浅谈带有电子签章文件的归档

卢伟（哈尔滨市财政信息中心，哈尔滨150010）

浅谈带有电子签章文件的归档

卢伟
（哈尔滨市财政信息中心，哈尔滨150010）

目前，电子签章在电子文件归档中发挥了重要的作用，带有电子签章的电子文件既能满足传统纸质文件的流转需求，也符合当前档案管理规范的要求，能够减少档案管理员的工作量，真正实现无纸化办公。通过分析和探讨如何实现电子签章文件的归档，以保障电子文件的可靠性、有效性和真实性。

电子签章；文件；归档

1　电子签章的含义

众所周知，电子签章是电子签名的一种表现，为了达到与纸质文件盖章操作相同的可视效果，需要利用图像处理技术来实现，为的是保障电子信息的真实性和完整性及签名者本人的不可否认性。它是以电子形式依附在电子文件上与其产生逻辑关联并绑定，决不是简单的数字图像化。在日常的公文流转过程中，签名者在电子文件上加盖签章后，直观地看效果同在纸质文件上加盖签章一样，当签名者将签章后的电子文件发送给相关部门或人员去办理时，可通过网络传输文件自动验证发件人的身份和签章的合法性，并可以显示原文在流转过程中有无批改及文件打印输出用以留存，既满足传统纸质文件的流转需求，也符合当前档案管理规范的要求。

由此看来，要保证加盖电子签章的文件应该与加盖签章的纸质文件拥有相同的外观，操作方式与纸质文件要有高度的一致性，电子签章须具有以下几方面基本特点：

第一，电子签章只在使用电子签名技术验证某份电子文件真实有效时方能正常显示。不仅需要用电子签名技术对正文数据进行保护，还需对签章进行保护，以避免被非法用户盗用后在非法的电子文件上显示合法的签章，保证其真实性。

第二，在整个公文流转过程中不涉及数字证书、CA等概念，将电子签名技术完全隐藏在电子签章的后面，用户不用培训就能方便使用。

第三，在使用过程中要求电子签章必须存储在可移动介质上（如U盘）。一枚存储了电子签章的可移动介质就相当于一个实物印章，可以像保管实物印章一样保管。

第四，通常一个实物签章只能对应一枚电子签章。

第五，电子签章的使用必须满足《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名本身及电子文书的各项规定和规范要求。

2　电子签章在电子文件归档中使用的必要性和可行性

近些年来，随着电子政务的飞速发展，无纸化办公成为必然趋势，一些使用OA公文流转系统的单位已经逐步开展电子文件归档工作，并且所占比例日益增加。由于网上传输的电子文件具有易改性和易逝性特点，如何保障公文在网上实际流转过程中的有效性、真实性和完整性是摆在我们面前的首要任务。在使用电子签章技术之前，档案管理系统中挂接的电子文件全文，没有被赋予法律效力的电子签章的签署，只能作为信息来浏览，不具备档案的法律和凭据作用。还需要各部门档案员将电子政务系统的电子文件打印下来，盖上实体签章后，再进行归档，这极大地增加了档案管理员的工作量，并没有真正实现无纸化办公和电子文件的归档。因此，电子文件必须要有电子签章为其证实自身的有效性、真实性和完整性。另外，由于电子签章所基于的数字签名技术，采取了严格的安全措施，能够保

证电子文件不被非正常改动，具有重要凭证性、依据性的电子文件可以随时备份存储于能够脱机保存的载体上。同时，电子文件的所有操作过程都会被记录，从根本上保证了电子文件的法律和凭证作用。

自《中华人民共和国电子签名法》签署实施以来，就明确了电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，从而保障了电子文件的可靠性、有效性和真实性，为实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力提供了强有力的依据和法律保障，也加速了电子文件归档进程。

3　实现电子签章文件归档

电子签章系统是一个独立的安全平台，而且提供与相应系统紧密集成的接口。档案管理系统在电子签章系统提供的平台上，通过多个二次接口开发，能实现电子签章文件的归档：一是已经在电子政务系统中加盖了电子签章的公文，在电子公文流转结束后可以直接点击系统的“归档”按钮进入档案管理系统。二是针对电子政务系统历史数据中没有加盖电子签章的电子文档，在电子政务系统的档案管理系统中增加了“补盖章”功能，档案员可以在进行归档操作前在电子政务系统中进行补盖章操作之后再归档。三是档案管理系统中那些已经归档但没有挂接加盖电子签章的电子文档，在档案管理系统中增加了“电子签章”栏目，会自动对档案管理系统中没有加盖电子签章的文档进行识别和筛选，将文件集中起来统一进行批量签章操作。

4　实现对加密电子文件的解密

很多省市出台的电子文件归档整理办法中都提到，对加密的电子文件可以解密后再归档，也可以直接归档，但是如果没有对解密的电子文件进行归档，必须将解密软件一同归档。

鉴于电子签章的特点，若能将电子签章技术引进档案管理系统中，便能够使电子文件的归档更具有现实意义。

W ith the Filing of Electronic Signature Files

LUWei
（Harbin Financial Information Center，Harbin 150010，China）

Atpresent，electronic signature in electronic documentplay an important role，with electronic signatureof electronic documents can not onlymeet the needs of the traditional paper documents circulation，but alsomeet the requirement of current archivesmanagement norms，can reduce the workload of the filemanager，to realize the paperlessoffice.Through theanalysis and Discussion on how to implement the filingofelectronic signature files，the security ofelectronic document's reliability，validityand authenticity.

Electronic signature；Documents；Filing

G276

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1674-8646（2015）05-0086-02