谈基层事业单位事业档案管理现代化实现的有效途径

2021-11-26范广萍

魅力中国 2021年43期

范广萍

（山西省偏关县尚峪镇人民政府，山西忻州 036400）

针对现代化事业档案管理工作而言，在先进技术手段的影响下，该项管理可有效解决诸多表面问题，提升档案管理的整体质量。基层事业单位在执行事业档案管理工作时，需及时改进管理意识，利用适宜的信息化技术手段来增强管理效率，促进档案管理事业的发展与进步。

一、基层事业单位事业档案管理现代化的基础要求

首先，基层事业单位在强化事业档案管理现代化时，相关部门对其提出了多项基础性要求，如切实实现无纸化档案管理。具体来看，传统档案管理的主要媒介为纸张，而从档案管理保存的角度上看，纸张类档案在保存上有明显缺陷，在事业档案管理不断现代化的情况下，由电子档案替代纸质档案已成为当前档案管理与发展的必然趋势，档案管理人员需借助事业档案管理形式的变化来增强管理效率、缩减保管难度。其次，当前基层事业单位在实行现代化档案管理时，还要利用适宜的信息技术来提升对其的应用效率。在当前事业单位内部的档案管理中，相关人员需搭建出合理应用各项档案的信息管理平台，利用平台内部的技术水准来管理各档案中的数据信息，全面增强其应用水平。最后，事业档案管理现代化的标志为管理内容的数字化，一般来讲，随着计算机技术、大数据技术的快速发展，基层事业单位的档案管理人员需将该项技术运用到档案管理中，借助该类科学技术解决档案管理中的多项实际问题，比如，可采用微缩技术来缩减档案管理中的各项成本，合理提升档案保存的整体效率，继而更好地延长其保存周期。

二、基层事业单位事业档案管理现状

（一）档案管理制度不完善

当前基层事业单位在进行事业档案管理的过程中，由于档案管理制度存在某种缺失，该档案管理出现了多项问题。通常来讲，在档案管理制度不完善的情况下，其带来的问题有档案组卷不统一、序号缺失与案卷标题缺失等，该类问题给目前的档案管理工作带去极大阻碍，直接降低了事业档案管理工作的操作效率与管理认知。部分事业单位虽然逐步完善了事业档案管理制度，但在具体执行期间，仍出现工作形式化、程序化等问题，其内部管理制度中的有关规定未能有效解决该管理问题，进一步缩减档案管理工作的应用价值。

（二）信息化利用水准不强

随着网络信息技术的快速发展，越来越多的现代化技术涌入到基层事业单位的事业档案管理中，在具体应用时，部分档案管理人员未能科学运用信息化技术，将该项技术着重放置到具体的档案管理工作中，其信息化技术的利用水准处在较低状态。基于当前档案资源信息的多样性，其内部包含海量的数据资源，由于对信息化技术的使用水平偏低，部分资料保管工作的科学程度较差，既产生了资源浪费现象，又难以改善档案管理现代化建设中的实际问题。

（三）档案管理人员的综合素养偏低

基层事业单位事业档案管理现代化的执行效果与管控人员的基础素养紧密相关，若该类人员的综合素养偏低，则其内部的档案管理较难达到理想效果。具体来看，虽然多数事业单位都对档案管理工作提出了些许要求，其执行的各项步骤也带有一定的现代化特征，但由于档案管理人员对档案信息的管控意识不强、管控方法不当，严重限制了档案管理的整体效率，再加上相关部门未能制定出适宜的教育培训制度，档案管理者的信息技术素养很难得到有效提升，该现象无形中增加了出现档案管理问题的概率，降低档案管理现代化的执行效果。

（四）档案资料的应用技巧不合理

基层事业单位在开展档案资料的储存时，由于需要对相关资料进行查阅与调取，此前的纸质档案管理形式在完成该类步骤时要耗费较多的人力物力，且极易出现失误或措施，降低该项管理的科学性。在进行档案资料的查找时，由于要精准确认档案编码，传统档案管理模式难以提升该项工作的效率，而采用现代化档案管理方式则能切实解决该项问题，有效提升管理效率，受多种因素影响，当前部分基层事业单位档案资料的应用技巧不合理，部分档案管理缺少专业性的管控设备，其内部软件与硬件配置都难以达到现代化档案管理标准，降低了档案管控工作的整体效率。

三、优化基层事业单位事业档案管理现代化的有效实现路径

（一）搭建现代化档案管理制度

为促进基层事业单位事业档案管理的现代化水平，管理人员应依照当前该单位管理现状，适时搭建现代化档案管理制度。一般来讲，在创新事业单位档案管理制度的过程中，相关人员需同时关注现代化档案管理的操作流程与各项细节，适时强化档案管理工作的严谨度、信息化。在基层事业单位的事业档案管理中，相关人员应利用管理制度的完善来逐步梳理其内部各项工作岗位的对应性职责，且在进行档案管理时对各部门事务保有适宜的独立性。在进行现代化事业档案管理期间，档案管理者需将多种先进的信息技术放置到档案管理制度内，借用相关技术水准的改进来调整、管理各项工作任务指标，有效增强档案管理的工作效率与整体质量。此外，在分配现代化档案管理制度中的各项工作任务时，各部门应及时了解当前企业的发展现状，将现代化技术与该发展状态紧密结合，有效增强档案管理的各环节信息技术应用水平，强化事业档案管理工作的专业性、可执行性。

（二）增强信息化建设水平

基层事业单位在进行档案管理的信息化建设时，需利用适宜手段来不断改善该现代化建设的发展水准，统一现代化管理的标准与方法。具体来看，基层事业单位内部的档案管理者在建设信息化档案管理系统期间，应适时打破此前传统管理观念与形式，借助先进的现代化管理技术可有效完善当前的事业档案管理状态，创造出全新的建设途径。同时，事业单位在执行档案管理信息化建设的过程中，需适时明确档案管理的发展方向与建设目标，比如，将信息化建设的各项举措展现在其管理工作的各项细节中，建立并创新档案管理系统中的各项工作任务，适时强化相关软件与设备的搭配，依照正确方式来完成档案管理建设，增强现代化档案管理的执行效果。此外，在进行档案管理的信息化建设期间，档案管理者需全面增强档案管理的基础性内涵，借助实际技术操作来及时观察信息化建设的进度与对应性效果，适时运用信息化技术将档案管理中的进程与作用呈现出来，有效增强档案管理的整体效率与水平。

（三）培育档案管理人才

基层事业单位在实行档案管理现代化的过程中，要用到与档案管理相关的专业型人才，该类人才的综合素养与专业技能都需达到现代化档案管理标准。一般来讲，基层事业单位在开展现代化的档案管理时，需为该管理工作设定出适宜的工作计划，而该项计划的执行者即为档案管理人员，为增强其现代化业务素养，管理层需为其设置专业化技能培训，在该教育技能培训中不断增强其业务能力与现代化信息技术知识，利用实践与理论的高效结合来提升其信息技术、信息设备的应用水准，继而真正改善档案管理人员的综合素养[3]。除此之外，在实行专业化档案管理期间，各基层事业单位还可开展与各高校的合作，专门招收与现代化档案管理专业相关的大学生，既为其提供适宜的实习机会，又改善档案管理队伍的专业性，全面提升档案管理工作的整体水准。基于现代化档案管理人才的重要性，基层事业单位在执行信息类档案管理期间，需合理、科学地运用多项设备技术，适时掌握先进档案管理设备中的各项功能，增进档案管控工作的科学性。

（四）完善档案资料现代化建设

一方面，在基层事业单位，基于其档案管理存有内容繁多、数量巨大等现象，且在该单位的不断发展中，其档案数量与信息内容将逐渐增多，因而完善档案资料现代化建设成为当前档案管理的必然趋势，档案管理者需适时更换档案资料的存储方式，将纸质档案转化成电子档案，并利用图片或文字形式将各档案资料借助扫描仪来放置到电脑中，借助网络传输功能来共享事业单位内部各部门的档案信息。通常来讲，在完善现代化档案资料期间，档案管理者应借助现有的网络技术来搭建出完整、统一的档案管理体系，并与该单位的实际发展状况相结合，适时增强档案资料管理的科学性。另一方面，在完善档案管理体系的过程中，档案管理人员还需采用适宜的信息技术来实行各类档案信息的分析、整合、整理与归档，借用适宜的分配方式来提升档案管理的专业性，并在档案管理系统内设置“关键词”等经典搜索方式，使其以最短的时间完成档案信息的搜索，增加档案查询的便利性。

（五）提高档案更新速度

相较于其他单位，基层事业单位在实行档案管理时，其各项操作步骤有明显区别，在执行现代化档案管理中的各项操作时，要主动学习先进的档案管理方式，依照该单位的实际发展状况来增强档案管理技能的更新速度。在进行以档案管理为主的日常工作中，广大操作人员需利用先进的技术理念，不断丰富与更新档案管控数据库内的各项数据资源，借用更新的数据信息来完善档案管理工作的专业性。基层事业单位在更新或改进档案管理技术与数据资源前，相关业务人员应适时革新自身管理理念，只有在管理观念不断更新的前提下，其管理技术才会得到切实拓展，有效增强事业单位在市场竞争中的整体竞争力[4]。值得一提的是，基层事业单位管理层应主动创设多项档案管理活动，加强档案管理系统内部员工间的交流沟通，使其了解与理解对方的想法，在更新档案管理技术或操作某项步骤时就会更为容易，提升档案管理的整体效率。

（六）强化各部门的协调性

首先，基层事业单位在执行事业档案管理期间，应制定出具体的建设方案，比如，在设置档案管理各内容条款前，将该单位各部门工作内容纳入到信息管理的范畴中，并将该方案公布到档案管理系统平台内，使各部门了解与掌握其具体的工作内容，该类行为将有效增强档案管理的整体质量。其次，在实行事业档案管理的过程中，各部门若遭遇实际困难，档案管理者需对各部门工作人员进行一定的思想教育，从思想观念上改善各部门人员对档案管理的认识，使其从思想上意识到开展档案管理工作的必要性，继而提升档案管理工作的专业性。增进事业单位内部各部门的协调性还有助于统一档案管理的各项行为，适时提升该项工作的合理性，帮助档案管理者快速解决其遭遇的具体困难，改善事业单位整体的档案管理水准。最后，基层事业单位在执行事业档案管理中的各项任务时，档案管理者需定期增加与各部门的交流沟通，了解其对档案管理的真实想法，增加档案管理技术与各部门工作内容的适应性，使单位内部的更多部门共同推动档案管理的现代化建设。