实现财务无纸化办公管理 助推高职院校财务治理新发展

柯依琳

（广东轻工职业技术学院 广东 广州 510300）

“无纸化办公管理”这一概念在大数据时代背景下及众多云计算、协同办公软件等信息载体的出现成为现代办公应用的发展主流，在众多行业中得到普遍运用。财务管理的无纸化办公运用则是会计领域未来发展的大趋势。自2014年国家税务局推出的电子发票启用后，这几年众多软件开发商也相应设计出移动财务办公的应用软件。基于上述的探索，本文试图探讨在高职院校财务管理中建立起一套相应的无纸化财务办公管理流程，实现从高职院校日常财务办公管理中从填制报销单至完成支付报销款、自动生成记账凭证、财务报表与校内其他自动化办公平台数据共享对接等全套流程无纸化操作管理。简化传统财务管理工作流程，解决现有人工会计核算效率低、业务流转速度慢、财务数据不精准及信息壁垒等问题，最终实现简便、高效、精准的无纸化财务办公管理。高职院校财务无纸化办公管理是财务管理的发展趋势，是打造阳光财务的最佳路径，更是助推高职院校财务治理新发展的有效动力。

一、高职院校财务管理现状

目前高职院校财务办公管理中大部分学校只实现了网络填制报销单的单一功能，报账仍需打印纸质报销单及电子发票进行人工审批及报销。在现有的大部分高职院校报销流程上一份报销单的填制到完成支付需要粘贴发票、找领导签字以及往返财务部门排队报销，花费的时间是以小时计算，甚至以天数计算。财务部门更是要费事费力的投入在重复性、繁琐性的票据审核及基础核中，真正意义上的财务治理更是无从谈起。另外，财务预算管理中预算编制也是耗费大量人工精力，发挥的管理效力则非常有限。现有的高职院校预算过于人工核算化，一定程度上存在“重编制”，“轻执行”。预算和实际执行过程中实际的业务不能及时体现在预算上，无法实现预算预警。预算管理比较粗放，纬度单一，经常出现预算不平衡。二级学院及职能部门没有参与到预算管理中，财务数据不透明，各部门管理人也未能实时查看本部门经费使用情况，各职能部门从财务了解经费数据及经费使用去向存在一定的滞后性。财务处及审计处等相关管理部门未能在第一时间掌握学校实时的预算执行情况及风险管控，内控管理相对薄弱。财务系统与学校OA系统、资产管理系统等各自独立运行、各自管理，各系统的共用数据未能实现对接共享。报账单签批与合同审批登记都需要人工审核签字及手工登记系统，未能做到真正意义上的无纸化财务管理。日常的财务管理更多的是以传统核算为主导的财务会计，还未转型为以管理为主导的管理会计，谈及财务治理更是任重而道远。

二、高职院校实现财务无纸化办公管理的意义与价值

高职院校的账务工作涉及日常报销管理、收费管理、收支预决算管理、科研经费管理与国有资产管理等等众多内容。传统人工财务管理工作费时、费力、效率不高。预决算、网上报销、核算管理、资产管理等业务分布于多个独立系统，缺乏业务流程间的整合。实现财务无纸化办公管理能梳理、优化财务管理体系，提高财务工作效率，打破学校内外部财务信息壁垒，促进信息链融合。让财务信息化建设、财务治理能力推上一个更高的层次。同时也给琐碎、繁重的财务工作带来了智慧管理的新概念。各大行业都开启了无纸化财务办公管理应用及实践，作为高职教育行业的财务人更应该学习新的财务工作管理理念，携手软件、数据开发合作伙伴将无纸化财务办公管理在实际工作中进行可行性实证研究，为实现真正的智慧财务来带来一番新景象。优化庞大且繁琐的财务基础工作，财务人员才能真正地进入到管理工作中，提高工作效率。利用人工智能简化财务基础工作能给学校带来更好的财务管理，节约办公成本，提升学校的资金使用率。无纸化财务办公管理无疑在财务工作中实现了真正意义上的电算化管理，推进建立无纸化财务管理更是大数据、人工智能信息时代下高职院校创新管理的必然趋势。高职院校财务信息数字化处理，学校的教育成本费用及收入都能追根溯源，更便于学校管理者对教育资金的统筹与合理规划，更能尽早实现阳光财务管理，对于资金合法合规使用管理有着重要的意义。对于高职院校推进财务治理工作更有着现实发展意义。

财务无纸化办公管理能针对高职院校现有财务工作的痛点，基于信息一体化及信息共享的理念，将传统核算财务转型至管理财务、战略财务和共享财务。发挥人工智能化特点，利用数字化平台办公节省大量时间成本、人工成本及办公费用成本，解决高职院校财务人员日常庞大的基础数据处理困扰，大大提高工作效率，带来更高价值性的管理效益。为高职院校带来更为优化的财务管理，体现出智慧财务的重要价值，更是实现高职院校财务治理的有效路径。

三、高职院校实现财务无纸化办公管理的方法

（一）建立完善的会计管理制度与管理流程

高职院校要实现无纸化财务管理管理，首先要根据学校自身的实际情况建立科学合理的会计规章制度及规范的财务管理流程。让财务无纸化管理在实际应用过程中有章法可遵循，有规定可约束，有合理的管理制度为财务无纸化办公管理流程的应用保驾护航。无纸化管理流程的运用必须制度先行，只有严格按照相应的财务制度与管理办法来约束、管理、监督财务无纸化办公流程中各个环节，财务无纸化办公管理模式才能实现应用。

（二）打造全流程无纸化一站式闭环管理流程模式

高职院校根据单位财务管理流程及各项财经法律、制度规定，运用信息化特性，建立具备全程无纸化办公模式促使学校日常财务核算管理、数据分析、财务数据交换等各日常办公场景实现无纸化管理。用数字化的形式传递财务信息，同时通过固化流程规避人为风险，实现真正的会计电算化。建立一站式财务无纸化办公功能的财务信息系统功能涵盖预算管理、无纸化报账、会计核算、会计档案、财务数据与其他项目化平台对接等几大功能，建立具备强大后台财务系统与数据库为支撑，打通OA电子签章审批、费用监控、资产管理、项目化平台管理等多个独立办公系统信息壁垒。前端以门户的形式作为一体化财务办公操作平台，后端以信息互通的方式实现智能化业务处理，实现全流程无纸化一站式闭环管理。全方位解决财务管控的难点，提升财务工作效率，构建业务信息流通渠道及实现财务信息对称的管理模式。

（三）加强电子签章及支付系统的安全性管理

实现财务无纸化办公管理最重要的是电子签章及在线支付管理。电子签章管理不当会导致虚假报销单据的肆意签批，支付系统的安全性则事关资金的安全性。如何加强电子签章及支付系统相应的安全防护是实现财务无纸化办公管理的重点环节。电子签章技术现已相对成熟，现金融行业及推行的数字货币都使用电子签章技术，只要电子签章实现确认到审批人、终端、流程都是在相应系统的认证，整个审批流程都在监管范围内该电子签章便是可信。高职院校寻求相应可信的技术支持便可解决电子签章的安全性管理。支付系统的安全性管理则需要做好相应的支付环节危险触点提示以及当触及危险触点时能及时关闭支付程序。财务无纸化办公方式关键在于安全，只有将财务无纸化办公流程管理中的安全性做到相应保障，无纸化财务办公才会得到切实的应用与推广。

（四）打造复合型高职院校财务团队

在大数据时代背景下高职院校财务治理的新发展需要财务信息化建设的助推，更少不了复合型财务团队的配置。［1］面对全流程无纸化的财务管理模式，对高职院校的财务人员也提出了更高的标准。高职院校财务人员不再只注重核算能力，而是对财务管理能力提出了一定的要求。只有具备财务管理能力、信息技术能力、法律知识以及相应的科研能力的复合型人才才能胜任于现代高职院校财务工作管理需求。因此，高职院校财务治理的发展过程中不仅要注重财务信息化建设，更要注重财务团队能力的相应提升。高职院校财务人员不仅需要提升自身专业能力之外，更要具备自主学习、终生学习的能力。要在原本具有的核算会计观念中提升为管理会计的观念。让原本只具备财务核算技能提升为具备财务核算、财经管理、法律意识、人力资源管理等以及一定科研能力的“多面手”复合型财务管理人员。

要打造复合型高职院校财务管理团队，高职院校财务人员需要走出财务岗位，了解学校自身的发展战略与定位，了解各教学部门、科研工作以及产学研合作等学校发展规划才能更好地为学校筹划及管理资金。把钱花在刀刃上，为学校财务管理提供更为精准、高效化的数据管理才能达到真正意义上财务治理的新发展。

四、结束语

2021年我国进入了十四五规划新的篇章，国家致力于发展职业教育，新时代的职业教育发展对高职院校的财务治理也提出了更高的要求。高职院校财务治理要顺应国家发展的要求，要与信息化时代接轨，利用信息化手段逐步提升财务管理能力，让高职院校财务人员从繁琐机械化的重复性基础核算工作中解放出来，更多地参与到学校的发展战略策划与建设过程中，实现真的财务管理工作。财务无纸化办公管理的创新之处正是在于运用信息化管理、无纸化管理，让高职院校财务日常工作中运用电子发票、电子报销单、电子签章签批、电子记账凭证、财务报表与数据共享整套财务办公流程下来无须使用一张纸，利用人工智能及数据库完成整个财务办公管理。实现财务无纸化办公管理不仅能提高了传统财务办公管理效率及财务数据的准确性，带来更为高效的管理经济效益。也在财务治理中实现了“绿色环保”的现代财务办公管理理念，这也将是高职院校财务治理中的一大创新应用之处。实现财务无纸化办公管理将能更好地规范职业教育资金的使用，提高职业教育资金的使用效率，为职业教育的改革发展提供有力的保障，助推高职院校财务治理发展迈上新台阶。