大型集团企业综合智慧商旅平台构建研究

梁国栋（高级经济师）孙添博 刘海跃

（北京国网信通埃森哲信息技术有限公司 北京 100052）

一、前言

传统上的企业商旅管理，具有审批流程慢、预定选择难、出行体验差、报销时间长、合规管理难等显著特点，作为大部分企业的第二大费用支出项目，差旅费支出缺乏有效管控手段，精益化管理程度不高。随着我国经济结构深度调整和企业自身高质量发展、精益化管理的强烈诉求，差旅费用管理作为企业降本增效的重点领域日益得到重视，大型央企国企、上市公司和规模型集团企业的可控费用年度支出规模数以亿计，有着压缩差旅成本、确保合规出行、提高工作效率的强烈意愿。财政部《关于印发〈中央和国家机关差旅费管理办法〉的通知》（财行［2013］531号）要求建立健全公务出差审批制度。

当前，以“云大物移智链”为代表的新一代信息技术逐步成熟，RPA机器人流程自动化、语义识别、OCR光伏字符识别、大数据分析等技术在财务领域得到了广泛应用，“互联网+”、数字化转型等对企业传统财务管理模式、管理手段和管理方法带来重大变革，数字化、自动化、智能化正在成为企业财务数字化转型后的新特征。对于以差旅出行为核心的企业商旅业务而言，在国家政策规定、企业提质增效、合规风险管控和信息技术创新的综合影响下，同样面临着管控模式的创新。

二、传统商旅管理主要模式

目前，企业商旅管理归纳起来主要有四种典型的模式，分别是集团集采型、外部合作型、自建自用型、商旅平台型四种，具体如下：

集团集采型管理模式，主要是由集团总部职能部门面向商旅市场中提供差旅产品的主体，如航空公司、酒店、商旅管理公司（TMC）等进行集中化采购、比价寻优，所属单位必须使用集采确定的商旅产品供应商，供应商则向各单位提供商旅服务并分别结算。该模式的主要特点是商旅资源得到集中统一的管理，企业议价能力强，下属单位直接采用，但是仍属于传统的商旅出行状态，管理流程、费用结算等较为繁琐，差旅政策可能无法完全落地执行。

外部合作型管理模式，集团企业通常会与外部商旅管理公司（TMC）深度合作，总部负责统一采购TMC的商旅产品和服务，由TMC来完成与集团的接口对接和系统集成工作，尤其是与内部财务系统的集成，并由TMC提供申请、审批、预订、出行的一体化解决方案，该模式的特点是商旅管理的个性化属性较强，一定程度上实现了商旅业务的全流程管控，但易受外部商旅服务商的影响。此外，因外部TMC系统介入了企业内部管理系统，其安全性和保密性尤其需要加强保护。

自建自用型管理模式，通常是由规模型集团企业为了提升自身的精益化管理水平，结合个性化管理需求，从而建设的商旅管理信息系统或员工报销系统。通过与集团自身内部财务系统的深度集成，最终实现商旅业务财务的一体化联动。该模式的应用初衷通常是由财务部门提出，目的是打通业财壁垒，减轻财务报销工作量，并加强差旅报销的合规性，目前成熟的财务信息系统模块，已经包含商旅管理业务，并实现了闭环管理。

商旅平台型管理模式，主要是特大型企业由于管理层级多、员工数量大、出行场景宽等原因，针对传统商旅管理堵点，运用“互联网+”技术自行建设商旅管理平台和微应用APP，一方面引入航司、高铁、酒店、商旅管理公司（TMC）等优质商旅资源，另一方面将全员差旅的申请、审批、预订、结算全流程在线管理，有效管控合规风险。该模式的特点是财务投资大、建设难度高，资源整合难。

三、综合智慧商旅管理的内涵与特征

（一）综合智慧商旅的核心内涵

结合前述四种商旅管理模式的应用情况、存在问题和显著特点，本文提出的综合智慧商旅管理模式，主要针对大型能源企业商旅用户的管理难点，改变原有不同资源、不同产品、不同服务的分散无序、单独运行的传统商旅模式，运用新一代信息技术手段，以数据为核心，以平台为依托，提供差旅审批、预定出行、费用报销、结算对账等服务的商旅一体化解决方案，依托商旅服务平台，实现横向商旅多类型产品之间、纵向“资源-用户-服务”商旅供应环节之间的协同和互动，是商旅管理数字化转型发展的一种实现形式。

其中，“综合”强调商旅业务一体化解决方案，从用户侧思维出发，是“多种出行场景、多种资源供应、多种商旅产品、多种商旅服务、多种平台对接”的融合。“智慧”体现为三个层次，一是信息技术智慧，通过运用移动互联网、大数据分析、云计算等新兴信息技术和信息高速公路，把商旅资源供应商、商旅服务提供商的现有系统平台有机联系起来；二是商旅算法智慧，通过综合运用蚁群算法、遗传算法、神经网络、动态规划、深度学习等算法对不同商旅产品之间、不同供应环节之间、不同用户出行方案等进行优化计算，实现多维度、多场景的互补协同，降低平台运行成本、精准匹配用户需求；三是移动终端智慧，依托以手机为主的人工智能设备，通过OCR技术、语义识别，实现对发票、语音等结构化和非结构化数据的智能采集，实现差旅移动审批和费用报销。

图1 综合智慧商旅内涵图

综合智慧商旅是央企等大型集团企业数字化转型、智慧财务管理和移动互联网技术结合的产物；是随着商旅行业发展、资源协同利用以及信息技术变革催生出来的一种商旅管理新业态；是以用户侧思维主导的商旅服务新概念；是数字化企业、智慧型财务建设的重要基础。

（二）综合智慧商旅的典型特征

智能化：指应用“云大物移智链”等现代信息技术，提升商旅出行审批、资源匹配、服务提供、报销结算、数据分析的智能化水平。通过建设综合智慧商旅控制服务平台，实现商旅管理各环节、全流程的优化计算，为商旅用户提供可选择、个性化、高附加值的商旅增值服务和解决方案，实现订单式服务，智能化、可视化、可选择性消费，多维度优化配置商旅资源要素。

交互化：基于用户需求侧管理理念，鼓励商旅用户积极参与商旅服务响应和感知反馈，根据商旅产品价格变化趋势合理调节出行方式、出行次数和时间分布，引导商旅用户错峰出行和消费，在保证商旅服务质量的基础上进一步降低各类成本，同时提高商旅资源供应侧的产品和服务供给效率，分析用户行为特征，刻画用户数字商旅画像，为用户提供个性化的商旅咨询服务，持续创新商旅管理方式。

价值化：指以提质增效、创造价值为目标，实现企业商旅费用精益管控、员工商旅出行便捷高效。通过建立科学的商旅资源调配机制，优先采用符合差旅政策、出行安全便捷、体验感受优异的商旅资源和服务提供商。借助数字化技术，改变以往效率低下、可能虚报错报的传统报销，嵌入差旅政策、稽核规则和费用预算，有效控制企业商旅业务中的不合规行为。

四、综合智慧商旅平台建设要点

综合智慧商旅管理体系，是秉承互联网思维和共享服务价值理念，聚焦企业商旅管理需求和员工商旅出行感受，以“智慧服务、提质增效、生态共赢”为目标，以“申请、审核、预订、报销、对账、结算”差旅全业务流程为主线，运用大数据、移动互联、人工智能等新一代信息技术和先进算法，结合管控规则、供方资源和员工行为等各类数据信息，构筑综合智慧商旅管理平台，搭建智慧商旅运营服务体系，培育协同共赢商旅生态环境，实现商旅资源共享、规则共享、财务共享、服务共享。具体如下页图2所示。

图2 综合智慧商旅管理平台

（一）定模式拓功能，打造智慧商旅管理平台

树立平台化运营理念，以“共享、精益、智慧、赋能”为特征，以“商旅服务资源、风控稽核规则、财务结算对账、资金结算支付”等共享服务为基础，构建前、中、后“三位一体”的综合智慧商旅平台。商旅应用前台，对接商旅应用和管理需求，实现“申请、预订、报销、管控”等环节的一体化服务，实现人工线下处理向全流程线上服务转变。商旅资源中台，全面整合商旅服务资源，采用“先汇聚、后精选”的管理策略，根据需求定向投放，形成企业专属的商旅服务产品体系。运营管理后台，针对商旅服务咨询、资源预订和退改、产品功能完善等需求，构建包括客服响应、票务处理、技术支持等全流程运营服务体系，组建专业服务团队，建立完善的应急预案及机制，及时响应和满足员工全业务线上服务保障需求。

（二）理流程优制度，固化商旅业务管控规则

综合智慧商旅将企业的商旅管理政策、策略、制度等通过智能算法形成规则，内置于商旅平台中，实现业财规范前移、校验规则内置，由传统线下事后管理，转变为商旅云平台智能线上管理，将事后控制转变为事前控制，将零散控制转变为统一源头控制，将商旅行为管理转变为数字化、在线化控制，增强商旅业务透明度、合规性。通过全面梳理商旅管理业务流程，并通过与内外部系统集成，实现员工商旅出行的全流程在线处理。事前，通过在线关联预算、出行方式和出差事由，实现审批及时处理、信息快速传递。事中，通过系统内嵌差标、限定商旅产品预订时间、路线、地点等手段，实现员工商旅行为合规透明。事后，通过费用报销自动关联出差申请、自动校验、处理票据、计算差补，实现差旅报销费用安全快速支付。

（三）降成本提质效，推动业务财务深度融合

业财融合方面，贯通综合智慧商旅平台与人资、财务、协同办公等系统之间的接口，实现员工标签、商旅出行、费用结算等信息互联与融合共享，促进管理要求、业务标准、工作流程的协同统一和有效落地，推动员工行为价值管理与企业精益管理的深度融合。票据管理方面，通过集中接收、扫描、上传、归档原始票据凭证，开展票据电子化处理，实现票据的集约化管理、便捷化共享和无纸化报销。价值洞察方面，深入挖掘海量商旅数据信息，建立日常运营、订单明细、财务对账、报销分析、成本节约五大类数据分析模型，通过对核心指标的精细化分析和可视化展示，在企业规范管理、员工行为价值、商旅资源分析等方面提供管理建议。

五、智慧商旅平台应用分析场景

基于综合智慧商旅平台的建设和运行，整合汇聚了商旅资源供方和员工出行行为的海量数据，通过刻画员工商旅出行画像和资源供方全景画像，能够对企业商旅费用、供应服务资源、员工出行行为等方面进行多维度、多视角、多层次的洞察分析，具体如图3所示。

图3 基于商旅数据的洞察分析

（一）开展行为分析，优化商旅管理制度

一是分析商旅行为数据。从微观层面运用“5W1H”模型搜集并研究员工行为数据，运用“商旅频度、商旅额度、商旅宽度、商旅近度”关键行为分析法，以差旅管理、预算控制、报销流程和支付手段信息为基础，从“出行频率、花费金额、搭乘工具、最近时间”等角度综合分析用户行为属性特征。二是洞察用户商旅需求。采用多视角融合框架方法构建用户画像，高精度识别敏感用户，解析商务出行习惯、报销习惯，结合差旅出行场景，提炼用户标签，刻画员工典型特征，一方面根据分析结果向员工精准推送具有相关标签属性的产品，另一方面自动带出员工常用信息，自动填写报销单、申请单内容，全面提升员工使用体验。三是持续优化平台功能。整合业务数据、财务数据、资金数据，辅助开展差旅业务行为管理，如通过提前预订天数折扣及退改费用分析，引导员工合理规划机票预订日期，选择更低折扣，助力公司差旅业务降本节支；根据分析结果，与商旅资源方、服务商开展针对性商务谈判，争取更优惠的专属价格和服务，压缩出行成本，提升出行品质。

（二）开展资源分析，全面优化资源布局

一是精准刻划供方数字画像。在差旅资源服务供应商引入、准入、信息维护、服务提供、绩效评估和退出的生命周期管理过程中，运用大数据分析、资质问卷、现场访问等方法，对供应商进行全息画像建模，将分散繁杂的供应商数据信息转化为科学形象的标签画像，并推送至推广、运营、产品等业务部门，为业务管理和决策提供参考。二是构建差旅服务评价体系。通过实时更新商旅服务供应商数据，动态维护供应商画像，根据供应商履约标签和质量标签的不同，准确辨别出供应商履约能力和质量水平，从单价、总量、质量等方面集中对差旅产品及服务进行全面评价。三是建成运营监控分析平台。通过对核心指标的精细化分析和可视化展示，满足管理需求。提供日常运营、报销分析、订单明细、财务对账、成本节省五类主题分析，支持分析主体、维度灵活配置，满足多样性、个性化数据需求。

（三）开展财务分析，提升价值管理能力

一是衡量价值精准激励。以“人”为最小单位，支持员工多种行为价值信息的归集和统计。以员工编号为唯一标识，融合出差、培训、巡检等日常行为，结合各类报销信息，形成涵盖员工基础信息、日常工作、差旅费用、培训经历、杂费报销等多维度的员工画像。通过对比分析，推动企业建立精准激励机制。二是实时分析助力决策。利用全流程在线处理优势，针对一系列行程闭环、相互关联的数据，经过数据收集、清洗、关联、提炼等过程，在数小时内完成全集团企业系统的任意数据精准关联，形成不同维度的企业报告和个人报告，通过可视化技术将抽象、非结构化的信息变得直观清晰，突出数据中的异常值，展示相关财务分析数据的趋势等方式，有力支撑集团高层管理决策。

六、结语

综上，企业商旅出行和差旅费用管理是企业财务管理的重要内容，随着“云大物移智链”等新一代信息技术方兴未艾，大型集团企业商旅管理数字化转型将逐步成为趋势，综合智慧商旅平台能够全面整合企业商旅管理要求、员工合规安全出行、商旅资源丰富供应之间的不同诉求，通过移动在线审批、智能合规预定、集中对账支付、多维智慧分析等平台功能，实现企业差旅费用精益管理、商旅业务管理高质高效、员工商务出行安心合规，助力企业经营管理水平持续提升。