基于商旅服务平台的广电媒体差旅费管理应用

蒋佳

（中央广播电视总台，北京 100000）

一、引言

研究显示，差旅费已成为仅次于人力成本的第二大可控成本，对差旅费进行系统化的管理，能够有效实现对运营成本的管控，同时提升费用的合规性和运营效率。广播电视媒体作为重要的新闻舆论机构，承担着各类重大宣传报道任务，其差旅具有频率高、金额大、对时效性要求高等特点。在媒体融合背景下，满足广播电视媒体对出行管理理念和手段的创新要求，建立一个高效、安全、可控的差旅管理体系，是推动广播电视媒体整体实力建设、提升传播竞争力的重要保障。

二、A电视台差旅费管理现状

A电视台作为我国重要的新闻舆论机构，承担着重大的宣传报道任务，差旅需求多由国际、国内各重要活动的报道需求决定，出差频率高，出行人员多，具有突发性、紧急性的特征，注重报道的准确性和时效性，而原有差旅管理模式存在差旅资源分散、差旅标准和管理水平参差不齐等现象。

2015年起，A电视台开始对因公差旅进行管理探索。一是制定以国家政府采购规定为标准，以兼顾台内差旅个性化需求为目的，以合规、节省为原则的差旅管理规定；二是引进新的合规的服务商和服务理念，通过与原有服务商形成竞争，提高整体差旅服务标准和服务水平，为单位的因公出行提供更加满意的服务保障；三是在差旅服务商的配合下，与国内主要航空公司进行协商谈判，签署更新大客户协议，在协议的优惠幅度、优惠时间、优惠舱位等多方面进行大幅度优化。尽管进行了一系列探索，但A电视台的差旅费管理仍然存在一些问题。

第一，规模效益未完全体现。目前A电视台在机票方面获得了规模效益，但是在酒店等其他差旅项目上仍是员工分散采购、分散报销模式，不具备整体议价能力，未体现集中采购的规模效益。

第二，未实现系统化管理。传统的差旅管理往往涉及多个部门，管理链条长、职能分散，报销流程烦琐，工作效率较低，同时也存在违规风险。此外，差旅包括飞机、住宿、用车服务等多个项目，这些项目未能实现整合，不利于对整体供应链的管控，潜在漏洞较多。差旅费用管理涉及面广、业务量大，由于缺乏集中统一的管控平台支持，难以实现差旅业务全过程的精益管控。

第三，无法为管理层提供决策依据。在传统差旅管理模式下，差旅审批、预订、报销无系统，差旅数据分散，不能准确地获取差旅费动态数据，重要差旅指标的缺失，导致管理层进行相关决策时缺乏科学依据。如在制定单位差旅相关标准时，不能根据不同地段、不同季节淡旺季来制定弹性方案，以实现精细化管理。

三、商旅服务平台概述及建设意义

（一）商旅服务平台概述

商旅服务平台是提供给出差人员使用的，可通过电脑端或手机端的应用程序，自助进行差旅申请、审批、产品预订、报销的系统。

商旅服务平台不仅能为员工提供更便捷的差旅产品线上预订服务，实现机票、火车票、酒店、租用车等的自助预订操作；还能根据单位的差旅管理要求，加入相应的流程和管控功能；并可以根据单位的报销与结算要求，与财经管理系统对接，通过双方的数据互传交换，实现差旅申请、审批、订购、报销线上全流程贯通。

（二）商旅服务平台的建设意义

商旅服务平台可为员工提供集申请、审批、订购、报销于一体的一站式服务平台，实现员工出差的免垫付、免贴票、免报销，同时通过多方式、多途径的申请、审批、查询方式，在做到强管控、降成本的同时，有效优化员工的差旅体验。

第一，简化流程，方便员工出行。一是通过对一站式商旅服务平台的建设，员工可实现出差申请、审批、订购、报销等差旅业务的全流程在线操作；二是商旅服务平台通过统一垫付资金、统一开具发票、统一对账结算的方式，实现了员工出差的免垫付、免贴票，可以有效优化员工体验。

第二，整合资源，降低差旅成本。与酒店集团、航空公司、出租车公司等签订协议，争取更优惠的商旅专属价格和专享服务，发挥规模经济效益，实现成本节约。

第三，防控风险，强化财务管理。一是固化管理制度，实行差旅标准上限管控，在订购环节显示符合差旅标准的商旅产品，从源头上杜绝超标情况；二是差旅费用报销实行统一结算，保证票据的真实性，有效防控风险；三是差旅数据全程精准记录，可随时掌控费用进度，为单位的差旅成本控制提供有力的数据支持，从而为进一步的差旅分析、管理及决策提供依据。

四、A电视台商旅服务平台建设步骤

（一）统一制度，流程再造

根据单位的内部控制要求，结合单位实际，全面梳理差旅流程，统一差旅制度，制定详细的商旅服务方案。

（二）组织谈判，遴选服务商

组织目标服务商谈判，全方位考察评估，确定最适应单位差旅需求的服务供应商。

（三）组织开发，对接系统

制定工作时间表，组织系统开发，实现商旅服务系统与现有财经系统及管理模式的对接。

（四）分批试点，优化方案

选取部分节目中心、栏目进行试点，在此基础上，改进完善方案，优化业务流程，建立科学合理的商旅制度体系。

（五）全面实施，提升服务

适时在全单位范围内推广实施，全面提升商旅管理的服务水平。

五、A电视台商旅服务平台运行流程

A电视台通过商旅系统与财务系统的对接，实现了审批、订购、报销的全流程贯通，总体运行思路如下。

一是员工在财经系统内填写出行信息，提交出差申请单；二是出差申请经主管领导在财经系统审批后，传递至商旅服务系统；三是员工收到批准信息后，通过商旅服务平台进行机票、酒店、租用车等的预订；四是商旅服务系统校验订购信息和申请单信息，完成预订；五是员工出差直接乘机、入住或用车，无须支付费用；六是订购信息由商旅服务系统回传财务系统，完成报销流程。

（一）发起出差申请

出差申请人在财经系统填写出差信息，包括出差人员、出差时间范围、出发及到达地、出差交通工具、出差事由等，填写完毕后送相关领导审批，出差申请单审批通过后，即由财经系统推送至商旅服务系统。

如在出差申请审批完成后，需对出差申请内容进行修改，驳回出差申请单时需校验是否有商旅订单信息。无商旅订单信息时，允许驳回出差申请单并修改，并重新履行审批流程；有商旅订单信息时，为避免报账人修改出差申请单后不重新提交的情况出现，有商旅订单信息的出差申请单不允许驳回修改；对于已审批完成的出差申请单，需要补充人员的，则需新增一张出差申请单，且需录入增加人员的出差申请单号。

（二）线上预订

线上预订流程需注意以下环节的控制：一是交通工具往返时间需要在出差申请时间范围内；二是出差人员需要在出差申请单范围内；三是结合单位差旅管控要求，确定出差地点的控制力度，因电视台出差情况变化多、时效要求高，且经常前往偏远地区，飞机、火车无法直接到达，因此对出差地点的管控方式采取了弱管控的方式；四是机票标准、住宿标准需在商旅服务平台内维护并管控。

（三）差旅费报销

出差结束后，进行差旅费报账时，出差人/经办人在财经系统填写差旅费报账单，关联该行程的出差申请单。此次通过商旅服务平台预订的机票、酒店自动带入差旅费报账，报账人无须填写；其他差旅行程相关票据需在影像平台扫描。生成差旅费报账单时，需校验影像数据是否与出差申请单数据匹配；差旅补助及其他信息由填报人手工补充完整，保存单据；报账人确认无误，提交单据，进入审批流程。

（四）订单结算

出差行程结束后，商旅服务系统将结束的订单信息返回，报账人进行差旅费报账单填报；财经系统根据结算类别，自动将应付款金额进行汇总分类；财务根据分类后的应付款金额进行结算；对公结算后，商旅服务商财务核销应收款，将该笔订单已结算标识回传财经系统；财经系统根据出差申请单号，查找关联的差旅费报账单据，更新商旅订单报表是否结算标识，以便财务对账。

六、推行中需要注意的问题

第一，商旅服务平台在推行初期，因项目尚未完善、新旧管理模式衔接不够顺畅、员工对新事物可能存在消极抵抗情绪等一系列问题，工作量可能不降反升，对工作效率的提升效果不大。

第二，商旅服务平台推行后，如何保证信息数据安全，对差旅所执行项目、出行人员的各项信息及差旅数据进行有效管控，防止泄露造成的隐患和损失，是值得关注的一个焦点。尤其要对合作的差旅服务商进行严格的资质审核，对使用的技术系统及产品资源进行严格的把控。

第三，差旅服务平台推行后，财务人员需要加强对差旅服务平台的操作训练，能够在差旅服务平台上准确处理各项业务，包括数据的提取、处理、传递、分析等工作。如果财务人员的专业素养不达标，基本操作不过关，沟通协调不顺畅，那么带来的动手操作风险、业务处理风险、信息传达风险将会导致单位整体风险居高不下。