创新档案管理方法完善整理归档照片、录音、录像资料档案管理工作

邹新根

摘要：照片、录音、录像资料作为重要的档案资源，不仅能够清晰直观的还原某一个时间节点的真实场景，而且也记录了一个组织的设立、经营、发展以及壮大的历程，因此，做好照片、录音、录像等资料的保管工作已经成为档案管理工作的重中之重。尤其在近几年，随着计算机、互联网等信息技术的迅猛发展，档案管理也逐步向规范化、标准化、信息化方向过渡，在这一背景之下，档案管理人员不断对管理方法进行创新，旨在保障照片、录音、录像等资料的完整性与安全性，进而为其它各项工作的高效展开提供更加确凿的参考依据。

关键词：档案管理;照片;录音;录像;方法创新

与纸质文档以及电子文档相比，照片、录音、录像等资料对保真度提出了严格要求，比如照片的分辨率、清晰度，录音的流畅性、原声性，录像的剪辑效果、画面质感等，都应当满足于档案资料的管理标准要求。尤其在信息技术迅猛发展的今天，这些能够真实反映资料中主体对象各种表象特征的档案资源，在促进企业或者一个组织长远发展方面也发挥着不可替代的重要作用。

一、照片、录音、录像档案管理工作存在的问题

（一）照片影像资料内容缺失

不同与纸质档案资料，照片影像资料主要记述事发现场的真实场景，还原现场的声音以及影像，因此，照片影像资料具有即时性的特点，如果采取事后补救的方法则无法体现档案资料的真实性。但是，对于多数企业来说，在建立照片影像档案时，由于各部门之间配合协调性较差，以至于收集的照片影像资料内容明显缺失。比如以会议影像资料为例，一些部门的工作人员为了节省照相与摄录时间，专门挑选一些领导讲话的镜头进行采集，导致影像资料内容完全成为领导的专场发言，而其它部门领导的镜头却少之又少。一旦事后调取相关的会议内容，档案资料需求者则无法获取到会议的全部内容，这样一来，将对企业长远发展规划的制订产生诸多不利影响。

（二）照片影像资料采集人员欠缺专业性

照相与摄像看似簡单，实际上对照片及影像资料的分辨率、清晰度、稳定性提出了严格的要求，而部分企业负责采集这方面资料的工作人员，一方面未经过专业训练，在采集资料过程中，往往只知道按动开始键与停止键，对于调焦、变焦、角度调整、远近调整等专业知识一窍不通，以至于采集的照片与影像资料模糊粗糙，甚至难以识别出影像资料中的主体对象。另一方面，工作人员在采集影像资料时，并没有其它部门的现场监管，使得工作人员随意性很强，因此，收集的资料大多数都成为废弃的资料，进而造成资源浪费[1]。

（三）资料保管程序混乱

照片、录音、录像作为档案资料的重要组成部分，应当与其它有参考价值的纸质资料与电子文档统一建档归档。但是，在实践工作当中，由于档案管理人员的人为主观失误或者疏忽，导致在建档阶段并未履行文字标注流程，一些影音资料从外观形态上看近乎相同，却没有一个标准的档案名称，一旦其它部门提出档案需求计划，想在众多没有文字标注的档案资料中查阅到所需的资料难上加难。比如在存储照片资料时，需要标注的内容应当包括拍照时间、地点、照片中发生的内容等，如果缺少任何一项标注，那么在数以千计万计的照片资料中找到所需的照片，相当于大海捞针。

二、照片、录音、录像档案管理创新方法

（一）完善档案管理机制，构建安全存储环境

管理制度虽然是一个老生常谈的话题，但是，却在档案管理工作当中始终发挥着不可替代的重要作用。尤其在采集照片、录音、录像等档案资料时，应当针对此项工作专门制订一个《档案资料收集监管制度》，在制度当中应当进一步明确照片、录音、录像等资料采集人员的岗位工作职责，并指派专人负责对工作人员采集资料的全过程进行有效监管，在保证照片、录音、录像资料完整性与有效性的前提下，为档案管理工作的高效展开奠定坚实基础。

另外，近年来，随着信息技术的迅猛发展，照片、录音、录像等档案资料的存储介质发生了根本性转变，过去，档案管理人员常常保存一些纸质照片、录影带、光盘或者U盘等，其中，纸质照片与录影带属于实物类档案资料，这些资料在保存过程中，对存储环境提出了较高要求，一旦受潮、受热或者受冷，这些资料被损毁的可能性也将增大，而光盘与U盘虽然适应保管环境的能力较强，但是，一旦与带有病毒或者木马程序的计算机接触，存储介质中的档案资料极易被盗或丢失。因此，为了保障照片、影像资料的安全性，档案管理人员应当通过云存储的方式，将这些资料统一存储在云端，这样一来，照片与影像资料既可以不受存储空间的限制，同时，也无需担心存储安全问题。

（二）健全培训体系，提升综合素养

目前，档案管理已经全面实现了信息化管理，各企业已经建立专业的档案信息管理平台，但是，受到学历、从业经验、个人学习能力、年龄结构等诸多因素的影响，部分档案管理人员无法娴熟的操作档案信息管理系统，导致档案工作进程受到影响。尤其在建立照片、影像档案时，由于对档案信息管理系统的各项功能处于模糊认知状态，因此，照片与影像资料的安全性也受到严重威胁。面对这种情况，各企业应当针对档案管理人员的岗位职责权限，建立一个科学完善的内部培训体系，并将档案信息管理平台的操作规程、照片、影像资料的建档与保管流程以及企业内部的各项管理制度纳入到培训计划当中，并通过集中培训、线上培训或者专家讲座的方式，对档案管理人员进行针对性、系统化培训，进而为充实档案管理队伍培育出更多的优秀人才[2]。

（三）完善系统功能，优化管理流程

电子档案建立以后，为档案管理工作带来了诸多便利，但是，在应用档案信息管理系统时，常常出现一些功能性缺失的情况，比如照片、影像资料的检索效率低，影响其它工作的正常开展，照片、影像资料的上传速度慢，而且经常出现卡顿的情况等。为了切实解决这些问题，提高照片、影像档案资料的利用率，各企业应对档案信息管理系统进行定期升级处理，同时，对检索功能、借阅功能、审批功能、保管功能进行优化和改进，使其能够适应快节奏的档案管理工作流程。比如对于检索功能来说，档案需求部门只需要输入照片、影像资料的时间范围或者资料名称的关键词，便可以快速的搜索到所需的档案资源。另外，为了提升照片、影像资料的利用率，档案管理人员应当充分发挥档案管理部门的服务职能，利用智能手机等移动载体，对档案信息管理系统的操作规程进行宣传，以确保所有使用该平台的人员能够在短时间内熟练掌握操作技巧与方法，这样既可以提高工作效率，而且，也能够突显照片、影像资料的使用价值。

结束语

完善整理归档照片、录音、录像资料是建立标准化、规范化、科学化档案管理体系的一项首要任务，因此，档案管理人员应当紧紧抓住信息时代所带来的便利条件，对档案信息管理系统功能不断进行优化和改进，并通过培训与再教育的方式，不断提升自身的专业技术水平以及综合素养，进而为照片、录音、录像等档案资料的完整性与安全性保驾护航。

参考文献

[1]贺敏.国企影像档案资料管理创新探究[J].区域治理，2018（49）：91.

[2]李慧娟.解析企业档案信息的开发利用和管理经验[J].办公室业务， 2021（8）：100，106.