事业单位工人档案管理问题及对策分析

2021-11-23吉林省公主岭市机关事业单位工人技术等级岗位考核办公室郭家斌

办公室业务 2021年15期

文/吉林省公主岭市机关事业单位工人技术等级岗位考核办公室郭家斌

工人档案管理工作在事业单位发展中起着重要作用，相关档案记录着事业单位所有工人的人事信息，合理梳理工人档案信息有助于推进单位多项工作顺利开展。同时，结合工人档案中的工作履历、学习经验等信息，可优化人员配置，充分发挥人力资源的重要价值。而目前事业单位在对工人档案进行管理期间还存在诸多不足，需要单位相关管理部门重视问题分析，并提出有效对策加以优化。

一、事业单位工人档案管理的特征

（一）真实性。在事业单位持续改革与发展过程中，对工人的档案信息提出了越来越高的质量要求，无论是信息来源，抑或信息形式、信息内容等都必须真实可靠。所以，在对工人档案进行管理期间，有关工作者必须对档案信息进行严格、认真的审核，检查档案资料有无涂改造假情况，资料形成是否和相关政策规定相符，是否具备完整的审批手续，档案记载情况符不符合常规逻辑，严禁出现捏造事实、填报虚假信息等问题。事业单位在保证工人档案高度真实的基础上，才能为后续人才考察及选拔工作提供可靠参考和依据。

（二）动态性。自改革开放以来，事业单位中的工人档案基本都是对在职员工及干部有关情况的记录，而这其中很多人员同时承担着多种社会活动任务，所以其档案内容会在人事工作调整之后同步改变，相关档案信息会出现多次更改，需要经常添加新内容、新材料。工人档案不仅在内容方面保持动态性特征，档案管理工作形式也呈现出突出的动态特点，比如事业单位会为了满足新时期环境下工人管理所提的新需求，及时转变传统档案管理模式，关注使用和推广人档统一的新模式。

（三）机密性。在事业单位中，工人档案资料属于机密性文件，相关管理者在对工人档案进行管理期间，需严格遵守国家保密制度，禁止泄露任何档案内容。事业单位工人档案会对工人的工作经历、年龄、学历等情况进行记录，这些内容有可能关系到一些重大事件，这些机密性内容如果泄露出去，除了会对个人发展产生不利影响外，还可能对单位甚至社会发展产生消极影响。

二、事业单位工人档案管理问题

（一）事业单位对工人档案管理缺乏正确认识。目前很多事业单位管理者以及档案管理相关工作人员不能正确认识到工人档案管理发挥的重要意义，日常所开展的档案管理只是简单地保管好各种工人档案资料，确保档案不损坏、不丢失即可，这种滞后的管理观念使得事业单位工人档案管理工作相对被动。另外，目前很多事业单位对工人档案进行管理的手段都相对滞后，比如会通过传统人工检索方式进行信息查询，这种现状使得工人档案管理效率以及利用价值均难以得到有效提升。另外，因为事业单位对工人档案管理缺乏足够重视，未能对档案管理工作加大宣传力度，使得不能在单位中营造人人重视档案管理的氛围。再者，目前很多单位的工人档案管理者不是科班出身，平时只能简单地处理一些表面工作，却不能准确抓住工人档案管理相关的法律凭证、文化传承、业务技能等内容宣传亮点和重点，直接影响着宣传效果。

（二）缺乏完善的管理制度。在事业单位内做好工人档案管理工作，要制定完善的相关管理制度，为各项工作提供有力支撑。目前个别事业单位在对工人档案进行管理期间，缺乏系统、完整的规范制度。在制度欠缺情况下，档案管理者在工作开展中无法依据有关制度高效、合理地进行档案管理，具体表现是不能根据相关规章制度对工人资料进行规范化的收集、归档与分类等，长此以往，就会使得档案管理工作杂乱无章、毫无头绪，难以有效推进工人档案管理工作的制度化、规范化与法制化。

（三）工人档案管理者专业素养有待提升。在信息时代背景下，事业单位工人档案管理工作越来越关注信息化建设，各项管理不断提高着数字化与信息化水平。但当前我国很多事业单位负责档案管理的工作人员整体年龄结构偏大，对新鲜事物不具备较高的接受能力，平时开展档案管理工作时还是想要通过老套、传统的模式进行管理，不愿意主动学习各种现代化管理手段，比如运用信息技术对馆藏信息和档案资源利用情况展开编研，或对归档电子文件进行元数据收集、格式转换、组织以及储存归档数据包等，但这些管理手段正是新时期档案管理者急需学习与研究的重要课题。另外，一些档案管理者因为非科班出身，在综合素质和专业知识方面均有所欠缺，所以在工人档案收集、保管、整理以及检索等环节，经常会由于专业知识欠缺导致较低的工作效率和工作质量。

（四）工人档案管理信息化水平不高。在信息时代背景下，事业单位对工人档案提出了越来越高的管理要求，传统的档案管理设备已很难满足新时期工人档案的管理要求。虽然目前大部分事业单位都比较关注对档案管理加强信息化建设，但依旧有一些单位会在工人档案管理中使用传统手工操作方式，不注重建立工人档案管理相关的信息化系统，影响工人档案管理效率与质量。另外，一些工人档案管理者在实际工作中过于依赖传统经验，所开展的管理工作缺乏科学性、技术性，使得工人档案在管理和保存中面临较大难度，工作质量与效率一直无法有效提升。

三、事业单位工人档案管理对策

（一）事业单位要对工人档案增加关注度。要充分提高事业单位的工人档案管理质量，首先要对工人档案管理工作具有正确认识，并在单位领导及档案管理人员高度重视下对档案工作加大宣传力度，积极通过新媒体、广播、报刊、电视等形式加强宣传。另外，事业单位还可邀请相关专家学者到单位内部开展讲座，以更鲜活、形象、生动的内容对工人讲解档案管理相关知识，使单位全员都认识到工人档案管理的重要意义。同时，事业单位要对工人档案开发及利用加强关注，结合时代发展需求对工人档案的收集及保管相关工作提档升级，完善地配备工人档案管理人员与设备，促使工人档案资料可得到更高效、充分的利用，发挥档案价值，进而使单位领导及员工都越来越重视档案管理，并积极配合有关管理工作。

（二）制定完善的工人档案管理制度。为有效改善事业单位工人档案管理存在的制度不完善、不健全现状，全面提升档案管理效率，需要事业单位结合实际情况不断完善工人档案相关管理制度。首先，事业单位要结合具体情况对现有的工人档案管理制度作出补充与完善，并根据时代发展趋势对以往滞后、老旧的制度内容作出调整，以充分发挥档案管理制度的重要价值。其次，要注意针对工人档案管理制定相关监督管理制度，在监督机制作用发挥下进一步增强档案管理制度执行力，使档案管理工作在制度规范运行下不断提高效率及质量。最后，事业单位要针对档案管理建立有关协调机制，使档案管理部门和单位其他部门建立良好的桥梁关系，通过齐抓共管打造工作合力，为不断提升工人档案管理质量、推进档案管理效率提升奠定扎实基础。

（三）对档案管理者加强培训。事业单位工人档案管理效率及质量在一定程度上取决于相关管理人员的专业技术能力，而目前事业单位在对工人档案进行管理期间，普遍存在专业人才欠缺、既有档案管理者综合素养不高等现象。为有效改变这一现状，首先，需要事业单位关注人才引进工作，并优选专业素养高、政治敏锐性强、掌握计算机网络知识且党性意识高的复合型、高层次人才，以进一步优化档案管理队伍结构。其次，事业单位要努力为档案管理者提供外出考察以及交流学习的机会，使档案管理者可以及时学习到先进的档案管理方法与管理技术。最后，事业单位要积极引导和鼓励档案管理者自主学习专业的档案管理知识，尤其要学习计算机操作、网络管理、数据库管理、数据录入等信息操作技能，以紧跟时代发展步伐推进工人档案管理信息化建设，不断提高档案管理效率及质量。

（四）对工人档案管理加强信息化建设。在新时期环境下，事业单位要充分发挥工人档案资源的重要作用，就要针对工人档案管理加强信息化建设，在档案管理工作中应用多种现代化技术手段，以不断提升工作质量与效率，并使工人档案使用寿命有效延长。事业单位工人档案管理期间，可对计算机网络实现合理利用，以更高效、高质地开展档案管理工作。同时，工人档案管理可在现代技术手段利用下，将书面信息转化成数字信息，以有效减少档案管理时间与工作量，不断提升工作效率。事业单位可针对工人档案管理建立统一的信息数据库，对工人档案信息统一存储，并对数据库做好更新工作。