新时期完善医院人事档案管理工作的措施探讨

2021-11-23泰安市中心医院时康张雯偲泰安市人才交流服务中心周明明

办公室业务 2021年2期

文/泰安市中心医院时康张雯偲；泰安市人才交流服务中心周明明

目前，档案的应用对于国家机关和企事业单位有极为重要的作用，能够保证资料等具有历史性的物品得以有效保存。随着科技的不断进步，计算机时代已经到来，在进行档案管理时，数字化管理趋势已经成为档案管理的主要类型。对于医院来说，大数据时代网络档案的管理依旧属于新生事物，缺乏足够的完善度，所以在进行医院人事档案管理时，相关工作人员应当了解其重要性，并做好相应的管理，这样才能使大数据时代网络档案得到实际应用，使医院的档案得到有效的管理。在进行人事档案管理时，主要选择传统的纸质档案进行管理，虽然有部分企事业单位在进行档案管理时，逐渐将数字化技术应用其中，但依旧处于初级的应用阶段，没有形成人事档案管理模式改革体系。相较于传统的纸质档案来说，档案管理模式改革能够有效节约空间，并且提高档案管理的安全性。在医院人事档案管理时，将大数据时代网络档案应用其中，能够保证资料得到有效管理，大大提高基础信息支持，保证医院在进行人员管理时，能够对资料进行随时调取。

一、人事档案管理模式改革过程中存在的问题

（一）思想认知不足。在进行人事档案管理时，涉及医院的诸多部门以及医疗人员，但相关管理人员并没有重视医院内部的档案管理工作，大多数医疗人员将工作重点放在医疗质量的提升上。除此之外，在医院内部，大多数人事档案没有对外公开，工作人员不能随意查阅，这就导致医院的相关管理人员忽略了人事档案管理工作的重要性，而一部分员工在实际工作时仅仅履行自身的工作职责，没有将自身的人事信息交给管理部门，这就导致信息在收集时出现不规范和不全面的情况。也直接导致医院的档案管理工作缺乏完整性，对于后续的绩效考核以及人事资源整合来说，造成了极大的影响。

（二）人事档案管理机制较为落后。在传统的人力资源管理工作中，虽然医院都开展人事档案管理工作，但总的来说，并没有建立完善的管理制度以及管理体系，这就导致医院的人事管理机制依旧较为落后，直接导致人事档案管理工作落实不到位，并且很多医院由于奖惩制度不完善，无法进行有效的工作创新，这些因素都直接导致人事档案管理工作处于不规范和不科学的状态，最终影响了管理工作的整体机制，导致其无法在医疗改革过程中发挥应有的作用。

（三）人事档案管理方法较为落后。人事档案管理工作涉及内容较为丰富，其中涉及许多工作人员的个人信息和隐私性较强的内容，所以在进行不同资料的登记与管理时，需要专门管理并且根据其加密权限分别开展存放工作，其中涉及的覆盖面较广，并且信息量较大，所以在进行信息的收集时，传统的手工管理与收集工作效率较低，并且时间较长，没有建立科学且完善的技术制度规范，所以市场上的新型技术手段未得到有效应用，导致最终的管理效率受到影响。

（四）医院人事管理工作人员的工作量较大。就目前来说，市场上大多数医院在进行人事档案管理时，相关的工作人员设置数量较少，并且大多数属于兼职工作人员，主要由医院内部的信息管理人员兼职进行，大多数档案管理人员不具备相应的管理资质，也没有接受过相关培训，由于医院内部的工作人员众多，并且档案十分复杂，再加上人员流动时所带来的档案传递和档案审核，这些非常规工作大大增加了档案管理的复杂性，导致档案管理人员需要进行大量的非常规操作，影响了最终的管理质量。

二、强化档案管理模式改革的要求

（一）强化档案管理工作的教育以及认知。在进行管理时，相关医务人员的人事档案管理工作应当由管理人员自身进行，所以需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的人事档案管理研究成果，使档案管理工作能够成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。除此之外，在医院内部，还需要强化宣传力度，使基层的一线医务人员能够主动参与到档案管理工作中，明确档案管理工作并非是简单的人力资源登记，更重要的是维护医院的正常运行，这样才能使一线的医护人员积极配合人事档案管理工作的进行。

（二）建立完善的管理制度。在相关制度和条例执行过程中，工作人员可以借鉴国内外的先进管理经验，对已经归档的医务人员信息进行电子文件的管理，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。如果某一类电子文件档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，而对于具有保密要求的电子文件，则应当应用安全的保密措施，并且对涉及隐秘的电子文件进行全面的密码管理，严禁在外网开放，并且定期对网络环境和计算机系统进行检测，避免出现黑客攻击或病毒入侵的情况。在进行体制建设时，可以从信息收集、档案保管以及借阅等多个步骤进行流程完善，使各项管理工作都能够参照对应的管理制度进行，避免由于员工工作疏漏出现的不规范现象。除此之外，通过合理的管理，还能够使工作人员各司其职，严格按照规章制度进行各项操作，并且还需要规范认定制度以及查遗补缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科学性。

（三）科学建立大数据库防护体系。在医院开展人事档案管理工作时，可以在医院内部建立完善的局域网信息管理平台，应用计算机软件对其中的数据进行处理，能够大大提升管理效率，并且在大数据理论的支持下，还可以将大数据技术与计算机技术相结合，在医院内部建立完整的大数据库，这样能够有效保障医院的人力资源管理质量。计算机大数据库防护体系建设主要是防护黑客和病毒的入侵，使医院档案数据能够安全有效地运行。但计算机在运行过程中，各项操作活动本身属于动态的变化系统，在用户的指令操作下，计算机会进行某一项操控行为，如果用户操作不规范或者登录某危险网站，则会加大计算机遭到病毒和黑客入侵的风险。在这种状况下，想要强化计算机本身的安全特性，就需要制定相应的防护体系，定期做好计算机的病毒查杀、漏洞修复，这样能够使计算机建立动态化的安全防护体系，通过定向的途径将其传递到用户面前，规范计算机用户的各项操作行为。

（四）注重医院档案的管理人才培养以及设备升级。大数据背景下管理人才的培养工作十分重要，医院内部的人事档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受现代化的大数据信息培训活动。医院内部需要注重网络技术人才的专业化培养，在档案管理模式传统与现代转变过程中，医院的网络技术型人才较为缺乏，所以需要积极引进网络专业和计算机专业的人才，并注重档案管理人员的技能与知识培养。现代化的人事档案管理工作要求管理人员具备专业的人事档案管理知识，还需要具备二次处理技术、信息挖掘技术以及网络专业知识。除此之外，需要加强工作人员之间的人事档案管理经验交流，立足于医院的实际工作状况，而医院人事档案管理部门需要配合其他部门开展有效合作，讨论在档案管理中存在的重点和难点，这样能够提升档案管理的稳定性。在培养管理人才的基础上，还可以对医院内部的相关工作设备进行进一步的完善，可以在医院建立纸质档案专用库房，库房内部配置完善的保存铁柜，每日需要对库房的环境状况进行检查，保障设备的温度和湿度都维持在合理范围内。

（五）提高档案管理人员的综合素养。人事档案管理工作是一项极为复杂并且涉及内容较多的工作。人事档案管理工作人员的综合素质，会对最终的管理水平产生极大的影响，所以相关工作人员的综合素质提升对于人力资源管理来说极为重要。作为档案管理部门的工作人员，在日常工作中需要不断提升自身的政治思想水平建设，并且还需要在业余时间强化自身的综合素质以及职业道德。在信息化时代，医院内部的人事档案管理资源，不仅需要具备良好的计算机操作能力，还需要具备良好的保密意识。由于医疗行业相关的专业知识水平较为复杂，属于一个综合性的公立系统，在日常工作中涉及的医疗行业专业知识也较为丰富，所以医院需要通过集中培训的方式，使人事档案管理工作人员的医疗基础知识水平得到提升，只有档案管理人员的医疗专业技能得到培养，才能对医院人事档案管理产生全面的认知，使档案管理工作的效率得到进一步提升。