强化电子档案管理的关键环节探讨

高春红

（河北省平山县公证处，河北 石家庄 050400）

现阶段，社会中所有行业都离不开电子信息技术的支撑，并且全部朝着信息化的方向发展。企事业单位中档案管理工作较为复杂，其中包括收集、鉴定、归档、整理、分类等多个工作环节，若是任何一个环节出现失误都会影响整个档案管理的有效性。利用电子信息技术对档案管理工作进行革新，已经成为了当下必须要充分重视的问题，企事业单位在日常运行中，复杂繁多的数据成为了阻碍工作效率最大的绊脚石，而通过强化电子档案管理的关键环节，能够切实解决这一问题，不仅提高了工作的效率和质量，还节省了大量的人力与物力。

一、强化电子档案管理的重要性

企事业在多年来发展的过程中，积累了非常多的文书档案，这些资料都具有很大的留存价值，并且与企业日常工作息息相关，因此，档案管理工作与企事业单位发展有着直接的联系，只有提高档案管理的水平，才能保证档案管理工作的效率和水平，促使档案管理更加便捷、高效，充分发挥部门自身的价值[1]。将传统的纸质档案转变为电子档案，并加强管理，可以从根本上节约大量资源，让档案的收集与归档工作变得更加方便、快捷，避免档案管理人员在获取资料的过程中浪费大量的时间和精力，同时，当企事业单位各部门有档案资料需求时，随时随地的利用相关平台就行翻阅查找即可，切实有效的提升了档案管理工作的效率。具体来说，强化电子档案管理就是在确保档案管理工作正常运行的基础上，将传统纸质的各项资料和数据转化为电子资料进行保管留存。电子档案管理会自动进行资料的分类整理，并单独设置标签目录，减轻了档案管理人员的工作负担，同时也方便了使用者进行查阅调取，并且电子档案管理存储空间非常大，避免了传统档案需要浪费大量空间留存的问题。在当前电子信息技术飞速发展的背景下，企事业单位应及时革新档案管理工作模式，结合自身实际情况选择合理的信息检索与处理方法，确保档案管理利用电子信息技术充分具备便捷、高效的特点。

二、现阶段电子档案管理存在的问题

（一）电子档案管理重视程度不足

目前，多数企事业单位依然沿用传统纸质的档案管理工作方式，工作效率迟迟无法提升，不符合社会发展对工作提出的实际标准，因此，应该将档案管理工作的改革与创新作为重中之重[2]。企事业单位要通过多种渠道对档案管理工作进行调整，在不断的实践中探索出符合自身发展的档案管理方法，为强化电子档案管理工作打造坚固的基础。部分单位虽然已经正确认识到传统档案管理方法中存在的不足，并且也对其进行了相应的调整与优化，但实际情况并不理想。信息时代发展的背景下，企事业单位中的各项信息资源得到了很高的关注，这也等同于对档案管理工作提出了更高的标准和要求，必须要将传统的纸质档案转变成电子档案，充分发挥信息化便捷管理的优势。由于企事业单位对电子档案管理重视程度不足，严重影响了正常工作顺利开展。

（二）档案管理人员综合水平较弱

档案管理工作效率与管理水平息息相关，档案管理人员的专业能力也是推动企事业发展的重要资源。档案管理工作较为复杂，对工作人员的综合素养有着较高的要求，其综合水平的高低直接影响档案管理部门的整体效率。随着电子档案逐渐普及，要求相关的档案管理人员不仅要掌握工作的流程与内容，还要具备一定的计算机应用能力，独立进行电子档案管理的操作。但现阶段，多数企事业单位没有重视对档案管理人员的培训工作，并且他们也没有提升自己的意识，无法及时了解最新的档案管理理念和计算机知识，档案管理人员无法熟练运用信息化技术，为电子档案管理带来了不小的难度[3]。同时，有些单位的档案管理人员工作态度不端正，缺乏相应的责任心与工作热情，严重影响了档案管理工作的效率和质量。

三、强化电子档案管理的措施

（一）加大信息化建设投入力度

企事业单位档案管理向着信息化、现代化方向转变是未来必然的发展趋势，也是切实提升档案管理工作效率的主要途径。在信息技术飞速发展的背景下，企事业单位应结合自身实际发展情况，适当加大信息化建设投入力度，增添信息收集的渠道，革新档案管理理念，完善网络资源平台，设置查询、调取等多种信息共享功能，从而提升档案管理的综合效率[4]。在档案管理信息化建设过程中，相关工作人员也要结合部门档案管理体系，实现档案管理工作一体化的管理目标。

（二）建立健全的管理制度

强化电子档案管理的前提是必须要有健全的管理制度作为支撑，及时调整电子档案管理工作方向，并且提升电子档案管理的强化效果。建立健全的电子档案管理制度是强化档案管理工作的主要途径，也是提升档案管理工作效率和质量的有效手段。通过相应的管理制度可以规范工作人员的工作流程，并且将制度中的标准作为工作依据，同时还可以调动档案管理人员工作积极性，时刻保持严谨认真的工作态度。因此，企事业单位应结合人员的实际工作与发展目标，深入分析并制定科学、合理的电子档案管理制度，满足各部门的工作需求，促使企事业单位稳定、健康的发展[5]。

（三）深入探究电子档案管理工作

档案管理人员要及时掌握各阶段企业的发展情况，并结合实际情况深入探究电子档案管理工作，调动自身所获取的所有资源完善和优化电子档案管理体系，以此实现灵活运用各种档案的目标，这也是强化电子档案管理的基础前提。在开展纸质档案录入工作中，相关工作人员必须要深入分析和研究档案内容，将里面存在具有较高应用价值的信息进行标注，提升电子档案数据管理的有效性，充分发挥档案管理部门的实际价值[6]。

（四）重视对档案管理人员培训

若想切实提升档案管理工作效率和质量，强化电子档案管理关键环节，企事业单位必须要充分重视人才的引进与培养，聘用计算机专业水平较高的工作人员，定期开展信息化专业技能培养，让单位内部档案管理人员能够及时了解最新的计算机网络技术，这也是强化电子档案管理的基础。对于目前一些单位依然沿用传统纸质的档案管理方法，并且长时间导致档案管理人员思维固化的现象，企事业单位应加强对人员的引导，加大电子档案管理宣传力度，讲解电子档案管理的优势与方案，转换档案管理人员的工作思维，为电子档案管理工作顺利开展夯实基础[7]。同时，企事业单位还应加强网络信息技术手段的引用力度，让工作人员快速适应信息化的办公模式，为他们提供更多接触信息化知识的机会。重视对档案管理人员培训是企事业单位可持续发展的重要途径，能够在一定程度上提升工作人员的综合素养，掌握专业的管理以及计算机操作知识，提升电子档案管理工作的质量。

结束语：

综上所述，在社会科技技术飞速发展的背景下，强化电子档案管理关键环节是现阶段企事业单位发展的重要任务。但现阶段，受多年来管理模式的影响，多数单位依然沿用传统纸质档案管理方式，消耗较高并且工作效率迟迟无法提升。因此，企事业单位应及时创新档案管理理念，充分发挥网络信息技术的优势，通过加大信息化建设投入力度、建立健全的管理制度、深入探究电子档案管理工作和重视对档案管理人员的培训等方式，切实提升档案管理工作的效率。