事业单位预算控制与费用报销管理优化研究

唐敏

（文山壮族苗族自治州皮肤病防治所〔文山州皮肤病专科医院〕，云南 文山 663099）

一、引言

预算控制与费用报销关系到事业单位预算管理的始终，无论是经营管理还是日常运营，都离不开预算控制与费用报销。预算分为月度预算、季度预算及年度预算，开展预算工作可以让事业单位的运营更加有序。费用报销涉及事业单位的资金支出，需要事业单位的工作人员如实记录、如实报销，只有这样才可以使事业单位的财务支出更加规范，同时也可以保障财务数据的真实性。事业单位要想做好财务管理工作，必须正视预算控制方面的问题，规范费用报销程序，能够为社会进步提供更加有效的公共服务。

二、事业单位预算管理与费用报销的内涵界定

（一）预算控制

事业单位预算控制是预算管理工作的重要组成部分。事业单位做好预算管理工作的同时，更重要的是结合自身的发展情况，做好预算控制工作，节约资金，保证每一份支出都可以发挥最大作用。预算控制是指事业单位为了实现公共服务的职能，通过科学管理资金支出，提高资金使用效率与质量，而采取的各种手段。事业单位预算控制包括业务层面的预算控制，也包括其他日常运营方面的预算控制。预算控制是行政事业单位内部控制核心内容［1］。预算控制涉及预算编制、执行、考核等，要求在预算编制过程中对单位一年的发展计划及经营项目进行科学预测与评估，编制的预算计划要符合单位的实际情况，在实际工作过程中才会具有可操作性，同时也不会影响单位的整体运营。预算执行是预算控制的重中之重，如果不严格按照预算计划执行或是随意更改预算控制，那么单位制定的预算计划便没有真正的价值，因此想要做好预算控制工作必须严格执行预算计划。预算考核可以对工作人员的工作成果进行验收与检验，也可以检验预算计划的执行情况以及发现预算执行的问题，对整个预算控制工作具有重要的作用。预算的核心要素是在单位新的一年工作计划开展前，对其经营管理活动需要投入多少资金等问题进行预测，制定计划，以此提高资金的使用效率，因此，事业单位应当做好预算管理工作，科学控制预算，进而提高资金的使用效率，让单位的资金发挥应有作用。

（二）费用报销

费用报销涉及单位的财务支出，一些词典对“费用报销”的解释为，企业工作人员在工作过程中因为公务而支出的费用，该笔费用以发票的形式提交给单位的财务管理部门，财务部门对发票进行核对，并确保与实际支出一致，将工作人员支出的费用进行报销的过程［2］。费用报销的对象一般包含借款、还款、费用报销及发票冲借支的报销［3］。事业单位工作人员出差的交通费、住宿费、伙食费以及其他必要性支出都可以向单位的财务部门申请报销。事业单位的资金源于财政拨款，其费用报销规程应当更加严格，财务人员进行费用报销，应当确保每一笔资金与实际支出一致，按照单位的报销标准与程序进行报销，保证资金的报销真实无误，只有这样，才可以全面提高事业单位费用报销的质量，为事业单位的预算控制提供保证，以期提高财务管理效益。

三、事业单位预算控制与费用报销管理的价值

（一）提高财务管理水平

对于事业单位来说，预算管理与控制是财务管理的一个难题。事业单位如何进行科学预算，加强预算控制既关系到单位的财务管理水平与质量，也关系到单位工作人员费用报销事宜，如果单位的采办等支出得不到报销，那么单位的整体运营与发展便得不到科学保障。因此，事业单位开展预算控制工作就要科学预测下一年度的工作计划与经营管理支出，制定科学有效的预算计划，并且在预算执行过程中严格遵照预算计划，最终实现预算目标。例如，部分事业单位为了有效提高预算控制的质量，会对财务部门的职权进行划分，预算、决算工作分属不同的人管理，并严格规范预算工作的程序，明确预算控制的要求，让财务管理水平有所提升。另外，财务部门也会对年度工作安排所需的经费进行整体预算，并将编制计划下发到单位的其他部门，各部门按照预算编制开展工作，这样也避免了各部门不按照计划开展工作的情况，规范各部门的工作程序，增强财务部门与其他部门的联系，从而提高单位的财务管理水平。

（二）提高内部控制质量

预算控制与费用报销管理是事业单位财务管理的重要工作内容，利用预算控制与费用报销管理同样也可以提高单位内部控制质量。首先，事业单位加强预算控制工作可以有效实现单位季度或年度财务预测。财务预测是根据本年度的财务使用情况及下年度的工作计划对单位的财务数据及相关资料进行科学分析，对下一年度的工作进行预测，以制定符合下年度发展的财务预算，通过预算加强内部控制。其次，事业单位财务管理涉及各个部门，其中财务部门的工作包括编制财务计划、制定预算、财务核算、费用报销等，通过这些工作可以实现内部控制。最后，通过预算控制与费用报销管理可以实现财务监督。各部门按照财务计划与预算控制开展年度工作，所需资金由财务部门拨付，受财务部门监督。同时，通过各个部门及工作人员报销公务支出，财务部门审核报销单据，也可以避免在管理中出现违规行为，同时可以对经营管理过程中可能存在的风险进行科学预测，并识别风险，采取相应的措施，达到风险防控的目的。因此，事业单位加强预算控制与费用报销管理，可以实现资源的优化配置，提高内部控制质量。

四、事业单位预算控制与费用报销管理存在的困境

（一）预算执行不力

预算执行是预算管理与控制的重要环节之一，如果不加强预算执行，单位制定的预算计划便不能发挥实际作用。加强预算执行可以明确单位员工的工作职责，但是在实际操作中，很多事业单位的工作人员预算执行意识不强，预算执行力度较弱，出现超出预算费用的情况，导致预算控制没有发挥应有的效果。有些事业单位的绩效考核只包含业务完成情况，不包括各部门预算执行情况，没有针对预算执行情况设置相应的奖惩机制，对于严格执行预算控制的部门，单位没有给予奖励，相反也没有相应的处罚，致使单位工作人员认为预算执行只是一个摆设，对工作开展没有任何影响，也就导致单位员工不执行预算计划，预算执行效果较差。预算执行不力会影响单位费用的整体控制，如果不严格按照预算计划执行，那么单位的实际支出会与预算计划产生偏差，预算控制将会难以实现，同时也无法检验单位预算计划的可行性以及为下年度的预算计划制定提供参考与依据，不能有效开展预算工作。

（二）费用报销管理不规范

费用报销因为涉及单位资金的支出，所以可能出现贪污舞弊等现象，因此，报销流程必须规范，不然会滋生违法犯罪行为。费用报销数据是单位下年度预算编制的基础，是考核本年度费用预算执行情况的依据［4］。但在实践中，一些事业单位费用报销存在不规范现象。首先，项目之间报销存在混搭，比如说一些项目的预算费用不足时，工作人员会将其他项目的费用预算中剩余的额度用来报销，致使本项目的额度增加，其他项目额度减少，出现实际项目与报销项目不一致的现象，这对本年度的预算编制与下年度的预算计划制定都非常不利，会导致预算编制与预算计划不能真实反映单位的实际生产情况。其次，项目报销费用与部门报销费用界限不清。事业单位的费用报销范围包含日常支出的报销与经营项目的报销，在实践中常见的情况是部门预算费用不足时，单位工作人员会将项目报销的费用作为部门支出的费用报销，致使部门报销费用失真，很难真实反映部门的费用管控及执行情况，同时也不利于部门工作的开展。

（三）费用预算信息化建设不完善

随着大数据、互联网、人工智能的发展，事业单位引入信息化管理已是大势所趋。一般来说，事业单位会应用OA系统开展单位费用预算管理工作，但是该系统有一定的局限性。首先，事业单位的费用报销是跨年度的，因此，年底提交的报销单据会因为跨年致使OA系统出现统计数据错误，这个问题现阶段是无法通过优化系统解决的，需要人工调整，以保证年度费用报销的完整性。其次，OA系统计算的数据比较多，内容也比较复杂，甚至会出现各种不同的报销数据，因此，在数据统计与报销过程中难免会出现数据错误。例如，项目报销的单据与部门报销的单据出现错误，项目之间报销数据出现错误，甚至还存在报销数据记录不全等现象。最后，费用报销核算系统也是财务管理的系统之一，该系统的设置与OA系统费用明细科目一致，导致数据统计口径不同，这需要工作人员进行人工调整，看似信息化统计与报销，但实际上增加了工作量，降低了事业单位费用报销的效率，不利于单位的整体发展。

五、事业单位预算控制与费用报销管理优化策略

（一）增强预算执行意识

一方面，事业单位应当加强培训，增强员工的预算执行意识，让单位全体工作人员都意识到预算执行与预算控制的重要性，在工作中自觉执行预算控制工作，增强员工预算控制积极性。同时，单位也应当不断完善预算计划，增强预算计划的可操作性及规范性，让员工在预算计划执行与控制过程中按标准执行，进而提高工作的质量。另一方面，预算考核是检验预算执行与预算控制成果最有效的方式之一。预算考核是指对事业单位各部门的预算执行情况与预算控制情况进行评估与考核，以保证顺利完成预算计划的一种手段。事业单位预算执行力度不足，因此必须建立完善的预算考核制度，将预算执行情况与预算考核情况纳入年度考核范围中，为本年度员工的绩效考核提供支持。因此，事业单位应当完善预算考核制度，根据单位预算计划及预算完成情况制定符合要求的预算考核制度，对于按要求完成预算计划及预算控制的部门和个人予以奖励，对于没有完成预算控制的部门与个人进行惩罚，督促其按要求完成预算计划，让单位全体员工都按规定完成预算计划及预算控制要求。

（二）规范费用报销管理程序

为了加强事业单位的费用报销工作，应当进一步规范其费用报销的管理程序。首先，要严格规范费用报销的相关程序，同时要对费用报销的相关制度予以完善，对于不能报销哪些项目支出应当予以说明，同时对报销的标准、程序进行严格规定，为工作人员报销费用提供指导。其次，在报销过程中要做到严格审核，一是审核票据的真实性，包括报销金额的真实性、费用支出的真实性，二是审核该笔报销费用是否与项目一致，避免出现报销费用与报销项目不一致的现象，判断票据的真实性，避免出现票据出错的现象，对各部门提交的不符合规定的报销凭据不予报销，报销不能掺杂个人因素，减少报销不规范现象，确保费用报销工作更加规范，同时也保证费用报销更加公平公正。

（三）完善费用预算信息化系统

完善事业单位预算管理信息化系统可以更规范地开展预算控制与费用报销工作。首先，费用报销单据量大类多，不小心输入错误信息或是因事项变更撤销报销单而导致费用预算管理信息出错，从而出现无法及时处理的技术问题，比如改进OA系统，跨年度报销出现数据不准只能由人工修改进行功能设计，改进因报销单据提交的时间错误，致使费用预算管理系统数据统计错误，不能用费用预算管理信息系统进行更正的问题，可以在系统上更正，从而保证预算统计的准确性。其次，优化费用报销表单，对报销表单进行规范化管理，停用复杂且重复的表单，加强系统表单的功能设计，包括关键选项的设计、审批流程的设计等；最后，随着智能手机的发展，许多单位在信息化系统管理方面也使用了一些智能软件，但是利用手机智能软件进行财务管理还存在一些问题，比如无法实时查询预算执行进度、财务数据安全难以保证等，需要进一步优化，使预算管理信息化系统推动财务管理更智能、方便、安全。

六、结语

预算控制与费用报销管理是事业单位财务管理的重要组成部分，针对事业单位预算控制及费用报销存在的问题，如前所述，一是我国事业单位预算控制与费用报销预算执行力度不足，严重影响单位的预算控制成效；二是费用报销管理不规范，报销数据在一定程度上出现失真，很难真实反映部门的费用管控及执行情况，不利于单位工作的开展；三是费用预算信息化建设不完善，许多数据的统计与输入还依赖人工调整，严重影响工作开展的效率。因此各事业单位应当引起重视，增强预算执行意识，严格按照预算计划执行相关工作，同时规范费用报销管理程序，避免出现报销不规范的现象，另外，需要进一步完善费用预算等信息系统，增强员工的预算控制意识，提高单位的财务管理水平，使单位预算管理更加规范。