探究大数据时代下的档案管理工作

2021-11-27舒琼

山西青年 2021年24期

舒琼

（西安医学院，陕西西安 710000）

信息化技术的发展和普及，为人们的工作和生活带来更多的便利条件，同时也为人们提供了很多发展机遇和挑战，在这其中也包括了档案管理工作。档案管理工作中需要做好信息的保管工作，并要对信息进行持续的更新和完善，实现有效的信息二次储存，为人们的查阅提供便利条件。

一、大数据概念阐述

通过相关的软件来将相应时间内的数据集合进行收集和处理被称作为大数据技术，这种技术通过更加高级的处理方式来提升整体的决策水平，并对整个流程进行优化，大数据的优势在于种类多、容量大、速度快、真实性高、价值性高等等，其通过对大量数据进行分析后来实现精确的定位，从目前的情况来看，很多行业都在运用大数据进行积极的转型和发展［1］。

二、档案管理工作中应用大数据技术的重要意义

第一，通过运用大数据技术能够提升档案管理工作的效率。在开展档案管理时需要整理很多数据信息，所以通过应用大数据技术有利于提升自身的工作效率，同时也节约了人力物力，实现了对成本的有效控制。因为以往的档案管理工作需要消耗大量人力资源，并需要大量的空间来储存这些档案信息，而通过对大数据的运用则能够实现空间的节约，从而增强了有限资源的利用效率。

第二，通过大数据技术的应用能够增强档案管理工作的质量，并能够提升档案资料储存的有效性，在降低储存空间的同时也能够提升储存质量。很多需要长时间进行储存的信息都十分重要，那么以往在运用纸质媒介进行信息储存时，容易出现模糊以及老化的情况，这些情况必然会对档案管理质量造成影响［2］。运用大数据技术使得档案资料储存的方式向着电子信息化的方向发展，实现了整体管理模式的转变。

第三，大数据技术有着更强的分析判断能力，能够更加迅速地实现对资料信息的索引，在信息时代数据资料的增长速度飞快，为档案管理工作人员带来了一定的工作难度，虽然大部分数据资料有着重要的价值，但要从大量的数据资料中找到自己所需的内容要远远比从纸质资料中找到更加困难，想要逐一地进行数据信息阅读是不可能完成的，所以需要通过大数据技术的应用来解决这个问题，通过在硬件设备中进行大数据技术的应用来实现数据的系统化，将其所生成的大量数据进行索引的自动构建，为了能够进行搜索的链接，该技术对于档案管理工作而言是十分重要的［3］。除此之外，该技术也能够实现对数据信息的有效分类，让档案管理这项工作的数据分析能力变得更强。

第四，大数据技术的信息处理能力更强，尤其是对于那些非结构数据，大数据包含了非结构化和结构化等多种类型，其中非结构化数据占据了总体的一半，且增长得飞快，作为档案管理工作人员对其进行管理的难度进一步增加。通过大数据技术来进行数据库的建立，不仅仅能够实现数据之间的关联，同时也能够完成数据流或者空间数据等。以对象储存架构为基础来对数十亿级别的文件内容进行管理，并对元数据管理问题进行有效的解决。总的来说，档案管理工作通过对大数据进行应用能够提升非结构化数据信息的有效管理。

第五，大数据技术应有巨大的数据信息储存量，避免信息出现丢失的情况，在对档案信息库进行应用时，常常出现无法添加信息的情况，要确保档案信息的储存安全，除了要对机房进行扩大之外，也要对储存设备进行积极的优化，从而提升储存量。相比于通信行业而言，档案管理工作在数据储存上的难度并不高，而在计算机领域中大数据技术的应用已经十分普遍，实用性非常强，所以通过大数据技术也必然能够对档案管理储存量不足的问题进行有效的解决［4］。

三、档案管理工作中当前所存在的问题

近些年来大数据技术已经在我国的各个行业中得到了广泛的应用，对于行业升级和转型以及整个社会的经济发展都带来了正面的影响，大数据技术能够实现对大量数据的有效分析，从中获取有价值的信息，档案管理工作主要是对于资料信息进行保存，可以说这项工作与大数据技术之间有着一定的共同点，都是对数据进行收集和储存［5］。在大数据时代中，要对档案管理工作进行优化，那么信息化和电子化管理手段的应用是未来发展的必然趋势。当前档案管理工作中所存在的问题主要包括以下几个方面：

（一）信息化水平不足

随着社会经济的进步和科学技术的发展，数据的智能化和电子化储存方式已经在多个行业领域中得到了广泛运用，但一些档案管理工作仍然采用的是纸质储存方式，并未建立电子档案，现代化管理水平严重不足，尤其是对于一些重要的信息仍然需要通过人工的方式去进行查找，不能够提供智能查询的服务。还有一些档案管理部门虽然进行了现代化设备的配置，但应用水平却存在着不足，仍然在采用单机储存的方式，只能够进行简单的检索和查找，无法真正对其中的价值进行深入挖掘，更谈不上数据的加工和增值。

（二）人员综合素质能力不足

从目前的情况来看，很多企业中实际上并未设立专门的档案管理工作人员，这项工作主要由其他岗位人员来负责兼职管理，这些人员的信息化工作水平十分有限，无法对各项信息化技术进行熟练运用，即便是掌握一定计算机技术的人员也没能够认真学习档案管理知识，从而导致档案管理工作效率不足，无法满足人们的工作需求［6］。

（三）重视程度不够

以往人们对于档案工作的认识就是对档案文件资料进行简单的登记和保存，整个工作内容毫无技术性，只要能够保证资料信息不丢失就是合格完成了工作。所以在相当长的一段时间里档案管理工作并未受到上级的重视。

四、大数据时代下的档案管理工作开展策略

随着信息技术的发展，大数据技术逐渐在各个行业领域和人们的生活中得到了应用，档案管理工作必须跟上时代的发展，这样才能够让这项工作的质量和效率得到切实的提升。下面对于大数据时代档案管理工作开展的策略进行研究。

（一）重视电子化建设

通过档案管理的电子化建设来实现档案数据标准的统一，一方面要重视电子档案的建立，实现对文件流转过程的控制，将文件从起草到归档的整个过程转化为电子档案，建立统一的电子档案规范，确保其能够符合企业方面的档案数据储存标准。另一方面要重视数据搜索引擎的建立，实现数据管理体系的统一，通过大数据技术的运用来实现对档案数据的高效率查询和应用。

（二）对数据结构进行优化

大数据技术的主要功能在于数据价值的提取和数据结构的优化，所以在档案管理工作中应该对大数据库的建设方式进行明确，有效分析档案数据的价值，这也是建立大数据档案的主要工作内容。在建立数据库的过程中可以根据多种类型和方式来进行数据的分析，从而对档案数据结构进行优化，让数据能够发挥出所应拥有的价值。

（三）重视人才培养

想要切实提升档案管理工作的质量，首先需要做的就是优秀人才队伍的建设，这也是档案管理工作能够顺利开展的重要基础，对于档案管理工作相关技能而言，需要重视对档案管理工作人员的培训，从而加强管理人员的档案数据分析处理能力，档案管理部门也应该积极地和一些大数据企业进行良好的合作，从而对大数据技术进行合理运用［7］。其次，因为档案管理工作本身有着一定的保密性特征，所以在将大数据技术的作用充分发挥出来的同时，也要做好档案信息的保密工作，避免出现信息泄露的问题。从档案管理部门自身的角度上来看，要重视大数据分析人才的吸收和培养，对于档案管理中的大数据分析工作开展提供重要的保障。

（四）加强对数据平台的运用

无论是数据库的建立，还是应用平台的构建，目的都是为了提升档案管理工作的便捷性，转变以往那种繁琐的档案管理工作模式，让档案信息资料能够切实发挥出自身的价值，将其在科技发展和文化传播等方面的作用体现出来，想要实现这一点，就需要重视对档案数据平台的推广和应用，让更多的人对于档案数据加深了解，并以管理平台和APP为基础来对各类档案信息资源进行有效掌握，达到信息共享的效果。

（五）建立资源管理中心

在大数据时代，档案管理这项工作也受到了一定的影响，如果能够合理地运用大数据技术，可大幅度地提升档案管理工作效率，对数量庞大的数据进行有效的分析、处理和储存，为档案管理工作提供重要的支持，实现档案信息资源的统一性管理。为了能够有效保障档案信息的安全，需要提升部门本身的档案信息综合管理能力，能够实现对档案信息资料的科学备份管理。目前对于档案信息资料的备份工作主要采用的是电子备份的方法，那么作为档案管理部门就应该重视资源管理中心的建设，将各个结构的档案信息资源进行有效的共享，并对其科学性和严谨性进行规划，确保其能够得到顺利的实施。