基于互联网背景下的事业单位档案管理研究

王璇

（中新天津生态城图书档案馆，天津 300450）

一、互联网背景下的事业单位档案管理概述

互联网主要采用线上形式传递有关信息和数据，不仅仅可以将服务云端化，还可以将服务对象指定化，通过不同的传递方式克服空间距离，缩短时间距离。云端服务化可以将特定的信息资料进行远距离传输，且传递时间将大大缩短，但互联网发展的前提是信息资料的电子化和数据化，也就是说网络程序将信息资料可视化，通过后台程序进行储存。事业单位的档案资料是经营过程中产生的具有一定价值的经验成果，通过互联网技术进行储存和利用是充分发挥档案价值的有效途径，互联网技术独有的特点可以将事业单位档案的管理缺点进行弥补，从而帮助事业单位实现双赢。

二、基于互联网背景下的事业单位档案管理现状

（一）政策完善化

我国政府工信部门表示，我国“5G”工业互联网的在建项目已经超过1500 个，覆盖了我国二十多个重要行业，2021 年互联网建设的投入资金超过236 亿元，我国政府表示将全力支持互联网技术的发展，通过政策支持和资金支持进一步深化改革。与此同时，对于享受国家优惠政策的事业单位，应当将备查资料自行保存一定年限，例如享受事业单位所得税优惠政策的事业单位，应当自汇算清缴年度起，将备查资料自行保存十年。这意味着留存的备查资料将会占据事业单位一定的空间资源、人力资源等，虽然国家政策在不断完善，但事业单位也面临着一定的档案管理风险，而互联网技术的出现将会带来新的解决办法。政策的完善将会进一步加快事业单位档案的管理进程，使事业单位档案的管理方法得到进一步优化，管理流程也更为严格和可靠，事业单位在利用先进技术进行档案管理时，也可以获取更多的支持，例如资金支持、技术支持、人才支持等。

（二）资源共享化

资源共享主要体现在不同的使用主体之间。资源共享的途径是互联网技术，资源共享的目的是使不同的主体可以利用相同的数据信息，因此在档案管理中融入互联网技术，可以充分发挥两者的优势，即实现庞大数据信息的共同利用。事业单位档案记录了经营过程中的各种信息，部门不同需求也就不同，如何为部门提供最为便利的互联网技术是现代事业单位档案管理的重点，资源共享化的概念应运而生。在事业单位档案管理中，互联网技术的存在使事业单位各个部门的职工都可以通过一定的权限获取需求信息，且不受地域空间的限制，跨地区经营的集团事业单位仍然可以通过互联网技术实现档案信息的共享。

互联网的发展优势之一就是通过快速的传播实现知识的高度共享。事业单位档案管理可以借助互联网的优势在事业单位内部以及事业单位外部之间实现快速共享。对于公开程度较高的事业单位资源在形成档案后，是可以供事业单位外部使用者进行查阅的，例如事业单位的工作工况和工作目标等，而借助互联网技术事业单位可以成立相应的网站，并将事业单位档案在网站中进行公布，外部使用者可以在相关网站中进行自行查阅，以此实现信息资源的共享。

（三）技术智能化

互联网技术和技术智能化并不是相同的概念，技术智能化的基础是互联网技术的成熟发展，通过大数据技术、区块链技术和人工智能技术满足使用者的各种需求。对事业单位档案管理来说，互联网技术的智能化将有效提高档案管理的效率，对庞大的数据信息进行合理分类，并利用区块链技术将各个部门的档案资料进行模块化管理。互联网技术的智能化发展，将事业单位档案管理提高了一个管理层次，使其更接近国际化的管理模式，并逐步发挥互联网技术的发展优势。互联网技术的发展使各项科学技术得到进一步优化，事业单位可以将科学技术应用到档案管理过程中，对档案信息进行快速搜索或模块化管理，并通过科学技术实现信息数据的自动整合和加工处理。

（四）人才多元化

在人才多元化发展的前提下，事业单位档案管理人员具备多项技能，且具备的技能覆盖了事业单位管理的多个领域。首先来说，以互联网技术为依托的事业单位档案管理，作为档案管理的重要参与部门，人事部门的职工不仅具备数据统计能力，同样具备系统程序的应用能力，且在不断地使用过程中，这种应用能力在不断地成熟和提升。档案管理人员要通过不断地学习获取多项技能，从而加快事业单位档案管理的速度。因此，事业单位人才多元化发展，除拥有多项技能外，还具备跨领域、跨专业的工作技能。

三、基于互联网背景下的事业单位档案管理策略研究

（一）转变互联网档案管理理念

互联网档案管理理念的转变意味着事业单位职工要抛弃手工记录信息的传统理念。事业单位档案的传统记录方式都是通过人工方式进行登记，无论是档案的形成过程，还是后期的档案整理和登记，都是通过纸质资料进行人为记录，但随着互联网技术的发展，事业单位对于档案管理的理念应当积极转变，档案记录和整理均通过互联网技术和计算机办公软件进行。

第一，事业单位应当积极宣传互联网技术的管理优势，对计算机办公软件的应用优势进行广泛传播，鼓励员工积极学习网络技术，并逐步形成自身认识，将网络技术和自身认识进行融会贯通，并在事业单位内部定期开展互联网技术培训活动，通过实际操作展示互联网技术的发展优势。传统档案管理中，档案的传递通过人工形式完成，而互联网技术下的档案管传递可以通过线上程序进行主要信息的分享，为事业单位职工节省了较多的档案传递时间。

第二，互联网档案管理理念的转变也是国际化的发展趋势，事业单位可以定期聘请专业讲师到事业单位进行宣讲，使事业单位职工意识到在档案管理中应用互联网技术，是国际化的发展趋势。安排事业单位优秀职工在事业单位大型会议中发表感想，从而带动其他职工应用互联网技术的积极性。事业单位可以通过奖惩制度鼓励职工应用互联网技术进行档案管理，从而提高职工的积极性和主动性。

第三，以互联网技术为基础的档案管理，不应局限于对事业单位档案进行有序的管理，而是应当进一步优化管理理念，充分发挥网络技术的优势，提升档案管理理念，也就是说档案管理要充分发挥管理价值以及经营价值，使事业单位经营信息可以为事业单位的长期经营提供更为可靠的技术和经验。因此事业单位管理者应进一步优化管理理念，培养事业单位职工先进的管理意识，使事业单位档案管理借助互联网力量，进一步对事业单位档案进行有效的管理。

（二）构建互联网档案信息资源多重防护屏障

互联网档案信息资源的保护是事业单位经营中重要的一部分，若事业单位档案信息被泄露或盗取，事业单位将面临严重的打击，重要经营信息可能被盗取者进行恶意使用，在影响事业单位正常生产活动的同时，也会给事业单位带来不良的社会影响，为此事业单位可以通过以下两方面构建保护屏障。

第一，无法全部转化为电子档案的纸质资料要进行单独存放，且存放地点应当干净整洁，温度和湿度都要符合纸张的存档要求，避免环境影响导致纸张受潮霉变，纸质资料中的档案信息缺失。除此之外，纸质档案储存在单独办公室内，档案资料的借用和归还都应当由专人负责，在使用者想要借用档案时，要填写档案借阅申请表，如实填写借阅用途、借阅时间、归还时间等，由部门领导签字确认，方可获得档案的借阅权。负责档案借阅工作的职工应进行详细登记，并按时催促其归还档案。事业单位可以通过互联网技术对借出档案进行实时追踪，对重要的纸质档案安装定位设备，对电子档案通过系统定位查看使用者信息。

第二，对于储存在系统程序内的电子化档案，事业单位应当定期对系统程序进行升级和维护，根据网络环境的变化不断升级软件和修补漏洞。这是因为在不断地使用过程中，系统程序也会因为持续性的工作而出现程序错乱的情况，进而影响事业单位正常的档案管理。因此事业单位应当根据实际业务的需求对系统程序进行定期升级和维护。

第三，事业单位在通过互联网的分享优势进行档案管理时，要建立多重的保护屏障，例如在查看相关档案时，要向档案管理员获取查阅权限。档案管理员要对不同的档案设立不同的数字密码，事业单位职工在查阅档案时要输入正确的密码才能获取查阅权限，而高水平的加密技术可以进一步降低事业单位档案被窃取的风险。

（三）加强互联网档案信息资源共享标准化建设

在互联网环境下，档案信息资源的共享应当具有一定标准，即什么内容可以共享给什么员工，这就要求事业单位对于各部门职位的分工要明确，且对档案资料的使用权也要明确划分。

作为事业单位档案资料管理的重要部门，人事部门要明确划分各个部门的档案资料使用权，职工只允许查看本人的档案资料，不允许随意借阅其他职工的档案资料。其他部门只允许查看本部门的档案资料，例如销售部门只允许查看本部门的销售合同，如需查看其他部门的经济合同需要获取其他部门领导的审批。无论查看各种信息，都需要获得领导审批，按照规定填写档案借阅申请表。

事业单位财务部门的档案资料是事业单位经营过程中的重要原始凭证，不允许其他部门随意借阅，按照事业单位会计制度的规定，财务部门的档案资料要保管一定年限用于备查，因此财务部门的档案资料要建立更为严格的资源共享标准。对于事业单位内部开放性档案来说，事业单位职工可以自由查阅，但要防范被外部入侵者盗取。开放性档案的共享权限仅适用于事业单位内部，因此共享标准要相对降低。在降低共享标准的同时，要进一步提高网络环境的安全性，使共享标准和网络安全形成相互制约，当共享标准较低时，网络安全对于事业单位外部入侵者的防范就越为强烈，而共享标准较高时，加密技术和权限制约也相对较高，从而实现标准化资源共享的建设。

（四）提升档案管理人员的素质水平

事业单位应当提高档案管理人员的素质水平，使职工不断提高自身的专业素质和道德素质。从不同角度看，专业素质是指职工进行档案管理的专业能力，即利用系统程序的熟练程度和单独解决档案管理问题的能力；道德素质是指在档案管理过程中遇到各项问题时，能否按照道德标准正确处理问题。

首先来说，专业素质的提高依赖于事业单位职工对于互联网技术的熟练程度，以及在档案管理的实际操作中所获取到的管理经验。因此事业单位应当使员工在实际操作中获取到个人经验，切勿只单独进行理论知识的讲授，实践操作要和理论知识进行结合讲授。对于不同的部门来说，档案管理的标准是不同的，人事部门作为公司重要档案的整理部门，要进行特殊化培训，财务部门的原始凭证也是事业单位经营过程中产生的重要原始资料，为此应到进行单独管理和储存，事业单位应当根据不同的部门进行不同的培训，针对档案管理的重点开展培训活动。

其次，道德素质是无法经过培训形成的，这是因为违反道德标准的行为不一定违反法律标准，因此道德素质是作为一种工作精神存在于事业单位文化中，为此事业单位应当提高团队凝聚力，使事业单位职工在档案管理中不断提高个人道德素质，时刻以事业单位精神为工作目标。