提升高校办公室行政管理能力途径研究

臧 健

（盐城工学院后勤管理处，江苏 盐城 224051）

W省是教育大省，高校数量全国排名第一，在高校所有部门中，办公室作为一个系统化、全面化、综合化的部门，工作职责不仅是上级指示的传达，下级意见的反馈，协调各部门之间的工作，还有日常行政管理综合事务的方方面面，办公室行政管理能力的高低直接影响高校内部日常管理运行效率和高校可持续发展的动力。但通过对目前W省高校行政管理工作的调研结果来看，还是存在很多不足之处，如制度落后、责任不清、人员素质不高，信息化程度低等方面。因此，为推进高校在新时代的发展，对存在的不足方面的原因进行剖析，提出科学的解决方案，找到提升W省高校办公室行政管理能力的有效途径。［1］

一、W省高校办公室行政管理过程中遇到的问题

（一）办公室行政管理制度建设落后于时代发展

办公室行政管理制度是办公室日常工作的指导方针，对W省高校现有的办公室管理制度调研后发现普遍存在以下问题：1.制度的内容过于陈旧，一些内容明显已经在现有的工作流程中被取消或者更新了，这样的制度不再适合甚至于阻碍办公室的工作；2.一些制度的内容空乏，大多是一些框架内容，岗位职责模糊不明晰，甚至岗位间的工作有重叠的现象，责权的不明确，直接导致工作方向不明确；3.事务流程过于复杂，事务办理手续繁多，总认为经手人越多，一旦发生问题，则责任相对较小，一旦流程环节出错，就要重启流程，导致办事人员跑断腿，直接影响办事效率。

（二）缺乏科学有效的行政管理责任体系

办公室作为学校行政管理部门中间日常运作的“中枢神经”，承担着协调各部门工作的重要作用。高校办公室是一个服务型的机关单位，事务多而杂乱，面对办理业务的人员缺乏积极的服务意识。领导在进行工作分配时存在随机性的指定人员，总认为都是一起工作，整个处室一盘棋不分彼此。这个模式存在严重的弊端，一旦出现问题需要追责时，会出现没有因明确责任体系而导致责任互相推诿的现象，以至于再碰到类似事件时大家都退缩不愿接此工作，破坏办公室的办公形象，导致办理事务效率低下，影响到其他部门的工作进度，如果任其发展，最坏的情况就是“中枢神经”瘫痪，整个学校的综合管理系统体系被破坏，严重损害学校和所有教职员工的切身利益。因此，建立健全科学合理的管理责任体系，责任到岗到人，有效地规范办公室行政管理人员的工作态度。［2］

（三）办公室岗位人员综合素质过低

很多人认为办公室的工作没有技术含量，只要肯吃苦耐劳，办公室的岗位谁都能干，且办公室岗位是距离领导最近的职位，方便以后的职位晋升，这就使得办公室岗位成了人人眼中的“香饽饽”，但实际办公室岗位是需要很多技能：接人待物、撰文写稿、处理应急事务等等。一些工作既要依据规范的处理方式，还有一些需要灵活的方式解决，这些都要通过岗前培训的方式进行人员的培养。但很多高校对于办公室的重视程度不够，对于人员的培训意识缺乏，领导往往通过选用所谓的“自己人”工作并着重培养，得不到重视的人员要么消极怠工要么寻求换岗。这样形成的办公人员结构不合理，能干的人员少，而多数人员的综合素质能力得不到培养，形成不了科学的人员构架，直接影响办公室的综合事务管理能力。要通过岗前职能培训体系的建立选拔人员，营造和谐的工作环境，留住老人，培养新人，有利于促进办公室行政管理能力的提升。

（四）办公室行政管理信息化平台建设滞后

当前社会已进入信息化时代，W省高校都在进行智慧化校园建设，高校作为科研成果的抚育基地，办公室为提高工作效率，引入信息化系统辅助工作是必然趋势，但从实际效果来看，都普遍存在以下问题：1.利用率低下，办公系统功能强大，涉及办公室日常工作的很多方面，很多单位实际应用中仅仅只是作为文件的审批、文件传阅、文件归档等等使用，完全没有发挥系统的实际作用；2.线上线下重复工作，系统的引入本质是减少人员的跑腿工作，很多单位为文件存档，领导实际签字备案等，线上审批完还要线下打印并请相关人员签字备案，失去引进系统办公的初衷；3.领导缺乏对信息化建设的重视，系统是需要更新迭代和日常维护的，而很多高校缺乏这方面的意识，不愿在这方面进行投入，往往只是解决信息化的有无，却并没有将其利用好。

二、提升W省高校办公室行政管理能力的途径

（一）科学高效优化制度建设

办公室行政管理水平的高低与其制度制定的是否科学合理密切相关，科学合理的制度建立有利于规范办事流程，责任到岗，有效地提高办公室的办事效率。针对W省高校办公室管理制度的优化，首先，梳理制度内容，删除过于陈旧的内容；其次，办事流程进行简化，办公室事务属于服务型、窗口型工作，服务人员的口碑是对工作好坏的衡量，缩短不必要的办事环节，不仅提高工作效率，也提升办公室管理能力；再次，责权划分明确，对岗位职责进行明确细分，要做到一岗一责，工作互不重叠，避免追责时互相推诿；最后，在以制度引导办公室行政管理事务的过程中，不能只强调规范，也要注重办公室成员的人文关怀，在同事生日时送上生日蛋糕和祝福等等，这可以提高工作人员的幸福指数和归属感，激励工作热情，形成良好的工作环境。

（二）强化监督管理，提高服务意识

高校办公室作为综合事务性部门，为全校师生服务，与全校所有部门都有相关的业务往来，督查服务的过程能为学校高层的决策提供一些合理的参考建议，而要做好督查服务，首先，高校作为教育单位，党组织模式管理理念在办公室行政管理过程中贯彻执行，以此为基础，不断优化监督制度，增强行政管理执行力，在这过程中，办公室与其他部门二级办公室保持无障碍沟通，管理时要注意方式方法，增强办公室组织协调能力。其次，督查服务有助于提高行政管理的效率，适当的督查能避免工作中出现的懈怠情绪，提高工作的主动性，也能找到工作环节中的漏洞，不断完善科学合理的制度建设，提高办公室的行政管理能力。再次，提高工作人员的服务意识，办公室作为窗口服务型岗位，耐心、笑容、客气用语及茶水服务等等服务行为在行政管理事务中的作用不容忽视，服务意识是行政管理过程中的重要环节。［3］

（三）注重人员引进，提高人员培训意识

组成办公室的基本单位是人，行政管理能力的强弱由人的工作能力来决定，而人员的工作能力可通过人员的引进和入职培训等手段进行培养，在这过程中要注重：

1.办公室岗位在招聘人员时，要进行必要的能力测评，不同岗位进行相对应的测评，比如申报文秘岗位的要求文笔能力测试，接待岗位进行面试测评等等，坚决杜绝“因人设岗”。

2.利用高校自身信息平台，创建独立的办公行政能力培训网站，并与手机APP互连，让人员可以根据自身的岗位在相应的培训平台在线进行培训，灵活使用自己的空闲时间随时随地进行培训，结合线上考试和年底综合能力测评，适当的奖励激励考核优秀人员，提高人员主动参加培训，提高自身能力的意识。

3.行政管理人员不能“埋头苦干”自己的事情，还要具备综合事务处理的协调能力，办公室人员定期会晤，将在工作中碰到的难题进行讨论分析，得到最优处理方案，通过该方式既提高办公人员的行政管理能力，又能形成办公室的和谐工作环境。

4.办公人员在职务职称评审的时候，营造一个公平公正的晋升环境，有能力者上的政策使得人人信服，并能促进后面人员查找自身的不足并努力提升自己，形成人人自觉学习提升办公能力的和谐办公环境。

（四）搭建信息化平台，推进无纸化办公理念

1.利用现有的智慧化校园网络，创建专门的办公室人员培训网站，可将办公室岗位的培训资料，培训视频进行上传方便人员学习；利用高校自身科研优势，制作一些培训考试程序，以考试的方式督促人员参与学习培训；设立办公人员在线交流群，方便办公人员在线讨论相关工作，促进办公人员之间的和谐关系，有助于行政管理能力的提高。

2.领导要重视OA办公系统在办公室行政管理过程中的重要作用，在大数据背景下，系统不仅能够推动无纸化办公的进程，也能通过数据分析，领导对学校的一些决策提供参考意见。只有将系统充分利用，将其价值展现引起领导重视，才能推进无纸化办公的进程。

3.全面推进无纸化办公进程，梳理办公OA系统的功能模块，将办公室所有岗位办事流程进行科学合理规范化后，以系统线上办事方式体现出来，比如安排会议，合同签订、文件审阅，账务签阅等，在系统办理事务的过程就是档案材料的存档过程，需要签字明确的地方可以附件的形式留存，使办公人员将双腿解放出来，避免浪费工作时间，提高了工作效率。

4.系统要想用得顺，日常维护是必不可少的。系统维护需要专业人员，高校这方面的人员不缺，但要做到专人维护，以便在系统进行升级改造时，系统维护人员能够给出科学合理的意见。如果没有专人维护，也可以将系统的日常维护进行托管，人员只管使用系统，避免工作精力分散。

综上所述，随着W省高校发展，高校间的竞争越发激烈，办公室的行政管理能力成为增强高校综合竞争力的一个重要指标，体现了高校内部管理的合理性，执行力的通畅性，对高校自身发展来说意义重大。要充分考虑高校作为教育科研机构发展的实际需求，对高校办公室行政管理过程中的问题进行改正或优化，高效高质量的办公室工作让高校保证发展的活力，实现可持续发展。