优化企业档案管理体制改革方法与对策

文/西安西北有色地质研究院有限公司 杨影

近年来，我国的经济体制一直处于变革当中，很多企业的内部结构和管理体制都发生了根本性的变化。在这样的前提下，传统的档案管理体制已经不能满足企业的现代化管理需求。为了解决这一问题，企业需对档案管理体制进行有效改革，这样才能够保证企业的未来发展。

一、企业档案管理中存在的问题

（一）领导对档案的重视程度低。现阶段，很多企业领导者漠视档案工作，他们认为对于公司来讲，经济效益和经济利益至关重要，而档案的管理是可有可无的，因为它并不能够给企业带来真实效益，只需保证档案保存完整，不发生丢失泄密问题即可。事实上这样的想法是非常错误的，这体现了企业对档案管理工作缺乏足够的认知进而导致企业的员工对档案的价值认识不足。除此之外，很多企业没有设置专职的档案管理员，大部分处于兼职的状态，这就对档案的管理造成了一定的影响。这种缺乏长远考虑、没有战略思维的企业档案意识是亟待需要改进的。

（二）档案管理手段相对落后。随着我国经济全球化和互联网的不断发展，信息化管理也成了企业管理的重要支撑和组成部分。但是很多企业对于档案管理仅停留在文书档案管理的阶段，并没有实施电子信息化。这在一定程度上使企业的档案管理处于落后的状态，不仅在编撰档案的过程当中会花费大量的时间，而且造成了企业档案查询方式繁琐、效率低下。这种缺乏与时俱进的档案管理技术势必会对企业的核心竞争力造成影响。除此之外，文书档案的载体是纸介质，随着时间流逝会出现字迹不清、查询时间不准确等问题，这也会给企业档案的永久留存带来一定的影响。

（三）没有建立专项档案室。很多企业并没有单独设立档案库房，大部分采用日常文件、企业档案混合保存的方式，这样会对企业档案造成很多不良影响。据调查显示，部分企业虽然建设了档案库房，但是并没有注意温湿度、粉尘等外界因素对文书档案的影响，造成了很多档案纸张老化、字迹模糊，影响了企业档案的真实性和完整性。

（四）档案管理人员素质不高。现阶段，企业档案管理员在思想观念、文化程度、专业水平等方面都有很大差异，他们对档案管理的意识并不强。据调查，很多企业并没有对档案管理员进行专业性的系统培训，导致他们对前沿的档案管理技术并不了解，甚至对档案的收集、整理、归档、装订等基础工作也不熟悉，从侧面导致了企业的档案管理工作处于滞后的状态。除此之外，部分企业的档案管理员身兼数职，除了负责档案工作外还要负责办公室、内勤、助理等多种职务，很大程度上导致了他们不能全心来对企业档案进行管理，进而导致企业档案工作的管理水平低下。对于企业来讲，这样的做法能够节约人力资源，但是却会间接对企业的经济和发展带来影响。

二、优化企业档案管理体制改革的方法

（一）提高企业对档案管理的重视程度。企业对档案管理的重视程度直接影响企业档案管理体制改革的步伐，因此在改革的道路上企业先要提高档案管理的意识，从实际工作抓起，建立档案管理制度、改善档案基础设施、配备专职档案管理人员。除此之外，企业其他员工也应该努力配合企业的档案管理体制进行改革，遵守企业档案管理规定，提出合理化意见建议，有条件的情况下可以召开企业档案管理改革研讨会，对档案改革的方式方法进行讨论，可以参考借鉴其他单位等级档案室建设的先进经验。通过上述举措让企业档案管理改革的进程落到实处，进一步的提高企业的价值。

（二）开展信息化档案建设。在对企业档案管理体制改革的过程中开展档案信息化建设也是非常重要的。近年来我国信息化发展十分迅速，电子化的档案管理也成为很多企业甚至政府机关部门档案管理的重要途径。对于企业来讲，应当积极对现有的文书档案管理方法进行改革，聘请专业档案系统技术研发公司，针对企业的档案管理进行信息化定制研发，并将企业所有的文书档案进行数据化扫描，采用电子数据化方式对文书档案进行永久保存。系统改进之后，企业应该设置档案查阅制度，实施分级管理的措施，对档案查询实施审批制度，这样在方便档案查询流程的同时，对档案的知悉范围进行了确认，在提高查询档案效率的同时，也在一定程度上能够助力企业未来的发展和规划。

（三）加大档案管理的创新力度。随着我国社会经济的不断发展，创新能力对于企业来讲尤为重要。因此企业要在档案改革的过程中加强创新能力，不仅要加强信息化建设，还要注重谋划档案管理过程中的细节，可以利用人工智能等方式来解决手工操作档案过程中出现的效率低、易出错、速度慢等问题。企业的档案管理员要不断创新、开拓进取才能在管理档案的过程中轻车熟路，达到细致、精致、极致的境界。

（四）加大投资力度，改善档案库房环境。很多企业在档案管理方面投资较少，这就造成了档案管理不规范、档案库房建设不完善等弊端。因此，企业应当加大投资力度来美化档案库房的环境。首先，为了保护文书纸质档案，企业应当在档案库房安装温湿度传感器并配备空调和加湿器。通过物联网的方式让空调和加湿器自动调节，从而让档案库房的温度处于舒适状态，进而保护档案的纸张；除此之外，档案管理员也应当及时开窗通风，保持档案库房空气清新，有条件的可以在档案库房配备空气净化器来净化档案室内的空气，防止大气污染影响档案的保存。其次，企业在对档案室进行装修的过程当中应当注意光线对档案纸张的影响。在设置灯光时，要采用相对柔和的灯光并配备遮光窗帘，避免阳光直接照射对纸张产生影响。最后，在对进入档案库房的人员管理的过程当中也应当注意配备鞋套或一次性拖鞋，防止尘土和沙砾随着人员进入到库房，影响档案库房的整洁。企业通过上述投资和举措，就能让档案库房的环境、人文达到一级档案室的标准，让文书档案保存的时间更加长久。

（五）加强对档案管理员的管理。档案管理员在企业的档案管理中起着中流砥柱的作用，他们所具备的素质对企业档案管理也有着很大的影响。很多档案资料都记录了企业的发展，能够对企业的管理、经营和经验等方面提供有效的帮助。企业的档案是由档案管理员进行保管的，因此加强对档案管理员的培训和管理是非常重要的。首先，企业的档案管理人员要意识到档案管理工作的重要性，不断学习、积极进取，努力提高档案管理的专业技能和理论知识，提高自身的创新能力，掌握现代化档案管理的技术；同时，作为企业的档案管理人员来讲，更应当熟悉档案管理的专业知识，尽可能向精通此项的行家里手请教，吸取他人先进的管理经验并针对自身的缺点和问题予以改正，要参与档案管理的学术讨论，互相学习、共同进步；除此之外，档案管理人员也应当为企业的发展提供可参考的建议。因为优秀的企业档案管理人员对企业历史和发展历程有着更深刻的理解，有能力为企业提出合理化的建议来促进企业发展。其次，企业应当定期开展档案管理相关培训。档案管理员自身的技能和知识储备是有限的，只有企业定期开展专业性的培训，才能够提升他们的档案管理技能，在日后才能够更精准地对企业档案进行管理和经营。最后，企业应当对档案管理人员进行保密审查。因为企业档案属于商业秘密，一旦泄露将会给企业带来无法挽回的损失。所以企业在对档案管理人员进行管理的过程当中要注重保密审查和保密教育，提高管理人员的保密措施、严禁外界的干扰，让档案管理员妥善管理和利用档案信息。

三、结语

综上所述，优化企业档案管理体制改革的方法与对策有很多，而针对企业档案管理体制的研究和讨论也处于初期阶段，很多措施和改革的方法都亟待推敲。本文主要针对现阶段企业档案管理存在的问题进行了阐述，针对企业对档案的重视程度、档案管理人员的素质以及档案管理手段等问题进行了详细的讨论，并针对上述问题从提高认识、创新手段、加大投资、人员管理等方面提出了解决的办法。希望通过笔者的介绍能够给有关企业带来参考价值，在日后对企业档案管理体制进行改革的过程当中能够吸取经验、有所借鉴。相信通过掌握档案管理体制的本质，不断改革、不断创新，企业的档案管理就能迈向一个新的台阶。