实施ERP企业的财务的转变

刘嘉

（中国石化工程建设有限公司，北京 100101）

当前网络科技发展迅猛，社会已经逐步从信息化时代迈向了数据化时代。与此同时，经济也开始逐步进入新常态，经济增速放缓，动力更加多元。在这样的经济环境下，国内外的市场竞争也更加激烈，这就导致中国的企业管理逐步由原来的粗放型转向了集约型。而随着企业的管理水平不断提高，管理体制也正面临着重大的改革。早在20世纪90年代，西方国家就已经开始了 ERP（Enterprise Resource Planning）应用的热潮，并取得了喜人的成绩。随着我国改革开放的程度不断加深，ERP产品也开始逐步进入中国市场，应用范围更加广泛。ERP在我国市场经济的大潮中给中国企业带来了新的思想以及技术革命，给众多企业，包括笔者所在的中国石化工程建设有限公司都带来了新的生机和挑战。

财务系统作为企业经济的核心系统，不仅能够通过ERP的实施提升财务收益，而且能够有效提高企业资源管理的效率，实现信息化管理。但就实际而言，ERP在国内众多企业中应用状况不尽如人意，众多失败的案例也一直困扰着那些拥有实施ERP念头的企业。基于这一现状，相关管理人员开始对这些问题进行深入的探究与考量。

一、ERP应用现状分析

ERP由美国著名的计算机咨询公司Gartner Group于20世纪90年代提出。其实质就是在MRP（物资需求计划）的基础上进一步发展的系统化管理思想，是一个资源共享系统。它依靠IT技术对企业现有的内部资源进行重新调度和调整，然后对业务数据进行实时处理，为决策层和管理层提供管理手段。

ERP主要经历了三个阶段，第一个阶段是物料需求计划阶段。在20世纪40年代，人们提出了一种“订货点法”的新管理思想，它是通过避免缺货而按照过去经验确定未来物料需求的方法，这是因没有计算机的应用造成的时代局限。第二个阶段是制造资源计划阶段。美国通过不断实践制订出一套高效系统性的利用现代信息技术管理企业资源配置的方法，即MRP。MRP具有较强的系统性与综合性，其管理体系中不仅仅包括物料的规划，也包括企业资金的流转规划，并逐渐糅合成了一个整体。第三个阶段是企业资源计划阶段。到了20世纪90年代，市场竞争变得越来越激烈，企业管理者开始考虑如何更加高效地整合企业现有资源，正是在这样的背景下，GG公司提出了ERP的概念，它在资源管理方面拓展了管理范围，不仅对人财物进行管理，企业中各类信息数据也在管理范畴内。

二、ERP的主要特征

ERP能够同时发挥出现代管理理念与先进技术的优势，将企业的现有资源进行高效整合，并且对原材料采购等所有环节都进行规划，使得资源组合达到最佳，资源利用率也达到最佳，其主要有三方面的特点。

（一）信息集成化

集成化可以说是ERP最显著的特点，此信息系统管理着企业众多关键的生产运营信息。它能对信息进行收集、加工和分析，从而保证信息源的完整和精确，为企业管理者提供可靠的决策依据。如果无法进行及时有效的信息处理和收集，则将直接影响到企业的利润。不同模块的信息相互连接和共享，使得各个环节轻松衔接，预算规划更加精确，也能最大限度地落实控制。因此，ERP系统明显具有信息集成化的特点。

（二）实时性和互联性

ERP系统中的各类信息均是实时共享与更新的，这样便于企业管理层人员第一时间查看管理信息，整个过程仅靠授权便能实现。例如，检阅相关成本信息时，财务部门给出具体报表便能够通过ERP系统分析出不同数据之间的差异，最终得到对比的结果，从而有效节约成本并提高资金利用回报率。

（三）技术思想相结合

将ERP应用于企业管理中不仅能够有效提高管理工作水平，同时它们之间的程序和关系还能对企业的管理流程形成影响，并在实践中得到强化，从而减少工作中烦琐的流程，减少人为差错。它不仅仅是一种技术，同时也是一种思想、一种先进的管理理念，具体表现为它能够对企业中所有能得到配置的有效资源进行全方位管控。

三、EPR的应用现状

（一）在国内外企业的应用状况

在国外，20世纪90年代初，国外企业普遍面临着巨大的经营压力，因此开始努力提升内部管理质量，以期提升经济效益。1992—1998年市场掀起了ERP的热潮，在此期间，美国的企业热衷于实施ERP，以降低企业成本，提升综合竞争力。全球的主要ERP厂商都处于高速发展阶段，包括美国、英国、德国、法国、日本等发达国家，并且90%以上的世界五百强企业都实施了ERP。

在国内，由于改革开放程度不断深化，同时随着互联网信息技术的逐渐普及，国外的ERP体系被引入中国，各企业在不断学习实践的同时，ERP体系的内容及其管理思想也得到了丰富。至今，中国各企业应用ERP系统也有30年的历史。随着ERP体系的不断完善，厂商服务能力也不断提高，因此ERP系统能够被越来越多的企业所熟知和应用，比如笔者所在的中国石化工程建设有限公司，在应用ERP方面也取得了丰硕的成果。

（二）ERP中的财务管理系统

ERP也就是企业资源计划管理，其职责就是将企业内部的所有资源整合起来，并重新进行布局和规划，以期获得最佳的资源配置效果，从而提升企业的经济效益。

ERP系统将生产、供应、销售、财务、人力资源五个板块的资源进行有效整合，并逐渐成为企业管理的核心部分。在整个企业的运作和生产过程当中，每个环节都是不可分割的一部分。

在ERP的实施项目中，财务管理永远都是最核心的板块。财务管理也一直受到多个已经实施或者准备实施ERP的企业的关注。根据对2015年企业应用各类管理系统情况的调查，发现自动化系统、财务管理系统与企业内部资源管理体系在企业中的应用最为广泛，而其中大约有64%的企业都在应用财务管理系统中的相关模式，其在各管理系统的使用排名中名列榜首。

因此我们可以看出，国内企业已广泛应用财务管理系统，各企业利用信息技术的水平显著提升，并且仍然呈现逐年递增的态势。因此，企业管理层应增强应用信息技术的意识，并注重ERP系统对促进企业现代化发展的重要影响。为更好地处理目前企业财务管理中的问题，企业应当实行信息化管理，在财务管理中进一步应用信息化服务手段，这对于提高ERP的应用成功率来说意义重大。

四、实施ERP企业的财务转变

任何经济活动都能在ERP系统中得到体现和记录，这使得财务管理工作发生了很大变化，可以说真正做到了事前、事中、事后的管控和计算。笔者对财务在实施ERP企业中的不同变化进行探究，发现主要有两方面变化。

（一）财务会计核算功能更加丰富

首先，传统的会计核算功能相对来说较为单一，而ERP实施之后则增加了更多会计核算方式。财务在ERP系统的管理下，能够大大提高管理工作效率，并增强核算结果的准确性。

其次，还增强了会计核算的即时性。在ERP中，一旦业务发生，就可以第一时间在财务核算中有所反映，可以说实现了财务的即时反映和实时监控。这大大减轻了财务人员的工作量，而且财务人员不再使用手工登账，因此错误率也大大减少，精准度得到了大幅提高。

最后，会计人员的定位和身份发生转换，由之前单纯的账务人员变成管理人员。以前财务人员仅仅进行单一的管理，如做一些核算工作，导致财务工作的重点仅仅体现在财务信息的收集和总结上，因此事前的预算功能和决策功能变弱。但是ERP下的财务管理更加侧重于计划和分析管控活动，增强了实时性，完成了从事前到事中再到事后的综合管控。工作重点转变之后，会计人员的职能也相应发生了转变。由于ERP系统已经帮助会计人员完成了最基本的记录和核算工作，因此工作人员只需要整理分析由ERP系统提供的财务实时信息即可。如果条件允许，财务人员还可以深入业务部门，利用自己的专业经验和部门信息为财务管理作出决策分析，同时还能够协调业务部门和财务部门之间的工作，从而大幅提升管理效率。由此可见，实施ERP之后，财务方面会发生很大的变化，它可以在企业内部建立起一个规范的财务管理大平台，实现财务信息共享机制。这样能够将财务人员从原来繁重的工作当中解放出来，以便投入更多精力在管理和决策上。财务人员承担分析和决策职能，可以在很大程度上弥补传统会计核算的缺陷。

（二）平台更加统一，业务财务得到同步

笔者将以某公司为例说明ERP系统如何实现财务与业务之间的同步管理。

1.成本管理

在该公司的运营程序中，相关环节都是与存货核算同步进行的。在对入库单进行审核和编制时，工作人员会将采购材料的类别以及数量、价格等相关信息录入系统。在销售环节完成订单的同时，财务系统也会自动共享出库信息，使得财务人员可以随时掌握销售订单的变化，从而更加精准地核算出存货成本和订单利润。由此可见，财务系统的成本管理模块包含了不同业务模块的资源，可以对财务信息进行实时性的分析和处理，从而保证时效性。

ERP成本管理系统中存在一个子系统，承担着协调和预测成本的功能，所有的成本管理模块也都将共用一个流程体系，使得管理得到统一。在ERP系统实施以后，企业的财务管理发生了质变，从单纯地解决核算量逐渐转为承担提升核算精度、广度的职能。企业的生产、销售环节能够与财务保持一致，使得财务人员能够在业务发生的同时实时跟进，从而加大成本控制力度。

2.资金管理

资金管理方面也发生了很大的变化。现代企业的资金管理早已跳脱出原有的核算方式，覆盖了管理的每一个环节。譬如如何更好地控制采购标准、如何降低资金的占用成本、如何降低采购成本等等，这些问题都属于资金管理的范畴，而ERP系统可以满足这个管理需求。

生产经营的每个环节都和现金管理共享同一平台和同一套数据。采购支出需要严格按照资金计划进行，财务人员要加强对收付款的管理，以核算现金流量，同时还要根据业务的实际发展状况制定下一步的计划，从而保证资金供应。业务人员应当根据计划安排采购，然后依据反馈信息提高资金使用效率，从而有效降低资金占用成本。由此，财务与业务之间也能建立起互相监督和制约机制，使得财务数据更加精确。综上所述，ERP中的资金管理就是在这种集成环境下为整体经营预算管理提供了可靠的依据。

3.财务管理趋向透明化

（1）在集团企业中的透明化管理。为了应对市场竞争的加剧，满足经营需求，集团化企业的发展逐渐成为大势所趋。譬如笔者工作单位中国石化工程建设公司，就是中国石油化工集团公司的子公司。集团式的发展趋势对企业的管理提出了更高的要求，因此需要解决跨公司和跨区域的经营和核算问题，而ERP系统的出现就完美地解决了这个问题。

相对于传统管理模式，ERP系统最大的优势就是信息共享。它将企业内部资源进行有效的整合，并在分属不同流程的财务与业务之间架起一座桥梁，从而创建一个信息共享平台。各级子公司的资金使用状况和流转结果能够完全透明地反映在ERP系统之中，这就使得总公司可以随时调用并检查其资金运作，能够起到较好的管理效果。相关的交易情况也能够更加真实准确地反映在合并报表当中，使得财务核算口径高度统一，对外报表能够保持完整和准确，大幅降低了基层核算成本。

（2）信息更加集中，管理趋向扁平化。当前世界已经开始由信息化时代向大数据时代进发，数据的数量和质量都发生了新的变化，这给信息数据处理人员带来了新的挑战。如果无法及时、精确地对信息进行处理和分析，将直接影响到企业的正常生产经营。相对于传统的管理方式来说，ERP的管理方式呈现出信息集成化和管理扁平化的特点，系统内的管理范围得到了拓展，各个环节严密组合，管理流程也更加高效。对于财务管理来说，系统会自动将会计核算与业务核算进行有机结合，财务管理在业务一开始就能够对流程进行全程监控。

五、如何进一步利用ERP提升财务管理质量

（一）提高领导层对其重视程度

在ERP的业务实施过程中，ERP的定位不仅仅是一个IT项目，更多的是倾向于管理项目，将企业各种现有资源进行整合，并起到优化配置的作用。而如何将这一职能发挥到最佳状态？这就要求企业员工进行精诚合作，需要企业的领导层对ERP系统和财务管理给予重视。

首先，要给予足够的重视。自上而下，从企业的领导层到基层员工，都必须意识到ERP系统举足轻重的地位，意识到它对提高企业财务管理水平的重要作用。在思想上认识到它的重要性之后，就需要付出实际的行动，要及时对ERP项目投入足额的资金，确保其拥有充足的资金供应。要在管理政策和操作流程上统一思想，高层带头解决重大问题。同时，要定期开会、培训，加强对ERP系统的学习与理解，鼓励全公司参与进来，深度掌握其设计理念和应用技巧，并且要付诸实践，学以致用。一个企业的发展方向往往是由高层决定的，因此只要高层给予足够的重视，就可以大幅提升ERP的应用力度和作用。

其次，还要建立分工负责机制。ERP系统的实施涉及企业管理的方方面面，不是一个部门或者一个层级的事，而是全公司的集体行为。如果要充分调动资源，就需要领导层带动各层级的管理人员，让其在项目的实施中充分发挥自己的主观能动性，各司其职，各自负责各自的领域，做出明确的分工。

（二）要根据实际情况制定ERP系统

ERP的产品结构是多种多样的，一种模式和一套产品不可以直接套用在所有的企业身上。因此，每个企业都需要制定出一个适合自己的ERP系统，不一定要最贵的，但是一定要选最合适的。

企业在选定之前，要对自己的实际情况进行充分的分析，明确自身定位，然后依照自身的行业特点和规模选择相应的管理模块。通常情况下，每个企业都会首先从自己的核心系统——财务管理信息系统着手组建ERP系统，在获得一定的成功经验之后，才会逐渐拓展到企业的各个环节。由此可见，财务管理在ERP中的核心地位是无法撼动的，起着中流砥柱的作用。首先，要根据企业的管理架构设计流程结构，要明确不同部门的不同管理权限，依照授权明确ERP的审批权限；其次，要根据业务特点列出主要流程和关键问题，以便ERP供应商能够提供更有本企业特色的ERP系统；最后，要准备一套示范性的数据并录入ERP系统中，从而完成正式运行之前的检测。

（三）将技术和思想对接

ERP系统无法单独运行，必须将管理思想融入系统。二者的融合是建立一个合格的、高效运行的ERP系统的重要前提。但是如何将人的思想与ERP技术做到无缝融合，这就对企业的管理人员提出了新的要求。因为思想是最难控制的，也是最容易走偏的，将公司管理层和基层员工的思想都修正到能够适应ERP系统的方向，将大幅提高系统的适用性和影响力。

（四）实现个性化ERP，不断创新

企业在发展过程中，都会经历一个从小到大，从粗放到集约的过程。因此在不同的阶段，需要提供不同的产品和服务，从而满足不断变化的需求。当前，企业用户的需要越来越呈现个性化的趋势，这就使得当前的标准化和通行化的产品模式逐渐成为限制ERP发展的瓶颈。为了解决这个矛盾，就需要不断探索个性化的ERP系统，不断对其进行创新，不同于传统的ERP系统，它以尊重企业固有的管理特质为前提，以管理个性为核心，最快响应客户的需求，并且通过网络平台随机应变地满足企业的需求。在对ERP系统进行个性化的改变时，也要注意将企业的管理思想灵活化。譬如企业的规模不断扩大，就可以对ERP系统进行相应的调整，使其能够满足统一的资金监控的需求。为了满足动态化的资金核算要求，需要在ERP系统中作出临时的调整，并将其贯穿于各个环节，最终实现管理模式的创新。

（五）体现人性化管理，以人为本

除了上述措施，还应当做到以人为本，在ERP系统中实现人性化的管理，相应的结构和功能都应该更加顺畅和高效，既要避免人的牵制和管控，又要使人可以发挥创造力。在项目实施过程中，也应当注重人性化管理。一个项目想要成功，必须有正确的思想指引和员工的积极参与，两者缺一不可。而如何调动大家的积极性？必须做到人性化管理，不断引导员工，摆事实讲道理，让大家自愿参与，让大家真正认识到ERP系统的重要意义，然后才能逐步投入实际应用当中。

六、结语

本文主要从ERP在企业管理中的应用、ERP在财务管理中的作用、实施ERP企业的财务的转变几个方面进行阐述和研究。分析发现，当前的企业实施ERP系统还存在一定的问题，要对其进行改进。但是，我们还是可以看到ERP系统在企业的财务管理当中发挥着积极作用，它贯穿于企业管理的每一个环节。笔者相信，随着我国对信息化管理的不断探索，会有更好的建议指导企业应用ERP系统，并提升自身的财务管理建设和信息化管理水平。