基于ERP 系统环境的企业内部控制研究

（河南威佳汽车贸易集团有限公司，河南 郑州 450000）

一、引言

ERP 系统即企业资源计划系统，是通过运用信息技术、在系统化管理思想的基础上为企业提供运行决策的管理平台。ERP 在市场需求导向下，通过对销售、采购、制造、成本、财务、服务以及质量等进行统一管理，使企业资源配置更加科学合理，提高企业竞争力，从而实现企业的可持续发展。随着科学技术的不断进步和互联网技术的广泛应用，在企业信息化建设中，ERP 系统已经成为了主体部分，在企业经营管理中的运用越来越广泛。企业内部控制在企业管理中有重要的作用，在ERP 系统环境下，企业应加强对内部控制的优化和调整，使ERP 系统和内控协调同步，才能提升企业内控管理效率，从而减少企业经营成本，提高企业经济效益。

二、企业ERP 系统与内部控制的关系

ERP 系统的开发、建立和应用是以内部控制管理制度为基础的，而企业内控管理系统的具体表现形式就是ERP 系统。ERP 系统提高了内部控制的实际操作性，其以内部控制为主线，将企业各个职能部门、基层业务单位以及各个生产经营活动有机结合，使企业管理更加系统规范。除此之外，ERP 系统还能划分企业生产经营活动，并对划分出的不同模块的业务流程进行细化，通过授权业务流程的关键控制点，对关键控制点进行有效控制。

（一）ERP 系统能优化企业内部控制

在当今社会，一个企业若想得到长足的发展，就需要使用现代化的管理工具。企业内部控制体系的建设是一个覆盖面广、需要持续发挥作用的系统工程，人工控制会受到较多因素影响，从而出现偏差，而ERP 系统则能避免此类情况，具有高度集成性、完整性以及开放性，不受人为因素的干扰，按照标准制度执行已设置好的内部控制节点，帮助企业实现内控预警和实时掌握的目标，使企业管理结构扁平化、流程化，使高层管理者能与实际操作者进行快速的交流，减少控制层次，明确各自的责任，大大改善企业内部控制环境，提升沟通效率，降低沟通成本。

（二）ERP 是内部控制的对象

在企业内部控制体系中，ERP 系统不仅仅是一套信息系统，同时也是一种技术工具，需要具有主观判断意识的工作人员进行方案的设计与具体操作的实施。如果工作人员在执行过程中出现数据错误，不但会影响该任务的完成，严重时甚至会导致高层管理者出现决策错误，因此，ERP 系统也应当被当作控制对象，需要充分考虑其风险，并建立具有针对性的内部控制制度，确保ERP 系统的运行质量与效率。

（三）ERP 与内部控制可以产生协同性

ERP 系统贯穿企业内部控制制度体系，并集成了企业核心价值链的各项资源，包括预算、采购、生产、销售、售后、财务等，从而实现了业务前端与管理后台之间数据的实时传递，整合各项资源信息，并通过数据挖掘为企业开拓潜在市场，明确了信息数据的导向性。因此，企业需要建立一套适用于ERP 系统的内部控制体系，并根据该体系设计合理的内控流程、内控节点以及内控监测点等，以配合ERP 系统的运行，产生协同效应。

三、企业在ERP 系统下实施内部控制的主要问题

（一）原有的内控经验失效，需要积累新的经验

在ERP 系统下，企业财务风险的类型、关键控制点以及表现形式都开始发生变化，由最初的工作人员操作不当、徇私舞弊等转变成了ERP 系统信息化安全管理风险。这样的转变对于企业高层管理而言是一个新的挑战，应用ERP 系统不但要求企业高级管理层拥有专业的知识技能，而且还要熟练掌握相关信息技术的各种知识。ERP 系统在企业中的应用推行，意味着企业原有的有价值的内部控制管理经验会失效，原有的内控管理经验无法用于新系统的运行，在ERP 系统的运行下，企业只能重新开始积累内控管理经验。

（二）内控管理对象更复杂

原来的内部控制管理只是单一的对人的管理，而随着ERP 系统的应用，内部控制的管理对象不仅有人，还有ERP 应用系统。在尚未推行ERP 系统之前，企业内控仅仅是对内部参与生产经营活动的工作人员进行管理，企业人员的职责范围、权限授权，监控实施、审批都是由下到上逐层进行，整个审批流程都需要进行人为监督和办理，在审批过程中容易出现漏审、漏批的情况，不但审批的速度较慢，而且审批的真实性也无法保证。应用ERP 系统，可以在系统运行的初期就将内控制度、现金业务流等录入系统，在确保流程设计和授权合理的情况下，在操作时就可以避免人为操作造成的失误，确保内控实施的效率和效果。

（三）对信息化安全的影响

在ERP 系统环境下，企业内控会出现系统操作权限授权、数据的备份安全和系统升级等风险，ERP 的应用要求对数据访问的权限进行特别设置，如果在设置权限时出现超范围授权等失误，很有可能会对企业业务流程的正常进行和数据信息安全造成影响，从而对企业造成巨大损失。

（四）对数据存储安全性的影响

ERP 作为一个大型的信息集成系统，外部服务器所处物理环境的安全性与系统自身逻辑的正确性均会影响企业内部控制的效果。若外部服务器崩溃或系统受到恶意木马攻击，ERP系统可能会出现无法正常运行的情况，从而导致数据丢失，使企业无法正常运转。同时，工作人员可能习惯于信息的电子化而忽略对纸质凭证的收集与整理，一旦出现数据丢失的情况，则无法恢复原有数据，从而导致严重的后果。

（五）数据处理过程中人员录单错误风险

在搭建ERP 系统环境后，企业在实际的运作过程中所产生的原始数据一般会由工作人员进行人工录入，如果在录入过程中出现数据错误，除了少部分需要进行校验的数据，大部分数据都会直接运算，从而导致最后的财务数据错误。在出现此类问题后，财务人员需要寻求系统开发人员的帮助，对产生错误的原因进行排查，此过程费时费力，无法真正满足企业内部控制的管理要求，严重降低了企业内部控制的水平。

四、ERP 环境下企业完善内部控制的策略

（一）完善信息技术的应用

在构建和应用ERP 系统的初期，要选择有实力、口碑和丰富售后经验的品牌供应商，在选择ERP 应用系统服务器地点时，要结合自身实际情况，做好数据备份和制定应急预案，确保信息的安全、完整以及在发生系统问题时能及时采取有效的解决措施。为了确保REP 系统的有效应用和推行，可以先选择一些单位作为试点进行试运行，在确保运用效果后再正常推行。

（二）完善企业内控的制度和流程

作为企业内部控制流程设计的基础，内控制度在ERP 系统的应用推行中也发挥着重要作用，ERP 系统的正常运行离不开完善的内部控制制度和流程。在ERP 系统建设初期，应对企业内部控制的制度和流程进行系统的梳理，确保制度和流程的准确、完整和合理。将归类划分后的企业生产经营活动与内部控制设置的相应业务流程结合，对于ERP 系统对各个生产经营活动的不同关节控制点的设置具有积极作用。

（三）设置风险应对措施，重视权限管理

ERP 系统的建设和运行是一个循序渐进、不断完善的过程，在此过程中，会出现各种问题和漏洞，因此采取有效的风险应对措施是非常有必要的。为了减少ERP 系统的应用给企业内控带来的风险，企业在构建ERP 系统的同时，可以加强宣传，增强企业员工的风险意识，还可以建立风险应对预案和预警机制，确保在出现风险时能及时解决，从而减少对企业造成的损失。

ERP 系统作为在企业运作过程中收集和整理数据的信息系统，需要保证其后台数据的准确性与机密性。因此，企业应建立一套与之配套的、合理的操作权限管理制度，使未得到授权的用户无法接触或操作该系统，并根据工作人员的性质赋予其用户账号一定的权限，如常用的访问权限，企业可将其细致划分为外部访问权限、内部访问权限，对于系统后台的一些敏感数据，可通过屏蔽操作使只具有外部访问权限的用户无法阅览，或者根据不同的工作岗位设置不同的操作角色，对不同的操作角色赋予不同的权限等，以此来保证数据的机密性。

（四）加强对信息系统外部环境的维护

ERP 系统作为企业中极为重要的信息系统，能辅助企业内部控制工作正常开展，提高企业管理能力，因此保证其安全性与可靠性十分重要。针对ERP 系统外部环境可能出现的风险，企业应聘请经验丰富的网络系统维护人员安装防病毒软件和搭建防火墙，并定期对系统进行检测，保证服务器机房符合标准，同时定期对后台数据进行备份，以便在数据丢失后能进行数据修复，从而减少数据丢失的风险。

（五）加强对操作人员的知识培训

在建立企业内部控制系统的过程中，财务人员应随着自身业务的变化对原有系统的设置进行及时的调整，企业应加强对各个岗位操作人员的技能培训，使操作人员了解其权限范围内的操作规范，减少操作人员在操作过程中出现错误的情况。同时，企业内部系统中的数据存在一定的机密性，因此企业应加强对相关操作人员的道德意识培训与法律风险知识培训，并建立相应的安全防护机制，防止企业信息出现泄露的情况。

五、结语

如今在企业中应用ERP 系统已经成为了必然趋势。通过ERP 系统的运行，能实现企业资源的合理配置，降低企业人工成本，从而促进企业的快速发展。企业在应用ERP 系统之前，要结合自身经营规模、员工数量等实际情况进行通盘考虑，具体问题具体分析，不能盲目应用。ERP 系统只有应用得当，才能发挥最大作用，促进企业的健康发展。