基建工程档案管理中的问题及策略研究

2021-11-26尚汶茜

魅力中国 2021年43期

尚汶茜

（中央广播电视总台鲁古办公区建设管理办公室，北京 100040）

引言

基建工程档案是现当代基础工程建设的关键组成部分之一，能直接反映出一个工程项目的施工质量。因此对基建工程档案进行有效地、科学地管理，确保基建工程档案的安全性和完整性，对基础工程建设而言意义重大。系统化、合理化地管理基建工程档案，能够在很大程度上提升工程施工质量，而这需要包括设计、施工、监理在内的各方施工参与人员的努力与配合。

一、基建工程档案管理内涵及重要性

基建工程档案的主要内容包括有效记录并保存整个基建工程项目中所涉及的每一个建设内容以及所处阶段，其目的是日后对项目进行复盘、检修或重建时，方便追溯原始信息与数据[1]。基于此，工程档案管理人员所构建出的基建工程档案必须具备足够的系统性与完整性。基建工程档案通常通过图像、文字以及数据的形式对施工过程中产生的种种信息资料进行记录，并通过胶片、纸质文件或数码光盘等载体对这些档案进行妥善保存。出于项目遭受战乱后恢复重建，以及现代城市预防自然灾害、抵御灾害、减轻灾害损失等方面的考量，基建工程档案存在的意义无可取代[2]。

随着中国经济社会的长期高速发展以及城镇化建设的不断推进，基建工程项目的数量可谓与日俱增。在这一时代背景之下，正确认知基建工程档案的意义，提高对这项工作的重视程度，同时提升对基建工程档案进行管理操作的能力，可以在一定程度上促进中国基建工程行业整体向好向上地发展。首先，在日常的项目建设中基建项目档案管理有着重要的作用。项目建设中的档案建设主要包括对项目立项、记录计划方案、登记和核实财务数据等多方面的内容，同时随着基建工程的发展，为了稳步推进施工工作开展，还会制定相关的质量评价标准并对工程建设的材料使用等进行记录。通过档案管理，工作人员能够对档案信息的真实性、信息性等进行记录和反映，并为实际的建设工作提供相关依据。其次，在项目管理方面基建档案建设也发挥着重要的作用。基建档案是工程建设中保留的最原始信息材料，在遵守不同信息的有机联系的基础上，管理人员依照档案信息开展管理工作，能够有效检验项目工程的建设进度，同时通过多次的利用档案信息数据能够提高管理效率和项目施工的科学性和安全性，有效规避财务危机，避免安全事故发生。

二、基建工程档案管理的问题

目前，根据市场实际情况来看，中国建筑工程领域的档案管理仍存在着一些问题。笔者根据问题严重程度以及普遍程度在本文进行讨论，分别是：档案的编制和使用不够规范，档案管理制度亟待完善，档案管理人员水平有待提高和档案管理的质量不高。

（一）档案的编制和使用不够规范

当充分记录一项工程建设在施工过程中所涉及的方方面面。然而，由于档案管理人员以及工程施工人员对基建工程档案的重视程度略微存在欠缺，以及他们的专业技能有待提升，从而导致了基建工程档案丧失了一部分完整性，部分工程档案资料可能存在收集不到位的问题。除此之外，基建工程档案可能在管理过程中存在编制不够规范的问题。总之，以上两点意味着基建工程档案的完整性与系统规范性无法得到充分的保障，进而导致基建工程档案无法充分反映一项建筑工程信息的真实性和全面性。如此一来，施工相关人员对工程档案的利用率将大幅下降，工程档案将在一定程度上丧失其本质功效。

（二）档案管理制度亟待完善

当前基础建设领域存在一部分基建工程项目的施工单位为达到节约项目施工成本的目的，忽视对基建工程档案管理部门的规划与设立，甚至不计划聘用具备专业基础的基建工程档案管理从业者对基建工程档案进行专业的管理。除此之外，基建工程档案管理工作中还存在相关设施配置较为落后的问题，从而无法高效地满足管理需求。例如在保存重要资料时，因为未能合理使用专用收集盒以及档案袋，从而致使文件资料杂乱无章，甚至丢失。

（三）档案管理人员水平有待提高

在管理基建工程档案这一过程中，具体负责这项工作的相关管理人员往往存在业务能力不强，专业理论储备不足，实际上手操作经验不丰富等问题。造成以上种种问题的原因正如前文所述，基建工程项目施工单位为节约成本而未聘请专业的档案管理人员。然而，当今社会各行各业都在向高度信息化、数字化和科技化大步迈进。在这一时代背景之下，基建工程项目档案管理工作人员仍然沿用传统的人工操作方式对基建工程项目档案进行管理，不提高能够熟练操作计算机系统，且具备科学管理基建工程项目档案专业知识的从业人员比例。这一现状势必将造成基建工程项目档案管理工作效率低下，大大增加后期查阅并利用项目档案时的不方便程度。

（四）档案管理的质量不高

在基建工程项目档案管理工作中，由于相关管理人员业务水平不高、专业素养不足而造成的损失是一系列的。受工作人员自身能力的限制，有一定机率造成对基建工程项目档案的收集不够完整，缺失一部分重要的资料和信息；还有可能导致一些隐蔽的工程资料未能被全面记录，从而不利于在后期对工程档案进行应用[3]。尽管在国家层面针对基建工程项目档案管理工作已经出台了一系列相关规定，然而在基建工程施工单位对其进行实际执行的过程中，往往忽略掉对这些制度、要求的研习，未能对规章进行严格地执行，从而导致了基建工程项目档案管理工作不到位。

（五）基建档案的整理存在问题

在实践中存在着基建档案材料不完善，整理不科学不到位的问题。由于基建档案的材料涉及的内容非常复杂，同时在具体的整理、使用和存储的过程中也容易出现各种问题，常常因为存放的方法不科学而出现损毁。此外，基建档案还涉及非常多的图纸内容和数据信息等，这也给档案整理带去了一定的挑战。

三、基建工程档案管理的策略

为解决以上提到的基建工程档案管理中频频出现，且对档案管理工作造成较大负面影响的四点问题，笔者提出六条解决方案以供业内人士参考，分别是：正确认识基建工程档案管理的重要性，明确档案管理人员的工作职能，科学整合工程档案信息资源，健全管理体制，工作合理化，以及促进档案资源网络共享。

（一）正确认识基建工程档案管理的重要性

基建工程档案管理是项目施工过程中的重要一环，因此施工单位从上至下都应当认识到档案管理工作的不可替代性与重要性，提高在档案管理方面的预算，增加在物力、财力以及人力三方面的投入。除此之外，根据施工项目的特点及时并合理地配备相应设施，建设数字化、先进化、自动化的基建工程档案管理系统，提高档案管理效率。

（二）明确档案管理人员的工作职能

与档案管理相关的工作人员团队往往是档案管理工作的直接参与者以及执行者，档案管理团队的业务水平和工作能力通常决定了档案管理的效率与质量。因此，档案管理工作团队的重要性不言而喻。为了促使档案管理工作顺利开展，就要对档案管理人员积极地进行专业的岗前培训，将他们所掌握的理论知识与实际工作中的档案管理经验相结合。与此同时，工作过程中，档案管理人员也要不间断地进行学习，紧跟市场潮流，对所学理论与技能及时进行更新换代。此外还要明确档案管理人员的工作职能，增强其责任心，提高综合管理水平。

（三）科学整合工程档案信息资源

对工程档案信息资源进行科学且系统的整合。基建工程施工往往存在周期长、涉及面广的特点，档案管理人员可以将较长的施工周期以年、季度、月为单位，划分成若干较短周期，并根据影音、数据、文字等不同的信息体现形式将档案分门别类，进行归纳与整理，以便日后查阅、利用。这种科学的整合方式往往可以在很大程度上提高工程档案的利用效率，使建设施工工作更加顺利、高效地开展。

（四）健全管理体制

健全的工程档案管理体制是工程档案管理科学有效推进的重要保障。施工方应当在严格遵守国家相关法律法规的基础上，根据自身施工特点完善档案管理机制。档案管理人员应当根据规范科学的管理机制体制，认真落实档案管理工作，确保在搜集、整理、归纳、存档、查询等各个环节及时有效地进行规范操作，进而保障后续工程施工建设的顺利开展。

（五）工作合理化

为了使基建工程档案管理工作能够与工程施工建设保持同步并有效开展，在项目伊始便要要求档案管理工作人员对相关数据、影音、文字资料进行收集、归纳、分类与审核。在进行施工的过程中，档案管理人员要积极且及时地参与到与其他各个相关单位部门联动的工作中去，如移交材料、进行汇报等。与此同时，在施工任务竣工交工时，相对应的档案管理也要同步完成并交接。

（六）促进档案资源网络共享

为了方便对工程档案进行共享，可以根据施工建设的具体情况搭建资源网络。为达到此目的，首先需要运用新的工作思路和方法，将档案信息资料进行电子数据化[2]。这种方式缩小了工程档案的体积，使储存空间得到了充分有效地利用，进而大大增加了工程档案的存储量，使工程档案的储存工作变得更加便利与高效。在将工程管理资料电子数据化的基础上，可以通过搭建数据库的方式，达到方便调取查阅电子档案的目的。除此之外，档案管理人员可以将所需材料通过网络递交给相关领导或同事，进行在线审批或浏览，提高了施工单位各级各部门之间的工作效率[5]。

（七）加强对档案管理工作的投入

在认识到基建档案建设和管理工作的重要性的基础上，还要加大投入，以提供更多资金保障。档案管理是基建管理的重要组成部分，对此，应当根据企业的工作性质和业务制定科学严密的管理制度，同时设立和完善档案管理部门及其人员构成，同时还要明确具体的管理人员和责任人员，采购更多档案管理的设备和材料，以保证档案管理工作顺利开展。初次之外，还要加强对人员职责的划分，明确各人的工作内容和工作职责，最后对工作进行积极的汇总，从而建设高效的管理体系，提高企业基建档案管理的效率。