基于知识管理导向下如何构建医院档案管理体系

张洁 张春梅

青岛市第六人民医院 山东青岛 266033

对于任何单位而言，档案管理存在都是尤为重要的，由于其本身在基础性上具有极高的应用占比，因而很多单位会常常忽略该工作的重要性。以医院为例，大部分医院都会将技术提升与能力优化当作自身发展标准，并根据实际情况进行相应的调整，但对于档案管理工作却并没有这般上心，不但缺乏较为完善的管理体系，同样也无法满足当前我国对管理工作方面的规范化要求。当档案管理工作出现问题时，医院的工作进程也会随之受到影响，在缺乏信息技术应用的背景下，人员所要承担的工作压力与总量也会随之提升。

1 以知识管理为导向理念的社会应用

在信息时代下，以知识管理为导向理念可以说是众多企业不可或缺的发展内容，并有着极高的社会普遍率，作为一种较为先进的管理思想，其本身的存在打破了传统管理思想的思维限制，同时还能够实现资源优化的目的。但是，就目前来看，我国医院行业在这方面仍然存在着一定的不足，很多医院在进行档案管理的过程中，并没有对传统管理模式进行更改，在形式上没有发生任何改变，思想层面上也以传统思想为主，即便是选用了较为先进的管理系统，也会导致矛盾冲突的出现[1]。正因如此，为了确保医院自身的综合能力能够由此得到有效提升，就要加强对先进理念的学习，并以此为基础进行现代化发展，从而确保医院的市场影响力能够因此得到有效提升。

2 知识管理导向下优化档案管理体系的重要意义

2.1 理清档案内容增加档案价值

与企业的档案资料不同，医院所要管理的档案数据更加具有群众性，其中涉及患者的个人资料以及病症记录，通常会用来进行方便后续治疗与跟踪调查，可以说，医院所掌握的档案资料具有极高的使用价值，相关人员通过对档案数据的分析与了解，能够根据实际情况进行经验的总结，从而来确保后续的工作质量能够因此得到有效提升。但是，因为医院档案在资料数据方面存在着多样性与复杂性，如果使用传统的医院档案管理方式，不但会导致档案管理出现混乱现象，相关人员在进行数据收集与调查的过程中，也会随之受到一定程度的影响，导致后续工作无法顺利开展，同时也无法对整个档案资料进行合理调整与应用。正因如此，为了避免这一情况的出现，医院自然需要在知识管理导向背景下对档案管理体系开展优化工作，定期对档案内容进行审核与分析，对于一些本身没有存在意义的数据进行定时清理，以此来确保档案自身的整体价值不会因数据的繁杂而受到影响，同时还能够方便工作人员在进行实际操作的过程中，对相关内容进行高效分析与翻阅[2]。

2.2 丰富档案信息完善管理不足

医院在开展档案管理工作的过程中，所选用的传统档案管理模式本身具有针对性，主要是对能够肉眼可见，并能够分析的显性数据开展相应的管理工作，以此来满足医院的信息处理要求，而这种模式本身是以纸质档案为主，通过资料信息的翻阅来进行判断，这就导致最终所得到的结果并不具有有效性与准确性，医院发展过程的整体质量也会因此受到一定程度的影响。医院想要确保自身医疗水平能够得到有效提升，即要加强对档案资源的重视程度，提高管理人员对该数据资料的管控力度，提高综合素质，以此来确保医院的整体实力能够因此得到有效提升[3]。正因如此，医院则要将以知识管理为导向的理念融入到日常生活之中，通过人员的合理控制来开展相应的管理工作，这样既能够对传统档案信息管理工作起到查缺补漏的作用，同时还能够对隐性信息进行分析与诊断，提高对档案资源的利用率，对于医院发展而言起到良好的促进作用。不仅如此，由于隐形资料本身具有抽象特性，相关人员在进行管理体系的应用过程中，可以对记录的数据资料进行翻阅与编辑，并根据当前所能够获得的数据资料来进行系统化完善，以此来确保整个档案信息管理的质量能够因此得到有效提升。

3 知识管理导向下构建医院档案管理体系的措施

3.1 提高医院文化应用，强化人本思想

（1）医院想要确保自身的综合实力能够得到有效提升，就要对传统思想进行优化，先打开文化宣传方面的内容，根据实际情况对管理人员进行思维上的引导工作，提高对于档案管理工作的重视程度，并通过筛选的方式来进行管理人员的培养，符合要求的管理人员能够获得更高的薪酬与福利，同时也要承担相应的宣传与管理工作。

（2）为了满足医院人员的工作要求，实现信息资源的全面共享，医院需要对内部员工工作状态进行管理方式的调整，并利用信息化技术完成共享平台的构建，员工可以在平台上进行数据共享与分析，避免出现信息孤岛的情况发生。此外，医院还要加强对文化层面的开展，加强共享文化的建构工作，以此来确保医院档案管理实际效率能够因此得到有效保障，同时，员工自身的综合意识也会因此得到有效提升，并将自己所知道的内容与经验进行数据化分享，从而来确保整个医院上下的整体实力都能够随之迈进新的台阶[4]。

（3）在人本思想方面，医院更要加强对这方面的重视程度，要以工作人员为基础进行体系上的优化，档案管理体系的主要对象是工作人员。而非企业本身，在这一过程中，医院需要先对内部员工进行调查，并根据所得到的信息数据进行总结与分析，给出工作人员的需求情况，并以此为基础进行体系上的优化，这样不但能够有效提高信息资源的有效利用，同时还能够提高整个管理工作的有效性，员工也会产生足够的信赖感与忠诚度，对于医院发展而言能够产生良好的促进作用。因此，医院在进行实际工作的过程中，需要明确工作人员的实际情况，并要求管理人员站在群众的角度来开展相应的工作，严格遵守以人为本的重要思想，从而来确保整个档案管理工作能够顺利开展。

3.2 重视人力应用，优化人才制度

（1）在以知识管理为导向的理念作用下，医院最应该明确的便是人才本身的影响与意义，无论是档案管理工作还是日常的医疗服务，都离不开工作人员的存在。但是，当前医院在人才管理制度方面存在着一定程度的问题，不但会导致后续工作无法顺利开展，还会对医院的医疗工作效率与质量产生不利影响，正因如此，医院想要确保档案管理工作能够顺利开展，就要加强对人才考核的重视程度，根据实际情况进行人才制度的优化，这样不但能够有效降低医院所面临的管理风险，同时还能够提高患者的就诊体验。

（2）针对相关人员在思想上存在的问题，医院应当先通过问卷调查的方式，来对人员进行思想上的信息统计，明确人员对档案管理工作的看法，并从自身角度出发进行思考，去寻找导致员工思想错误的主要原因，并以此为基础进行管理制度上的调整。由于传统档案管理工作本身在思想上会起到较为严重的束缚作用，即便是采用较为先进的管理系统与技术，也会因为思想上的无法跟进，而导致后续工作无法顺利开展，为了避免这一情况的出现，医院在进行实际操作的过程中需要加强对员工在思想方面的宣传力度，提高员工对档案管理工作的重视程度，改变思想模式，鼓励员工进行技术层面的创新，以此来确保医院的综合水平与影响力能够由此得到积极的影响[5]。

（3）以知识管理为导向理念的重要内容就是信息技术的实践应用，可对于当前我国医院而言，有关档案管理的工作人员在这一方面存在着较为严重的问题，思想上的不思进取或者落后，都会导致知识管理思想无法得到有效保障，在后续对先进技术进行学习与应用的过程中，也会因为思想层面的问题，而导致后续工作无法得到有效保障。正因如此，为了确保医院能够长久发展下去，相关人员在进行实际应用的过程中，应当针对员工的实际问题开展培训工作，从知识水平与实践能力两方面进行内容上的调整，提高员工的综合能力，转变管理思维，正确认识到档案管理工作对医院发展的重要作用，这样不但能够有效提高档案管理工作质量，同时还能够对其后续发展奠定良好的基础。

（4）合作能力也是档案管理人员不可缺少的重要能力之一，尤其是对于医院而言，海量的信息管理往往会导致系统出现不同程度的问题，相关人员需要以一个被动的姿态开展数据的整理与分类，工作量大，工作难度高，以至于很容易发生人才流失的情况。为了确保医院的发展情况不受影响，医院应当加强对员工合作意识的培养，所有部门都要参与到档案信息管理工作中，实现信息上的交互与沟通，以此来满足医院的日常发展需要。

3.3 推行个性化管理

传统管理模式本身存在着单一性与枯燥性，在进行实践操作的过程中，很容易会因为管理的古板而导致整个管理工作效率与质量无法得到有效保障。在医院的整体结构之中，医疗人员的存在是尤为重要的，他们是维持医院能够正常运行的重要保障，其自身的综合素质关系到医院的综合水平。优秀的医护人员能够对周边人员产生积极的影响，不但在医疗工作方面起到良好的保障作用，同时还能够以自身的经验与技术水平来对后辈产生积极影响。这种人才资源对于医院而言是极为重要的，在面对他们的同时，不能选择较为传统的档案管理模式，除了会导致人员的工作性质受到影响外，不会对医院的发展产生任何良好的影响。正因如此，为了确保医院的医疗水平能够得到有效提升，相关人员应当加强对个性化内容的重视程度，因人而异，根据不同医疗人才的实际情况进行专项档案的建立，并将他们所掌握的医疗技术与工作经验进行记录，以此来为后续医疗人员的学习与进步奠定良好的理论基础。同时，为了确保整个人员档案内容能够具有完整性，相关人员还要根据实际情况进行档案信息的统计，并依照病例内容开展分析工作，方便后续人员在进行知识学习时能够对档案信息数据有一个更为深入的了解。

4 结语

综上所述，要想实现现代化的医院建设，不但需要在设备与技术上进行内容上的优化与更新，同时还要根据加强对医院档案管理体系的构建工作，将信息技术融入到传统管理模式之中，通过对系统的控制来完成相应的管理内容。针对当前医院所存在的各种问题，则需要其根据实际情况进行管理制度的调整，并对员工的思想观念进行纠正，摆正自身位置，根据实际情况进行内部文化的宣传与应用，从而来确保人才制度能够得以落实，这对于医院发展而言也会产生良好的促进作用。