ERP系统下完善企业内部控制管理的重要性

范治平

（宝鸡机车检修厂 财务科，陕西 宝鸡 721004）

一、引言

内部控制涵盖广泛，现行的《企业内部控制应用指引》指出，内部控制在企业层面包含组织架构、发展战略、人力资源等5个方面，在业务层面包含采购业务、资金活动、资产管理等13个方面。很多人认为内控是财务部门的事，这样的观点过于片面。内部控制管理全面覆盖经营管理的各环节，是企业全员参与的。比如物资采购人员和库房管人员的设置不属于财务部门的管理范围，但却属于内控管理范围。企业的内部控制管理范围极广、工作量极大，仅仅依靠几个制度、几个人，是不能长期推进企业内部控制管理的，但ERP系统可以帮助企业解决这个难题。

ERP系统能将管理思想嵌入系统中，利用信息技术，实现以财务管理为核心的企业信息管理，它可以控制产、供、销，以及资产管理、人力资源管理、财务管理等多个环节。ERP系统能通过相互连通的信息子系统将企业的各项资源及相应的管理流程密切联系起来，最终实现资源配置的优化以及信息共享。将内控制度融入ERP系统的各个环节，能够帮助企业规避重大经营风险，进而促进企业战略稳步实现。

二、ERP系统下完善企业内部控制管理的重要性

ERP系统对于企业管理具有重要的作用，但是充分发挥ERP系统的作用，通过ERP系统实现对更加有效的管理对于企业来说十分重要。内控制度的融入能让ERP系统发挥更大的作用。因此，ERP系统下完善企业内部控制管理非常重要。

（一）有利于高效稳定地开展频繁且重复的日常管理活动

ERP系统能让企业的产、供、销流程管理和人、财、物资源管理有效地结合，还能进一步增强企业整体管理的统筹性与高效性，让企业各部门的职能管理模式顺利转变为以每一项业务流程为核心的管理模式。这可以使企业管理活动的灵活性与变通性得到增强，进而大幅提升业务流程之间的协同效应。将内控制度嵌入到业务流程中，可以让企业内控管理成为常态化，提高企业风险管控能力，进而保证企业的高效稳定运行。这能进一步降低企业对某一员工或者某一个岗位的依赖程度，人为因素干扰将得到进一步弱化，日常管理活动也将更加的规范化和制度化。

（二）有利于推进业财融合在企业的实际应用

近年来，业财融合逐渐进入企业管理的视野，但其实际应用情况却不尽如人意。而嵌入了内控制度的ERP系统，突出了事前控制和事中控制，同时还运用了现代化的信息技术手段，它不但可以提高企业资源的利用率，实现企业资源的优化配置，还能使企业组织结构更加完善。在现代化企业中，生产经营的分工专业化、内外部环境的复杂化，管理的精细化、风险的多样化都在不断凸显，传统的业务和财务处理具体问题的逻辑已经不能再适应现代化企业的发展要求。而ERP系统的应用能有效促进业务管理和财务管理的转型，提升它们与企业发展的契合度，但这些的基础是完善的内控制度。

三、ERP系统下企业内部控制存在的问题

（一）企业对于内控制度的培训不足

ERP系统下内控制度涉及企业运行的各个层面，如果没有详细的培训计划，就会影响后续应用的推进工作。首先，对ERP系统的管理员队伍的培训不足，导致内控参数设计出现问题，使系统无法给予企业管理人员足够的技术支持。如果内控参数出现设计问题，管理人员就无法发现内控的问题所在，导致企业层面风险的产生。其次，对各层级企业管理人员培训不足，这些管理人员对自身所行使的内控权限认知不足，导致权限行使出现偏差。最后，对于全员的基础性培训不足。出现内控管理的问题后，不能全部依赖系统以及各层级企业管理人员进行纠偏，即使全员参与，内控管理问题还是不容忽视。

（二）风险防控不足

ERP系统只是管理工具，在企业繁杂的日常事务中，人的惰性还是客观存在的，他们习惯了对系统的操作，必然会认为ERP系统的设计非常完善和合理，认为借助系统形成高度的信息化管理必然准确无误，乃至“万事大吉”。这种思维误区形成后，工作人员必然会过度依赖系统，在相关法律法规、企业战略发生变化时，如果他们忽略对系统中嵌入的内控制度进行升级与更新，就会造成风险。比如2018年美国制裁中兴通讯，随后中兴通讯在公司内部开展了合规管理工作。除却其他因素，中兴在合规管理方面应该是存在一些不足的，比如内控制度滞后。在ERP系统中，嵌入的内控制度的升级与更新不及时同样会发生类似的问题。另外，内部控制风险预警机制不完善也会造成系统漏洞风险以及风险识别方面的问题。技术层面应对不完善也会给系统带来风险，比如计算机病毒、自然灾害、硬件及设施故障等都会对系统造成巨大影响，进而给企业造成损失。

（三）缺乏事后监督

ERP系统虽然为企业提供了高效的管理平台，它也融入了企业的管理思想，但总体来说，ERP系统体现得更多的是事前计划与事中控制。虽然系统可以通过BI、BW等报表进行事后的分析，但是分析相对被动。主动监督是不可或缺的，是内控制度应该涵盖的内容，如何更好地进行事后监督、弥补管理漏洞对于众多企业来说是非常值得思考的。近些年曝光的一些企业的高管长期违规、违纪，给企业造成了巨大损失，而这些问题出现的主要原因就是事后监督乏力。因此，事后监督机制的不完善会给企业带来极大的隐患。

（四）企业本身存在的内部控制问题

ERP系统对于企业内部控制管理是有明确要求的，但企业自身的管理缺陷，使企业管控系统存在以下3个问题。一是，由于系统高度的自动化集成，一些操作节点缺乏有效的审查机制，再加之系统对人这个因素的依赖性加大，需要人操作系统，人浮于事的问题难免存在；二是，权限的管控沦为形式。例如，一些本应由高层管理人员亲自审批的文件和项目，被其指派的某一下属代为操作，这可能会造成严重的后果，给企业带来巨大的风险；三是，开启系统的“后门”程序，操作人员出于某些特殊目的，篡改数据。

四、企业ERP系统应用中关于内部控制管理的相关建议

（一）加强内控制度的培训

ERP系统下内控制度培训工作的开展，首先要对ERP系统管理人员进行全面的、系统的培训，内控制度必须通过这些系统管理人员才能转化为嵌入到ERP系统的参数，才能保证ERP系统下的内控制度全面展开。其次，要对各层级企业管理人员就其专业部分开展有针对性地内控制度培训。人事部经理着重人力资源方面的内控制度培训，采购部经理则着重采购方面内控制度的培训等。这样可以确保权限的准确行使，同时还有助于内控制度设计问题的纠错。最后，开展全员的普及性培训。传统的内控制度是全员参与的，所以ERP系统下的内控制度管理也绝不能忽视这一点，只有了解内控制度的框架概念才能有效减少“结合部摩擦”，确保ERP系统下内控制度的顺利开展。

（二）提高风险防范观念，做好风险防控

首先，建立完善的沟通机制，确保企业管理层与系统管理人员的密切沟通。如果相关政策制度发生变化以及企业战略发生变化，要及时形成系统更新升级方案并落实，确保嵌入系统的内控制度参数完全符合相关政策制度变化以及企业战略。

其次，完善内部控制风险预警机制。要加强对ERP系统自身风险的防控以及业务风险点的防控。一是要提高ERP系统操作人员的专业水平与技能素养，使企业全体员工都具备基本的ERP系统内部风险防范意识，避免系统漏洞造成的风险性因素的出现；二是要合理设置各流程的内嵌管控参数，使整个系统具备风险识别以及预警机制，并能及时发现风险，降低企业损失。

最后，注重技术层面风险防控，制定应对突发的计算机硬件和操作过程中可能出现的风险的计划。对可能出现的技术层风险，制定应急预案，在条件允许的情况下还应制定备用方案，将计算机病毒、自然灾害、硬件及设施故障等可能会诱发风险的问题纳入应急预案，并做好日常巡检以及数据库的备份工作。

（三）加强内部审计工作，补齐事后监督短板

内部审计工作对于ERP系统下的内部控制有着重要的意义，它也是对内部控制有效性的审查与评价。内部审计属于事后监督，因此，它在补齐ERP系统下事后监督短板方面应该十分有效。采取什么样的措施才能更好地发挥内部审计所具有的监督作用呢？首先，要加强内部审计的独立性，建立完善的内部审计机制，最大限度地减少各层面管理人员对内部审计机构工作的干预与影响。其次，制定完善的内部审计制度。虽然目前有《审计法》可以借鉴，但内部审计毕竟是在企业内部完成的。因此，必须结合企业自身的内控制度建立适合企业的内审制度，做到“师出有名”以及合法合规。最后，要提高内审队伍素质。内审人员的业务素质的高低关系着内审工作能否顺利开展。因此，企业内审人员不仅需要有专业的审计知识，还需要拥有财务、法律以及企业业务的相关知识。加强培训以及引入人才能使内审工作更好地开展。

（四）强调制衡性原则，克服企业自身存在的内部控制问题

首先，ERP系统操作的相关人员需要相互监督，企业必须在考虑制衡性原则的前提下合理授予操作人员操作权限，并依据政策以及岗位的变化作出适时的调整。要分离不相容岗位，不能出现“既是运动员也是裁判员”的情况。

其次，强调ERP系统管理人员的职业操守，并建立长效的事后监督机制以及严格的奖罚机制。杜绝违规授权、后台操作等滥用职权问题的发生。

最后，要提高ERP系统全体参与人员的保密意识，不定期修改系统密码，并做到账号专人专用，避免盗用以及篡改问题的发生。

五、结语

在ERP系统下，完善企业内控管理是企业必须做好的事情。企业好比骑手，而ERP系统则是一匹快马，内控管理就是骑手手中的缰绳，骑手、快马、缰绳三者缺一不可。默契的配合才是企业奋蹄扬鞭于市场竞争激流中的保障。