关于企业流动人员人事档案管理的信息化分析

付妤

（重庆日报报业集团，重庆 401120）

引言：伴随企业档案事业的发展，档案表现出了信息化的发展趋势，在信息技术和互联网技术的推动下，档案正在朝着信息化管理的方向发生变革。由于流动人员档案管理始终是困扰企业的难题，因此研究流动人员的信息化人事档案管理路径具有一定现实意义。

一、当前企业人事档案管理的概况

企业人事档案管理具有流动性、真实性、保密性等特点，在人事档案管理中，流动人员档案是不可缺少的一部分，其管理工作始终是企业档案管理的重要。在新时期，要想使流动人员档案得到更好的管理，企业就应借助信息技术开展档案的信息化管理。

二、流动人员的人事档案管理困境

目前，企业在管理流动人员档案时面临着诸多困境。首先，人事档案管理要求和标准不统一。标准化、信息化地管理人事档案，可以使人事档案所具备的功能和价值最大化，让共享资源信息的目的有效达成。然而，部分企业人事部门依然通过陈旧的纸质管理方法来管理人事档案，部门档案管理人员将许多时间浪费在填写人事档案、打开人事档案、装回人事档案的工作上，导致工作效率过低，有时甚至还会发生丢失档案文件的情况，逐渐与人事档案的标准化、信息化管理渐行渐远。与此同时，国企在人事档案管理方面十分规范，由国企走出后，人员有着高水平、高标准的人事档案。相比之下，民营企业人员基数大、流动迅速，管理人事档案的模式较为落后，再加上人事档案内容差距大、来源过于分散，因此人事档案得不到标准化的管理。例如，具体管理人事档案时，人事档案需要由档案盒进行保存，并且这些档案盒应具备统一的规格，然而，部分民营企业处于拆装方便、成本节约的考虑，人事档案的封装仅由牛皮纸袋来完成，即便纸袋出现磨损、破洞等现象也不会得到处理或更换，经常敷衍而过。

其次，人事档案管理时效性不足。管理流动人员档案存在数量大、任务重、内容多、管理者少等特点，这使得部分人员的个人业绩、进修外出、调换岗位等多种资料难以第一时间放到人事档案中。这样一来，许多档案机构所留存的流动人员档案依然是原有档案，未能跟随具体状况来补充、新增和修改，从而不利于人事档案管理时效性的提高。

最后，人事档案管理缺乏实用性，并且没有充分的管理意识。我国人事档案管理有关条例中规定，人事档案需要通过县级及其以上的人资部门、人才机构、公共就业机构来管理，尤其是流动人员的人事档案。然而，在政策了解不足、利益驱使等因素的影响下，部分企业或中介在没有得到授权的前提下对流动人员的档案展开了违法、违规管理，甚至存在个人对自身档案、他人档案进行留存和保管的现象，再加上传统管理方式、非专业管理模式的缺陷，使得部分人事档案中信息空白、弄虚作假等问题层出不穷，这类档案难以将流动人员更换职业的过程和轨迹真实、确切地反映出来，从某种角度来看，该问题使人事档案所具备的使用价值大打折扣。由此能够发现，管理流动人员档案这项工作具有复杂性、结构性等特征，若在管理过程中没有足够的权威意识和严肃意识，那么人事档案管理便得不到人民群众和各行各业的充分重视。

三、流动人员的信息化人事档案管理路径

（一）加快互联网联动

现阶段，企业针对流动人员开展的人事档案管理工作通常缺乏高效性和快捷性，无法将有效的人事考核资料、鉴定材料提供出来。为此，企业应积极运用微缩技术充分利用和开发流动人员档案，使其人事档案资源的综合利用率充分提升，并对人事机构的档案进行保护[1]。客观来讲，流动人员人事档案的信息化势在必行，必须加快人事档案上传至计算机的速度，减少人事档案资料的磨损和破坏，通过扫描仪器开展一系列的扫描、分类和整理工作。若需要调取流动人员相关人事档案，那么企业可通过计算机将这些资料导出，并通过打印、移动端等多种形式展现人事档案资料。

与此同时，企业做好人事档案管理的互联网联动，具体包括互联网、广域网以及局域网等，形成一个功能完善、技术先进的服务网络，对于具备资质的企业和人员共享流动人员的有关人事档案，这样一来，既能便利企业对人事档案的使用，又可以使人事档案管理整体效率大幅提升，从而更好地建设与管理信息化的流动人员档案。

（二）档案管理法制化

信息化的人事档案管理离不开有效的法制建设与政策指导，流动人员档案的管理也是如此。一般来说，信息化水平能够反映出国家现代化的发展程度与综合实力，流动人员档案的管理更能表现这一点。有关档案部门应监督和管理好信息化网络服务，除流动人员的隐私信息外，应借助多种合理化、科学化的方法扩展档案管理服务范围，使流动人员档案具有更加广泛的适用性。应培训好人事档案管理人员，确保流动人员档案信息化管理水平与质量。

人事档案管理这项工作对于企业来讲十分严肃，应在高度重视的同时予以认真对待。目前，我国人事档案管理的法律保障已初具规模，然而，各项信息化法治建设仍未得到进一步完善。从这个角度来讲，档案信息化管理的法制建设迫在眉睫。管理流动人员档案时，各种新内容、新方法将会不断涌现，特别是在流动人员个人资料信息方面企业必须重点关注，将安全保护当作档案信息化管理的前提和基础，合法、合理、合规地使用流动人员档案信息。由此不难看出，企业应倡导国家加强档案管理法制化，对档案管理法律法规和制度进行完善，让企业管理流动人员档案时有法可依。除此之外，档案管理法制化有利于避免或减少流动人员档案盗取、盗用等违法行径，逐步提高国内企业管理流动人员档案的综合能力与法制水平。

（三）构建档案数据库

应构建企业的流动人员通用档案数据库，将充分的基础举措提供给企业人事档案管理工作，使人民群众得到良好的人事档案管理服务[2]。伴随企业人事制度改革的不断深入与经济发展水平的持续提高，企业人员的流动速度加快且流动量进一步增加，这使得企业构建可靠、标准、先进、通用的档案数据库具有一定的必要性，推动企业人事档案管理的网络化、信息化发展，同时也使流程自动化、资源共享化、载体多样化的程度大大加深。

构建档案数据库的过程中，需要防止独立设计不同单位、不同系统的情况发生，如若不然，将会出现软件不兼容、硬件配置不符等问题。为此，企业应倡导政府发挥宏观带头作用，并聘请专门的电脑软件企业对人事档案管理系统展开设计，使设计出的统一管理系统能够推行于全国各地，推行和使用的过程中，将该系统所遇到的问题整理、收集并反馈给设计人员，以便于设计人员及时完善与修复。设计出的软件系统既要将录入流动人员数据的问题妥善解决，又要使企业查询人事档案的便捷性得到保证，针对不同人员设置不同的查询权限，从而保护流动人员的个人隐私，防止其人事档案资料信息遭到泄露。

在保护人事档案方面，企业应坚持事后补救、事前预防相结合的基本原则，构建档案管理数据库的初期就需要高度重视前端控制。与此同时，信息化处理人事档案时，工作人员必须熟练掌握档案管理、系统操作能力，从而确保人事档案管理的专业性。除此之外，企业应做出明确规定，若档案管理数据库里的流动人员资料信息遭到非法使用或意外泄露，那么档案管理数据库负责人需要根据企业相关条例和国家隐私法律规定承担对应刑事责任、民事责任。

（四）建立当面核对机制

当前国内人事档案通常只对组织、机构、部门提供，个体无法对自身档案进行查看和阅读，使得大部分人都认为人事档案十分神秘，对个人档案盒、档案袋中的内容知之甚少或是毫不了解。许多流动人员对于个人档案不够关注，最大的原因在于其对人事档案内容了解不充分，不清楚人事档案在社会中所具备的价值和作用[3]。若直观、明了地查阅到个人档案，能够增加个人了解自身档案的程度，激发自身的档案管理热情。具体工作过程中，通常会有本人因不记得个人情况或记忆不全而申请查阅人事档案的状况，然而，依据现有的利用、提供人事档案相关机制该行为不被允许，这在一定程度上违背了当今社会法治精神中的透明、公平、公开、民主原则，因此，有必要与时俱进地发展档案提供机制，积极开展相应的人事档案管理改革工作。

在国外，大量西方发达国家早在上个世纪末便对当事人开放一部分人事档案的查阅、浏览权限。国内企业应对科学、先进的人事档案管理模式积极引进和借鉴，以人为本开展档案管理的各项工作，若档案不在保密条例的规定范围中，那么个体可对档案知情权进行享有，能够知晓个人档案目录及部分内容，让个人法律范围内的权益不遭到剥夺与侵犯，同时防止他人或其他部门出于某种目的而修改、歪曲个人档案。需要注意的是，档案信息化数据库里的部分非保密内容能够对当事人开放，不过当事人仅具备和享有查看的权限，不可对个人档案进行修改和调整。

（五）社保制度和信息化档案管理有机结合

对于城市经济乃至社会经济来讲，流动人员的作用不可忽视，不过，部分城市和地区的流动人员面临着生活保障、生存环境等一系列问题。我国社保相关部门曾提出，中国应尽快开展社保问题在城镇化发展过程中的研究和探索，制定和发布适合流动人员特征的社保条例与规定。客观来讲，社保体系改革的最终目的在于经济发展水平、社会保障制度有机统一，发挥社保制度对于流动人员的正面、积极作用。将社保制度和信息化档案管理有机结合，可以为相关领域发展社保机制、研究流动人员提供有效帮助，通过针对性的社保体系，帮助流动人员信息化档案更好的管理。

要想做到这一点，第一，应将人事档案数据库联网，使档案信息与养老保险机制挂钩，流动人员档案能够影响企业所做的个人养老金，一旦流动人员构建养老金账户，那么其人事档案、账户信息便能够跟随地点的改变而进行流动[4]。第二，流动人员应记录医疗保险，在人事档案里添加详细的医疗保险内容，结合信息化档案管理系统，同时迁移和流动人事档案、医疗保险，为以后的人事档案管理提供便利。

结语：总而言之，研究流动人员的信息化人事档案管理路径具有重要的意义。相关人员应对当前企业人事档案管理的概况有一个全面了解，充分把握档案信息化管理的重要作用，能够通过加快互联网联动、档案管理法制化、构建档案数据库等多种方式开展流动人员档案管理的各项工作，从而推动企业的流动人员档案信息化建设和管理工作发展。