企业档案鉴定销毁中存在的问题与思考

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

企业档案是企业在生产、建设、经营、管理、科研等活动中形成的真实记录，是企业重要的信息资源和潜在的生产力。在施工企业的经营生产管理过程中，到期档案鉴定销毁工作是不可或缺、但又往往不被重视的一项工作。有些单位到期档案鉴定销毁工作长期止步不前，甚至多年未开展，一定程度上严重影响了企业档案工作质效和管理提升工作进程。本文以施工单位到期档案鉴定销毁工作为例，从档案鉴定销毁工作内容、存在问题、推进策略等方面，浅析企业到期档案鉴定销毁工作面临的形势和改进策略。

一、到期档案鉴定销毁工作内容

到期档案鉴定销毁工作是指在企业档案管理机构的指导、监督下，以档案形成单位为核心，使用历史的、辩证的、全面的观点对到期档案进行价值鉴定，并对鉴定为无续存价值的档案实体及信息进行销毁的一项工作，这是优化档案资源的重要手段，主要内容包括到期档案的鉴定和销毁。

（一）到期档案鉴定。为了确保室存档案“物有所值”，必须开展到期档案的价值鉴定工作。从档案属性、档案内容和来源背景、档案价值实现方式三个方面，根据档案价值发挥的规律，开展到期档案鉴定工作。档案价值鉴定工作，就是以科学的档案价值鉴定理论为指导，合理运用档案价值鉴定的原则、法律法规、标准、程序和方法，判定档案的保存价值，确定档案保存期限，决定档案“存”与“毁”的一项专业性档案业务管理工作。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》相关规定，销毁档案范围主要是保管到期并且被鉴定为无续存利用价值的档案实体。此项工作应由档案管理机构组织，档案形成单位参与，有关单位监督开展；档案管理人员负责宏观鉴定，以社会利用为标准，档案形成单位相关人员负责微观鉴定，以形成单位业务发展利用为标准。

（二）档案销毁。企业档案是记录企业发展历程的原始记录，是重要的社会信息资源之一，是不可再生资源，一旦销毁，无法弥补。为确保该项工作的严肃性和规范性，对参与档案销毁工作的人员有特殊要求：既要有对档案进行直接销毁的工作人员，也要有监督销毁的人员。直接销毁档案的工作人员既可以是从事该项工作的专业人员，也可以是档案机构工作人员，主要由档案销毁的方式与方法来决定。档案销毁监督人员主要由档案形成单位相关人员和档案管理机构相关人员组成。档案销毁工作启动前，必须编制档案销毁清册，是涵盖被销毁档案题名、梳理等内容并由责任人签署的文件，也是日后查考档案销毁的重要凭证。档案销毁清册封面内容包括：全宗号、全宗名称、立档单位名称、编制档案销毁清册的单位名称和编制日期等。销毁清册内容包括顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、档号、数量、原保管期限，销毁原因、备注等。销毁清册一般一式两份，一份报有关领导审查批准，一份档案永久留存。

二、到期档案鉴定销毁工作中存在的问题

（一）对到期档案鉴定销毁工作重要性认识不足。绝大多数企业档案管理人员都知道档案工作是企业基础管理、服务工作之一，具有存史资政的作用，但是大多数档案工作者不清楚档案鉴定销毁工作是档案工作的内容之一，是档案资源优化的必要手段和方式，是企业实现专业化、标准化、数字化、精细化管理的重要手段，是提高档案工作效率的有效方式之一，是档案工作实现低碳化管理的有效途径之一。

（二）忽视到期档案鉴定销毁工作。到期档案鉴定销毁工作是档案业务工作的重要内容之一，然而现实并非如此。在工作实践中，由于缺乏档案销毁的相关知识，同时缺乏相关的工作经验，更主要的是怕承担相关责任，许多档案一线工作人员对到期档案采取视而不见的做法，不闻不问，任其自然存在，该种做法给档案保管带来了大量的浪费，同时也是一种对档案事业不负责任的表现。

（三）销毁档案随意。有些单位的档案人员为了应付上级检查或者为了完成某项任务的需要，不得不对有些档案进行销毁，但由于缺乏相关理论指导和技术成熟人员的经验指导，对档案进行随意销毁，表现为：不履行销毁的相关程序，不按档案销毁的相关规定执行，随意决定销毁方式，工作完成以后无相关记录等。在企业档案管理工作中，“老的不去，新的不拒，档满为患”和“鉴而不销，销而不毁，一切照旧”思想广泛存在。

三、到期档案鉴定销毁工作策略

（一）加强工作宣传，提高对档案销毁工作重要性的认识。档案鉴定工作关系正确划定企业档案的价值，决定企业档案的存毁，特别是到期档案鉴定工作，一旦失误将难以挽回。通过加强宣传到期档案鉴定销毁工作价值和意义，让各级档案管理人员充分认识到档案鉴定销毁工作的重要性：是档案工作不可或缺的一部分，是档案保管工作的重要组成内容之一，是实现档案安全保管的必要手段。只有对档案进行有效鉴定和销毁，才能确保档案资源不断优化，确保档案资源的有效利用和开发，确保档案资源更加有效地为企业发展提供服务。

（二）优化管理体系，完善档案鉴定销毁工作制度。为了更好地开展档案鉴定销毁工作，必须优化档案管理体系，及时制定档案鉴定销毁工作相关制度。笔者单位在到期档案鉴定销毁工作启动前，做到如下几点：首先，明确组织领导机构和职责分工，成立到期档案鉴定销毁工作领导小组和工作小组，领导小组成员由档案工作分管领导、档案管理机构负责人、档案形成单位负责人组成，工作小组成员由档案管理人员、档案形成部门兼职档案人员和相关部门工作人员组成，工作小组在档案管理机构人员的指导下开展到期档案的价值鉴定。其次，结合《企业档案管理工作规定》，编制《到期档案鉴定销毁工作方案》，划定到期档案鉴定范围，明确鉴定销毁工作流程，鉴定结果报请领导小组逐级审批，批准后报送档案管理机构备案。只有通过和履行了相关程序之后才能对到期档案进行销毁处理，任何单位和个人不得以任何理由擅自销毁档案资源。

（三）合理选择方式，合规销毁档案。到期档案鉴定销毁工作开展的根本原则是合法合规，有效避免到期档案鉴定实践中随意、主观地毁损档案资源问题发生，并可以统一参与档案鉴定工作人员的思想，规范其鉴定行为，保证档案价值鉴定质量，提高档案鉴定工作效率。档案销毁工作要选择科学、安全、适合的方式进行，档案销毁方式主要有三种：一是选择送造纸厂化成纸浆，作为新纸张制作的材料来源。二是选择烧毁，即对待销毁档案实体进行焚烧。三是使用碎纸机直接粉碎。化成纸浆的销毁方式要确保所有销毁档案均化为纸浆，不得遗漏。焚烧销毁方式务必要选择好焚烧地点，最好是无风、临近水源和地势低洼处，焚烧过程中尽量不要污染环境，并且要求相关人员全程在场，监督档案实体全部焚毁，不得遗留任何档案纸片。粉碎销毁方式要求纸张粉碎越细越好，尽量保证所毁的碎纸屑面不能显示任何信息。

（四）加强监督指导，完善实践指导体系。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关条款规定，企业档案管理机构有责任也有义务对管辖区域内的档案工作进行全面指导，由于档案销毁工作是档案工作的重要内容之一，因此档案管理机构有责任对下属单位档案鉴定销毁工作进行全面指导，避免或者杜绝出现“外无援，内无人”的工作尴尬状况。工作中，企业总部档案管理机构应根据业务工作实际和档案年报数据情况，主动与下属单位沟通、对接到期档案鉴定销毁工作开展情况，无论是采取集中指导还是个别沟通的方式，务必要形成档案工作良性循环机制，扫清基层档案人员开展鉴定销毁工作的障碍和顾虑。

（五）增强培训交流，确保鉴定销毁工作质效。到期档案鉴定工作要求档案管理工作人员必须具备很强的专业知识和业务能力，能够高效快速并准确判断到期档案价值。因此，对档案管理人员的能力和素养，有以下要求：一是档案管理工作人员必须有耐心，有毅力，在面对繁琐工作时，认真开展档案鉴定工作；二是必须具备专门的档案管理知识，了解档案鉴定标准，熟悉档案鉴定销毁要求；三是档案管理人员要了解档案的形成背景、具体内容及价值，做出科学判定结果。为了树立全员档案意识，提高档案和相关工作人员的鉴定销毁工作技能，要加强档案业务知识培训，采用定期与不定期相结合的方式，从档案鉴定销毁工作的重要意义、相关规范与标准等方面着手，重点培训档案鉴定技能，确保档案销毁工作的质量，真正实现档案高价优存、无值即销，全面增强从业人员的档案销毁意识，科学开展档案鉴定销毁工作，从而确保档案工作的全面推进。