图书馆办公室管理工作优化策略分析

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

传统的图书馆办公室管理工作主要是做行政事务类工作，工作内容比较单一。在新时期社会背景下，图书馆办公室管理工作更加多元化、全面化，图书馆办公室的工作人员除了要做好基础服务设施建设工作外，还要负责图书馆资料文献的采购、分类、管理等，同时为读者提供更好的阅读服务。图书馆办公室管理工作内容比较繁杂，因此需要一些专业的管理人才促进图书馆的现代化发展，提高全民阅读的兴趣。

一、优化图书馆办公室管理工作的重要性

现阶段，我国部分图书馆的管理理念、管理模式与图书管理员的综合素养等，已无法满足新时期读者多元化的阅读需求。为适应社会信息化技术发展的需求，图书馆办公室管理人员应不断创新图书馆管理模式，推动图书馆朝多元化、个性化、全方位服务趋势发展，充分发挥图书馆的智库作用，从而优化图书馆的服务功能。现代化信息技术的发展改变了人们获取、存储和查阅信息资源的方式，传统图书管理模式需要在新形势下寻求发展道路，以满足现代化信息技术发展下读者对图书馆的发展要求。这就要求相关工作人员不断优化图书馆办公室管理工作，提升工作人员自身的综合素养，加强图书馆管理模式的创新意识，从而提高办公室工作人员的工作效率，促进管理工作顺利开展。

二、图书馆办公室管理工作的发展现状

（一）图书馆办公室工作人员的责任感有待加强。图书馆办公室的管理工作具有一定的综合性，涉及的范围比较广，包括行政、管理、后勤等职能于一身，所以需要相关工作人员具备一定的专业能力，同时还要有足够的耐心和责任感。要做好内部管理与外部协调工作，充分发挥纽带作用。一些图书馆对办公室工作人员的监管力度不够，导致工作人员在面对复杂的工作时，容易产生烦躁的心理，降低工作效率，再加上没有相关的规章制度约束，相关人员会淡化工作责任意识，出现工作态度不端正、办事拖沓的现象。除此之外，个别图书馆办公室工作人员认为工作比较稳定，因此对图书馆的管理缺乏较强的责任意识，缺乏正确的管理观念，这在一定程度上影响了图书馆的发展速度。

（二）图书馆办公室工作人员的综合素养有待提升。现阶段，图书馆办公室工作人员对图书馆内的数据价值的挖掘和应用不够充分，管理员对数据没有敏锐的感知和理解能力，这不利于图书馆办公室管理工作的开展，也影响了图书馆现代化建设。在实际工作中，工作人员的综合素养涉及诸多方面。个别办公室工作人员并非管理专业出身，没有经过专业的培训，缺乏过硬的专业知识；个别办公室工作人员是老员工的亲属，不利于新时期图书馆办公室管理工作的顺利开展。目前，我国大部分图书馆不注重对办公室工作人员综合素养的培养，缺乏专业性的团队建设。虽然部分图书馆认识到对办公室工作人员素养培养的重要性，加强了培养力度，但仍未充分发挥出专业技能对图书馆办公室管理工作的服务性。

（三）图书馆办公室工作人员的创新意识有待提高。现代社会互联网技术发展迅速，人们不再满足从书本上获取信息资源，读者对信息获取渠道变得更加多元化与个性化，这对互联网技术背景下图书馆办公室工作人员的管理与创新能力提出更高的要求，图书馆传统的“重物轻人”的管理理念，已经不能满足现代化技术发展对办公室管理工作的需求，这不利于调动工作人员的积极性和主动性，也不利于工作人员创新能力的挖掘，导致不能充分发挥图书馆文献资源的配置作用，降低了图书馆办公室管理工作的效率。所以，图书馆办公室进行人性化管理重视人文关怀，坚持“以人为本”的管理原则，充分重视办公室工作人员的创新能力，提升图书馆办公室管理工作的水平，从而创新图书馆办公室管理模式，激发工作人员的积极性，进一步推动图书馆长期稳定发展。

（四）图书馆办公室的管理模式有待完善。传统的图书馆办公室管理模式相对落后，这不仅不利于图书馆办公室的发展与建设，也不利于提升图书馆办公室管理工作效率，导致读者阅读兴趣不高，图书馆不能充分发挥其建设目的。目前，大部分图书馆仍一直沿用传统的办公室管理模式，这不仅不能满足新形势下读者对图书馆管理与服务的多元化需求，也不能满足图书馆办公室管理的发展要求，没有与时俱进，从而导致难以适应现代化科技的发展。除此之外，传统图书馆办公室管理模式不利于管理工作的顺利开展，也不利于图书馆自身在新时期的整体发展。

三、图书馆办公室管理工作的优化策略

（一）加强图书馆办公室工作人员的管理意识。首先，在图书馆办公室管理工作中，有关人员应不断加强图书馆办公室工作人员的管理意识，创新图书馆办公室管理模式。为迎合新时期图书馆发展的需求，工作人员应树立良好的服务意识，为读者提供现代化、多元化的阅读服务，创新图书馆的管理与服务模式，尽量满足读者对图书馆的阅读需求。其次，图书馆办公室工作人员应在图书馆内部营造良好的管理环境氛围，这不仅有利于增强工作人员的管理意识，还有利于工作人员深入开展管理工作。因此，加强工作人员的管理意识，是优化管理工作的前提。

（二）提高图书馆办公室管理人员的综合素养。在管理工作中，图书馆应注重提高管理人员的综合素养。首先，图书馆办公室应建立健全员工培训方案，使培训工作更加细化，且更具指导性。另外，图书馆应加强对管理工作人员的考核，确保管理人员能够有效开展各项管理工作，从而提升管理人员的工作效率和工作质量。在图书馆办公室管理工作中，提高管理人员的综合素养，是优化创新管理工作，提高管理与服务水平的重要措施之一，这对提升全民阅读兴趣有着积极的促进作用。

（三）建立健全图书馆办公室管理体系。长期以来，图书馆办公室管理工作由于缺乏完善的管理体系，导致管理水平相对落后，难以满足图书馆现代化发展的需要。首先，图书馆应根据自身实际情况，建立健全图书馆办公室管理体系，引导图书馆健康稳定发展。其次，图书馆应在办公室内部设立专门的管理部门，加大对工作人员的监督管理力度，全面落实管理制度。最后，管理人员应充分利用互联网技术，加强与各部门人员之间的沟通与联系，为管理工作的顺利开展奠定基础。

（四）创新图书馆办公室管理模式。创新改革图书馆办公室管理模式是时代发展的需求。图书馆要提高管理人员的工作效率，仅凭借办公室人员的力量是远远不够的，还应充分调动社会人员或机构的参与热情，共同提高图书馆管理和服务质量。首先，图书馆应鼓励社会公众积极参与办公室管理工作，不仅可以提升公众对图书馆的关注度，加强读者对图书馆的利用价值，还能辅助办公室工作人员深入开展管理工作。除此之外，图书馆应引导社会相关机构积极参与到办公室管理中，将先进的管理理念融入图书馆管理中，从而改变图书馆传统单一的管理模式，提高图书馆管理与服务质量。

（五）加强团队协作能力。图书馆办公室的管理工作应体现出以人为本。图书馆应加强社会服务意识，充分利用社会有关方面的支持和帮助，突出图书馆的智库作用。因此，图书馆办公室工作人员要加强与各个部门之间的有效沟通，营造办公室团结、和谐的人际关系氛围，这有利于馆际间联系协作、共同进步。此外，有关工作人员应注意对图书馆读者的服务态度，讲究工作方式，使读者加深对图书馆的了解、信任和支持，并经常征求读者对图书馆工作的意见和建议，让读者充分参与到图书馆某些工作环节的管理工作中，从而加强图书馆与读者之间的联系。