试析交通行业档案管理重要性及优化策略

李成英

（四川省资阳市乐至县交通运输局,四川 资阳 641300）

一、交通行业档案管理存在的问题

在机关事业单位内，档案管理工作一度被看作是养老职能工作。一方面档案管理属于文书类工作，跟机关事业单位的经济效益相关工作没有直接关联，不直接为机关事业单位创造经济利益。另一方面，档案管理工作突破性和创新性相对较低，岗位职责明确，工作量相对不大。所以大多数的单位对档案管理工作都没有充分的重视，应付工作现象较普遍。

有些交通运输档案在过往的管理中存在缺失或者错误情况，但是由于管理不当没有记录可查，难以补全。类似这种问题积累起来，不便于后来的档案管理工作，所以很多职工工作之后都以不出错为工作标准。交通运输局或者是职工个人也很少参与相关档案管理专业培训。职工的专业技能不能够与时俱进，导致档案管理工作信息化进展缓慢。有些单位档案管理工作责权不明，多数都是兼职，没有专门的档案管理人员，档案管理只是工作中的一个添头，无足轻重，可有可无。就算档案管理上有差错也没有相应的处罚措施，所以档案管理工作疏漏问题也是当下面临的挑战之一。

近年来，虽然交通运输相关部门也逐渐意识到档案管理工作的重要性，也开始加强相关工作部署，但是仍然进展缓慢。目前交通部门的档案管理工作仍然存在制度不健全，体系不完善，不能够适应新技术和社会发展需要等问题。另外，新的档案管理技术除了对工作人员提高了要求，对计算机设备和通信网络也有要求，但是很多单位由于对相关工作不够重视，所以也并没有对相关设备设施做到及时更新维护。

二、交通行业档案管理的重要性

交通运输行业的档案管理跟人事档案管理或者其他企业发展史等档案管理不同，它详细记录了交通运输的发展和运营。交通行业的档案不仅能够反应过往的交通运输的经济价值，也是交通行业总结工作和交通运输局工作报告的重要参考资料，是交通行业规划部署的参考资料之一。交通行业的档案管理并不仅仅是历史资料保管和日常数据记录，做好交通行业的档案管理工作，不仅有利于提高交通行业的经济效益，还能够助力国家交通运输业的规划。

交通运输系统不同部门档案管理工作也不完全相同，所以在工作要求和工作内容上也有差异。对于城市交通，主要的档案资料应该是城市车辆运输、寄递物流、车站管理、车辆维修等方面相关数据，及城市交通运输数据的实时分析。而公路交通或者公路工程等档案管理内容又有很大的不同。例如交通运输局内公路工程质量监督站的档案管理，除了一般的档案材料之外，还需要有公路修建的设计、规划、验收、和质量监督等相关资料，这是检测公路建设质量和未来公路修建项目参考资料依据来源之一。无论哪一种形式的交通行业档案管理，对于国家管理交通和交通运输发展规划都有重要意义。随着交通行业的发展，交通运输已经影响人们生活的方方面面，交通行业已经关系到国计民生，影响力深远。

三、交通行业档案管理优化策略

（一）加强档案管理工作相关培训

交通行业的档案管理不只是档案管理员的工作，也是单位管理者的重要工作之一。为了加强全体干部职工对档案管理工作的认识和重要性的认知，在单位内部组织相关活动，加强干部职工对档案管理工作的理解支持。同时领导和档案管理职工要定期开展管理培训和技能培训，并实施相应的考核。以人为本，从档案的管理者开始重视档案管理工作。

（二）建立标准化工作制度和规章制度

交通运输局属于国家行政事业单位，一般工作都是有固定流程和标准。但是由于对档案管理重要性认识不足，导致工作没有标准流程和要求，相关的规章制度也是流于形式，有的连形式都没有。因此，交通行业的档案管理规章制度应该在遵循交通运输工作规章基础上，结合档案管理工作的特性，个性化定制符合当下行业发展要求的工作制度。例如，对于现阶段的电子档案管理，从档案录入到档案更新和数据维护，以及档案调用都要有详细的工作日志且工作责任到人。对不同门类的档案分别管理，按年限地区等分类，便于信息查找和数据分析。每个项目都有完整的项目记录和项目备案，且注意项目的特点和档案的时效性，便于为后期工作提供有价值的参考。

（三）加速档案管理的信息化建设

由于档案管理工作不能够直接为交通行业创造经济效益，也不能够直接为社会提供服务价值，导致管理者对相关工作的重视程度不够，在办公资源分配上相对较少。大数据的发展和信息技术的应用对于档案管理工作来说，是全新的突破。因此，加速档案管理工作的信息化建设进程，是当下交通行业档案管理工作的重中之重。一方面加强员工信息技术培训，聘用技术型人才，另一方面，更新设备设施为档案管理信息化提供相应的办公设备。档案管理信息化主要是通过计算机技术对信息进行管理，因此在工作建设过程中尤其要注意信息安全防护和相关系统的更新维护，这些都需要交通运输局给予充足的资源支持。

结束语：交通运输行业的档案管理工作的重要性不言而喻，相关部门应逐渐引起重视，但是如何推动新技术的快速应用，对于当下的档案管理工作来说是一个重要挑战。不论是从工作内容还是工作性质来说，交通行业的档案管理都是交通部门的重要资料来源，所以保障信息安全和信息的真实全面也是相关部门和人员的重要工作内容。