信息技术时代数字化人力资源管理系统问题探讨

王瑞红

（济南日报报业集团，山东 济南 250001）

随着资讯科技的发展，人力资源档案的管理逐步迈向数据化，同时，通过完善人事档案管理制度，结合单位实际需要，开拓管理思路，发挥档案管理制度的功能，加强人才信息技术培训，提高人才信息技术水平，人力资源既需要完善系统本身，也需要提高用户的技术水平，单位必须能够针对实际情况，发展管理思路，采取科学有效的措施，这也是解决人力资源管理问题的主要途径。

一、数字化人力资源档案管理

单位在不断地改革创新，包括先进的管理理念和管理措施，其中人力资源档案管理是重要组成部分，来有效提高劳动效率，特别是档案信息采集、存储、记录、输出等环节的准确性；同时，利于大数据云计算等工具进行分析，为数据开发提供有利的技术支持，传统档案管理的特点是手工登记、归档和查阅，这也往往使传统的档案管理方法容易出错，资源利用效率低下。与传统的档案管理系统相比，用户通过键入关键词来准确地找到所需信息，数字档案系统的建立提高了档案工作的效率。

二、建立数字人力资源管理系统的必要性

改进管理、提高效益需要更好的方式方法，而人力资源管理信息化是其中之一，人力资源管理信息化可以优化和管理整合、改进模式、完善操作流程、适应管理要求，以及采用互联网技术和云计算手段构建数字人力资源管理系统，为人力资源基础的管理提供了全面的支持，从日常的人力资源管理基础工作中体现出数字化人力资源系统的重要。

三、人力资源档案数字化管理的现状

（一）纸张档案数量庞大，中小单位档案管理知识不足

我国传统的文件管理方式使用了几十年，因此很多公司都积累了大量的纸质文件，如果将这些文件转换为数字文件，将需要大量的人力和物力资源，此外，由于一些中小单位的条件不理想，很难拨出足够的资金来建立完善的人力资源管理体系，只有通过数字信息系统模式才能实现上述目标转换。

（二）档案管理人员的信息技术水平低

目前，我国仍有大量的老一辈档案管理人员，他们的信息技术技能差，使数字档案管理系统难以有效实施，此外，一些年轻的档案管理人员也缺乏足够的信息技术，仍然表现不佳，很少有单位经常向员工提供档案管理和信息技术方面的培训，也未能及时纠正员工的不良习惯，单位及时实施现代档案管理手段和制度，由于这些问题，数字档案管理系统也不能充分发挥作用，降低了档案管理系统的整体安全性。

（三）档案管理薄弱

单位人事管理档案数字化需要必要的基础设施，但目前在数字化条件下，单位人事档案管理设备薄弱，要使人力资源档案的管理与数码科技的应用标准化，需要更高的要求。然而，传统的人力资源档案管理体系相对分散，缺乏数字化的基本条件，纸质档案的多样性不能满足现代数字化技术管理的实际需要，通过因特网传送数据的能力有限，不仅造成人力和物力的大量浪费，但也对人力资源档案数字化的效率产生不利影响，不利于软硬件的有效利用。

四、人力资源信息系统模型的功能分析

（一）数据交换功能

企业级人力资源信息综合管理系统软件，即系统软件，拥有一些被认为是一般管理功能的公司数据，能在一定程度上有效地帮助企业人事主管更好地了解员工的日常需求，此外，这在一定程度上为进一步提高人力资源管理的效率创造了非常有利的条件，人力资源管理人员应在统计系统管理模式的基础上，结合不同的人力资源管理信息进行有效地分析管理信息在不同职能部门，如高级管理人员，使各部门的人事管理资料可直接输入人事统计管理系统及在统计系统中共享人力资源管理信息，方便其他职能部门的管理查询。

（二）信息查询功能

由于人力资源信息系统具有一定程度的信息集成，它使工作人员能够交流信息，并促进更快地获得信息，然后为人力资源管理人员提供快速准确的各类员工信息。

（三）灵活多变的特点

在系统未出现之前，管理人员花费大量的时间和精力准备统计报告，因此，建立新的人力资源管理系统科学模型，有效节省时间可短时间内编制数据报告，从而提供其他部门使用的更准确的信息。

（四）人力资源信息化系统展望

实现人力资源系统过程和操作的智能交互，金融、产品、服务等人力资源的快速发展，人力资源管理人员将数据分析应用于人力资源盘存和战略决策，企业人力资源的全面开发具有特殊的意义。云平台不仅提供服务器，它还提供了存储大量人力资源数据的能力，通过AI 技术，有效避免人为干扰数据分析，提高数据分析的准确性和效率。Gartner 研究所预测认为绝大多数企业将实现75%的数字化，迫切需要将三大领域数字化：空间、性能和工作流。数字工作流提供对网络设备和移动设备的交互控制，如社会保障自动征收、公益金规范、金融交易自动化；数字商务智能，如：防止雇佣合同合法性，个人基本信息档案分析，以数据和咨询的形式帮助"导引头"分析，使人力资源总体状况、竞争力、工资水平和其他方面的透明度.云平台和网络安全服务作为数字化改造的基础，可引入全栈桥的混合云服务和网络运营商安全服务，帮助公司升级云量，利用专家组、自动化测量平台和完善的业务流程。

五、完善人力资源档案数字化的对策

（一）建立完善的信息系统

人力资源档案数字化管理是一项系统工程，不仅需要必要的设备，同时，还开展了一项先进的系统项目，将科研领域的人力资源数字化。一是制定软件系统开发和文件插入领域的科学模式和方法。二是确保数字档案受到严格控制，满足安全性和可靠性系统的基本要求，并注重各种形式的数字保护。第三，办公室系统与人力资源档案系统之间的有效链接，将提供数据检索功能，并广泛提供资源。

（二）改善档案管理

档案管理质量是实现人力资源档案数字化管理的重要因素之一，并尽可能提高管理人员的专业水平。首先，向文件管理员介绍人力资源数字文件管理方法，提高档案管理者的业务能力和创新意识，不断提高档案管理者的工作效率，加强文件管理者的操作能力，以及对数据运用的操作控制，注重相关工作经验的综合和档案控制的传递，提高档案管理的整体水平。

（三）硬件双重保险，提高系统安全性

软件与硬件均需加强，在硬件方面，专设局域网来管理人力资源信息，增强物理保护网络，隔离非法外部用户的入侵；此外，信息的采集和传输可用于加密来提高安全性，避免在传输过程中外界操纵和窃取重要信息；防火墙的保护也是提高信息安全效率的手段，这些措施的实施有利系统开发顺利完成，达到人力资源档案管理系统的实现，这一系统将提供更大的信息安全和有效的人员管理。

（四）加强工作人员的培训和信息技术

提高培训水平是单位经营管理中普遍探讨的课题，当前，加强单位发展过程中的人才培养也同样迫切，在IT 培训过程中，单位必须保持开放性和积极性态度，确保教学内容符合现代要求，使员工接触最新的档案管理理念和现代档案管理技术，提高员工的信息技术水平，同时，为了培养良好的信息使用技能，避免不必要的错误导致信息泄漏和病毒。

（五）建立综合人力资源信息系统模型的途径

1.有效整合人力资源数据

在电子信息通信服务平台的积极支持下，企业人力资源管理系统将更加知识密集，并确保企业员工的人身安全。尽管企业员工众多，但这会给企业的人力财力管理带来很多困难，企业员工可以在探索建立企业业务通信信息平台的过程中，合理选择使用企业先进电子技术，在良好的基础上充分了解企业员工的实际日常活动，为员工提供各种信息保障.在企业员工电子信息交流平台建设过程中，企业高级管理层应能充分发挥其企业信息管理功能，在就业政策上，可能会产生某种政治倾向，通过明确企业未来发展的战略方向，了解职工的具体就业条件，为员工提供一个有效的电子交流平台，提高其信息安全性.在有效保证其企业持续提高认识和安全性的基础上，企业各级人力资源管理人员应高度认识企业人力资源信息管理的重要性和作用，并通过合理化优化人力资源管理方案，不断完善企业人力资源管理信息结构此外，所有员工还应定期与企业管理层积极合作，而管理人员还应定期、及时地与企业其他相关管理部门保持业务联系。

2.为人力资源专业人员建立信息系统

在数据管理系统的实施过程中，企业各级人事管理人员能够收集和发现大量信息，联系企业人力资源数据，结合企业的实际发展需要，为采用专门的人力资源管理信息系统创造有利条件，例如：企业各级人事管理人员可以直接销售和查询企业人力资源数据相关信息，并通过招聘网站进行管理。同时，从企业的实际发展出发，企业领导要在企业政策、融资等各个领域及时提供必要的政策支持，并通过完善企业人力资源管理专家信息系统，帮助企业管理人员及时获得企业业务发展的最新信息，吸引更多高素质人才培训专家，建立专家基础，进一步提高企业竞争力。

六、结语

当前，在这个社会信息技术高速发展的大背景下，对企业信息化水平的需求越来越迫切，对要使企业达到人力资源管理水平，尽管目前有大量、品种繁多的专业人才，但这需要使企业依靠高质量的专业管理人员和相对科技的管理方法，这种信息管理方法大大提高了收集和处理与基本人力资源管理有关的数据的效率以及数据分析结果的准确性，这也有助于简化工作流程，企业人力资源管理的必要条件，并为企业全体员工提供各种增值管理服务，由于移动信息网络技术被广泛应用于在实践和组织管理方面，培训人员和其他人力资源系统开发人员，不仅要具备操作移动电脑和办公软件所需的一定技能，但也要有一定的经验，归根到底，它只是企业人力资源的信息工具。