探讨如何提升企业党政办公室服务职能有效方法

2021-11-26谷灶鸽

魅力中国 2021年36期

谷灶鸽

（山西焦化集团有限公司，山西临汾 041000）

引言

办公室工作作为企业管理所有工作人员的工作最主要的构成部分，与企业的发展紧密相连。办公室的工作比较繁杂，一旦出现紧急的问题，难以有效地调动工作人员展开相应的工作，从而大大降低了办公室工作人员的工作效率。为了有效解决这一问题，企业应该将办公室工作进行精细化管理，这种管理方式不仅能有效地提升工作效率，保证企业各个项目能够顺利地展开，还能在一定程度上提升企业的经济效益。

一、新形势下办公室管理工作的特点

（一）办公室工作地位重

办公室的主要工作任务为：为上级领导提供决策参谋、负责上下级信息的有效传达、单位机要的保密工作以及后勤保障工作。首先，由于办公室管理部门一直围绕单位的中枢机关工作，因而其参谋、建议具有十分重要的作用，能够在很大程度上影响领导的工作决策。其次，在单位内部，办公室管理部门承担着“承上启下”的作用，是上下级之间联系的纽带。在单位外部，办公室管理部门也是单位形象的代表。下属机构或其他相关单位的同志来访，最先接触的就是办公室的工作人员，因此，办公室部门的工作态度、礼仪素养就是代表着单位的形象。最后，办公室部门掌管着单位的机要机密，一旦泄露后果不堪设想。

（二）办公室工作事务杂

办公室的工作非常繁杂，大到国家政策、小到环境卫生；上到接待领导、下到联系群众；内到政府机要、外到风土民情，方方面面都需要办公室部门的掌握并参与。因此，办公室部门也进行了精细化的工作分工，如秘书岗位、后勤岗位、信访岗位、档案管理岗位、办事员岗位等。除了日常工作外，办公室部门也常要面对一些突发事件，这就需要办公室工作人员要具备较强的分析能力、判断能力以及应变能力，才能保证办公室正确处理繁杂工作的有效性。

二、做好新形势下办公室管理工作的重要性

（一）对企业的各项日常工作进行有效的政务监督

企业的办公室工作人员要深入基层，了解员工的真实想法与思想动态，从而制定更加符合企业的文化建设方案，通过采取有效措施来构建企业文化，并开展有效的宣传工作，从而使得企业中形成良好的工作氛围与企业文化，使员工工作积极性得到提升，并产生强烈的集体荣誉感、归属感与责任感，提升企业的向心力与凝聚力。企业的办公室工作中还要做好企业相关会议与活动组织，对企业的各类工作内容要进行及时规划与总结，并根据工作内容来拟定通知与报告，针对企业经营管理中的失误进行纠正与整改。因此，在企业发展过程中，办公室工作通过加强工作的科学管理，对促进企业可持续发展具有重要意义。

（二）办公室工作的实效性

办公室管理部门是单位信息传达的核心环节，主要负责将上级部门的政策与决策部署等传达至本级机关各科室及下级机构，从而达到对下级机构的有效指导。首先，办公室管理部门应掌握本单位的全局情况，以便准确地领会上级与本级领导的工作指导精神。其次，办公室管理部门要对下级机构做好监管，以便及时把握下级机构对上级决策的执行动态，一旦发现问题，应及时将问题向上反馈，以便第一时间解决问题，凸显办公室工作的实效性。

三、新常态下企业办公室管理面临的困境

（一）管理制度有待完善

通常情况下，在企业办公室管理工作开展中，需要完善工作制度，为管理工作开展提供有效引导，促使管理人员能够正确认识自身管理工作，能够在自身工作中发挥专业能力与素质。但工作开展中不难看出，企业办公室管理制度并不完善，导致管理工作经常会出现混乱，同时工作人员对于办公室管理工作，以及自身工作重要性没有正确认识。管理效率低下，任何事情，都无法在第一时间给出相应解决措施，导致问题影响范围的逐渐增大，制约企业的更好发展。

（二）办公室工作人员对精细化管理认识不足

现阶段，我国企业内部进行办公室工作的开展走向就是实施精细化管理，但是由于在企业的实际运营过程中，企业难以有效地应用精细化管理理念，相应的工作人员没有意识到在实际工作中实施精细化管理的意义，从而在一定程度上制约了精细化管理制度的实施。因此，企业应该加强对工作人员对精细化管理的认识和理解，而企业内部的工作人员应该在日常的工作中注重自身对工作细节的把控，并且将注重细节当作执行工作的职业准则，不断地提升自身的责任意识，从而有效地提升自身的工作效率。但是当前许多企业的工作人员并没有树立相应的服务意识，所以难以在实际的工作中增强自身对工作细节的把控，从而大大降低了办公的效益。

（三）无法充分发挥职能

根据目前的市场发展形势来看，市场竞争越来越激烈。要想不断提升企业的竞争力，就要充分发挥企业办公室的职能。但是，根据当前企业经营管理工作实践来看，企业通常更加注重生产管理，往往认识不到办公室工作的重要性，这就导致部分企业办公室工作人员对自身的岗位工作职责、工作重要性认识不够，无法充分发挥职能，不能通过有效的办公室工作策略来提升岗位工作效率。

四、提升企业党政办公室服务职能有效方法

（一）摆正位置，树立党政办公室的服务意识

作为特殊的部门，党政办公室成员摆正位置，应要有群众意识和服务意识。一般来说，为领导服务的意识比较容易树立，为群众服务的意识虽有但行动却难以落实，主要是党政办公室成员不自然地把自己摆在较高的位置，认为自己代表领导讲话办事，群众只有服从听命，从而影响工作上传下达的开展，既不能将部门的工作情况向领导反映，也难以落实领导布置的任务。因此，党政办公室成员必须牢固树立工作无小事的思想，认真做好办文、办会、办事工作，全心全意为职工服务。将服务意识贯彻和融合到日常工作中去。

（二）提升办公室管理团队的整体水平

办公室管理工作任务重、责任大，要企业做好新形势下办公室管理工作，就必须企业要提升办公室管理团队的整体水平，打企业造专业的、和谐的办公室管理团队。企业第一，办公室管理团队应具备大局企业观，以全局视角去服务领导、服务机关、企业服务基层，制定服务决策和计划，从而提企业高办公室服务的针对性和有效性。企业第二，办公室管理团队应拓宽自身企业视野，从而实现对局势的多角度把握，并企业积极学习新鲜事物，以提升自身观念的企业积极性，提高自身的认知，以便能够在日企业常工作中，更好地把握事物本质。企业第三，办公室管理团队应具备思考企业能力。办公室工作细而杂，一旦出现疏企业漏，将会造成极大的不良后果。因此，办企业公室团管理团队在工作中，应加强思考，企业不能蛮干。如在向领导汇报工作时，应企业对信息资料进行筛选，挑重点、关键信息企业向领导汇报，并且在汇报问题的同时，应企业提出问题的解决方案供给领导参考，有企业助于提升办事效率，提高工作质量。企业第四，办公室管理团队应提升自身企业的修养，加强对国家政策、精神的学习，企业以便更好地掌握时事政策方针，提升自企业身的党性修养。此外，办公室管理人员企业除了要提升本职工作的专业化水平外，企业还应对人文知识加强学习，使自身文化企业具有广博性，尽可能对历史、美学等知识企业也要有所涉猎，从而加强自身的知识结构，有利于未来工作的有效开展。

（三）提升系统效率

在数字化、信息化时代，员工个人能力突出并不代表部门整体协同效率强大。提升部门系统效率在于员工的协同意识提高和工作方式的转变。共享意识是“赋能”的基础。党政办公室要承上启下、联系左右、沟通内外、综合协调，其职能特点要求部门人员必须做到信息共享、协同配合，特别是在大型公务接待、文体活动中，单靠个体能力无法完成。“赋能”的本质在于加强培训，激发潜能，整合资源。具体而言，就是平时练兵、战时协同。平时，坚持召开部门工作例会（可视情况1 月1 次），在工作例会上对前期重大活动和重要工作进行案例分析，总结经验，查找不足，同时利用工作例会进行业务素质、综合能力和信息化办公方面的培训，赋予员工查找问题、分析问题、解决问题的能力，不断锻炼部门团队成员的能力。战时，例如大型公务接待活动，要制订详细的接待方案，进行任务分解，让参与人员明确“指挥官意图”；要指出常规性目标和挑战性目标，参与人员明确目标和任务重难点；要以结果为导向，设定时间节点，寻求内外部资源支持，确保目标顺利实现；要保持信息畅通，做到信息共享。“赋能”的结果是信息共享和整合资源，赋予部门员工解决问题和协同作战的能力，有效提升了党政办公室的系统效率。

（四）创新、转变办公室工作模式

伴随着近年来信息技术的迅速发展，为企业发展带来了新机遇，注入了新的生命力。大部分企业办公室工作中先后应用了互联网技术、大数据技术等各类信息技术，逐渐实现了信息化、自动化、智能化管理。企业办公室工作要基于办公室管理现代化发展思路来创新转变办公室管理模式，通过运用新的管理模式促使企业办公室工作的科学管理水平得到提升。首先，企业要及时对办公室设备进行更换。根据本企业办公室工作的特点，开发与引进合适的办公软件，从而实现办公自动化，使办公室工作质量与工作效率得到有效提升，缓解办公室工作人员的工作压力与负担。其次，办公室工作人员应当主动对服务理念进行更新与优化，要根据各个部门与员工的岗位工作内容、工作特色以及业务需求来制定具有针对性的办公室工作服务体系。对各个部门与员工的信息进行及时有效地收集与整合，从而为企业领导层制定决策提供更加真实可靠的数据信息。在企业管理工作过程中，办公室工作人员应该充分发挥监督职责，针对相关措施执行过程中产生的不良反应，要及时向领导层反馈，并协助领导层对问题原因进行深度分析，探寻恰当的解决措施，从而使企业的经济效益、社会效益最大化，各类决策更加科学合理。

（五）注重实效，强化执行，做好督办工作的“严”与“实”

督办是办公室工作必不可少的环节，以提高工作质量和工作效率为目标，在做好督办工作重要意义的基础上，要认识到督办工作的“严”与“实”，就是以“抓大事、抓落实、求实效、促生产”为目的，不断完善督办机制，优化工作流程，突出过程管控、定期反馈和工作考核，以此促进工作的规范化、制度化、科学化水平提升，努力推进企业内各项重点工作部署的贯彻落实，取得实际效果。在日常督办过程中，一是着力做好分类管理，结合日常工作，主要就收文办理、精神贯彻、领导批示、重大事件、临时事项开展督办工作。对各类事项按轻重缓急分别进行管理、督促。二是着力做好过程跟踪，加强督办的过程管理，定期提醒、了解相关工作办结情况，对工作过程中存在的问题和困难，加强请示汇报和综合协调，对个别办理不到位的事项下发整改督办单，确保各项工作按时、按质、按量高效完成。三是着力做好沟通反馈，相关部门按照整改督办通知单有关要求，及时将工作办结情况反馈到办公室，确保工作逐项落实。四是着力做好考核工作，将整改督办工作与年度业绩考核和与个人薪酬收入挂钩，由办公室根据整改督办事项的办结进度及成效，综合评价给予当月考核兑现。