浅谈事业单位档案管理应用中存在问题及对策

钱青青 刘薇

（青岛市疾病预防控制中心，山东青岛 266000）

0.引言

目前学术界关于档案的定义还不完全统一，总的来说，档案记录着历史、社会发展、人类信息等，它具有保存价值的原始记录，也是事业单位档案管理中非常重要的部分。尤其是随着社会经济的快速发展，信息社会也随之而来，各领域对档案管理工作的要求也越来越高，它所具备的知识性、服务性也逐渐凸显。同时，随着计算机网络技术的发展，也为事业单位的员工提供了重要的支撑，影响着他们的绩效考核、职位晋升等。因此，档案管理工作重心应该放在为事业单位的领导者提供准确有效的人员信息。

1.目前事业单位档案管理工作中所存在的问题

1.1 对档案管理的重视程度不足

从过往对一些事业单位的调查来看，大部分的档案管理工作人员甚至包括很多领导对于档案工作的认识都存在着一定的误区，简单地认为档案管理工作就只是保管的琐碎事务，并不是本单位的主要工作，因为它不能给单位直接创造任何经济价值，只需要坚持做好不遗失、不泄露，当需要查看时能随时进行调阅即可。

1.2 整体的管理力度较弱，水平不高，管理手段也较为落后

目前，很多事业单位的档案管理人员并未真正经过专业化的档案管理方面的知识培训，他们对于档案管理的重要性缺乏认知且对档案材料如何进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动等相关业务并不完全了解，整体的意识相对薄弱。

1.3 档案管理所需硬件设备的经费不足

随着计算机信息技术的迅速发展，计算机网络在日常管理中也被广泛应用，同时，管理手段也在不断提升，但目前档案管理主要还是采用手工进行收集、信息检索，运用计算机网络计算进行档案管理的事业单位相对较少。这样一来，由于信息量小，也不便于档案的收集和利用。主要的原因也是由于事业单位档案室的经费不足，目前硬件设备呈现老化、保管条件简陋等。

1.4 归档后整体的使用率低

事业单位的档案管理工作对各项工作的开展都具有非常重要的影响，合理有效地利用可以为事业单位带来巨大的经济效益和社会效益。但目前大部分事业单位长期以来存在着重“藏”轻“用”，从而对于档案的有效利用以及所产生的经济与社会效益缺乏认知，相关工作人员对其更是知之甚少，在工作中的重视程度也严重不足，以至于档案信息资源再次开发利用率严重不足。

1.5 档案管理制度不健全

主要是档号、案卷标题不规范，以及大部分案卷缺少卷内目录，同时组卷也呈现混乱。其次，很多档案的收集、归档、保管、借阅等相关制度还不够健全。

1.6 档案管理人员整体素养参差不齐

档案管理是一项极具综合性、专业性、政策性的工作。但我国事业单位的工作人员整体队伍的专业素养和职业道德还无法完全满足现代化的档案管理工作。其中一些档案管理人员由于自身的责任感差，缺乏创新意识，专业知识不强，规范化专业化的对档案资料进行收集、分类、归档、保管所保存资料的真实性、准确性、价值性以及可疑资料的核查基本问题都成了档案管理中“老生常谈”的难题。这种情况间接或者直接造成了本单位很多人不办事、办不好事的局面，从而浪费了单位的资源，造成了不必要的损失。

2.如何加强事业单位档案管理工作相应的对策

2.1 加大宣传力度，进一步提高对档案管理工作重视程度

首先，作为事业单位的领导一定要充分认识到档案管理工作对于促进本事业单位的快速发展有着至关重要的作用，真正做到将档案管理工作作为各级领导义不容辞的责任和义务，做到应有的责任感和使命感。同时，各事业单位也应加强对《中华人民共和国档案法》及相关法律法规文件的学习，提高档案管理的法律意识，从而帮助事业单位形成有利的档案管理环境[1]。

2.2 设立切实可行标准化的档案管理制度，加强员工责任意识

必须坚持依法治档，坚持落实档案管理的制度，加强法制化是做好档案管理工作的基础。《中华人民共和国档案法》是我国目前进行档案管理工作所必须遵循的主要法律文件。一切档案管理制度都必须以此法律为指导原则，同时从本单位档案管理工作的实际情况出发，为其制定一套符合本单位且行之有效的档案管理制度。

2.3 坚持引进档案管理的人才

我们的档案管理方面专业性人才必须具备良好的政治素质和职业道德。其次，作为事业单位也应对现有的档案管理人员进行定期培训和相关工作指导，进一步夯实专业方面的理论知识，不断提高自身专业知识，让其熟练掌握档案管理工作中的各项技能。另外，目前是计算机网络信息化时代，各事业单位则应要求档案管理人员必须在数字设备、摄像设备等方面进行相关应该技术知识学习。值得注意的是，当面对档案资料进行网络化管理后，其计算系统中的各项数据都存在遗失、盗窃等风险，因此，要求我们的档案管理人员必须具备一定的网络安全防护意识和较强的现代化管理技术，确保档案资料的安全。

2.4 加强对档案管理的基础设施进行改善

档案管理室一定要进行基础设备的配置以及对各种档案资料的安全采取保护措施，例如日常存储档案资料基础设备有档案柜、房间的空调、温度计、除湿机以及一系列的防火设备等。对于涉及本单位机密文件还应配备保险柜、摄像头、防盗器等[2]。

2.5 加强事业单位档案管理的科学化和信息化建设

事业单位的档案管理是本单位重要的信息资源库，需要合理利用其资源，让其价值发挥到最大限度，坚持运用先进的科学技术管理方式，延长档案管理的时间同时提高员工的工作效率。要想实现事业单位档案管理的科学，必须要坚持让档案信息符合日益发展的社会需求，做到及时、准确地传递档案信息，进一步加强档案管理的时效性，同时利用计算机、扫描仪、刻录机以及各种摄像设备对其进行辅助管理从而提高工作效率。

2.6 创新个性化档案管理服务

档案工作它既包括对本单位过往的回顾，同时也对现在和以后本单位的发展进行参考与指导。由此可见，档案管理工作最大的特点是其服务功能。当前事业单位档案管理相对较为混乱，其主要原因在于对档案管理工作的目标认识并不清晰。这就要求我们要积极梳理档案管理工作的服务对象与内容，将个性化档案管理工作服务为我们今后重要的工作方向，能够高效地进行规范管理，也保证了档案管理服务的功能性[3]。

2.6.1 面向单位领导人员

在经济发展的今天，我们正处于经济体制改革的大环境中，而档案管理工作更是应该首先服务于事业单位的整体发展，顾全大局，积极充当领导层的参考，为本单位的发展提供真实有用的数据作为参考。

2.6.2 面向普通员工

档案服务是档案管理工作的本质，而普通员工也是本单位发展的内在动力与基本。因此，事业单位应该适当对其员工进行档案资料的开放。

2.6.3 面向特定部门

针对事业单位中不同部门的不同职能，档案管理部门应该提出有针对性和专业性强的档案服务。

3.结语

档案管理工作是一项专业性较强的工作，它对于社会、政治、经济等方面都发挥着至关重要的作用，各事业单位的领导以及档案管理部门的工作人员也应该高度重视，加强档案管理工作人力、物力、财力等各方面的支持，对档案管理工作中所遇到的难题应及时地解决，以便让档案管理这一重要的信息资源，可以更好地为本单位的快速发展提供强有力支持，同时不断促进社会经济稳定发展。