“互联网+”背景下企业人事档案管理创新探索

陈明仙

（明溪县人才发展促进中心，福建 明溪 365200）

在企业综合管理中，人事档案管理是其基础组成部分。人事档案可有效反映出企业人员的以往经历、组成情况，科学应用人事档案能使管理企业工作人员的过程更具针对性。一些企业不够重视档案管理工作，尤其部分管理层仅认为档案管理便是将档案保存好，既未健全相关制度体系，也未配备优质的人员与设备对其进行维护［1］。因为重视程度不够，很多企业的档案管理工作都存在一些漏洞，随着信息技术的发展，企业人事档案管理工作也迎来了新的发展机遇。网络技术极大程度改变了人们的生产生活方式，影响了社会各领域的发展，企业的人事档案管理工作也需要顺应互联网时代的发展需求不断进行改革创新，充分发挥人事档案的价值，推动企业不断进步。

一、“互联网+”背景下企业人事档案管理迎来的机遇

（一）信息技术可增强企业人事档案管理的规范性

以往企业的人事档案管理工作通常并无明确的标准，部分企业虽然设置了相关规范但难以落实，档案管理人员存在权责界限模糊的情况，管理过程比较混乱，难以取得理想的管理效果。在互联网的时代背景下，企业可构建档案管理部门专用的体系、系统等，进一步规范档案管理人员的行为，开展工作时必须严格依照相关流程［2］。企业规范人事档案管理，同时有利于企业退休人员社会化管理。对于退休人员，企业也需重视其人事档案，做好相关管理工作。

（二）信息技术可提高企业人事档案管理的效率

传统模式的档案管理需要工作人员搜集所有企业人员的资料信息，并对这些资料信息进行整理分类，耗费时间多，工作效率低，过程复杂繁琐，且误差率大。合理运用互联网，档案管理人员可利用信息系统完成相关工作，降低档案管理人员的任务量，让档案管理人员从无意义的工作中解脱出来，有时间对档案管理进行优化，可有效提高档案管理的效率［3］。为了安全可靠，保证档案的有效管理，企业可采用国产化的数字化管理软硬件，强化人事档案信息化建设。

二、“互联网+”背景下企业人事档案管理所面临的问题

（一）人事档案管理制度不健全

随着社会的发展，传统的企业人事档案管理模式日渐落后，互联网时代背景下的企业人事档案管理模式应进行改革优化以适应信息化发展［4］。信息技术改变了人们的生产生活方式，影响了社会各领域的发展与变革，在企业人事档案管理工作中合理运用信息化技术不仅可以提升其质量与效率，还能充分发掘出人事档案的内涵。一些企业对于人事档案管理信息化的认识程度不足，引入信息化系统与新设备却未转变传统的管理体系与制度，也未明确规定参考依据与执行标准，不利于提高档案管理效果。还有部分企业的管理层不够重视人事档案管理信息化建设，不曾引进先进技术与设备，也未完善相关管理制度［5］。

（二）人事档案管理内容过于单一

人事档案管理是指管理工作人员的档案信息资料，如今我国企业进行人事档案管理时多是收集管理工作人员的年龄、职称、工作经历等信息，内容比较单一，难以通过这些信息对工作人员产生更为深入地了解。很多企业开展人事档案管理工作时仍采用传统模式，难以深入收集工作人员的信息资料，也难以对这些信息资料进行详细整理分类［6］。想要改进这一现象，企业需改革传统人事档案管理模式，创新人事档案管理方法，充分借助互联网的优势，增强企业人事档案管理信息化建设。

（三）工作人员整体素养有待提升

企业人事档案管理人员需不断学习新的技能与技术才能顺应时代的发展需求，不被社会所淘汰。我国一些企业在人事档案管理工作中存在工作人员素质低下与综合技能不足的情况，当企业进行人事档案管理信息化建设时，工作人员需要能够应用互联网技术，还需深层次剖析运用系统功能，除此才能有效发挥人事档案管理的职能。因此，企业在加强人事档案管理信息化建设的同时还需重视工作人员的培训工作。对于企业而言，工作人员的技能教育与素质培养十分重要。

（四）不够重视安全管理问题

在互联网时代，企业的人事档案安全管理工作的相关要求越来越高。如今网络技术飞速发展，人事档案安全问题越发严峻，许多企业的人事档案安全管理工作比较混乱，缺乏规范的防护措施。企业应当重视档案安全管理问题，尤其管理层应充分认识到企业档案安全管理的重要性。若是人事档案人员缺乏足够的安全意识，很容易形成安全隐患，有可能发生信息泄露等不良事件，难以做好安全管理工作。

三、“互联网+”背景下企业人事档案管理的创新策略

（一）建立健全人事档案管理制度

企业应当结合互联网的实际应用情况制定人事档案管理制度，并不断对其进行改革与完善，让人事档案管理制度同互联网系统相符，也有利于工作人员更好地进行人事档案管理工作。一些企业在引进互联网系统后会发现以往的档案管理制度无法进行有效规范，此时企业应结合实际情况制定新的档案管理制度［7］。

（二）有效拓展人事档案管理内容

以往的人事档案管理内容通常比较单一，没有充分发挥出企业人事档案管理的作用。随着互联网技术的普遍运用，企业应积极拓展档案管理内容，提升档案管理的深度［8］。一般情况下，企业的人事档案材料由各部门所提供，当事人填写履历表，相关人员审核之后入档。此种模式下，企业的人事档案内容十分固定，不具备个性化特色。企业拓展档案管理内容可从以下两方面着手：一是在以往档案管理内容的技术上了解工作人员的心理意向信息、需求信息等，加强工作人员信息的全面性，当对工作人员实施奖励时，企业管理层可结合工作人员的需求，以便让工作人员体会企业的人文关怀；二是利用互联网途径收集人事档案管理信息，拓宽收集渠道。例如说，企业可以利用云计算技术与大数据技术合理预测工作人员的需求，收集工作人员相关的多样化信息。

（三）注重企业人事档案安全管理

企业想要健全人事档案安全管理制度，需要积极健全档案信息安全体系，提高档案管理人员的安全防范意识，提高档案安全保障能力。如果遇到人事档案损坏、缺失等情况，相关人员需及时对原档案进行修复。因此，档案管理人员应当掌握好一定的加密技术，重视保密工作，通过互联网病毒防范技术、防火墙等手段保障档案信息的安全性。同时还需注意，国有企业退休人员的档案要移至当地档案馆管理。如有改制或破产企业要根据个人意愿做好相关的档案转接手续。

（四）发挥互联网第三方监督作用

在传统模式下，企业人事档案的完整性与真实性有所不足，知情权的缺失使得人事档案难以及时更新且容易被人为更改，需要加强监管。若是监管不到位，人事档案的情报价值和凭证价值也会受到不利影响。在互联网时代，企业的人事档案不再处于闭塞状态，互联网可在人事档案部门同当事人间起到第三方的监督作用，防止出现随意更改人事档案信息的现象。人事档案管理人员需定期清理、鉴定、补充人事档案的内容，充分发挥出在企业工作和个人发展中人事档案所能起到的作用。因此，企业的档案管理人员还需具备一定的信息素养，否则难以合理应用互联网技术。

（五）不断提升工作人员整体素养

企业可定期对人事档案管理人员开展培训活动，支持工作人员学习新的技术与新的理论，提升工作人员的专业技能与职业素养。企业人事档案管理人员需要具有一定的整体素养才能运用发展的眼光看待事物，采用专业的知识技能解决工作中的问题。除此之外，企业还要重视培育工作人员的职业道德，使其具备优秀的职业操作。当企业在招聘档案管理人员时要注重考核工作，尽可能招聘具有较强专业技能与较高整体素养的人员，适当提高企业的录用标准。企业还可建立专业平台以供人事档案管理人员进行交流，定期发布一些培训教材、优秀文章等内容，鼓励人事档案管理人员提升自我。

四、总结

在企业发展过程中，档案管理十分重要，企业管理层可通过人事档案查看工作人员的具体情况，进一步了解工作人员的经历和才德，在对工作人员安排工作、晋升职位时可参考档案信息从而提高决策的科学性与可行性。企业的人事档案管理工作关系到许多信息内容，既具备记录职工信息的职能，又能体现企业的发展历程。传统的人事档案管理模式流程比较复杂，管理人员需要人工记录汇总各类信息并保存档案资料，既面临着繁重的工作任务与较大的工作压力，又难以充分发挥出人事档案的价值。在互联网的时代背景下，企业应充分借助网络技术的优势，在人事档案管理中引进新型设备与软件系统，从而提高企业的人事档案管理工作水平。企业还要强化人事档案管理人员的培训，为其争取培训机会，提高人事档案管理人员的综合素质，让人事档案管理工作更为适应时代发展趋势，有助于企业实现可持续发展。