地提升自身的专业能力和综合素养，对纸质档案进行信息化转化，加快推动档案管理信息化建设。

对于可以胜任档案信息化管理的工作人员来说，不仅需要了解档案信息化建设的具体要求之外，还要具备丰富的理论知识和实践经验，以及掌握相应的计算机知识。不仅如此，相关单位还应该定期开展有关的知识培训和讲座等活动，融入先进的档案管理思想和手段，使档案管理工作者在档案信息化建设的过程中提升信息化的意识，不断学习专业化的知识，掌握档案信息的存储、接收、调用等方面的具体操作技能，在亲身岗位实践中不断提升自身的专业素养和业务水平，促使他们在档案管理信息化的建设中发挥重要作用，以此不断提升档案管理信息化建设的效率[8]。

（四）做好档案信息的资源共享

为了做好档案管理信息化建设的工作，还应该对现有的档案资料进行资源共享，在内部网络平台上促使各个部门之间协同管理，提高档案信息管理部门的工作效率。首先，应该在一个档案资源管理系统中进行资源共享，方便档案管理工作人员寻找自己需要的信息，同时也可以进行在线上直接上传档案资料，实现各部门员工统筹办公。其次，档案管理工作人员在对档案资料进行共享时，还应该对其进行具体标注，说明档案资料的名称和来源，便于其他员工和用户的取用。最后，还应该在档案管理部门中设立档案管理信息化建设的规章制度，鼓励员工正确共享档案信息，促进员工之间的相互交流，不断提高档案资源的利用率，进而充分实现档案资源的价值。

五、结语

综上所述，针对我国目前档案信息化建设和档案管理工作地发展现状，为进一步促进档案信息化建设，为广大使用者和管理者提供便利，我国相关部门应该在实际工作中制定科学的档案管理制度，引进先进的档案管理人才，用信息化的存储方式取代之前传统的纸质存储方式，将档案信息化建设的优势充分发挥出来，不断提高档案管理工作的效率和实效性。